《管理信息系统设计实践教程》课件第3章

第3章

表3.1表的设计

3.2创建表

3.3在表中添加和删除字段3.4创建查阅字段列

3.5字段属性

3.6定义数据表的关系

3.7创建和使用附件字段

3.8在Access中使用运算符和表达式

动手做实验

3.1表的设计

表是有关特定主题(例如学生或课程)的信息所组成的集合。表是存储和管理数据的基本对象。

在Access中，表有四种视图，一是设计视图，用于创建和修改表的结构；二是数据表视图，用于浏览、编辑和修改表的内容；三是数据透视图视图，用于以图形的形式显示数据；四是数据透视表视图，用于按照不同的方式组织和分析数据。其中，前两种视图是表的最基本也是最常用的视图。

在确定数据库系统的开发目的之后，下一步设计的基本内容就是明确应该建立哪些表以及如何建立表与表之间的关系。

表是Access数据库中最基本的对象，所有的数据都存在表中。其他所有对象都是基于表而建立的，数据库中，其他对象对数据库中数据的任何操作都是针对表进行的。

1.表与主题

在关系数据库中表是具有相同主题的数据集合。依据每个不同的主题创建不同的表，存放不同的数据。例如，学生表就是关于学生信息的主题，它包括学号、姓名、性别、入学日期等信息。

本书中主要介绍的示例数据库——教学管理数据库所涉及到的表如表3.1所示表3.1教学管理数据库中的表2.表的结构

表由若干行和若干列组成。

(1)字段：表中的列称为字段，它描述主题的某类特征。

(2)值：行(记录)和列相交处存储的数据称为值。

(3)主键：用于对存储在该表中的每个行进行唯一标识的一列或一组列，又称为主关键字。

(4)外键：引用其他表中的主键的字段。外键配合主键用于表明表之间的关系。Access使用主键字段和外键字段将多个表中的数据关联起来，从而将数据组合在一起。

3.表之间的关系

在创建数据库时，需要将信息分类划分到各个表中，需要的时候，以有意义的方式再将信息组织到一起。

Access是关系数据库管理系统。在关系数据库中，将信息划分到基于主题的不同表中，信息的组合是使用表关系来实现的。关系数据库中，通过建立主键和外键的配对提供了连接相关表的基础。这些配对的字段既是某个表中的主键，同时也是其他某个表的外键。

在关系数据库中，表和表之间的关系有三种：

(1)一对多关系：这是最普通的关系。对于表A的每一个记录，表B中有几个记录(也可以是0)和它相关；反之，对于表B的每一个记录，表A中至多有一个记录和它相关。

(2)多对多关系：在这类关系中，对于表A的每一个记录，表B中有多个记录(可以为0)和它相关，同样对于表B中的每一个记录，表A中有多个记录(可以为0)和它相关。

例如，对于学生表和课程表的多对多关系，增加一个选课表，转换成为两个一对多关系，如图3.1所示。图3.1关系(3)一对一关系：在这种关系类型中，对于表A的每一个记录，表B中至多有一个记录和它相关，反之亦然。

4.字段的数据类型

在表中，同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。不同数据类型的字段用来表达不同的信息。在设计表时，必须首先定义表中字段的数据类型。熟悉Excel的读者需要注意，这点与Excel是完全不同的。

不同的数据类型，不仅数据的存储方式可能不同，而且占用的计算机存储器空间大小也不同，同时所能保存的信息长度也是不同的。字节型占1个字节，它能表示数的范围是0到255之间的整数；整型占2个字节，它能表示的数的范围是 -32768～32767，而长整型要占4个字节，它能表示的整型数的范围更大一些。具体使用哪种类型，应根据实际需要而定。比如表示人的年龄，使用字节型就可以了，表示学生成绩，如果需要考虑小数，则要采用单精度数字类型，而如果只考虑整数，则要采用整型数字类型。Access中的数据类型、大小及其意义如表3.2所示。

表3.2Access2010中的数据类型

3.2创

建

表

完成表的设计后，接下来的工作就是创建表。创建表的工作包括构造表中的字段、给字段命名、定义字段的数据类型和设置字段的属性等内容。

Access创建表分为创建新的数据库和在现有的数据库中创建表两种情况。在创建新数据库时，自动创建一个新表。在现有的数据库中可以通过以下四种方式创建表：

(1)直接插入一个空表。

(2)使用设计视图创建表。

(3)从其他数据源(如Excel工作簿、Word文档、文本文件或其他数据库等多种类型的文件)导入或链接到表。

(4)根据sharepoint列表创建表。

1.在新数据库中创建新表

【例3.1】创建一个“教学管理”数据库，同时建立“系别”表，表结构如表3.3所示。表3.3“系别”表

操作步骤如下：

(1)启动Access，在打开的“文件”窗口中，单击“新建”命令。

(2)在右侧窗格的“文件名”框中，键入文件名“教学管理”，选择保存的文件夹为“E:/Example”，新数据库将随即打开。

(3)在功能区上的“创建”选项卡的“表格”组中，单击“表”按钮，如图3.2所示。这时将创建名为“表1”的新表，并在“数据表”视图中打开它。

(4)选中ID字段列。在“表格工具”的“字段”选项卡中的“属性”组中，单击“名称和标题”按钮，如图3.3所示。

图3.2“表格”组图3.3“属性”组(5)打开“输入字段属性”对话框，在“名称”文本框中输入“系别ID”，如图3.4所示。

(6)在“添加新字段”下面的单元格中，输入“电子信息工程”，这时Access自动将新字段命名为“字段1”。重复步骤(5)的操作，把“字段1”的名称修改为“系别名称”，如图3.5所示。

图3.4“输入字段属性”对话框图3.5添加新字段并修改字段名称后的结果(7)选中“系别名称”字段列，在“表格工具”的“字段”选项卡的“属性”组中，把“字段大小”设置为“10”，如图3.6所示。

(8)在“快速访问工具栏”中，单击“保存”按钮。

(9)在打开的“另存为”对话框中，输入表的名称“系别”，然后单击“确定”按钮，如图3.7所示。

图3.6在“属性”组设置字段大小图3.7“另存为”对话框

注意：ID字段默认数据类型为“自动编号”，添加新字段的数据类型为“文本”。如果用户所添加的字段是其他的数据类型，可以在“表格工具”的“字段”选项卡的“添加和删除”组中，单击相应的一种数据类型的按钮，如图3.8所示。

图3.8添加和删除组

如果需要修改数据类型，以及对字段的属性进行其他设置，最好的方法是在表设计视图中进行。在Access工作窗口的右下角，单击“设计视图”，打开表的设计视图，如图3.9所示。设置完成后，要再一次保存表。

图3.9设计视图2.使用设计视图创建表

使用设计视图创建表是一种十分灵活但操作有些复杂的方法，因此创建过程需要花费较多的时间。尽管如此，对于较为复杂的表，通常都是在设计视图中创建的。

【例3.2】在“教学管理”数据库中，创建“成绩”表。成绩表的结构如表3.4所示。

表3.4成绩表的结构

使用设计视图建立“成绩”表的操作步骤如下：

(1)打开教学管理数据库。在功能区上的“创建”选项卡的“表格”组中，单击“表设计”按钮，参见图3.2所示。

打开表的设计视图，按照表3.4的内容，在字段名称列中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小。如图3.10所示。

图3.10成绩表的设计视图

注意：总评成绩的数据设置留待后面介绍。

(2)在设计视图中，第一行称为字段选定列，成绩ID前面呈现灰色标记，见图3.10。

(3)把光标放在字段选定行上，光标变成黑色箭头，按住左键不放开始拖动，可以选中所选字段，如图3.11所示。

单击鼠标右键，在快捷菜单中，单击“主键”按钮，或者在“设计”选项卡的工具组中单击“主键”按钮，如图3.12所示。

图3.11设置主键图3.12“工具”组

设置完成后，在学号和课程号的字段选定器上出现钥匙图形，表示这两个字段是主键，如图3.13所示。

图3.13主键设置后的结果

(4)单击“保存”按钮，以“成绩”为名称保存表。

图3.13主键设置后的结果3.通过导入来创建表

数据共享可加快信息流通、提高工作效率。Access提供的导入和导出功能就是用来实现数据共享的工具。

在Access中，可以通过导入用存储在其他位置的信息来创建表。例如，可以导入Excel、工作表、ODBC数据库、其他Access数据库、文本文件、XML文件以及其他类型文件。

【例3.3】将“课程.xls”导入到“教学管理”数据库中。操作步骤如下：

(1)打开“教学管理”数据库，在功能区中选中“外部数据”选项卡，在“导入并链接”组中，单击“Excel”命令按钮，如图3.14所示。

图3.14“导入并链接”组

在打开的“获取外部数据”对话框中，单击“浏览”按钮，如图3.15所示。图3.15“获取外部数据”对话框(2)在打开的“打开”对话框中，将“查找范围”定位于外部文件所在文件夹。

(3)选中导入的数据源文件“成绩.xls”，单击“打开”按钮，如图3.16所示。

图3.16“打开”对话框(5)在打开的“导入数据表向导”对话框中，直接单击“下一步”按钮，如图3.17所示。图3.17“导入数据表向导”对话框(6)在“请确定指定的第一行是否包含列标题”对话框中，选中“第一行包含列标题”复选框，然后单击“下一步”按钮，如图3.18所示。图3.18确定是否包含列标题对话框

(7)在打开的指定导入每一字段信息对话框中，指定“课程号”的数据类型为“文本”，索引项为“有(无重复)”，如图3.19所示。

图3.19指定导入每一字段信息对话框

然后依次选择其他字段，设置“学时”的数据类型为“整型”，“学分”的数据类型为“字节”，其他项选择默认。单击“下一步”按钮。(8)在打开的定义主键对话框中，选中“我自己选择主键”单选按钮，Access自动选定“课程号”，然后单击“下一步”按钮，如图3.20所示。图3.20定义主键对话框(9)在打开的指定表的名称对话框中，在“导入到表”文本框中输入“课程”，单击“完成”按钮，如图3.21所示。

图3.21指定表的名称对话框

在打开的“保存导入步骤”对话框中，“保存导入步骤”选项不勾选，单击“关闭”按钮，如图3.22所示。

图3.22“保存导入步骤”对话框4.通过链接来创建表

也可以通过链接到在其他位置存储的信息来创建表。例如，可以链接到Excel工作表、ODBC数据库、其他Access数据库、文本文件、XML文件以及其他类型文件。

为了保证数据库安全或者在网络环境中使用Access数据库时，常需要把Access数据库拆分成前后端分离的两个数据库。在后端数据库中，只保存表对象，而在前端数据库中保存查询、窗体等除表之外的所有对象。前端数据库与后端数据库中的表通过链接相连

5.定义主键

在Access中，通常每个表都应有一个主键。使用主键不仅可以唯一标识表中的每条记录，还能加快表的索引速度。

在Access中，有两种类型的主键：单字段和多字段。顾名思义，单字段主键是单个字段，多字段主键则由两个或两个以上的字段组成。将自动编号型字段指定为表主键是定义主键最简单的方法。对于像仓库管理数据库，出入库的流水号这类字段，使用自动编号并定义为主键十分方便。自动编号主键的特点是向表中增加一条新记录时，主键字段值自动加1；但是在删除记录时，自动编号的主键值会出现空缺，变成不连续的，且不会自动调整。

3.3在表中添加和删除字段

在创建表之后，有时需要修改表的设计，在表中增加和删除字段。在Access中，在表中增加和删除字段十分方便，可以直接在“设计”视图和“数据表”视图中添加和删除字段。1.在“设计”视图中添加和删除字段

在“设计”视图中添加和删除字段的操作步骤如下：

(1)在“教学管理”数据库中，打开“学生”表并切换到“设计”视图。添加一个“出生日期”字段，选中该字段行。

(2)这时自动打开“设计”选项卡，在“工具”组中，选择“插入行”命令。

(3)待出现一个空字段后，在该字段中输入字段名称“出生日期”，字段的数据类型为“日期/时间”，在“说明”列中输入该字段的有关说明。

(4)若要删除一个和多个字段，首先需要选定要删除的这些字段，在工具组中，选择“删除行”命令即可。

2.在“数据表”视图中添加和删除字段

在“数据表”视图中添加和删除字段的操作，在Access中是十分方便的。通过使用“插入”菜单和“编辑”菜单即可完成。操作步骤如下：

(1)在“数据表”视图中打开表。

(2)选中“添加新字段”，直接输入字段信息，这样就添加了新字段列。

(3)如果要删除某个列字段，右击要删除的列字段，然后在打开的快捷菜单中单击“删除列”菜单命令即可。

3.4创建查阅字段列

在数据库中向表中的某个字段输入数据时，经常出现输入的数据是一个数据集合中的某个值的情况。例如，教师职称一定是“教授、副教授、讲师、助教”这个数据集合中的其中一个元素的值。对于输入这种数据的字段列，最简单的方法是把该字段列设置为“查阅向导”数据类型。严格地说，“查阅向导”不是一种新的数据类型，它是建立一种在某个数据集合中选择数据值的关系。Access提供的这种数据类型给用户带来了很大的方便。

查阅字段数值的来源有两种：来自表、查询中的数值和来自创建值列表的数值。

1.创建“值列表”查阅字段列

【例3.4】在“教师”表中插入“职称”的查阅字段列。具体操作步骤如下：

(1)打开“教学管理”数据库，打开“教师”表，切换到设计视图。

(2)选择“职称”字段，单击“数据类型”右侧的下拉箭头，打开列表，单击“查阅向导”，如图3.23所示。

图3.23选择数据类型(3)在打开的“请确定查阅字段获取其数值的方式”对话框中，选中“自行键入所需的值”前的单选框后单击“下一步”按钮，如图3.24所示。图3.24确定字段获取数值的方式(4)在打开的对话框中，依次在列表中输入“教授”、“副教授”、“讲师”和“助教”，然后单击“下一步”按钮，如图3.25所示。

图3.25确定显示哪些值(5)在打开的“请为查阅字段指定标签”对话框中，输入“职称”，然后单击“下一步”按钮，如图3.26所示。

图3.26指定标签

完成上述操作后，在“教师”的数据表视图中，在“职称”字段单击下拉列表，则出现“职称”列表，如图3.27所示。图3.27设置职称查阅向导后的结果2.设置来自“表/查询”的查阅字段

下面介绍如何在设计视图中为已经创建的字段设置查阅字段数据类型。

【例3.5】在“教学管理”数据库的“学生”表中设置“系别ID”字段列，数据来源自“系别”表。操作步骤如下：

(1)在“教学管理”数据库中，打开“学生”表的设计视图。

(2)在字段“系别”的“数据类型”的下拉列表中，单击“查阅向导”，参见图3.23所示(3)在打开的“请确定查阅字段获取其数值的方式”对话框中，选中“使用查询字段获取其他表或查询中的值”单选框，然后单击“下一步”按钮，见图3.28所示。图3.28使用查阅字段获取其他表或查询中的值(4)在打开的“请选择为查阅字段提供数值的表或查询”对话框中，选中“表：系别”选项，如图3.29所示。

图3.29选择为查阅字段提供数值的表或查询(5)在打开的“系别的哪些字段中含有要包含到查阅字段中的数值？”对话框中，单击“添加”按钮

，把“系别ID”和“系别名称”两个字段送到“选定字段”列表中，然后单击“下一步”按钮，如图3.30所示。

图3.30选择系别表中相关字段(6)在打开的“请确定要为列表框中的项使用的排序次序”对话框中，直接单击“下一步”按钮。

(7)在打开的“请指定查阅字段中列的宽度”对话框中，单击“下一步”按钮，如图3.31所示。

图3.31指定查阅字段中列的宽度(8)在打开的“请指定查阅字段中列的宽度”对话框中，单击“下一步”按钮，如图3.31所示，然后单击“完成”按钮，如图3.32所示。

图3.32为查阅字段指定标签对话框(9)在弹出的“创建关系之前必须先保存该表”对话框中，单击“是”按钮，如图3.33所示。

图3.33保存表对话框(10)设置从表或查询中查阅数据，实际上是在两个表之间建立关系。在此基础上，创建查询，通过查询从“系别”表获取数据。打开学生表的设计视图，选中“系别”字段属性的“查阅”选项卡，在“行来源”中，可以看到查阅向导的设置结果：“SELECT[系别].[系别]FROM[系别];”，如图3.34所示。这是一条SQL语句(SQL是结构化查询语言)，其含义表示数据来自系别表的查询图3.34查询的设计结果3.创建多值字段

多值字段是Access中的一种新的字段。一个字段具有多个值，这在客观世界中常常出现。

令人感到不解的是为什么Access允许在一个字段中存储多个值，按照关系数据库的理论是禁止这样做的。其实，在Access中表面上是把多个值存储在一个字段中，用户看到和使用的似乎是一个字段，但这些值实际上单独存储。Access非常巧妙地把它们存储在一个隐藏的系统表中进行管理，用户完全觉察不到。

【例3.6】在罗斯文数据库中创建一个产品供应商表，在表中插入一个供应商的多值字段列。操作步骤如下：

(1)打开罗斯文数据库。在“创建”选项卡的“表格”组中，单击“表”命令，打开“表1”的数据表视图。

(2)在“表格工具”的“字段”选项卡的“添加和删除”组中，单击“文本”，插入一个新的文本列，把该字段命名为“产品”。

(3)在“添加和删除”组中，单击“其他字段”，在打开的下拉列表中，单击“查阅和关系”命令，如图3.35所示。

图3.35“查阅和关系”命令(4)在打开的请确定查阅字段获取其数值的方式对话框中，选中“使用查阅字段获取其他表或查询中的值”前的单选框，单击“下一步”按钮，参见图3.28。

(5)在打开的“请选择为查阅字段提供数值的表或查询”对话框中，选择“表：供应商”，单击“下一步”按钮，如图3.36所示。

图3.36“请选择为查阅字段提供数值的表或查询”对话框(6)在打开的“供应商的哪些字段中含有要包含到查阅字段中的数值”对话框中，把“ID”和“公司”两个字段发送到“选定字段”窗格中，然后单击“下一步”按钮，如图3.37所示。图3.37“供应商的哪些字段中含有要包含到查阅字段中的数值”对话框(7)在打开的“请确定要为列表框中的项使用的排序次序”对话框中，直接单击“下一步”按钮。

(8)在打开的“请指定查阅字段中列的宽度”对话框中，单击“下一步”按钮，如图3.38所示。

图3.38“请指定查阅字段中列的宽度”对话框(9)在打开的“请为查阅字段指定标签”对话框中，在文本框中输入“供应商”，并选中“允许多值”字段，然后单击“完成”按钮，如图3.39所示。

图3.39“请为查阅字段指定标签”对话框(10)在单击“关闭”按钮后，在打开的“保存表”提示框中输入“产品”作为表名称，然后单击“确定”按钮。

到此，多值字段创建完成。在表设计图的产品表中，输入“大米”，单击“供应商”字段的下拉列表，可以看到带有供应商的名字的下拉列表框，在名字的前面依次选中“日正”和“正一”两个供应商后，单击“确定”，如图3.40所示。

选择供应商后字段中显示的结果如图3.41所示。

图3.40多值字段的创建结果图3.41选择供应商后字段中显示的结果

注意：上面创建的多值字段是基于表的。多值字段的值除了可以基于表或查询外，还可以基于值列表。虽然Access提供了多值字段，但是建议还是慎用多值字段，因为多值字段将带来查询设计的复杂性。

3.5字段属性

在创建表的过程中，除了对字段的类型、大小的属性进行设置外，还要设置字段的其他属性。例如，字段的有效性规则、有效性文本和字段的显示格式等这些属性的设置使用户在使用数据库时更加安全、方便和可靠。1.使用字段标题

标题是字段的别名，在数据表视图中，它是字段列标题显示的内容，在窗体和报表中，它是该字段标签所显示的内容。

通常字段的标题为空，但是有些情况下需要设置。字段的标题设置往往和字段名是不同的，例如字段名可以是“Name”，而标题是“姓名”。在数据表视图中用户看到的是标题，在系统内部引用的则是字段名“Name”

下面在“教学管理”数据库中，把教师表的“HomePhone”字段的标题设置为“家庭电话”，如图3.42所示。设置后的结果如图3.43所示。

图3.42“HomePhone”字段的标题设置图3.43设置后的结果2.设置字段格式

“格式”属性用来限制字段数据在数据表视图中的显示格式，不同数据类型的字段，其格式设置不同。

【例3.7】将“学生”表中的“出生日期”字段的“格式”设置为“长日期”。操作步骤如下：

(1)在“教学管理”数据库窗口中，以“设计”视图打开“学生”表。

(2)在“设计”视图中，单击“出生日期”字段行的某一列。

(3)单击“格式”属性框，然后单击下拉列表箭头，打开列表框，如图3.44所示。

图3.44日期格式设置(4)从列表框中选择“长日期”格式。通过格式属性设置可以使数据的显示美观一致。3.使用输入掩码

在数据库管理工作中，有时常常要求以指定的格式和长度输入数据，例如输入邮政编码、身份证号，既要求以数字的形式输入又要求输入完整的数位，既不能多又不能少。

Access不仅提供了预定义输入掩码模板，而且还允许用户自定义输入掩码。对于一些常用的输入掩码如邮政编码、身份证号码和日期等，Access已经预先定义好了，用户直接使用即可。如果用户需要的输入掩码在预定义中没有，那么就需要用户自己定义了。

【例3.8】将“教师”表的“HomePhone”字段的输入掩码设置为“00000000”格式。操作步骤如下：

(1)在“教学管理”数据库窗口中，以“设计”视图打开“教师”表。

(2)选中“HomePhone”字段行，选中“输入掩码”属性框，单击右侧的图标。

(3)在打开的“请选择所需的输入掩码”对话框中，单击“编辑列表”按钮，如图3.45所示。

图3.45“请选择所需的输入掩码”对话框(4)在打开的“请确定是否为该‘输入掩码向导’编辑或添加输入掩码以便显示”对话框中，在下部导航条中单击“(记录)”，如图3.46所示。

图3.46“请确定是否为该‘输入掩码向导’编辑或添加输入掩码以便显示”对话框(5)在打开的对话框中，在“说明”文本框中输入“固定电话”；在“输入掩码”文本框中输入“000000”；在“示例数据”文本框中输入“100080”，其他选项选择默认。然后单击“关闭”按钮，如图3.47所示。

图3.47自定义“输入掩码向导”对话框(6)这时返回到“请选择所需的输入掩码”对话框中，在该对话框中，所添加的电话输入掩码已经出现在列表中。选中“固定电话”，单击“完成”按钮，如图3.48所示。

图3.48“输入掩码向导”对话框

设置结果如图3.49所示。

图3.49“家庭电话”输入掩码设置结果(7)设置字段的输入掩码属性时，使用一串字符作为占位符代表用于格式化电话号码、身份证号码等类型的数据。占位符顾名思义在字段中占据一定的位置。不同的字符具有不同的含义，具体含义如表3.5所示。

表3.5输入掩码字符与含义对照4.设置有效性规则和有效性文本

“有效性规则”用来防止非法数据输入到表中，对输入的数据起着限定的作用。有效性规则使用Access表达式来描述，有效性文本是用来配合有效性规则使用的。在设置了有效性文本后，当用户输入的数据违反有效性规则时，就会给出明确的提示性信息。

【例3.9】设置学生表中性别的有效性规则为“男”或“女”。操作步骤如下：

(1)在“教学管理”数据库中，以“设计”视图打开“学生”表。

(2)在“设计”视图中，单击“性别”字段行的某一列。

(3)在“有效性规则”属性框中，输入：“男”or“女”，如图3.50所示。图3.50设置有效性规则和有效性文本

对于复杂的有效性规则可以使用“表达式生成器”来设置，在“有效性规则”属性框中，单击右侧图标，就可以打开“表达式生成器”对话框窗口，在其中可以设置“有效性规则”的表达式。在Access中，在查询、窗体和报表设计时都会用到“表达式生成器”，有关它的详细使用将在后面进行介绍。

(4)在“有效性文本”属性框中，输入文本：只能输入男、女，否则，输入男、女以外的任何文字，就会弹出提示信息框，如图3.51所示。

图3.51有效性文本的提示信息5.设置默认值

默认值是一个提高输入数据效率的有用属性。在一个表中，经常会有一些字段的数据值相同。例如，在学生表中的“性别”字段只有“男”或“女”，而在某些情况下，例如在男生人数较多的情况下，就可以把默认值设置为“男”，这样输入学生信息时，系统自动填入“男”，而对于少数女生则只需进行修改即可。

6.必填字段

“必填字段”属性取值仅有“是”或“否”两项。当取值为“是”时表示必须填写本字段，即该字段不能为空；反之当取值为“否”时，表示该字段可以为空。

7. Unicode压缩

该属性的取值仅有“是”或“否”两项。当取值为“是”时，表示本字段中数据库可以存储和显示多种语言的文本。使用Unicode压缩，还可以自动压缩字段中的数据，使得数据库尺寸最小化。

8.设置索引

字段的索引与书的索引类似，一本书的索引会以拼音和笔画的顺序列出本书所包含的全部主题，以及每个主题所在的页数。读者通过索引可以很快找到需要的内容。同样在一个记录非常多的数据表中，如果没有建立索引，数据库系统只能按照顺序查找所需要的一条记录，这将会耗费很长的时间来读取整个表。如果事先为数据表创建了有关字段的索引，在查找这个字段信息的时候，就会快得多。

对于Access数据表中的字段，如果符合下列所有条件，推荐对该字段设置索引：

•字段的数据类型为文本型、数字型、货币型或日期/时间型；

•常用于查询的字段；

•常用于排序的字段。

【例3.10】在学生表中创建姓名字段索引。操作步骤如下：

(1)打开“教学管理”数据库，在表“设计”视图中打开“学生”表。

(2)选中“姓名”字段，在“常规”选项卡中，单击“索引”属性框旁边的下拉箭头，在打开的列表中选中“有(有重复)选项，如图3.52所示。图3.52设置“索引”

【例3.11】在教师表中设置教师号和姓名字段为多字段索引。操作步骤如下：

(1)打开“教学管理”数据库，在表“设计”视图中打开“教师”表。

(2)在“表格工具”的“设计”选项卡的“显示/隐藏”组中，单击“索引”命令，如图3.53所示。

图3.53“显示/隐藏”组“索引”(3)在打开的“索引”对话框中，显示已经设置为主索引的“教师号”字段。在“索引名称”列的空白单元格处输入“教师姓名”，在“字段名称”列，单击下拉箭头，选择“姓名”，索引属性值选择默认，如图3.54所示。图3.54“索引”对话框

3.6定义数据表的关系

通常，一个数据库应用系统包括多个表。为了把不同表的数据组合在一起，必须建立表间的关系。建立表之间的关系，不仅建立了表之间的关联，还保证了数据库的参照完整性。

1.理解参照完整性

参照完整性是一个规则，Access使用这个规则来确保相关表中记录之间关系的有效性，并且不会意外地删除或更改相关数据。在符合下列所有条件时，可以设置参照完整性：

(1)来自于主表的匹配字段是主键(两个表建立一对多的关系后，“一”方的表称为主表，“多”方的表称为子表)。

(2)两个表中相关联的字段都有相同的数据类型。

(3)使用参照完整性时要遵守如下规则：在两个表之间设置参照完整性后，如果在主表中没有相关的记录，就不能把记录添加到子表中。反之，在子表中存在与之相匹配的记录时，则在主表中不能删除该记录。

2.创建关系

不同表之间的关联是通过主表的主键字段和子表的外键字段来确定的。

【例3.12】建立学生“教学管理”数据库中学生表、选课表和课程表之间的关系。操作步骤如下：

(1)打开“教学管理”数据库，在“数据库工具”选项卡的“关系”组中，单击“关系”按钮，打开“关系”窗口。

(2)在“关系”组中，单击“显示表”按钮，打开“显示表”对话框，如图3.55所示。

图3.55“显示表”对话框(3)在“显示表”对话框中，列出当前数据库中所有的表，按住Shift键，单击“学生”表，选中所有的表，再单击“添加”按钮，则选中的表被添加到关系窗口中，如图3.56所示。

图3.56“关系”窗口(4)双击这条直线，打开“编辑关系”对话框，选中“实施参照完整性”，然后单击“确定”按钮，如图3.57所示。

图3.57“编辑关系”对话框(1)(5)在“学生”表中，选中“学号”字段，按住左键不松开，将其拖到“选课”表的“学号”字段上，放开左键，这时打开“编辑关系”对话框，选中“实施参照完整性”和“级联更新相关字段”复选框，如图3.58所示。

图3.58“编辑关系”对话框(2)(6)然后单击“创建”按钮，关闭“编辑关系”对话框，返回到“关系”窗口。Access具有自动确定两个表之间链接关系类型的功能。在建立关系后，可以看到在两个表的相同字段之间出现了一条关系线，并且在“学生”表的一方显示“1”，在“选课”表的一方显示“∞”(表示一对多关系，即“学生”表中一条记录关联“选课”表中多条记录)。在建立关系的两个表中，“1”方表中的字段是主键，在子表中的字段称为外键。

(7)用同样的方法建立课程表和选课表的关系。建立关系后的结果如图3.59所示。

图3.59建立关系后的结果

提示：在建立关系之前，最好在子表中不要输入数据，否则如果在相互关联的表中所输入的教据违反了参照完整性，就不能正常建立关系。建立关系后，为了使表的布局美观，可以用鼠标拖动表的标题栏，移动表在“关系”窗口中的位置。3.查看关系

要想查看关系，首先把所有打开的表都关闭掉。在“数据库工具”选项卡的“关系”组中，打开“关系”窗口。

4.编辑表关系

Access数据库中表的关系建立后，可以编辑现有的关系，还可以删除不再需要的关系。编辑关系的操作步骤如下：

(1)在“数据库工具”选项卡的“关系”组中，单击“关系”按钮，打开“关系”窗口。

(2)对需要编辑的关系线，进行下列一种操作来打开“编辑关系”对话框：双击该关系线；右击该关系线；在打开的快捷菜单中，单击“编辑关系”命令。

(3)单击该关系线，在“高级工具”选项卡的“工具”组中，单击“编辑关系”命令。

(4)在“编辑关系”对话框中修改关系，然后单击“确定”。

(5)修改后保存。要删除一个关系，可单击关系线，然后按“Del”键即可删除。

提示：在建立两个表的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须是相同的数据类型，这样才能实施参照完整性，如果它们的数据类型不同，虽然能建立起关系，但不能实施参照完整性，因此不能建立一对一或一对多关系。

提示：在建立两个表的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须是相同的数据类型，这样才能实施参照完整性，如果它们的数据类型不同，虽然能建立起关系，但不能实施参照完整性，因此不能建立一对一或一对多关系。

5.查看数据表

建立了一对多关系后，在主表的数据表视图上每行记录中显示“+”号，这表明存在一对多的关系，且该表为主表。例如，在“教学管理”数据库中，“学生”表与“选课”表之间是一对多关系，就会在“学生”表的数据表视图中对每个“学号”记录，都可以查看“选课”表中相匹配的多个记录。

在主数据表中查看子数据表的操作步骤如下：

(1)打开“教学管理”数据库，打开“学生”表。

(2)单击第一个字段前面的展开按钮“+”，展开子数据表，如图3.60所示。图3.60在数据表视图中显示一对多关系(3)单击“-”收缩按钮，就可以关闭子数据表。

3.7创建和使用附件字段

使用附件数据类型，可以将一段或多段数据(Word文档、演示文稿和图像等)添加到数据库的记录中。也就是说，附件类型可以在一个字段中存储多个文件，而且这些文件的数据类型还可以不同。

1.添加和设置附件字段

创建附件类型的字段与创建其他数据类型字段的方法相同。

【例3.13】在“教学管理”数据库的“教师”表中，增加一个“个人”字段，并把它设置为“附件”数据类型。然后在“个人”字段中，添加有关教师的个人信息的Word文档和个人图片。操作步骤如下：

(1)打开“教学管理”数据库，在“设计”视图中，打开“教师”表。

(2)在设计视图中，添加一个“个人信息”字段，然后设置该字段的数据类型为“附件”，标题设置为“个人信息”，如图3.61所示。

图3.61教师表的设计视图(3)单击教师表右下角“数据表视图”图标，打开“教师”表的数据表视图，如图3.62所示。

图3.62教师表的数据表视图(4)双击第一条记录的附件字段，打开“附件”对话框，单击“添加”按钮，如图3.63所示。

图3.63“附件”对话框(5)在打开的“选择文件”对话框中，选中“人物01”图像文件，然后单击“打开”按钮，如图3.64所示。

图3.64“选择文件”对话框(6)这时返回到“附件”对话框，被添加的文件显示在该对话框中。

注意：附件中所包含的信息在数据表视图中不能明确显示，只有在窗体视图中才能显示。对于文档、电子表格等类型信息只能显示图标。

2.删除和修改附件

删除和修改附件有两种方法：一种在数据表视图中进行，另一种在窗体视图中进行。两者的具体操作方法相同。操作步骤如下：

(1)在“数据表”视图中，在附件上右击，在打开的快捷菜单中单击“管理附件”命令。

(2)在打开的“附件”对话框中，选择附件，然后单击“删除”按钮，就可以把附件删除掉了。如图3.65所示。

图3.65“附件”对话框

3.8在Access中使用运算符和表达式

1.表达式

表达式可以是内置的或用户定义的函数、标识符、运算符、常量全部或部分的组合。在Access的表、查询、窗体、报表和宏中可以使用表达式。2.运算符

运算符包括算术运算符、关系运算符、逻辑运算符和字符串运算符(连接运算符)等四类。

(1)算术运算符。常用的算术运算符如表3.6所示。

表3.6常用的算术运算符(2)关系运算符。关系运算符的返回值是逻辑值“真”或“假”。关系运算符有：>(大于)、< (小于)、= (等于)、< > (不等于)、>= (大于等于)、<= (小于等于)。

关系运算用于比较两个表达式的值是否相等。因此关系运算符中的“=”与数学运算中的等号有完全不同的意义。

(3)逻辑运算符。逻辑运算的返回值是逻辑值“真”或“假”。逻辑运算用于逻辑表达式，常用的逻辑运算符有：And(与)、Or(或)和Not(非)。

(4)字符串运算符。字符串运算符的作用就是将两个字符串进行连接，从而连接形成一个新的字符串，字符串运算符“+”和“&”两者的意义完全相同。

3.标识符

标识符是窗体或报表上引用的表字段或控件的名称，或者是这些字段或控件的属性。在表达式中使用标识符以引用与字段、属性或控件关联的值。

在对象集合和集合中的元素之间以及上一级对象和下一级对象之间，使用感叹号连接起来。例如，可以将名为“学生”表中“姓名”的字段表示为“[学生]![姓名]”。感叹号告诉Access后面的内容是属于前面带有感叹号学生表的对象。

对象和它的属性用点连接起来。例如，“[Forms]![按课程查询不及格学生]! [ComboO].[value]”中的点，是表示组合框ComboO的值的value属性的。

4.通配符

当查找信息时，可以使用通配符来代替一个或多个真正的字符；当不知道真正字符或者不想建立完整名字时，常常使用通配符代替一个或多个真正的字符。

通配符包括星号“*”和问号“？”，星号表示匹配字符的数量不受限制，而问号的匹配字符则受到限制，表示为任意一个数字。5.其他运算符

Between...And：用于确定表达式的值是否在指定值范围中；

In列表比较：对象表达式In(值1，值2，值3)；

Is保留字：对象表达式IsNull(值1)。

6.常用函数

常用函数完成特定的运算，实现特定的任务，具有返回值。

常用函数的语法格式：函数名(参数)

参数是一个或多个自变量、表达式。

Access的常用函数如表3.7所示。表3.7常用函数7.常量

常量是指在表达式进行运算中不变的数字和字符串。例如3.1415、“北京”就是常量。

8.表达式生成器

表达式生成器是Access提供的编写表达式的工具。使用Access进行数据库设计，在很多地方需要书写表达式。例如，在数据表中设置字段的有效性规则时、设置计算字段的数据表达式时、在查询中书写查询条件进行计算时，以及在窗体和报表的控件中设置计算表达式时。1)表达式生成器的结构

表达式生成器窗口由四个窗格构成，上部的窗格是表达式编辑窗格。下部并排的三个窗格中，最左侧的是“表达式元素”窗格，中间的是“表达式类别”窗格，右侧的是“表达式值”窗格，如图3.66所示。

图3.66表达式生成器2)表达式元素窗格

在表达式元素窗格中，函数、常量和操作符是三个基本元素，当选择不同的对象时，在这个窗格中会出现不同的元素。例如，当前选择了“成绩管理”数据库的教师授课查询，因此该数据库及这个查询出现在这个窗格中，参见图3.66。

在函数和数据库元素的前面有两个箭头，单击该箭头可以展开下一级。同时展开函数和数据库对象后的结果，如图3.67所示。

图3.67展开函数和数据库的结果

可以看出，在数据库对象下，列出表、查询、Forms(窗体)和Reports(报表)。在这些对象前面也有箭头，单击这些箭头还可以进一步展开下一级对象。单击“Forms”对象，展开后的结果如图3.68所示。

图3.68展开后窗体对象的结果3)表达式类别窗格

这个窗格显示的是在表达式元素窗格所选择的对象中的子对象。当选择了查询后，在表达式类别窗格显示该查询的字段，参见图3.66。

4)表达式值窗格

表达式类别窗格和表达式值窗格显示的信息是相关联的。当展开函数并选中“内置函数