邵阳千思家装饰有限公司费用报销方案优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1邵阳千思智造家装饰有限公司概况............................................................................1

1.1公司简介.............................................................................................................1

1.2公司组织架构.....................................................................................................1

2邵阳千思智造家装饰有限公司费用报销方案现状....................................................2

2.1公司费用主要类型.............................................................................................2

2.2公司费用报销流程.............................................................................................2

3邵阳千思智造家装饰有限公司费用报销方案存在的问题........................................3

3.1费用报销制度不完善.........................................................................................3

3.2费用报销的效率低.............................................................................................3

3.3存在不实报销或者报销不合理现象.................................................................3

3.4财务审核人员的技能存在缺陷..........................................................................4

4邵阳千思智造家装饰有限公司费用报销方案优化设计............................................4

4.1完善费用报销制度.............................................................................................4

4.1.1公司借款管理进行优化..........................................................................5

4.1.2公司电话费管理优化..............................................................................6

4.1.3公司采购材料费管理优化......................................................................6

4.1.4公司其他费用管理优化..........................................................................7

4.2采用OA系统进行费用报销...............................................................................7

4.3加强费用报销的审核制度.................................................................................7

4.4加强员工的培训.................................................................................................8

5邵阳千思智造家装饰有限公司费用报销方案优化设计总结....................................8

参考资料.........................................................................................................................10

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邵阳千思智造家装饰有限公司费用报销方案优化设

计

1邵阳千思智造家装饰有限公司概况

湖南千思智造家装饰有限公司创造于2003年，是一家集家居设计，装修，

家居软装于一体的装饰公司。近年来，它从原本的一家公司扩大于湖南各个城

市的各个分店。企业秉持着“爱与责任”的价值观，让家居生活更美好是他们

的愿景。本文主要介绍邵阳千思智造家装饰有限公司，来对这家公司的费用报

销方案进行改进设计。

1.1公司简介

邵阳千思智造家装饰有限公司在2017年湖南省邵阳市双清区建设南路与

张家排交互出绿城水郡所成立，经营范围有：室内外装饰工程的设计、施工、

建筑材料、家具、窗帘、灯具等家居。该公司致力于为客户提供更优质的家居

产品和服务，给员工提供更舒适的生活以及很大的发展空间。设计理念为“所

见即所得，效果图1：1还原”。

表1-1公司概况表

公司名称邵阳千思智造家装饰有限公司

成立时间2017-08-08

注册资本200万

企业类型其他有限责任公司

所属行业建筑装饰、装饰和其他建筑业

法定代表人谢斌

1.2公司组织架构

与其他行业不同，邵阳千思智造家装饰有限公司还需配对设计部，要通过

设计人员对客户的要求进行还原，将客户所想象的家居设计完美的展示出来。

而又由于每个客户的户型，客户的要求不同，所以将设计部整体又分为家装设

计部和工装设计部。如下图所示：

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董事会监事会

总经理

人市设网财

事场计络务

部部部部部

家装设计部工装设计部

图1-1公司组织架构图

2邵阳千思智造家装饰有限公司费用报销方案现状

2.1公司费用主要类型

表2-1公司费用报销主要类型

报销费用内容

办公费办公产品的购买，维修等费用

宣传费对公司的新出产品的宣传，在市内进行发传单等费用

差旅费员工因工作原因需外出住宿或者餐饮所需的费用

业务招待费公司需招待客户产生的费用

电话费员工用移动或者固定电话所产生与公司相关业务的费用

职工薪酬费员工的基本工资和其他福利费

采购费装修家居所需要的原材料的采购费用

交通费员工因工作需要乘坐计程车公交所花费的费用

2.2公司费用报销流程

企业的费用报销流程是一个至关重要的环节，一个企业如果它的费用报销

流程管理得当，那么给这一整个企业的财务管理具有很大程度的一个作用。以

下就是这家公司的费用报销图，如图2-1公司费用报销流程图。

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报销人员填写相关部门主总经理进行

《费用报销单》管进行审核审核

财务主管审

出纳付款

核

图2-1公司费用报销流程图

3邵阳千思智造家装饰有限公司费用报销方案存在的问题

3.1费用报销制度不完善

费用报销整个流程制度对于绝大多数企业不够受重视，但它确是企业最不

可或缺的一个流程。邵阳千思智造家装饰有限公司整个费用报销流程，首先并

没有考虑到企业自身的实际情况出发，而只是照搬。实施起来会导致企业的费

用报销制度与实际相背离，缺乏实际的操作性与可应用性。其次整个流程并没

有分门别类，所有的，不同种类的费用都只是用这一个流程进行，缺少针对性。

最后，公司的管理体制出现漏洞，就会让某些人喜欢钻空子。这会导致体制内

部混乱，财务部门的相关岗位也会出现一定的差错。

3.2费用报销的效率低

公司的费用报销流程工作特别繁多复杂，并且要经常要重复整个流程，还

具有一定的时效性。首先是因为政策放开，公司的业务量肯定是不断的增大，

导致员工费用报销也是日益增多，所以这时候将会给公司带来巨大的压力。再

次，由公司的流程图来看，需要审批的地方居多，整个过程所需要的时间颇多，

就会使得一项业务在报销的流程停滞，也会让员工产生负面情绪。最后，就是

如果其中的某一个审批人员请假，导致整个流程并不能完整的进行，还会无限

期地延长，因此就会导致员工申请报销的难度飙升，公司的费用报销的效率下

降，不利于公司在财务管理中的有效发展。

3.3存在不实报销或者报销不合理现象

首先由于报销整个过程并没有相对应的人员对报销人员进行监督，有一些

员工就会为违反企业的原则，损坏财务道德，对一些无法报销的费用而进行报

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销，从里面捞取油水。还会有员工借用公司的名义，去报销个人的餐费，燃油

费或者交通费等等，从中得到一些本不属于的金钱。最后，还有部分的员工去

找其他的地方购买一些非法的或者无效的费用报销单，发票。通过这些假发票

来做的无中生有，蒙混过关来进行申报。如果长此以往的话，公司就会面临财

务管理的无法有效的发挥作用，公司的工作也没有办法按照正常的流程和相关

的制度有效的进行。

3.4财务审核人员的技能存在缺陷

因为有些财务审核人员可能并没有接受很多的专业性知识的教育，或者就

是部分人员对于会计的知识的掌握还算不错，但是他们不熟悉费用报销，对费

用报销并没有学到很精的程度，就会导致他们可能会有不熟悉流程的情况而出

现各种问题，具体如表3-1所示。

表3-1报销流程中产生的问题

问题举例

原始票据填写不规范用圆珠笔或者铅笔填制票据；

书写的内容过于潦草；

金额的大小写不一致；

对原始单据金额进行直接更改；

名称没有填写全称；

内容填写不全。

报销的金额超支员工没有乘坐性价比高的交通工具；

招待客户花费超支。

审批流程不规范没有权限审批的人员，对报销业务单

进行审批。

其次，就是会计是一个实时更新的一门技能，它的概念和税法经常性更新，

虽然每年有会计的继续性教育，但是它对于更新知识的转化还是远远不够，财

务人员对更新知识的融会贯通还是有待增强。因此就会导致财务人员在处理业

务时，对更新的政策不够了解，导致公司的业务并不能符合国家的财务政策，

产生一定的影响。

4邵阳千思智造家装饰有限公司费用报销方案优化设计

4.1完善费用报销制度

企业的费用报销流程存在一定的问题，公司的费用报销流程过于单一没有

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对公司的实际情况进行进一步的研究。为了让整个公司的财务系统有效地运作

起来，发挥其效用，应该对每一个环节进行设计，应用。

4.1.1公司借款管理进行优化

表4-1借款类型内容

出差借款出差的员工需要借款必须要填制《出差申请表》，然后经由上级

对该表进行审批，在凭借着该表来财务部门来办理相应的借款，

并且在出差回来以后一个星期之内报销该笔借款。

业务费借款借款员工要填写《借款审批单》，经审批后，去财务部门领取相

应的额度，同时办理人应该及时对该笔业务进行报账，不得留到

下一个月。

紧急事项借款申请紧急事项可以直接凭借审核后的《签呈》复印件，去财务部

批准的额度进行借款，事后一星期内必须要报账，不允许跨月借

支。

注意：第一，所有的事项如果超过2000元必须要提前通知财务部人员去银

行进行提取；第二，如果所申请的金额超过了已经审批单的金额，财务人员是

有权利拒绝支付；第三，如果到了规定的时间还没有进行报账，那么会从报账

人员的工资里面进行扣除；第四，如果上一笔金额还没归还，无法申请下一笔

金额的借款。

流程如下：

借款人填写相

应的审批单

经办人签名部门的主管签财务进行复总经理审

名或者盖章核批

出纳付款

图4-1公司借款流

程

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4.1.2公司电话费管理优化

表4-2公司电话费类型内容

移动通讯费员工的手机费用报销，每个人固定100元/月

固定电话费公司为了工作方便设置的固定电话，每月末进行总结整理，报销

注意：第一，员工不能使用公司固定电话进行私人通话；第二，如果业务

多，且都是通过手机对客户进行通讯，可以向上级进行反应申请话费补贴。

流程如下：

月末各部门指定人员对

部门主管财务人员复

固定电话话费统计，填写

进行审核核

《报销结算单》

该人员去出纳总经理审批

处签字领取固

定话费费用

移动通讯员工每月20号去

费费用出纳处签字领取

图4-2公司电话费报销流程

4.1.3公司采购材料费管理优化

公司的采购费用主要是先根据设计部人员与客户沟通商量好客户的需求进

行设计，然后再给出方案进行优化设计，最终定下方案交由市场部进行采购。

具体流程如下：

设计部进行方市场部市场部采购人员进行采购，

案设计，整理填制《采主管进并填写《付款通知书》

出所需材料购单》行审核附上发票等

出纳付总经理审财务部采购主管进

款批复核行审核

图4-3采购费用报销流程

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4.1.4公司其他费用管理优化

公司的其他费用报销基本上是经办人填写相应的审批单，根据审批单交由

部门主管进行审核，然后再由财务部门进行复核，总经理进行审批，审批通过

后允许报销。但是实际报销的费用不能超过审批单上面的费用，如果超过财务

人员可以拒绝报销。如果金额超过2000元，需要提前两天向财务部进行告知，

如若未告知，财务人员也可以拒绝报销。

4.2采用OA系统进行费用报销

从各个流程来看，其实很多流程都是有相同的的地方，公司可以删除一些

重复的流程，将一些相似的地方进行整理合并，然后再增加一点必要的环节，

让整个流程变得简短一点，但实际上要比原来更有效一点，进而能够提高企业

费用报销的效率。其次，可以根据OA系统建立公司与员工进行连接，把线下的

流程安排到线上完成，员工通过OA系统可以将业务的单据上传到系统里面，可

以通过系统进行费用的报销，然后主管可以设置自己的电子签名，实行定位签

字或者盖章。这样员工就不需要拿着纸质的单据找主管签字，也不会因为公司

的某一位审核主管请假而导致整个流程无法进行。通过OA系统能够大大提升公

司业务流程的效率。

上传

员工线下审核企业主管

OA

填制单据

系统

图4-4OA系统流程

4.3加强费用报销的审核制度

在报销费用时难免会有员工从公夹私，那么公司应该在审核的时候就应该

对那一笔业务发生的时间，支付的方式，支付的时间，支付的金额，以及为什

么会支付进行进一步的审核，从而确保原始凭证的准确性。第一，主要是对公

司的业务招待费的审核，应该关注业务招待的时间，场所。如果是去吃饭，应

该要看用餐的人数有多少，然后结合那家餐馆的菜的价格，计算所需要的金额，

看是否能够对应。如果是给客户提供住宿，那么就需要去了解那家酒店的房间

的金额，对应客户住的天数进行计算。

第二，对于办公费以及宣传费，办公费要查询办公用品的单价，以及办公

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用品如若需要更换那么办公用品的损毁程度也应该能够了解到。至于宣传费，

公司主要是通过发传单的宣传方式，就要看发传单请的兼职的时薪是多少来对

应。

第三，差旅费应该在员工报销的时候，可以列出一份报销清单，看里面的

内容以及费用是否能够对的上原始凭证上的费用，员工对于距离不太远，能够

乘坐高铁大巴能够到达的地方，应该优先选择这些，且需要乘坐二等座，如果

是部门主管或者总经理可以选择一等座。但是飞机只能乘坐普通舱，如果需要

提升，不允许报销。对于外出的酒店选择，应该接受一天200元之内的酒店，

超出公司不报销。吃饭给予一天100元的餐补，超出需员工自己补贴。

4.4加强员工的培训

公司在费用报销的过程中，员工的对于会计知识的更新程度，内容的了解

有所欠缺，公司应该对财务人员在费用报销上进行技能考核，定期组织人员进

行会计，税法，票据等一系列与财务相关知识的培训。

进行OA系统对每年更新的对税法知识的对会计凭证，票

操作培训初会知识培训扩充培训据填写培训