关于三峡集团、中国石化数字档案馆建设调研情况的报告

-8-关于三峡集团、中国石化数字档案馆建设调研情况的报告办公室领导：经办公室领导批准，为借鉴三峡集团、中国石化集团在档案管理、档案信息化建设方面的先进经验，办公室协同流程与信息化管理部先后于2021年5月13日、14日，组织数字档案馆建设相关业务部门及信息化团队，赴两家单位学习交流档案工作和数字档案馆系统建设试点与应用情况。现将具体情况报告如下：一、两家央企档案工作情况（一）三峡集团三峡集团成立于1993年，为建设三峡、开发长江，2009年9月27日更名为中国长江三峡集团公司。2015年之前，档案工作隶属三峡集团办公室。2015年后，成立档案中心，属于办公室处级编制。2019年档案中心成为集团直属机构，设置三个部（处级），企业档案部、电子档案部、项目档案部。2020年8月，集团发文正式成立档案中心，作为集团公司直属机构，负责集团档案工作的总体规划、制度建设等管理工作，指导集团各单位的档案工作，负责集团公司数字档案馆的建设与管理、项目档案验收的组织与实施、档案馆舍的建设与管理，并逐步面向全集团提供档案资料的集中保管、鉴定、统计、利用、编研、知识管理等共享服务工作。成立初期，档案中心内设企业档案部、项目档案部、电子档案部，下设宜昌、成都、昆明3个分中心，未来随集团公司业务发展，根据集团公司统筹安排可在业务相对集中区域设立其他分中心。三峡集团是第二个成立集团直属档案中心的中央企业。（二）中国石化中国石油化工集团公司（以下简称“中国石化”）是1998年国家在原中国石油化工总公司基础上重组成立的特大型石油石化企业集团，是国家的支柱企业。中国石化在2000年制定了全公司的ERP规划,先后经历了总部信息平台建设、信息资源整合，建立了国际化经营的数字化企业。中石化的信息化工作，已经步入从点到面、从局域网到广域网再到因特网、从分散的单个企业到整个中石化的系统集成、从生产到经营、从提高管理效能到提高经济效益的阶段。目前，中国石化正大力发展石化智云，构建包含大数据、人工智能、物联网、5G技术等在内的一体化云平台，为经营管理云、智能制造云、销售与服务云的建设和运行维护提供统一的底层平台支撑。2016-2020年，中国石化及其所属单位先后作为国家档案局的企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位，数字档案馆建设试点，电子文件单套归档和电子档案单套管理试点。试点内容包括会计核算系统形成电子文件归档全过程试点和无纸化办公条件下的电子公文归档及管理，建设工程电子招投标交易平台电子文件归档。二、数字档案馆系统建设情况（一）三峡集团三峡集团于2017年12月，成立了集团公司数字档案馆建设领导小组和工作组，开展数字档案馆系统总体规划、组织实施等工作，2018年7月启动项目招标采购工作，11月启动项目需求、设计、开发相关工作，2019年9月系统上线试运行。2020年1月数字档案馆试点项目验收筹备，6月顺利通过国家档案局企业数字档案馆建设试点验收。系统建设期间一是实现了17项配套制度规范修编；二是成功实施国家认证的统一电子签名平台，包含数字证书管理、电子签名、电子签名验签、电子印章管理、时间戳服务、系统管理等功能；三是实现了覆盖全集团的企业级数字档案馆系统，实现了集团OA系统、招标采购及合同管理、工程施工管理系统(App)电子文件归档。四是将工程施工管理系统纳入国家档案局“建设项目电子文件归档和电子档案管理试点”。（二）中国石化从2006-2011年，总部和7家单位，先后开展了电子文件归档，分别实现了ERP系统、财务系统、OA系统电子文件归档与管理。2012-2017年，推广63家单位的档案系统功能提升与公文系统对接，其中27家单位实现合同系统、财务系统、设备系统业务数据归档。2017年，基于“平台+应用”的模式，总部和18家单位实现了电子会计档案管理，满足电子会计档案单套制管理，于2019年通过了国家档案局验收。2018-2020年期间，中国石化参与国家企业数字档案馆试点和国家建设项目电子文件归档和电子档案管理试点，总部和61家企业持续提升电子档案管理系统功能，在更多业务领域探索电子档案单套制管理。三、对标情况（一）三峡集团档案工作的优势。三峡集团档案工作具有管理和技术等多方面优势。一是成立档案中心，作为集团公司直属机构，大幅度提高总部档案部门层级；二是数字档案馆基于容器云平台采用微服务架构设计开发的系统，采用了多版本电子签名版式文件相结合，在保障归档电子文件真实、合法、可追溯等方面的做法具有较强创新性，成功通过了国家档案局的试点工作验收；三是在档案基础设施网络建设方面，采用了“两地三中心”建设方式，支持档案数据的存储与备份，构建了三张网，分为保密网、办公网与互联网。其中保密网物理隔离，办公网与互联网逻辑隔离，保障了档案数据安全管理的要求。三峡集团的数字档案馆系统建设具有“稳、快、新”的特点。“稳”体现在，建设试点历经深入调研、技术储备、项目启动、设计开发、试运行、验收准备等各个阶段，稳步推进各项工作；“快”体现在，通过两年时间，覆盖了全集团各部门、各二级单位以及部分三级单位，可以满足档案在线检索、电子文件归档等工作需要；“新”体现在，采用了数字证书、电子签名、电子印章等新技术和“单套制”管理等方面的做法，具有较强创新性。（二）中国石化档案信息化的优势。中国石化档案信息化工作取得了丰富的成果和实践经验，形成了一套制度，建设了一个平台和取得了三大亮点。一是结合业务系统从电子文件生成、流转、归档到利用的全过程电子化的实践，形成了一套完整的管理制度体系；二是采用了电子签章技术，初步建立了电子档案“单套制”的管理模式，完善电子档案特色功能，实现了档案辅助管理向电子管理的过渡；三是取得了“三大亮点”，通过“四性检测”“区块链”技术和“异地异质”存储方案，保障了电子档案的证据价值、交互可信与长久保存；四是将文件格式、保管期限、档号等归档信息项要求，前置于业务系统进行预归档处理。（三）中交集团档案现状分析中交集团数字档案馆一期建设取得了一定成果，一是在顶层设计上搭建了档案管理制度新体系；二是创建了数字档案馆系统与长期保存系统，建设了统一数据接口平台；三是将数字档案馆系统部署到了东非等境外区域，延伸了档案管理界面;四是建立起了全集团档案数字资源利用共享机制；五是建设了档案信息网站。因此，中交集团在境外档案管理方面，试点单位OA系统集成对接，跨单位借阅，档案历史数据迁移和档案门户建设方面，具有一定优势。与两家央企相比，一是中交集团档案机构设置在集团办公室下文书档案（保密）处，与国家档案局在央企总部组织架构中设置直属档案机构尚有差距；二是有待于与更多的业务系统进行集成对接，如合同管理系统、财务系统、设备系统业务数据归档，尤其在项目管理系统、建设工程电子招投标交易平台方面，公司作为基础设施建设的投资方与承建方；而两家央企属于建设方，具备了将参建方纳入系统建设的先天优势；三是现阶段电子签章尚未在公司建设与应用；四是文件资料的收集管理模式与借阅流程有待于进一步优化；五是尚未建立档案专用的商密网；六是尚未建立“异质备份”的管理机制。因此，在档案信息化统筹规划、基础设施建设、电子档案管理系统建设、数字档案资源建设方面，仍有待提高和完善。四、工作建议根据国家档案局2019年印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》，中央企业总部、中央金融企业总行（部）、地方国有大型企业等应在总部的组织架构中设置档案机构（档案管理部、档案中心或档案馆等）。中交集团作为具有全球竞争力的特大型基础设施综合服务商，2020年世界500强排名78位，针对公司提出的“两保一争”发展目标，为了支撑中交集团进入世界500强前50位目标，将中交集团的数字档案馆打造成为具有国际先进水平的企业数字档案馆。因此，我们提出在档案管理领域，力争进入行业前三名，持续完善档案管理体系和治理能力。（一）建立档案共享中心，提高总部档案部门层级。通过此次调研，结合管理现状，我们建议建立档案共享中心、辐射全集团，运用数字化、信息化等现代先进管理手段，有效利用和调配档案资源，提升全集团档案管理能力和管理价值。1.建设公司档案中心。建立中交集团暨中国交建档案共享中心，属于办公室处级编制，设置档案管理处长、副处长各一名，档案管理岗两名。增强档案服务全集团的发展能力,提出面向世界、服务主业、专注专业发展的档案管理思路，在公司建立“1+5+N”管理模式的档案共享中心，1个总部档案中心，5个境内区域档案分中心，N个境外档案分中心。总部档案中心负责集团档案工作的总体规划、制度建设、资源建设、基础设施建设、人才队伍建设、安全体系建设、档案信息化建设等管理工作，指导各单位的档案工作，负责公司数字档案馆的建设与管理、项目档案管理等业务的指导与监督，逐步面向全集团提供数字档案资料的集中管理、利用、编研、知识管理等共享服务工作。2.建立5个境内档案分中心。根据新修订的《中华人民共和国档案法》，新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，为中央企业档案工作变革与转型、创新与发展提出了更高的要求。因此，我们提出在华中、华东、西北、华南、华北区域建立五个档案分中心，建议依托境内区域档案业务管理规范的单位二航局、上航局、二公局、中交城投、一航院，档案分中心实行“一套人马，两块牌子”，承担将总部的档案管理职能分解至区域，加强和改进档案指导监督工作，着力建立起运行高效、权责明确、程序规范、执行有力的机制，强化事中事后监管，切实把档案管理制度转化为档案治理效能。3.建立“N”个境外档案分中心。在东非区域档案中心建设成熟的基础上，以管理业务和基础条件较为成熟的境外区域中心为依托，适时建立“N”个境外档案分中心；建议将东非区域档案中心优秀的档案管理人才纳入海外事业部，为境外档案分中心的持续建设提供宝贵的管理经验。（二）围绕档案信息化建设，加快档案工作数字化转型。在数字技术驱动、企业提质增效、档案工作高质量发展的背景下，企业档案工作应以档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化、服务产品数字化为转型方向，实现档案业务转型升级和价值创造的目标。为确保成功转型，一是在档案基础设施网络建设方面，依托中交“两地三中心”建设，支撑档案共享中心建设，构建中交档案保密网，保障境内外档案数据安全管理的要求，加强档案数据存储与备份的资源保障。二是目前纸质档案数字化既是企业数字化转型的重点工作，又是各单位档案管理提升的着力点，建议统筹全集团档案数字化工作，采用统一招标采购方式，列入各单位档案信息化开支，推动各单位档案数字化转型，有助于节约各单位管理成本，快速提高档案数字化率。三是完善全员收集、部门整理归档机制，进一步优化文件资料的收集管理方式与借阅流程。四是加快新技术研究与应用，研究多版本电子签名版式文件，保障归档电子文件的法律效力，探索云计算、大数据、互联网、新一代信息安全管理等前沿信息技术应用于档案工作中，全方位新视觉展示档案的价值。（三）加强人才培养，建设高素质档案专业人才队伍。围绕公司“国际化、市场化、专业化、区域化、标准化、信息化”设计路径和举措，建议在档案共享中心建设中，吸纳懂业务、会管理的复合型专业人才，负责组织、策划、推动档案中心及区域分中心