企业员工档案管理实施办法

企业员工档案管理实施办法合同编号：__________甲方：__________（企业名称）地址：__________联系电话：__________联系人：__________乙方：__________（员工姓名）身份证号码：__________联系电话：__________联系地址：__________鉴于甲乙双方本着平等互利的原则，甲方作为企业，乙方作为员工，为了加强企业员工档案管理，保障双方的合法权益，经双方友好协商，特订立本合同，共同遵守。第一条档案管理内容1.1乙方在甲方的个人档案包括但不限于：身份证复印件、学历证书、职称证书、工作经历证明、体检报告、培训记录、奖惩记录等。1.2甲方应确保乙方档案的真实性、完整性和保密性。1.3甲方对乙方档案进行管理，应遵循国家相关法律法规和甲方内部管理规定。第二条档案管理权限2.1甲方负责对乙方档案进行建立、更新、查询、借阅、归档等工作。2.2乙方有权查阅、复制自己的档案，并有权要求甲方更正档案中不实信息。2.3未经乙方同意，甲方不得向第三方提供乙方的档案信息，但法律另有规定的除外。第三条档案管理保密3.1甲方应对乙方档案中的个人信息予以保密，不得泄露给无关人员。3.2甲方不得将乙方档案用于与乙方劳动合同无关的目的。3.3甲方如发现乙方档案中有涉及国家机密、商业秘密等敏感信息，应立即采取措施予以保密，并及时通知乙方。第四条档案的转移和归还4.1乙方在劳动合同解除或终止后，应将甲方的档案材料完整无缺地归还甲方。4.2甲方在收到乙方档案后，应在规定时间内办理档案转出手续，并将档案材料寄送至乙方新单位或指定的档案接收部门。4.3如乙方在劳动合同解除或终止后，未按约定时间归还档案，甲方有权要求乙方支付相应的保管费用。第五条违约责任5.1甲方违反本合同规定，泄露乙方档案信息或未按规定管理乙方档案，应承担相应的法律责任。5.2乙方未按约定时间归还档案，应承担相应的违约责任。第六条争议解决6.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。6.2双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。第七条其他约定7.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。7.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至劳动合同解除或终止之日止。甲方（盖章）：__________乙方（签字）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________签订日期：__________签订日期：__________一、附件列表：1.乙方身份证复印件2.乙方学历证书3.乙方职称证书4.乙方工作经历证明5.乙方体检报告6.乙方培训记录7.乙方奖惩记录二、违约行为及认定：1.甲方泄露乙方档案信息：未经乙方同意，向第三方提供乙方档案信息的行为。2.甲方未按规定管理乙方档案：未按照本合同规定对乙方档案进行建立、更新、查询、借阅、归档等工作。3.乙方未按约定时间归还档案：乙方在劳动合同解除或终止后，未将甲方的档案材料完整无缺地归还甲方。三、法律名词及解释：1.档案：指乙方在甲方工作期间形成的与乙方个人有关的各类文件和材料。2.保密：指甲方对乙方档案中的个人信息和敏感信息进行保护，不得泄露给无关人员。3.违约行为：指合同各方未能履行合同约定的义务的行为。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：乙方忘记归还档案解决办法：甲方可以通过书面形式提醒乙方，要求其在规定时间内归还档案。2.问题：甲方泄露乙方档案信息解决办法：甲方应当加强内部管理，对涉密信息进行严格保密，并对泄露信息的员工进行追责。3.问题：乙方要求查阅或复制自己的档案，但甲方未提供解决办法：甲方应当在规定时间内提供乙方查阅或复制的档案材料，确保乙方的合法权益。五、所有应用场景：1.企业与员工签订劳动合同时，明确双方对档案管理的权利和义务。2.企业在员工离职时，办理档案