企业数字档案馆建设试点申请书VIP

企业数字档案馆（室）建设试点申请书试点申请单位：公司组织推荐单位：公司填报时间：2017年12月27日

填写说明1．申请单位为中央企业总部的，申请书直接报国家档案局；申请单位为中央企业下属单位的，申请书需经中央企业总部审核同意后上报国家档案局；申请单位为地方企业的，申请书经所在省、市、自治区、计划单列市档案局审核同意后报国家档案局。2．本申请书一式5份，填写须字迹工整清晰，可以自行打印，可提交具有电子印章的PDF文件。

一、申请单位基本信息企业名称地址、邮编档案部门联系方式联系人职务办公电话移动电话传真电子邮箱企业概况主营业务2016年产值员工数企业档案机构概况档案机构名称专职档案人员数其中具有信息技术技能人员数基础业务建设情况（近5年通过所在地档案行政管理部门的档案管理达标、考核、评定情况）试点内容√数字档案馆建设□数字档案室建设□其他，请注明：（请在□内钩选，可多选。）

二、试点基础条件1．本企业对数字档案馆（室）建设的需求（包括本企业信息化发展情况，数字档案馆（室）将在本企业研发、生产、经营管理中的作用。）公司信息化发展状况：信息系统应用方面，公司生产经营、物资采购、审计、生产指挥调度、安全质量监督、一体化办公系统、统一通信平台、软视频等系统上线并持续改进，生产经营、物资集采、财务资金、审计管理等统管统建类系统推进顺利，主体企业覆盖率均超过70%，应用效果较好，在提高管理水平上发挥实效。基础设施建设方面，开展北京—厦门两地数据中心建设，北京数据中心扩容已经完成，厦门数据中心在土建、综合布线等基础建设完工的基础上，正在有序开展设备总集成和调试工作；国内网络连通率100%。信息安全建设方面，公司在《信息化顶层设计》和《总体安全方案》的指导下，制定并发布了《公司信息安全管理体系》，建立了信息安全管理组织架构和信息安全信息通报机制，公司各单位共完成27个重要信息系统的定级工作，并通过了第三方机构的安全测评。建设数字档案馆，首先是服务企业发展战略。战略实施促使集团一体化管理和产业链延伸，更加全面深入地参与国际竞争，这就需要比以往更多的信息。档案工作价值在企业发展过程中体现得越来越明显。建立数字档案馆之后，可以在广阔的时空范围内更为方便、快捷地找到全面所需要的档案信息资源，为公司生产、经营、决策过程中提供知识和信息，从而提高决策科学化水平。其次是企业信息化发展需要。数字档案馆建设是在一定程度的信息化基础上实现的，而数字档案馆建设中要求前端控制和全程管理，将电子档案规范化管理要求前置进各应用系统中，在一定程度上带动产生的各类文件资料更加规范化、标准化。同时，数字档案馆建设有利于提高企业在文档管理方面的效率，促进整个企业办事效率的提高，可使信息化建设真正走到为本企业发展服务的目标上来。再次是档案信息资源共享需要。公司各类业务系统相继建成，必然产生大量电子文件，分散保存各业务系统中不能得到系统保存和充分共享；各级单位和项目部档案资源分散保存，孤立存在。数字档案馆技术利用相对成熟的整合技术、采用统一的标准规范，对各个业务系统中传过来的数据进行接收、分类和整理，形成一个跨平台、跨数据库、跨系统、跨内容的档案信息资源体系；数字档案馆系统不受时间、空间的限制，档案的服务对象、范围和领域得到扩展，从而为消除“信息孤岛”，实现信息资源共建、共享奠定坚实基础。2．本企业档案管理工作情况公司档案工作紧紧围绕“五商中交”战略，以服务为主题，以创新为动力，以“三个体系”建设为目标，以档案制度建设和人才建设为保障，加强档案基础业务建设，加大档案开发和利用力度，不断提高档案工作服务中心、服务大局的能力，全面促进了档案工作与企业的协调发展。1.建立健全档案管理体制，制度相对完善。公司按照“统一领导、分级管理”的原则建立了档案管理体制。在集团总部由甄少华副总经理负责，办公厅归口管理，文书档案处具体负责档案工作，设文书、科技档案管理岗。集团所属单位档案工作均有企业领导分工管理，办公室或技术部门具体负责，并配备了相应专业技术人员。自公司成立以来，共印发12项档案工作规章制度。各级单位也以此为依据印发相应档案管理制度，自上而下形成档案管理制度体系。2.开展档案对标，推动互助提高。集团印发了《公司档案工作对标管理指标体系》，主要包括组织管理、基础业务管理和开发利用、档案信息化建设3个方面23个项目的66个指标，并在所属单位中开展自我对标工作。3.基础业务扎实，馆藏资源丰富。公司依托《年度档案工作要点》，围绕集团改革发展中心工作，建立健全档案工作体系。每年年终对年度档案管理工作执行情况进行通报，全面总结、提出问题、明确工作方向，促进了档案工作的快速发展。深入贯彻落实《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号），完成全集团企业文件材料归档范围和保管期限表审核。截止2015年底，整个集团共有档案机构（室、处、馆）212个、专、兼职档案人员2061人，档案室总建筑面积达4.3万平方米。保管的纸质档案285万卷，排架10.2万米，照片档案31.6万张，底图779万张及大量的录音、录像和实物等档案资料。4.档案开发利用体系完善，发挥档案价值。公司“十二五”期间公开出版了编研档案资料累计共32种117万字，内部参考编研档案资料共445种1441万字,为企业决策、管理提供了丰富的参考；“十二五”期间利用档案累计22万人次，提供档案利用服务累计55万卷、48万件。5.完善防护措施，确保档案安全。集团采用“人防、物防、技防”三位一体防护手段，综合运用多种实体及信息保护技术，通过新建档案库房或扩容、配备档案保密柜、增设密集架、安装空调、烟雾感应系统、安全监控及红外线报警装置等各种硬件设备设施，确保档案实体的安全性得到保障。6.注重档案人才培养，构建合理人才队伍。目前集团档案专业技术职务中级以上100余人，档案专业大中专及以上学历83人。7.加强档案宣传，展示兰台风采。公司围绕“国际档案日”积极开展多种形式的档案宣传活动。每年均组织档案人员参加国家档案局举办的专家讲座；在全集团范围内组织档案征文活动2014、2015年、2016、2017获全国档案征文活动“优秀组织奖”。但也存在一些问题，比如档案工作整体发展水平还不平衡，个别单位还不能做到档案“应归尽归”、档案管理效率低下、档案利用价值无法显现、驻外机构档案管理水平参差不齐等问题。3．本企业档案信息化建设情况（包括档案信息化基础设施建设、数字档案资源建设、电子档案管理系统建设、档案信息开发利用、制度规范建设、安全保密体系建设等。）档案信息化基础设施建设方面，有档案管理系统的单位都配备档案应用服务器、文件服务器、数据库服务器、在线存储服务器等，满足档案系统运行需要。数字档案资源建设方面，公司馆藏文书类电子档案130万件、9800GB，数码照片235万张、3850GB，库存纸质档案数字化21万卷、11.3TB，24万件、942GB，照片档案数字化3.3万张、1442GB。电子档案管理系统建设方面，集团总部建成了档案管理系统，系统包括档案收集整编、归档管理、信息录入、检索、借阅流程审批、登记、报表输出等各项功能，实现了与OA公文传输系统无缝链接，加强前端控制，实现了电子文件的全生命周期管理。公司目前共有25家二级单位建成了数字档案管理系统，管理文书、合同、工程、实物、声像等类型档案。其中8家单位档案信息化发展较快，实现档案管理系统覆盖公司总部及海外分公司、办事处。档案信息开发利用方面，正在建设公司档案门户网站。通过门户网站，统一对外展现集团的工作动态、编研成果、业务交流等信息，作为档案工作对外宣传和交流的窗口。制度规范建设方面，集团印发了《公司电子文件归档与管理办法（暂行）》，为电子文件的归档工作提供了操作准则和依据。各单位根据自身需要制定相关制度。安全保密体系建设方面，严格执行国家保密制度，完善档案信息公开发布保密审查程序。集团还组织开展档案安全专项检查。档案系统基本都采用防火墙技术、漏洞扫描系统、病毒防护系统、入侵监测系统、非法外联与移动介质管理系统、身份认证系统，从基础设施、设备、网络、系统、数据等多方面保护档案信息安全。4．本企业具备开展试点所需的人员、技术等条件，所需资金落实情况建设公司数字档案馆是符合社会信息化发展趋势、企业“五商中交”战略发展需要的一项重要举措。作为世界500强企业的公司，对数字档案馆建设工作高度重视。为此专门成立公司数字档案馆建设领导小组、专家小组和工作小组，人员结构合理，知识储备扎实，经验丰富。人员结构和能力：本小组全部成员具有大学本科及以上学历，具有档案学、信息管理、信息技术等专业学科背景。由副总裁亲自负责，办公厅领导和信息化部领导参与，骨干人员和年轻人员，老中青相结合，具有很强的工作能力，分工明确，责任到位。从事档案管理工作多年，主持开展多项全集团档案统筹管理工作，曾主持办公OA系统建设工作，现已完成7期建设。具有集团内多个信息化项目管理、实施经验。参与交建通、OA系统建设和维护，整理新的需求和问题处理。具备多年的系统集成和建设经验。作为公司人力资源管理系统项目经理，现已完成两期建设，也曾经作为公司办公OA系统的项目经理，现已完成7期建设。作为公司生产经营指挥调度管理系统的项目经理，完成两期建设。技术：公司数字档案馆招标厂商应满足集团对数字档案馆建设所需技术的全部条件。同时将对档案系统建设咨询进行招标，确保系统建设顺利推进。经费保障：公司领导和办公厅、信息化部领导对数字档案馆建设十分重视，项目启动后，公司将在经费上予以保障。

三、试点方案1．试点目标（用定量和定性指标描述基础设施建设、数字档案资源建设、电子档案管理系统建设、档案信息开发利用、制度规范建设、安全保密体系建设等工作拟达到的目标。）“十三五”期间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆，使所属企业档案室能够实现对本单位电子文件的归档和管理，对传统载体档案数字化，全集团各单位工作人员均可通过互联网利用集团系统内开放档案资源，实现馆藏档案的数字化利用、开放档案的互联网利用、档案信息资源深度整合加工提供利用以及库藏电子档案的安全保存和长期可利用，实现集团档案业务“体系健全、标准统一、资源共享、互联互通、知识挖掘”的目标。使档案馆成为档案保管基地、档案利用中心，逐步发展成集团电子文件管理中心、信息中心和知识中心。包括：（1）基础设施建设。从网络基础设施、系统硬件、安全保障三个方面进行规划，构建支撑使数字档案馆平台运行的基础环境，包括相关网络及软、硬件设备，保证各企业信息的网络化传输、存储、利用。（2）数字档案资源建设。纸质档案数字化，辅助后续的全面信息化建设，按照统一的数字化加工管理规范，各单位自行开展纸质档案数字化加工；根据统一接口规范接收业务系统数据，积累信息资源。（3）电子档案管理系统建设。软件设计整体采用B/S架构，在实现档案收集、整理、归档、保管、鉴定、利用、销毁等核心功能基础上，满足个性化、高效性开发要求，以用户需求为导向定制个性化服务策略；满足可扩展性及兼容性要求，采用模块化结构设计思想，支持各种格式转换，并预留接口，便于后期与其它业务系统对接，并在系统中预制文档管理、知识管理模块，便于扩展升级，延长系统的生命周期。（4）档案信息开发利用。数字档案馆开展个性化服务，为不同用户制定适合其自身需求的档案信息和服务，帮助用户从信息洪流中获取有效的信息，使档案馆各项资源得到合理使用并使资源利用率得到提高，从而增强数字档案馆的功能。根据集团多全宗，多地存储等特点，将GIS与档案业务相结合，建成公司档案GIS。丰富了档案业务，进行更丰富的地图化档案分析，为后续进行大数据分析奠定了基础。基于档案基础，建立成知识中心。（5）制度规范建设。制定统一的公司数字档案馆建设制度体系，形成管理性、技术性和业务性标准。优先采用国际、国家与行业标准，以保证系统设备环境兼容、数据统一，实现数据交换与共享，保证数字档案馆建设顺利开展。（6）安全保密体系建设。依据《数字档案室建设指南》及信息系统安全等级保护相关标准规范，按照国家信息安全等级保护规定，通过采取数字签名、数据加密、身份识别、权限分配、访问控制、监控审计、凭证保护等相应安全保障技术方法和安全管理制度、安全管理机构、人员安全管理、系统建设管理、系统运维管理等安全管理要求，建立起包括物理安全、网络安全、主机安全、应用安全、数据安全等多个环节的数字档案安全保障体系。2．建设步骤（为实现数字档案馆（室）试点建设的目标，基础设施建设、数字档案资源建设、电子档案管理系统建设、档案信息开发利用、制度规范建设、安全保密体系建设、系统部署方式等方面工作拟采取的建设实现步骤和技术方案。）整体建设分三期完成：一期：2017年2月至2019年1月，完成数字档案馆核心功能及配套标准制度体系建设，实现文书、实物、声像档案和一类科技档案归档；与OA系统实现对接，实现文书档案自动化归档；实现试点单位目录共享及全文检索，满足试点单位正常使用；试运行成功后全面推广数字档案馆。阶段成果形式：基础档案信息化标准制度体系和文书、实物、声像电子档案标准体系建立；各单位（含海外公司）正常使用数字档案馆文书、实物、声像和一类科技档案管理功能。二期：2018年11月至2021年1月，完成科技档案管理制度体系建设和各业务板块科技档案著录标准建设，实现各业务板块科技档案归档；与相关业务系统完成对接，完成档案自动化归档，形成相关接口规范；实现交建通信息推送、集团级全文检索及目录共享；阶段成果形式：科技档案和业务档案标准制度体系建立；数字档案馆全面推广到项目部，各单位（含海外公司）正常使用数字档案馆科技档案管理功能。三期：2019年11月至2021年2月，完成财务档案相关标准建设，与财务系统对接实现会计档案自动归档，进行全集团推广；打造全集团档案GIS，建立虚拟档案馆，实现全集团档案馆地图化分析查看；进行大数据挖掘，打造知识中心，形成知识地图；建立二级单位间档案共享机制。阶段成果形式：各单位（含海外公司）正常使用数字档案馆会计档案管理功能。建成集团目录共享中心、虚拟档案馆、档案GIS、项目GIS。3．试点工作计划进度（细化到季度）一期建设工期：项目整体建设过程分为确