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文档简介

采购业务内部控制制度及控制流程一、制定目的及范围为提升公司采购业务的规范性与效率，确保采购活动的透明度与合规性，特制定本内部控制制度。该制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于项目采购、年度采购、零星采购及应急采购，旨在通过明确的控制流程，降低采购风险，提升资源利用效率。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保选择的供应商具备相应的资质与能力。2.透明性：采购过程应公开透明，确保各相关方能够监督与参与。3.合规性：所有采购行为必须符合国家法律法规及公司内部规章制度。4.经济性：在保证质量的前提下，追求采购成本的最优化。三、采购流程1.采购申请在采购需求产生后，申购人需向相关部门确认库存情况，并填写“采购申请单”。该申请单应详细列明所需物资的规格、数量及用途。2.审批流程采购申请单需经过部门负责人审核，确认需求的合理性与必要性。对于项目采购，需附上预算审批文件。审核通过后，申请单将进入询价阶段。3.询价与比价各部门负责询价，至少应收集三家供应商的报价。询价过程中，需对供应商的资质、信誉及交货能力进行初步评估。报价信息应记录在“询价记录表”中，以备后续审核。4.核价与审批在收到报价后，采购人员需对比历史价格及市场行情进行核价，填写核价结果并附上询价记录。核价结果需提交给部门负责人进行审批，确保采购价格的合理性。5.采购实施审批通过后，采购人员可向选定的供应商下单。下单时需确保合同条款的明确，包括交货时间、质量标准及售后服务等。采购人员应保持与供应商的沟通，确保订单的顺利执行。6.验收与入库物资到货后，相关人员需对照采购订单进行验收，检查数量、质量及规格是否符合要求。验收合格后，物资应及时入库，并填写“入库单”，以便后续的财务处理。7.报销与结算采购物资到货后，采购人员需在一个月内完成报销手续。报销时需提交采购申请单、入库单及发票等相关凭证，财务部门应对报销材料进行审核，确保合规性。四、特殊采购流程针对不同类型的采购需求，制定相应的特殊流程：1.集中采购各部门需在每月25日前提交集中采购需求，由办公室统一进行采购，确保采购规模效益。2.零星采购适用于金额较小且偶发的采购，采购人需征得部门负责人同意后方可执行。3.应急采购在紧急情况下，采购人可由应急小组进行采购，无需进行询价，确保快速响应。4.年度采购涉及定期需求的采购，需提前编制年度预算，并向财务部报备，确保资金的合理安排。五、备案与存档所有采购活动结束后，采购人员需将相关文件进行备案，包括采购申请单、询价记录、入库单及发票等。所有文件应复印两份，一份交财务审核，另一份存档以备查。六、采购纪律与责任1.采购人员职责采购人员需建立供应商资料档案，定期进行市场调查，确保采购物资的质量与供应的稳定性。2.行为规范采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，任何违反行为将受到严肃处理，确保采购过程的公正性与透明度。七、反馈与改进机制为

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