邵阳鸿宇发制品有限公司采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1邵阳鸿宇发制品有限公司简介........................................1

2邵阳鸿宇发制品有限公司采购制度现状................................1

3邵阳鸿宇发制品有限公司采购制度存在的问题..........................1

3.1采购流程不规范................................................1

3.2采购成本控制不严格............................................2

3.3采购规划不合理................................................2

3.4采购审批制度不明确............................................3

4邵阳鸿宇发制品有限公司采购制度优化设计............................4

4.1规范采购流程..................................................4

4.2根据预算控制采购成本..........................................5

4.2.1拟定采购预算..............................................6

4.2.2采购人员按公司制度执行采购................................6

4.3完善材料采购规划..............................................7

4.4严谨采购审批制度..............................................8

5总结..............................................................9

参考资料...........................................................10

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邵阳鸿宇发制品有限公司采购制度优化设计

1邵阳鸿宇发制品有限公司简介

邵阳市鸿宇发制品有限公司是湖南省首家拥有进出口权的发制品企业，产品远

销欧美、日本、韩国和非洲。企业地址位于新邵县酿溪镇雷家坳村第七组，所属行

业为工美、体育和娱乐用品制造业，经营范围包含：人发、动物毛、纤维收购、加

工、销售;经营本企业自产产品及本企业所需的机械设备、零配件、原辅材料的进口

业务,但国家限定公司经营或禁止进出口的商品及技术除外;发制品科技研发。

2邵阳鸿宇发制品有限公司采购制度现状

邵阳鸿宇发制品有限公司主要生产假发出口销售，产品走中低端路线，其所需

的原材料分别为半成品、化纤丝、真发、护发素、颜料等，所有原材料的采购价格、

数量和供应商选择均由采购经理一人做主负责，原材料详细的采购制度现状如下：

（1）半成品：

缅甸是头发价格便宜，因为这个原因，公司的半成品采购选择了进口，做成中

下等质量的假发，由采购部协助采购经理负责与缅方供应商谈判签订合同，是公司

重要的原材料，经董事长审批后执行采购。

（2）化纤丝：

化纤丝由采购部协助采购经理在国内河南省进行采购，将其掺配真发做成中上

等质量的产品。

（3）真发：

真发以向国内头发收购小贩采购为主，不签订合同采购，采购质量与价格不稳

定；将其掺配真发做成中上等质量的产品；由采购经理负责。

（4）护发素、颜料等材料：

在国内进行采购，由采购部协助采购经理负责采购。

3邵阳鸿宇发制品有限公司采购制度存在的问题

3.1采购流程不规范

邵阳鸿宇发制品有限公司主要需要的原材料分为三种：半成品、真发和化纤

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丝，但对于半成品和真发的采购没有制定相应的流程和规章制度，其采购详情如

下：

（1）对于真发，公司选择的供应商是国内的头发收购小贩，其收购程序比

较简单，但每一次收购的数量没有确定性，收购质量不具有标准性，收购时间没

有规律性、安排性，外加只有采购经理一人负责真发的采购价格与数量，采购程

序显得比较仓促，采购效率不高，并且采购链接中产生漏洞可能会存在腐败。当

公司采购经理外出采购半成品时，真发的采购便由采购部或者某个部门的主管临

时负责，选货的标准也有差异，一些混杂在其中长度未达标、质量较差的真发也

被收购，造成了真发收购质量忽上忽下，给生产带来了不容小觑的麻烦；

（2）对于半成品，采购前没有相关人员去仓管部进行库存量核实，请购部

门提出采购申请后就直接由采购经理和采购人员前往缅甸谈判签订合同，进行大

批量采购。

3.2采购成本控制不严格

由于邵阳鸿宇发制品有限公司选择了向头发收购小贩批量多次采购真发这

一种方法，不同的渠道价格不一样，尤其是对头发收购小贩的零散采购，单位采

购成本更是偏高难以控制。通常情况，国内真发的采购价格按头发类型和长度定

价，较短的30-40cm的自然发价格在400-500元/kg的标准，较长的80-100cm

的自然发价格在1000-1100元/kg不等，但由于供应小贩的真发收购地与收购价

格不同，随着市场价格上涨，向个人收购头发的价格会越发高，导致了邵阳鸿宇

发制品有限公司对其采购的价格与市场标准存在大的差异。又因为供应渠道不稳

定，还要考虑到头发发质和粗细以及有竞争对手存在的原因，有些采购价格已经

达到了市场最大标准，例如长发80-100cm标准的自然发，向小贩采购的价格有

时高达1200元/kg上下，采购总成本已经超出同市场标准的费用。在紧急采购

时，有一些供应小贩还会坐地起价，这也让真发的采购成本上涨，在公司没有制

定真发采购成本计划时，真发的采购成本得不到好的控制。

3.3采购计划不合理

因为该公司的产品所需要的原材料比较多，在制定材料采购计划时只考虑了

半成品和化纤丝的采购价格，但采购真发以及其他所需要的护发素、颜料等材料，

公司没有对市场进行全面、深度的调查，这导致公司难以实时掌握市场动态变化。

此外，材料采购的定价没经过探讨，采购人员也没有了解竞争对手选择材料的种

类、大概采购价，公司采购环节容易产生盲目采购和内部腐败。

3.4请购审批制度不明确

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如上所述，该公司的采购权力被覆盖，部分材料的采购均由采购经理一人负

责执行采购，并没有和董事长探讨价格，董事长也没有深入审核，造成了审批漏

洞，如图1所示；在这其中，请购单和采购清单的填写格式也不规范，如表1所

示，采购申请单填写情况如图2所示（红圈表明未填写完整）。

董事长审批半

成品的采购

填写请购单采购经理审批填写采购申请单执行采购

采购经理审批

其他材料

图1邵阳鸿宇发制品有限公司采购审批过程图

图2邵阳鸿宇发制品有限公司请购单据出现的问题图

表1邵阳鸿宇发制品有限公司采购申请单填写所存问题详情表

紧急采购时，请购部门主管填写的请购单上没备注

请购单

“紧急“字样，采购经理审批时也没在意；

1.个别材料采购没备注材料品牌；

采购申请单

2.经常出现供货单位没填写完整。

4邵阳鸿宇发制品有限公司采购制度优化设计

4.1规范采购流程

（1）公司采购真发的效率不高主要是因为真发的采购没有安排性以及不能

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保证真发的质量，针对此情形可以在公司对收购小贩采购真发这种形式的基础

上，将采购部门采购责任具体化。采购员在收到头发时严格按照公司所需材料的

标准进行检查，质量过差的一律淘汰拒绝收购。专人对接减少了腐败行为，分散

了采购经理的权力，也确保了真发的采购具有安排性，采购形式由被动转主动。

具体优化流程如表2所示；采购员的专职对接分配如表3所示。

表2邵阳鸿宇发制品有限公司真发采购流程表优化措施表

流程步骤具体工作安排

计划采购员与小贩谈定收购头发的重量每达到50公斤或者

①制定采购计划

分别在每月十五号前、三十号前上门供货；

（1）按照以往来公司供货小贩的供应质量，将供货小贩划

分等级：中上等质量、中下等质量、质量无固定标准；

②采购前安排（2）采购部选取3个人专职负责采购真发，与平时来公司

售卖头发的小贩达成长期合作。由采购部的固定人员与固

定的小贩联系，形成专人专联形式；

各采购人员收到小贩供应的真发，选取质量合格的真发，

③采购中安排统一将数量上报给采购经理，根据头发质量按照公司的定

价统一收购；

④入采购员填写入库单后，将凭证交由采购经理审核，

库安排采购经理再据实向董事长汇报。

表3邵阳鸿宇发制品有限公司采购员分配表

采购员1与中上等质量的供应小贩对接

采购员2与中下等质量的供应小贩对接

1.与所提供的真发质量没有固定水准的小贩联系

采购员3

2.与新供应小贩联系

（2）半成品的采购是公司的重点，采购部门收到请购部门上报的请购单后，

应二次询问仓管人员核实请购材料的库存量，得到确切数量后根据请购单向采购

经理报备，再由采购经理向董事长报备，通过审批进行采购，具体流程见图3。

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表3采购部专职采购分配

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申请采购紧急采购

普通采购采购经理审批

制定采购计划选择上次的供应商

采购经理审批协调运输方式

选择供应商

真发

其他材料调整采购预算

N

谈判采购

向小贩采购

另选供应商

Y

董事长审批

执行采购

N

质量检验退货重订

Y

入库签收

采购部留存一联入库单

图3邵阳鸿宇发制品有限公司优化后的采购流程图

4.2根据预算控制采购成本

4.2.1拟定采购预算

公司主要是在真发采购这一方面没有确切的采购制度，导致成本得不到控制，

我们可以对不同长度的真发制定不同的采购预算范围，其他的采购可按照公司原

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制度执行。各采购人员在对接各自的真发供应小贩时，可以询问小贩市场情况和

其他竞争公司的收购价格，根据企业采购预算谈定价格。真发的预算范围如表4

所示。

表4邵阳鸿宇发制品有限公司真发采购预算范围表

材料名称采购预算范围

①30-40cm：市场价格±20～50/kg

真发②50-70cm：市场价格±20～80/kg

③80-100cm：市场价格±20～100/kg

4.2.2采购人员按公司制度执行采购

（1）真发

真发的采购由表3安排所见，由专人对接不同的供应小贩，参照表4的预算

范围执行采购；

（2）半成品

分配专职负责的采购人员协同采购经理采购。在采购前，采购经理向董事长

汇报，预算好采购价格；专职人员安排表如表5所示；

（3）颜料、护发素

由采购经理和另外2名采购员外出采购，且可与化纤丝一同在河南省进行采

购，根据不同供应商的售价和优惠力度，向董事长汇报，确定好采购预算后选择

供应商，使得成本付出最低。人员安排如表5，执行如表6所示。

表5邵阳鸿宇发制品有限公司采购部专职采购分配表

采购员4与半成品供应商对接

1.与化纤丝供应商对接

采购员5

2.与护发素、颜料等非主要材料供应商对接

表6邵阳鸿宇发制品有限公司预算控制成本计划表

材料类别材料购买地采购成本控制计划

真发各地供应小贩分质量等级按照公司的预算标准进行采购

由采购经理携带一名采购员与缅方进行谈

半成品缅甸

判，根据采购员调查的市场预测情况，判

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断与缅方达成长期合作的年限，确定好优

惠力度，尽量缩小成本

由采购经理携带一名采购员与缅方进行谈

判，根据采购员调查的市场预测情况，判

化纤丝河南省

断与缅方达成长期合作的年限，确定好优

惠力度，尽量缩小成本

同样地，由另外一名采购员实时调查市场

护发素、颜料等河南省价格态势，协助采购经理与供应方谈成长

期合作获得优惠价格

4.3完善材料采购规划

公司的采购是比较盲目的，为了顺利的进行生产，必须先完善公司的采购计

划，我从材料的库存情况、采购资金、采购质量来完善采购计划，采购计划流程

如表7所示：

（1）对于半成品和化纤丝，公司有合理的采购计划，只要按照表3和表5

的采购人员分配任务即可，购买数量不超过库存空间的2/4;

（2）真发的价格起伏比较大，而且是公司的重要的原材料，所以采购经理

首先要根据市场情势预算公司每个月、每个季度、每半年、每年的采购花费，将

预算的结果上报董事长，并且采购经理要经常和仓管人员了解真发的仓储数量，

避免采购过多占用仓储空间，保证真发的采购不超过仓储空间的1/4。还要和财

务人员了解公司资金的周转情况，配合财务部的工作，控制半成品、真发、化纤

丝的采购资金比例为2：2：1，避免资金链断裂。最后，可以开会讨论竞争公司

的采购，利用公司的优势保证公司处于采购中的有利地位，确定最后的采购。

表7邵阳鸿宇发制品有限公司采购规划表

采购规划方向规划具体内容

真发：因其采购途径特殊，且需大于求，日常供应小贩

有提供就可进行采购；

库存情况

护发素和颜料：在库存量≤1/3时可进行采购，以保持

正常生产

由采购经理根据财务部每月的资金状况进行预计划，上

采购资金

报董事长进行会议讨论，最后定夺；

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（3）护发素和颜料是绑定购买的，属于重要的辅助材料，关系到产品质量

的柔顺度和上色质量。在进行采购前，汲取以往出售的经验，由采购员了解客户

需要的产品类型或者产品喜好，了解他们是更在乎产品价格还是产品品质，如果

客户更看重价格高低，可以选取采购中下等质量的护发素和颜料，如果客户更看

重商品的品质，则可以采购质量较好的材料；同时也要控制好采购资金,采购数

量与其他辅助产品的数量不超过1/4的库存空间。

4.4严谨采购审批制度

（1）在请购部门开始申请采购时，就要严谨对待，注意是普通采购还是紧

急采购，若为紧急采购，要在请购单上备注“紧急”字样，具体如图4所示。

图4邵阳鸿宇发制品有限公司请购单填写示例图

（2）所有的采购均要由请购部门主管填写请购单，交由财务经理审批后进

行采购，并且所有的采购最后均要通过董事长审批才能执行采购，具体流程见图

5。

采购人员核实开会分析竞争对手；确定半成品采购品类

制定采购计化

材料库存数量开会判断生产的损耗和质量

董事长