深圳百明乐公司对广州速递公司客户的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1接待背景...........................................................1

1.1接待背景介绍..................................................1

1.2了解客户情况..................................................1

2接待前期准备.......................................................2

2.1接待前的预订与安排............................................2

2.1.1预定酒店.................................................2

2.1.2安排车辆.................................................3

2.1.3安排就餐.................................................3

2.1.4参观产品.................................................4

2.1.5安排会议.................................................5

2.1.6接待人员职责.............................................6

2.2制作接待日程安排表............................................6

2.3预算经费......................................................7

3接待具体安排.......................................................8

3.1高铁站迎客安排................................................8

3.2午餐安排......................................................8

3.3参观安排......................................................9

3.4会议安排......................................................9

3.5送客安排.....................................................10

4开会总结此次接待全程..............................................11

参考资料............................................................12

II

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深圳百明乐公司对广州速递公司客户的商务接待方

案设计

1接待背景

1.1接待背景介绍

广州速递公司与我公司已有多次业务合作，主要为我方委托给对方公司的

物流及仓储业务，两方合作已久，本次来访主要是为了修改一些物流业务上的

合作以及简单商议未来新产品的仓储物流业务，促进双方更长久的合作与发展。

1.2了解客户情况

（1）公司简介

广州速递有限公司成立于1986年11月14日，注册地位于广州市越秀区环

市西路151-155号自编第一幢，法定代表人为孙旭文。经营范围包括邮政代办

业务;其他仓储业（不含原油、成品油仓储、燃气仓储、危险品仓储）;国际货

运代理;货物报关代理服务;物流代理服务;仓储代理服务;跨省快递业务;省内

快递业务;国际快递业务;邮政服务（具体经营项目以邮政管理部门审批文件或

许可证为准）;预包装食品零售;道路货物运输;广州速递有限公司对外投资1家

公司，具有2处分支机构。

该公司的物流服务方面在国内都是非常领先的，我方与对方线上商谈后，

确认了一系列的合作条款与合同，此次接待是为了商谈与确认对方与我方的物

流合作，如果商谈顺利，以及后续关于包装我方新产品的仓储物流合作的一些

简单商讨。

（2）来访人员基本情况

表1：来访人员信息

姓名性别职位年龄

高强男经理37

李宏光男律师32

欧阳琪女行政助理30

（3）我方接待人员基本情况

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表2：我方接待人员信息

总负责接待组秘书组后勤组

罗幸胡雄田三七李子强

罗芝香林清刘根建

刘启

（4）我方着装要求：对我方商务接待人员的统一服装要求，着得体商务正

装，简洁大方不标新立异，最好与本次商务活动主题相匹配，着黑色皮鞋。男

士商务场合应着浅色系衬衫，平整干净，尽量搭配合适领带。女士穿着不宜过

紧/透/花/乱/夸张等。如着正装包臀裙，需内搭肉色长筒袜，鞋跟不宜超过5

厘米。

2接待前期准备

2.1接待前的预订与安排

2.1.1预定酒店

希岸Deluxe酒店（深圳罗湖国贸地铁站店）

酒店隶属于锦江集团位于深圳市罗湖区迎春路12号，坐落于深圳市罗湖区

核心商圈，是一家时尚、轻奢、跨界、精品的中高端酒店。酒店配备了高质量

睡眠床垫、空气净化系统、房间职能化系统、屏幕液晶数字由视、演唱会淋雨

系统无限WIFI畅游等;同时为每一位宾客提供到店花茶、热毛巾等特色服务，

能给客人及我们的接待来宾带来更舒适的体验。

(1)选择酒店的原因：

1）地理位置非常合适，距离高铁站和公司都相对来说较近，接送来访人员

比较方便，经济。节省了很多时间以及一些费用开支。

2）酒店交通便捷，方便我方安排接送以及来访人员参观周边。

3）酒店服务好，让来访客人能够心情愉悦的休息与放松，有利于后续的工

作洽谈顺利展开。

4）酒店具有地方特色，能让来访客人感受到本地的风土人情，品味当地的

特色料理。

(2)根据来访人员人数3位预定3间大床房，并安排在相近的房间。

2

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图1：酒店房间样式

表3：来访人员酒店安排

姓名房间号房间类型

高强1027高级大床房

李宏光1028高级大床房

欧阳琪1029高级大床房

2.1.2安排车辆

根据人员的数量安排了2辆七座的别克G18接送来访人员及我方接待人员。由

两位后勤人员李子强、刘根建各驾驶一辆车接送人员，具体车辆安排如下。

表4：车辆座位安排

车辆型号车牌号驾驶人副驾驶后座

别克G18粤B29388李子强高强李宏光/欧阳

琪

别克G18粤B10087刘根建罗幸林清/胡雄/天

三七/罗芝香/

刘启

2.1.3安排就餐

根据就餐人员数量与客户口味安排了广式风味的餐宴。

表5：6.21日午餐预定表

3

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序号菜品价格

1凉菜精美八小碟46元

2鸿运乳猪拼盘288元

3枸杞太子参炖肉沫168元

4芝士蟹排拼花螺158元

5金砖蒸龙虾288元

6蒜香排骨88元

8金汤芋泥螺片72元

9传统佛跳墙388元

10清蒸深海斑299元

11干果素三鲜135元

12鸿运烧鹅双拼168元

13腊肉炒丝苗拌饭78元

14板栗烧海参89元

15清炒时蔬52元

16秘制叉烧酥46元

17枣泥拉糕48元

18水果拼盘66元

2.1.4参观产品

由后勤组开车接送来访人员到公司会议室507参观合同相关产品，后勤组

提前把产品准备好在会议室。

4

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总接待罗幸介绍及接待组秘书组陪同参观。商议合作相关事项及合同修改

方案。

2.1.5安排会议

（1）会议前的准备

1）预定会议室。结合活动类型，人员数量，领导级别等，预定合适的会议

室。

2）整体环境，风格。会议室一定要干净整洁，桌子，椅子等陈列整齐，摆

放端正，并且安排好的环境符合现场的氛围。

3）席位牌。一定要逐字检查，不能有错别字。并且席位的顺序要确认好，

摆放到合适的位置。

4）会议议程。提前与对方公司领导对接，把议程的字体，格式，参会人员

的名称以及职称，会议流程都确定好，在确定好之后，粉色双面纸打印好，人

手一份。

5）便签纸，笔。准备好摆在每个人桌上备用，放在议程下面，确认好每一

支笔都能写出墨迹。

6)茶水，矿泉水，水果，纸巾等。该有的这些物品要陈列好，并且根据领

导级别和会议重要性决定物品类型。

7)荧屏背景。这个需要提前准备好，并且根据会议的性质选择相应风格，

也要跟对方一同商议，让背景适宜双方。

8)会议现场需要的其他资料，文件，物品等道具。这个需要跟礼仪提前沟

通好，确认哪个环节该上什么道具，并且熟悉操作流程和细节，最好提前彩排

一下，以达到最好的效果。

9)机动人员。我方安排一位后勤组人员及时处理会议现场临时出现的任何

意外情况，暂定接待组欧阳琪。

(2)开展会议

会议主题：合作与发展

会议时间和地点：拟定于6月22日上午9：00至中午12：00在本公司会

议室507召开。

会议内容：关于深圳百明乐公司与广州速递公司的物流合作，促进双方业

务进一步发展。

主持人：深圳百明乐公司营销经理罗幸。

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2.1.6接待人员职责

总负责罗幸：负责整个行程的指挥和协调工作。

接待组胡雄，罗芝香，刘启：负责接送来访人员以及安排住所。

秘书组田三七，林清：负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料。

后勤组李子强，刘根建：负责会场布置和保安等相关工作。

2.2制作接待日程安排表

表6：接待日程活动安排表

日程表

日期时间内容地点陪同人员

9.20-高铁站接机深圳北站总负责/接待组

10：00

6.21日10：到达酒店休息希岸酒店（深圳国贸地总负责/接待组

00-铁站店）/后勤组

11：00

11.00-总经理陪同参观希岸酒店（深圳国贸地总负责/接待组

11：30铁站店）

12：开始午饭，双方短暂希岸酒店（深圳国贸地总负责/接待组

00-交流，简单商议第二铁站店）

13：50天合作事项

15：00参观产品百明乐公司总负责/接待组

会议室507/秘书组

8：00确认酒店是否提供希岸酒店（深圳国贸地接待组/后勤组

-8：10早餐铁站店）

8.30-安排车到酒店楼下希岸酒店（深圳国贸地接待组

8：50接送至公司铁站店）

6.22日9：00-到达会议室，正式开百明乐公司总负责/接待组

12；00始会谈会议室507/秘书组

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12：结束会谈，安排车辆

00-接送客人回到酒店希岸酒店（深圳国贸地接待组/后勤组

12：20休息，整理行李铁站店）

15：安排车辆接送来访希岸酒店（深圳国贸地总负责/接待组

00-人员送达深圳北站铁站店）

15：40

15：目送来访人员安全后勤组

40-登机深圳北站

16：00

16：回到酒店处理后续希岸酒店（深圳国贸地接待组/后勤组

20-事项铁站店）

17：00

17：回到公司，总负责/接待组

00-开会总结本次接待百明乐公司/秘书组/后勤

18：30会议室507组

注*此表格为来访人员日程安排，需打印多份分发至每一位我方接待人员手

中严格执行。

2.3预算经费

表7：接待活动预算经费表

项目具体内容数量费用总计

住宿费用预订两天来访人员住的酒三间大床1590元*3

店房*2

餐费预订6.21日午餐12477元

8120元

车辆费用租用2辆别克G18接送人2辆*21000元*2

员

会议茶水会议中准备的茶水点心9份150*9

*所有开支都必须开具发票留存，接待活动中需按此表格控制预算，若有超

额支出立即向总接待负责人罗幸汇报并开具发票。

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3接待具体安排

3.1高铁站迎客安排

（1）确认时间，地点。提前与对方确认对方的车型以及车次号，时间，尽

量精确到分钟，以及高铁站出口位置。

已确认对方的车次号为G1068，到达时间为9：37，我方应提前15分钟到

达接机，9:20到达高铁站，等待客户。

（2）提前20分钟安排好车辆。由我公司总接待负责人罗幸，接待组胡雄，

罗芝香，刘启提前15分钟到高铁站接机，不得迟到，同时安排2辆车接送3位

来访人员安全抵达酒店。

（3）热情友好的欢迎来访人员。接到来访人员后，我方总负责人应第一时

间上前欢迎，握手，让对方感受到我方的热情与欢迎。

此次接待应按照商务接待标准为高级人员级别，我方应真诚，热情，友好

的对待来访人员，让来访人员了解到我方公司的优势，争取双方互惠互利和长

期合作的可能性，让对方感受到我方的诚意。

负责人：罗幸/罗芝香/李子强

3.2午餐安排

将接待对象送至酒店后，由我方罗幸安排与对方的午餐，与对方商议本次

会议的合作事项，同时与对方确认第二天的会议时间与地点，为第二天的会议

提前做好准备。

关于用餐：

（1）提前确认好用餐地点，用餐环境，用餐类型和酒水，预拟定本次用餐

为酒店餐厅。

（2）确定用餐规格，严格执行餐费标准，尽量节约不浪费，菜品健康，突

出地方特色。

（3）根据用餐状况，及时增添饭菜，若喝酒则要把握好上主食的时间，避

免等待。

准备工作及商议合作事项后，安排接待对象入住酒店，并预定好酒店的叫

醒服务与早餐，后勤人员留在酒店负责酒店的安保及解决客户的一些需求，让

客户得到充分的休息与舒适的服务，对会议的顺利展开和对方公司对我方的态

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度有着很大的促进作用。

负责人：罗幸/罗芝香

3.3参观安排

午餐过后，后勤组提前把产品带至会议室，然后开车从公司出发至到酒店

开车接送来访人员及本次接待人员至公司楼下。总负责人罗幸及接待组带领来

访人员到公司会议室507参观本次合同相关产品。

由总负责人罗幸负责与对方商议合同相关事项和修改方案，介绍我方产品

的优势及未来销售前景，秘书组记录相关事项，接待组引领参观。目的以最优

惠的价格签订利益最大化的方案。

参观完产品及商议过后安排后勤组接送客户回酒店休息。

图2：产品1图3：产品2

图4：产品3

负责人：罗幸/田三七

3.4会议安排

（1）会议前的准备

1）开始会议之前的30分钟，安排车辆至酒店楼下接送来访人员，由于公

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司位置距离酒店非常近，预计车程10分钟，提前到达会议室准备会议的开始。

2）9:00开始会议，会议途中若要及时添茶水或者客户有另外需求，由机动

人员欧阳琪负责。

关于会议中合同的一些签订与准备，由秘书组准备与审查。

（2）会议座位安排

图5：会议室座位安排

由总经理罗幸主持此次会议，秘书组靠近主位方便对接合同事务，与来访

人员面