合同管理制度适合中小企业

合同管理制度适合中小企业合同编号：__________甲方（公司名称）：[甲方公司名称]，住所地：[甲方公司地址]，联系方式：[甲方联系电话]。乙方（公司名称）：[乙方公司名称]，住所地：[乙方公司地址]，联系方式：[乙方联系电话]。鉴于甲乙双方在[具体业务领域]的合作意向，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，经友好协商，就双方合作事宜达成如下协议：一、总则1.1目的本合同的目的在于明确甲乙双方在[合作项目名称]项目中的权利和义务，保证双方的合作顺利进行，保护双方的合法权益，规范双方在合同订立、履行、变更、解除等过程中的行为，预防和处理可能出现的合同纠纷，对合同相关的风险进行有效的管理。1.2适用范围本合同适用于甲乙双方在[合作项目名称]项目中的所有活动，包括但不限于[列举主要活动内容，如产品供应、服务提供等]。1.3合同定义与分类本合同为综合性合作合同，涵盖双方在[合作项目名称]项目中的各项合作内容。根据合同内容的性质，可分为[具体分类，如服务合同部分、产品销售合同部分等]，各部分相互关联，共同构成完整的合同体系。二、合同管理组织与职责2.1管理组织架构双方各自指定专门的合同管理团队负责本合同的管理工作。甲方的合同管理团队由[列举甲方团队主要成员岗位]等人员组成，乙方的合同管理团队由[列举乙方团队主要成员岗位]等人员组成。双方团队应保持密切沟通与协作，共同保证合同的顺利执行。2.2各部门职责甲方：市场部门负责提出合同需求，根据市场情况和公司战略规划确定合作项目的基本框架和目标；法务部门负责对合同条款进行严格审查，保证合同符合法律法规要求，防范法律风险；财务部门负责审核合同中的财务条款，如付款方式、结算周期等，保障公司财务利益。乙方：业务部门负责根据甲方需求提供相应的产品或服务方案，与甲方进行业务对接；法务部门负责审核合同条款，保障乙方的合法权益；财务部门负责与甲方财务部门沟通财务相关事宜，保证资金的合理收付。三、合同订立3.1合同订立原则双方遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则订立本合同。在合同订立过程中，不得有欺诈、胁迫等违法行为，保证合同内容真实反映双方的意愿和合作条件。3.2合同订立流程3.2.1合同需求提出甲方市场部门根据公司业务发展需求，向乙方发出合作意向，明确阐述合作项目的大致范围、预期目标、初步的时间安排等内容。乙方业务部门在接到意向后，应及时回复是否有能力承接该项目，并提出初步的想法和建议。3.2.2合同对方的选择与调查双方在确定合作意向后，应对对方的主体资格、商业信誉、经营状况等进行调查。甲方可通过查询乙方的工商登记信息、行业口碑、以往业绩等方式进行调查；乙方也应对甲方进行类似的调查。调查结果应作为是否继续推进合同订立的重要依据。3.2.3合同条款的拟定与审核由双方的业务部门根据协商一致的内容初步拟定合同条款，包括合作内容、双方权利义务、价格条款、质量标准、交付方式等。拟定后的合同条款分别提交给双方的法务部门进行审核。法务部门应从法律法规的角度对条款进行细致审查，对存在法律风险的条款提出修改意见。3.2.4合同的谈判与签订在合同条款经过双方法务部门审核后，双方进行合同谈判。谈判过程中，双方就尚未达成一致的条款进行深入讨论，寻求双方都能接受的解决方案。谈判达成一致后，双方在合同上签字盖章，合同正式成立。四、合同审查与批准4.1审查内容审查内容包括合同主体的合法性，即双方是否具备签订本合同的资格；合同条款的完整性，保证合同涵盖了合作项目的各个方面；合同条款的合法性，是否符合法律法规的规定；合同条款的合理性，是否平衡了双方的权利和义务；合同的可操作性，是否便于实际执行等。4.2审查流程双方的法务部门在接到合同草案后，应在[具体工作日]内完成审查，并将审查意见反馈给业务部门。业务部门根据审查意见对合同草案进行修改后，再次提交法务部门进行复审。复审通过后，根据双方公司内部的批准权限规定进行批准。4.3批准权限甲方：合同金额在[具体金额1]以下的合同，由[具体部门或人员1]批准；合同金额在[具体金额1]至[具体金额2]之间的合同，由[具体部门或人员2]批准；合同金额超过[具体金额2]的合同，由公司高层[具体职位]批准。乙方：合同金额在[具体金额3]以下的合同，由[具体部门或人员3]批准；合同金额在[具体金额3]至[具体金额4]之间的合同，由[具体部门或人员4]批准；合同金额超过[具体金额4]的合同，由公司高层[具体职位]批准。五、合同编号与归档5.1合同编号规则合同编号采用[具体编号规则，如年份项目类型双方公司简称顺序号]的方式进行编制。例如，2023HGAB001，表示2023年签订的关于[合作项目名称]项目的合同，甲方公司简称AB，这是该类合同的第1份。5.2合同归档范围合同归档范围包括合同正本、合同订立过程中的各种文件（如双方往来的意向书、报价单、谈判记录、审核意见等）、合同履行过程中的相关文件（如交付凭证、验收报告、付款凭证等）。5.3归档流程合同签订后，由负责合同管理的人员在[具体工作日]内将合同正本及相关文件进行整理，按照公司内部的档案管理规定进行编号、登记，并存入专门的合同档案库。归档过程中应保证文件的完整性和准确性，便于日后查询和使用。六、合同履行6.1履行原则双方应严格按照合同约定履行各自的义务，遵循全面履行原则，即按照合同约定的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行地点、履行期限、履行方式等全面履行自己的义务；同时遵循诚实信用原则，在履行过程中相互协作、相互配合，及时通知对方履行过程中的相关情况，如遇到不可抗力或其他影响履行的情况应及时告知对方并提供相应的证明。6.2履行监控双方应建立合同履行监控机制。甲方由[具体负责人员或部门]负责对乙方的履行情况进行监控，乙方由[具体负责人员或部门]负责对甲方的履行情况进行监控。监控内容包括但不限于交付进度、产品质量、服务质量等。若发觉对方存在履行不符合合同约定的情况，监控方应及时向对方发出书面通知，要求对方在[具体期限]内进行整改。若对方未能在规定期限内整改，监控方有权根据合同约定采取相应的措施，如要求赔偿损失、解除合同等。6.3合同变更与转让6.3.1变更流程若在合同履行过程中需要变更合同内容，提出变更方应向对方发出书面的变更请求，明确阐述变更的内容、变更的原因及变更对合同履行的影响。对方在收到变更请求后，应在[具体工作日]内进行回复，表明是否同意变更。若同意变更，双方应就变更后的内容重新协商合同条款，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议作为原合同的补充部分，具有与原合同同等的法律效力。6.3.2转让规定未经对方书面同意，任何一方不得将本合同项下的权利和义务转让给第三方。若一方因特殊情况确需转让合同权利和义务，应向对方提供详细的转让方案，包括受让方的主体资格、财务状况、商业信誉等情况，并保证受让方能够按照原合同的约定履行义务。对方在对受让方进行审查并同意后，转让方与受让方应签订转让协议，转让方还应向对方承担连带保证责任，直至受让方完全履行合同义务。七、合同纠纷处理7.1纠纷预防双方在合同履行过程中应加强沟通与协作，及时解决可能出现的问题，避免纠纷的发生。在签订合同时应明确双方的权利和义务，避免条款模糊不清导致争议；在履行过程中，应严格按照合同约定履行，如发觉问题应及时通知对方并协商解决；同时双方应建立良好的合作关系，遵循诚实信用原则，以合作共赢为目标。7.2纠纷处理流程若双方发生合同纠纷，应首先通过友好协商解决。协商应在纠纷发生后的[具体工作日]内开始，双方应指定专门的人员进行协商，协商过程中应保持理性和克制，以解决问题为目的。若协商不成，双方可根据合同约定选择向有管辖权的人民法院提起诉讼或者向仲裁机构申请仲裁。7.3法律诉讼与仲裁若选择法律诉讼，双方应按照民事诉讼法的规定确定管辖法院。一般情况下，可由合同签订地、合同履行地、被告住所地等法院管辖。在诉讼过程中，双方应积极提供证据，遵守诉讼程序。若选择仲裁，双方应在合同中明确约定仲裁机构。仲裁裁决具有终局性，对双方均具有约束力。在仲裁过程中，双方应按照仲裁规则进行仲裁活动，接受仲裁裁决的结果。八、合同解除与终止8.1解除与终止条件本合同可因以下条件解除或终止：（1）双方协商一致解除合同；（2）因不可抗力致使不能实现合同目的，双方可解除合同；（3）一方严重违反合同约定，经对方书面通知后在合理期限内仍未改正，对方有权解除合同；（4）合同约定的履行期限届满，双方的权利和义务履行完毕，合同自然终止；（5）根据法律法规的规定，其他导致合同解除或终止的情形。8.2相关手续办理若合同解除或终止，双方应在[具体工作日]内办理相关手续。包括但不限于清理双方的债权债务关系，返还已经交付的财产（如适用），办理相关的交接手续等。若因合同解除或终止给对方造成损失的，有过错的一方应承担相应的赔偿责任。九、合同风险管理9.1风险识别双方在合同管理过程中应识别可能存在的风险，包括但不限于市场风险（如市场价格波动对合同履行的影响）、法律风险（如合同条款违反法律法规）、信用风险（如对方的商业信誉不佳导致履行能力下降）、操作风险（如合同履行过程中的管理失误）等。9.2风险评估对于识别出的风险，双方应进行风险评估，评估风险发生的可能性和风险发生后的影响程度。根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险的情况，应采取重点防范措施；对于中风险的情况，应采取相应的防范措施；对于低风险的情况，应保持关注。9.3风险应对措施针对不同等级的风险，采取不同的应对措施。对于高风险，如市场价格波动风险，双方可在合同中约定价格调整机制，以应对市场变化；对于法律风险，应加强合同审查，保证合同条款的合法性；对于信用风险，应加强对对方的信用调查和监控，如要求提供担保等；对于操作风险，应完善合同履行的管理制度，加强内部管理。十、监督与检查10.1内部监督双方各自建立内部监督机制，对本公司内部的合同管理工作进行监督。甲方的内部监督由[具体监督部门]负责，对合同管理的各个环节进行检查，包括合同订立、履行、变更、解除等过程，保证公司内部的合同管理工作符合公司规定和法律法规要求。乙方的内部监督由[具体监督部门]负责，履行类似的监督职能。10.2检查方式与频率内部监督的检查方式包括定期检查和不定期检查。定期检查每[具体周期，如季度]进行一次，全面检查合同管理工作的各项内容；不定期检查根据实际情况进行，如在发觉重大问题或接到举报时进行检查。10.3违规处理若在监督与检查过程中发觉违规行为，应根据违规的严重程度进行处理。对于轻微违规行为，如未及时归档合同文件，应责令相关人员及时改正，并进行内部通报批评；对于严重违规行为，如故意违反合同审查程序签订合同，给公司造成重大损失的，