采购与供应商付款管理制度

采购与供应商付款管理制度1.前言为提高企业采购与供应商付款的管理效率，规范企业内部流程和操作，订立本制度。本制度适用于公司内部全部涉及采购和供应商付款的工作人员，必需严格执行。2.采购管理2.1采购需求申请全部采购需求必需经过采购部门的批准和管理。如有采购需求，部门经理应填写《采购需求申请表》，并供应必需的说明和理由。该申请需提交给采购部门经理审批，并附上相应的支持文件。2.2供应商选择与评估采购部门负责订立供应商选择和评估的标准，并建立供应商评估体系。在选择供应商时，必需进行充分的调查和考察，以确保供应商具备良好的信誉和质量保证本领。采购部门应当建立供应商档案，并定期评估和更新。2.3采购合同签订全部的采购行为必需以书面合同形式进行，并由具有签约权限的责任人签订。合同应明确列出采购的物品或服务、数量、价格、付款方式、交付时间等紧要条款，以确保供应商和企业之间的权利和义务得到明确的规定。2.4采购审批针对不同金额的采购项目，公司订立了不同的审批流程。采购部门应依据采购项目金额，及时将采购申请上报到相应的审批层级，确保采购活动符合公司的授权和管控要求。2.5验收管理收到采购物品或服务后，相关部门应进行验证和验收，确保采购的物品或服务符合企业的质量和要求。如发现问题或不符合要求的情况，应及时与供应商沟通并提出整改要求。2.6采购记录与档案管理采购部门负责保存采购相关的文件、合同和账务记录，并建立相应的档案管理体系。采购记录应包含采购需求申请、采购合同、验收记录、付款凭证等相关文件，以备查阅和审计使用。3.供应商付款管理3.1付款申请供应商付款应由相关部门依照采购合同的商定进行申请。负责申请付款的部门应填写《付款申请表》，并供应相应的发票、合同、验收票据等支持文件。3.2付款审批付款申请应经过相应的审批流程，由具有审批权限的责任人进行审批。审批人员需要认真审核付款申请的合法性、准确性和完整性，确保付款金额和付款对象与采购合同相符，并符合公司内部的管控要求。3.3付款方式和周期公司内部可以采用在线支出、银行转账、支票等多种方式进行供应商付款。付款方式应依据实际情况和采购合同商定确定，并确保付款信息的安全和准确性。付款周期应依据供应商合作关系和商业惯例进行规定和管理。3.4供应商付款记录与追踪财务部门负责记录和追踪供应商付款情况，并进行账务处理和管理。相关部门应妥当保管付款凭证、发票和付款记录，以备查阅和审计使用。4.监督与反馈4.1监督机制公司设立内部审计部门，负责对采购与供应商付款管理进行监督和审核。采购部门应搭配内部审计部门的工作，供应相关的资料和信息，并乐观响应审计部门的要求和建议。4.2反馈机制任何员工对采购与供应商付款管理制度的执行存在问题或有改进建议，可以向采购部门或内部审计部门进行反馈。相关部门应及时对反馈进行处理，并采取相应的措施加以改进。5.其他事项5.1审批权限管理公司应设立合理的审批权限层级，并明确责任人的权限范围和限制。对于涉及金额较大或紧要性较高的采购和付款申请，应进行多级审批和复核，确保其合规和风险可控。5.2法律合规与风险防控采购与供应商付款管理必需遵守国家相关法律法规和公司内部的合规要求。相关部门应定期开展风险评估和管控，加强对合规规范的培训和宣传，在管理过程中要注意防范各类风险。5.3制度的执行与违规处理公司对于制度的执行要求高，不得有违规行为。对于违反制度的行为，将依照公司相关规定进行严厉处理，包含但不限于纪律处分、经济惩罚、责任追究等。6.附则本制度由采购部门负责解释和修订，并定期进行审查和更新。各部门要紧密搭配，