行政文书与文件管理制度

行政文书与文件管理制度一、总则为规范企业行政文书和文件的管理，提高信息流转效率，加强信息安全保障，依照国家法律法规及企业内部管理要求，订立本制度。二、适用范围本制度适用于企业全部管理层及员工，包含但不限于行政文职部门、财务部门和人力资源部门等。三、行政文书管理1.行政文书的定义行政文书是指企业内部用于记录、转达、存储各类管理事务的书面文件，包含公文、函件、备忘录、通知、报告、会议记录等。2.行政文书的分类行政文书依据用途和形式的不同，可分为公文类、函件类、备忘录类、通知类、报告类及会议记录类等。3.行政文书的发文3.1发文报备：凡涉及紧要事项的发文，需提前报备行政部门，并依照相应程序进行审批。3.2发文内容：发文内容应简明扼要，表达清楚，不得显现虚假叙述、歧义用词等。3.3发文签署：发文应由签发人亲自签署，签署人需在文末注明姓名、职务、日期等信息。3.4发文备份：发文后，需在规定的电子文档管理系统中备份，并将纸质文档归档妥当保管。4.行政文书的收文4.1收文登记：凡是收到行政文书，接收人员应及时登记收文，并标明收文日期、文号等信息。4.2收文查阅：收文应依照相关权限进行查阅，未经授权人同意，不得随便传阅或泄露文件内容。4.3收文回复：对于涉及需回复的行政文书，应定时予以回复，并将回复内容记录在相应的文书中。4.4收文归档：收文后，需在规定的电子文档管理系统中归档，并将纸质文档归档妥当保管。5.行政文书的保管5.1电子文档管理：企业应建立完善的电子文档管理系统，规范行政文书的存储、备份和检索流程。5.2纸质文档管理：涉及紧要信息的行政文书应依照分类、编号等规定归档，并放置在特地的文件柜中。5.3文档保密：行政文书涉及企业紧要信息的，应依照保密级别进行存储和使用，并采取相应的安全措施。四、文件管理1.文件的定义文件是指企业内部用于收集、整理、存档各类资料信息的载体，包含纸质文件和电子文件两种形式。2.文件的分类文件依据内容和用途的不同，可分为操作文件、管理文件、业务文件和项目文件等。3.文件的登记与备案3.1文件编制：文件的编制应包含文件编号、标题、登记日期、生效日期和文件来源等基本信息。3.2文件登记：全部文件应在登记册中进行登记，并标明编号、标题和日期等信息，以便于管理和查询。3.3文件备案：文件一经登记，需妥当保管，并在规定时间内进行备案，备案后方可生效。4.文件的传递与签发4.1文件传递：文件传递应依照相关程序进行，确保传递的准确性和及时性，同时记录传递人和接收人等信息。4.2文件签发：文件签发应由相关负责人签署，并记录签发人、日期等信息，确保文件的合法性和权威性。5.文件的查阅与借阅5.1文件查阅：文件的查阅应依照相关权限进行，未经授权人同意，不得擅自查阅他人文件。5.2文件借阅：对于需要借阅的文件，应填写借阅申请表，并在指定日期内归还，未经批准不得借阅无关文件。6.文件的保管6.1电子文件管理：企业应建立完善的电子文件管理系统，对文件进行分类、归档和备份，确保信息的安全和可靠。6.2纸质文件管理：纸质文件应依照分类、编号等规定进行归档，并妥当保管在特地的文件柜中。6.3文件保密：文件涉及企业紧要信息的，应依照保密级别进行存储和使用，并采取相应的安全措施。五、附则1.本制度的解释权及修改本制度的解释权属于企业管理层，并保存修改的权利。如有需要修改，应经专人负责，订立并下达修改通知。2.本制度的执行与违规处理2.1本制度应在企业内部进行宣传和培训，并由行政管理部门负责监督执行情况。2.2对于违反本制度的行为，将依