项目文档与知识管理制度

项目文档与知识管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是为了规范企业项目文档的管理和知识的积累、沉淀与传承，确保项目信息的准确性、完整性和安全性，提高项目管理效率和质量。本制度依据《公司章程》《项目管理规范》等相关管理制度。第二条适用范围本制度适用于公司全部项目的文档管理和知识管理工作。第三条定义项目文档：指项目需求文档、项目计划、项目进度报告、项目会议纪要，以及其他与项目相关的文档。知识管理：指对项目中的经验、教训、技术等知识进行收集、整理、共享和传承的活动。第二章项目文档管理第四条文档编制与审批项目文档由项目负责人负责指定责任人进行编制。文档编制人员应依据相关规范和标准，确保文档的准确性、完整性和全都性。完成文档编制后，需提交给项目负责人进行审批，并在文档上进行签字确认。审批通过的文档将成为项目的正式文件，任何修改或更改都需要重新进行审批。第五条文档存储与归档项目文档应存储在公司统一的项目文档管理系统中，确保文档的安全和可查阅性。项目文档管理系统应具备版本掌控、权限管理、搜寻和分类功能，便于项目成员进行查找和使用。项目文档应依照文件类型、项目阶段、日期等进行分类和归档，确保文档的有序性和可追溯性。归档的项目文档应备份存储，并定期进行检查和维护，确保文档的完整性和可恢复性。第六条文档发布与分发完成审批的文档，应及时发布给项目相关成员，确保同一项目组内成员都能够及时取得最新的文档。文档发布应通过项目文档管理系统进行，同时可以通过邮件、即时通讯工具等方式进行通知。对于涉及到外部合作伙伴的文档，应在确保安全的前提下进行分发，并建立相应的保密协议。第七条文档修改与更改项目文档的修改需经过项目负责人的批准，并将修改记录于文档中。修改后的文档应重新进行审批并发布，原始版本的文档需进行归档和存储。对于紧要的文档修改或更改，应及时通知相关人员，并进行必需的培训和沟通。第三章知识管理第八条知识收集与归纳项目执行过程中，项目成员应及时记录和总结项目经验、教训和技术，形成知识库。知识库应依照项目类型、领域、阶段等进行分类和归档，便于查找和共享。知识库的内容应包含但不限于项目管理经验、技术储备、创新案例等。第九条知识共享与传承项目成员应定期组织专题研讨、经验共享会等形式的活动，促进知识的共享与传承。公司可以建立内部社区、知识共享平台等，供应沟通和学习的机会。知识共享活动应被记录并归档，作为公司知识管理的一部分。第十条知识保护与利用公司应确保知识的安全和保密，设立权限管理和访问掌控，防止知识泄露和滥用。公司可以对特定的知识进行授权或许可，以促进其利用和创新。知识的利用应遵从法律法规和公司的相关规定，不得违反法律、道德和商业道德。第四章责任和监督第十一条责任人项目负责人负责项目文档的管理和知识的积累、沉淀与传承工作。项目负责人有权对项目文档和知识库进行审查和监督，并对违规行为进行惩罚。项目成员应搭配项目负责人的管理和监督，供应必需的支持和搭配。第十二条监督与检查公司内部审计部门应定期对项目文档和知识管理工作进行审核和检查。项目负责人应自动向审计部门供应相关的文件和数据，搭配审计工作的进行。发现问题或违规行为，应及时矫正并采取相应的整改措施。第五章附则第十三条本制度的解释权和修订对于本制度的解释权归公司负责人全部，公司负责人可以依据实际情况进行合理的解释。对于本制度的