行政部主管岗位说明书

第第页行政部主管岗位说明书岗位名称岗位编号所在部门岗位定员直接上级所辖人员直接下级岗位分析日期职责概要：行政管理；行政事务处理；内、外部沟通协调；后勤、车辆等管理工作；董事会相关工作等职责与工作任务：职责一职责表述：行政管理工作工作任务制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎公司现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在公司发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。职责二职责表述：日常行政事务处理工作任务做好办公室的年度、月份计划及总结工作；做好公司年度总结汇总工作。承办策划、组织、执行公司举办的各种商务活动（公司年会、员工旅游、项目庆典等）。加强部门人员的培训教育工作。协同人事、企管等职能部门，做好办公室人员、炊事员、保卫人员、保洁工等日常安全教育和职业道德教育工作。负责公司经营性质物业的管理工作，建立出租情况档案，掌握出租或空置状况，签定租赁合同，收取租金和物业管理费。接听电话接待来访：要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。通讯设备的规范管理，电话通信的费用控制与管理。幼儿费的管理与审核。文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档。例会组织、通知与纪要。车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗；车辆年审、保险购买等。负责对部门员工加班工资的报批和审核工作，办理考勤、奖惩、请假、调动等工作对部门员工的绩效管理和绩效考评（月度）。日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。年度报刊、书籍的的征订工作。各种捐款、费用的收取等。职责三职责表述：外部沟通工作任务与政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理各项工作，为公司争取最大利益。与合作客户沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴（客户）建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。职责四职责表述：安全保卫工作工作任务严格门卫登记制度。一切进出公司的物资，严格门卫检查、验证，物证相符方能进出，凡无证或证物不符门卫有权扣留，由办公室根据情况查处，确保公司财产不受侵害。负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生，保护公司财产的安全，确保生产、工作的顺利进行。定期与片警与保安队进行业务沟通。职责五职责表述：行政后勤工作工作任务办公物资管理及发放。管理成本控制。定期地收集公司员工对就餐质与量的要求，以确保员工就餐满意度。食堂的管理与监督。宿舍楼的管理与监督。园艺、绿化、保洁等的管理与监督。职责六职责表述：证照等手续办理工作任务公司各种证照年检及资质审核工作。负责办理相关领导出国等相关手续。配合人事行政部办理公司年检、股权变更等有关工作办理公司工商登记，对外申报商标、专利等有关事务并负责有关资料备案职责七职责表述：接待工作工作任务礼貌接待来厂访客，并做好预订工作。处理来厂重要客人的交办事务。职责八职责表述：负责公司药品运输管理工作任务每年与运输车辆业主签订运输合同。每周XX总部沟通联系发货通知并及时安排车辆发货，确保准时到货。每月与运输车辆业主结算费用，并开具运输费用证明（税务开票用）。每月与运输车辆业主、仓库保管员核对发货车数量，做到准确无误。职责九职责表述：党、工、青、妇等工作工作任务贯彻党的精神，并传达到公司每位党员。党员的纳新及培养。党费的收缴。工会日常管理工作。工会费的收取工作。各类模范的上报工作。女员工权益保护工作。计划生育的管理工作。职责十职责表述：完成领导交办的其他工作。工作协作关系：内部协调关系相关的领导、公司总部、各科室相关人员。外部协调关系上级主管单位、业务单位、新闻媒体等。任职资格：教育水平本科及以上专业行政管理、公司管理等相关专业职称无特殊要求职业资格/执业资格无特殊要求工作经验3年以上相关岗位工作经验相关知识要求基本公司管理相关知识，熟悉日常公文格式，能够起草各类公文。专业技能较高的沟通协调能力、计划执行能力，熟练操