政府机关5S管理手册

政府机关5S管理手册

1.总则

为有效推行5s活动，给员工创造一个整洁、干净、舒适的工作场所和环境，使

机关文明办公提升到一个新层次、特制定本规范。

2.适用范围

本规范适用机关全体员工。

3.机关整体规范

3.1范围说明

机关内的所有区域和角落。

3.2操作规范

3.2.1整理

3.2.1.1机关内无闲置、破旧、损坏的办公桌椅或其他物品，损坏的物品根据

公司相关规定及时报告处理。

3.2.1.2报纸及杂志应放置于统一位置，只允许保留不超过一个月的报纸及杂

志、Ob

3.2.2整顿

3.2.2.1机关内明显物品位置合理，放置得当。

3.2.2.2室内若有其他必需物品，则应合理收纳起来，并整齐放置。

3.2.2.3扫帚、簸箕、拖布应放置于卫生间不明显的适当角落处。

3.2.2.4电源电器线：室内所有电源电器线均需用束线按类别束起，悬挂，便

于清扫。

3.2.2.5对垃圾桶实行定置管理，每人一个垃圾桶，放置于自己办公桌的右下

角，每天进行倾倒。

3.2.3清扫

3.2.3.1机关内无散乱的报纸、文件等，地面干净，所有物品保持整洁。

3.2.3.2墙壁：不得有蜘蛛网、灰尘、污渍、过期的公告物、标语、乱写乱画

的字迹、残留的张贴物、吊着无用的资料。

3.2.3.3机关所辖区域必需保持干净、卫生、整洁。

3.2.3.4办公桌面保持整洁，按照公司整体要求规范放置物品。

3.2.4清洁

3.2.4.1将整理、整顿、清扫的实施制度化、规范化

3.2.4.2经常进行整理、整顿和清扫，并贯彻执行到日常的5s工作之中。

3.2.4.3维持整理、整顿、清扫的成果，使其成为一种制度和习惯，从而获得

坚持和制度化的条件，提高工作效率。

3.2.4.4实施了就不能半途而废，必须坚持制度和加强监督，防止回到原来的

混乱状态。

3.2.5素养

3.2.5.1根据机关发展须要，制订各种行之有效运转的规章制度，规范全体员

工的行为准则，全体员工应自觉执行，形成科室文化。

3.2.5.2不但要学习规章制度，而且要自觉遵照制度去执行，不以善小而不为,

不以恶小而为之，防微杜渐，拒腐防变，做好工作中的点点滴滴。

3.2.5.3每天对照自己的工作，检查自己的工作，上班5分钟“5S”，下班5分

钟“5S”，形成一种习惯，

3.2.6.安全

3.2.6.15S管理中的安全包括生产安全、生活安全、交通安全、消防安全、保

卫保密安全等各种安全c

3.2.6.2安全应贯穿于我们工作的全过程，在5s的具体工作中，要强调职工养

成良好的安全防范意识，时时消除安全隐患，做到责任落实、措施到位，减少

和杜绝安全事故和人身伤亡事件的发生，达到安全管理控制。

4.办公区规范

4.1范围说明

个人的办公桌、办公椅及身边附属的办公柜等。

4.2操作规范

4.2.1办公桌及附属办公柜内存储的物品使用频率应高于每月一次，低于这个

使用频率的物品一律放置在其他橱柜内。

4.2.2办公桌

4.2.2.1办公桌上摆放电脑显示器、笔筒、茶杯、电话、绿色植物。

4.2.2.2笔筒左边放置碳素笔、圆珠笔、铅笔各一只，右边放置胶水、剪刀各

一个，第一层格子放置曲别针，第二层格子放置大头针，第三次格子放置燕尾

夹。

4.2.2.3工作期间，桌面限放当天办公所需文件、器具等。

4.2.2.4下班后，应将办公桌收拾干净，桌上只保留固定放置物品。

4.2.3桌面物品

4.2.3.1显示沸摆在隔板交叉点，正对身体前方。

4.2.3.2桌面定位图

4.2.3.2.1按照桌面布局图，电话、绿色植物靠外放置在显示器的左侧，笔筒、

茶杯、均放置在显示器的右侧。

4.2.4键盘：键盘放置于键盘抽屉中

4.2.5电线：所有电线均用束线器束起，要求不漏不拖。

4.2.6电脑主机：一律放置于桌子下面靠近附属文件柜的位置。

4.2.7办公桌抽屉

4.2.7.1第一层抽屉为放置办公用品

笔记本、电话薄、信纸、信封、空白单据

4.2.7.2第二层为文具用品

4.2.7.3第三层为私人物品

饮料、手纸、食品、包等物品，保持最低限度，摆放整齐，一目了然。

4.2.8椅子

4.2.8.1椅子上不挂衣物及其他物品。

4.2.8.2椅子不得放置坐垫及靠垫。

4.2.8.3长时间离开，椅子要推到键盘盒旁，紧挨办公桌。

5.文件区规范

5.1范围说明

存放文件资料的所有文件柜。

5.2操作规范

5.2.1文件柜内只允许放置公用物品，不允许放置私人物品。

5.2.2文件柜表面及柜内保持干净，无油渍、无赃物、无垃圾等。

5.2.3文件柜损坏，或钥匙丢失，按规定程序申报维修，不得擅自撬文件柜;

故意损坏的，按价赔偿c

5.2.4摆放位置

书籍或文件应遵循从高到低原则靠外摆放，与柜边保持约三指的距离。

5.2.5文件存放原则

5.2.5.1常用文件有限放置在开始文件柜，不常用的放置在闭式文件柜。

5.2.5.2根据陈列原理，书籍和文件可参考以下规律放置：

5.2.5.3闭式文件柜第一层放置书籍，统一由左到右、由高到低放置,

5.2.5.4凡放到文件柜内的多页文件，均需装订，不允许放置散乱单页的文件。

5.2.5.5文件盒上要粘贴统一标识，文件盒内张贴统一文件目录，及时进行填

写。

5.2.5.5.1文件盒标签格式:

i『X

公

档

信

质

6S管

文

案

访

量

理

流

管

管

管

文

转

理

理

理

件

文

文

文

体

件

件

件

系

5.2.5.5.2文件盒内目录格式

常见问题及标准

合格不合格（桌面凌乱）“

合格不合格（电话摆放位置不正确）d

合格不合格（接线凌乱）d

合格不合格（抹布不得挂在椅背上）"

标准，

6.会客区规范

6.1范围说明

沙发、茶几、及附属物品柜

6.2操作规程

6.2.1整理

6.2.1.1茶几桌面上只允许固定位置摆放热水壶、茶叶、一次性水杯、烟灰缸、

纸巾盒。

6.2.1.2沙发上不准放置任何物品。

6.2.2整顿

6.2.2.1茶叶限放一桶，一次性水杯限放一包。

6.2.2.2烟灰缸每个茶儿上只限放一个。

6.2.3清扫

6.2.3.1茶几上不得由茶渍或其他污染。

6.2.3.2保持烟灰缸周围干净，无掉落烟灰，吸烟完毕要及时倾倒。

6.2.3.3会客完毕后，一次性水杯需立即清理。

6.2.4素养

6.2.4.1严禁向烟灰缸内倾倒茶叶和其他赃物。

6.2.4.2烟蒂必需完全熄灭后才可放入烟灰缸。

7.文印区规范

7.1范围说明

打印机、传真机、打孔机、裁纸机、扫描仪、电脑及附属物品柜。

7.2操作规范

7.2.1整理

7.2.1.1对于不常用的，应暂时封盖起来。

7.2.1.2彻底坏的机器报损处理，坏了的机器要及时保修，保证日常办公需求。

7.2.2整顿

7.2.2.1桌牌纸、餐牌纸及A3、A4纸必需整齐放在闭柜内。

7.2.2.2打印机旁边只允许放置两个纸盒，一个放置正常用纸，一个放置再生

用纸（已使用过的但反面空白的纸）。

7.2.2.3传真机旁边只允许放置两个纸盒，一个放置正常用纸，一个放置收到

的传真。

7.3清扫

7.3.1打印机、传真机等应保持干净整洁，功能正常可用。

7.3.2传真机应保持整洁，收到传真后应及时取阅，禁止传真收到后积攒的现

象。

7.4清洁

爱护设备，严格按照设备操作规范使用文印设备。

7.5素养

7.5.1本着节约能源的目的，能不打印的则尽量不打印。

7.5.2如果是内部阅读或临时阅读等需要打印的资料，必需用再生纸打印或复

印。

8、清扫规范

8.1范围说明

清扫的对象主要是个人办公区域，所辖公共区域。

8.2操作规范

清扫对清扫要求周期清扫时间

象

个人区桌面干净、整洁，垃圾桶内无垃圾，每天一每天下班前五分钟

域抽屉中物品摆放整齐有序，便于查次

找。

办公设电脑主机和重点部位正面、背面、送每周一每周五下班前10

备风口无污垢次分钟

文件资桌面，电脑中无失效文件；超过保管每月一每月的最后一天

料期限的及时销毁；保管期限内的送档次

案室或自己归档；无破旧的卡片、册

子、档案、报刊。

9.附录

9.1物品区分标准

9.1.1此标准用来区分“要”和“不要”的物品。

9.1.2具体标准

类型物品需要的程使用频率是否要是否常用物处理方法

度品

每小时或几小可以留在现场

A时频繁使用要常用物品伸手可及的地

方

每天一次或每放入抽屉、桌

周用几次柜等存储物品

B经常使用要常用物品

相对项目的位

置

每月一次或每存放于橱柜等

C偶尔使用要非常用物品

半年用几次或储藏室中

每半年以上才入库存储

D很少使用要非常用物品

用一次

不需要按《废弃物标

E不使用不要不用的物品

准》处理

9.2物品归类保存规范

9.2.1范围：此规范用来确定“要”的物品如何归类保存。

9.2.2机关内所有物品可区分为纸制品和非纸制品。

9.2.3可用保管位置

9.2.3.1办公桌抽屉

9.2.3.2文件柜

9.2.3.3茶几

9.2.3.4保险柜

9.2.4物品归类与保存规范

大类中类小类保管容器或位

置

工作用品电脑、电话、笔筒、水杯、绿色植物桌面

辅助用品摄影器材保险柜

重要物品单位钥匙、单位证件、印章等保险柜

笔、胶水、大头针、曲别针、燕尾夹笔筒

文具用品胶带、印泥、订书器、刀、尺、计算抽屉

办公用器等

品文印用品打印纸文件柜下层

茶叶、一次性水杯、烟灰缸茶几

待客用品

果盘、热水壶文件柜下层

垃圾桶办公桌下方

卫生用品

扫帚、拖布卫生间

其他用品会议桌牌文件柜下方

食饭盒、佐料、饮料私人物品抽屉

私人物

衣衣服、鞋子更衣橱

口口

行雨具更衣橱

日用化妆品，包更衣橱

其他—更衣橱

9.2.5纸类物品归类与保存规范

保管容器或位

大类中类小类

置

文件架/第一层

未完成/待处理

工作材料抽屉

已完成（按类别/年份整理）文件柜

行业会议文件柜

会议资料

文件地方会议文件柜

当前使用第一层抽屉

学习资料

暂时不用文件柜

其他材料/资

—文件柜

料

本年档案—文件柜

档案

往年楷案—文件柜、档案室

信封、信纸—第一层抽屉

日用办公用正在使用第一层抽屉

笔记本

品空白或已经用完更衣橱

打印纸一般备用两包文件柜

政治书籍—文件柜闭橱

书籍

业务工具书—第一层

电脑工具书—

私人书籍——————

杂志—

其他—

空白票据—第一层抽屉

票据

报销票据—第一层抽屉

一个月—文件柜

报纸一月外—库房

半年外—处理

9.3废物处理标准

9.3.1此标准用来确定“不要”的物品如何处理。

9.3.2标准

类型是否有再利用价是否能转做他是否涉及机处理方式

值用密

A无否否丢弃

销毁或其他特别

B无否是

处理

C有是否转作他用

分类出售，如旧报

D有否否

纸、废纸。

E有否是特别处理

机关废弃物处理表

废弃

序判定原存处理处理处理备

物名规格数量审批

号类别放地时间者注

称

5S指标库

区域检查项目5s标准达标未达标

机关内无闲置、破旧、损坏的办公桌椅或其他物品

物口口

机关内明显物品位置合理，放置得当。

橱柜中报纸杂志摆放整齐

报纸

报纸杂志不超过一个月

室内其他必需物品，合理收纳起来。

办

线室内所有电源电器线线均用束线束起，多余的部分应

公

折扎起来

室

机关内无散乱的报纸、文件等，地面干净，所有物品

整

保持整洁。

体

墙壁没有蜘蛛网、灰尘、污渍、过期的公告物、标语、

其他乱写乱画的字迹、残留的张贴物、悬挂着无用的资料。

垃圾桶放置合理，垃圾不超过七成满。

机关内空气清新，没有异味。

机关应标识

无非必需品

办公桌及附属办公柜内存储的物品使用频率高于每月

一次。

除了电脑外，办公桌上只能固定放置笔筒、茶杯、电

话、和烟灰缸。

抽屉内物品摆放整齐

办私人物品应分开、整齐摆放。

公办公桌以上物品按市局（公司）5s总体要求定点放置

区笔筒内每种笔只限放一支，茶杯限一个。

应摆放市局（公司）统一要求的茶杯，不得摆放自带

茶杯。

工作期间，桌面限放当天办公所需文件、器具等

下班后，办公桌收拾干净，桌上只保留固定放置物品。

桌面上不允许放置插座

除清洁用具、电脑主机外不得放置任何物品

台下、地

地面保持干净，无垃圾、无污迹及纸屑等

面

垃圾简内垃圾及时清理

办公椅应保持干净、无污迹、灰尘

人离开办公桌后，办公椅应推至桌下，且应紧挨办公

桌平行放置

办公椅

椅子上不得放置靠垫及坐垫。

椅背上不允许摆放衣服和其它物品

公用文件柜内报纸杂志不超过一个月

文件夹内文件《纸类物品归类与保存规范》整理

文件柜只能放办公物品，不允许放置私人物品。

应保持柜面干净、无灰尘

办柜外应有标识，且标识应一律贴在右上角

公柜内文件（或物品）摆放整齐，并分类摆放

区柜内不得摆放非必需品

文件夹上要标识，同一部门的文件夹外侧的标识应统

文件夹内必须有文件目录

文件柜

文件（夹）实施定位化（斜线）

凡放到文件柜内的文件，均需使用文件盒或文件夹装

订，不允许放置散乱单页的文件。

文件、书籍统一由左到右、由高到低放置。

公用文件柜中，果盘、一次性茶杯、茶叶及水果刀干

净且摆放整齐。

公用文件柜中桌牌按类别摆放，便于使用。

公用文件柜中打印纸按类别不超过两本。

办公门、窗等有责任人，并标识

区保持门、窗干净、无灰尘、无蛛网

人走后（或无人时）应关闭门、窗

电脑、复应保持干净，无灰尘、无污迹

印机等电脑线应束起来，不得凌乱

电话、传

应保持干净，电话线不得凌乱

真等

沙发沙发上不得放置任何物品。

会客茶几上只得放置烟灰缸。

区茶几茶几保持干净，不得由茶渍或其他污染。

会客完毕后，烟灰缸及一次性茶具要清理干净

目视板必须定期进行整理，内容必须及时更新，并保

持干净

考核表应及时更新，并目视化

应有人员去向目视板

其他

当事人不在，应有电话“留言记录”

报架上报纸摆放整齐

盆景应新鲜

下班后或不使用时•，要及时关闭电源。

素养

爱岗敬业，乐于奉献，精神饱满，千寻低调。

按规定穿工作服

人