毕业生档案管理制度全范文（2篇）

毕业生档案管理制度全范文第一章总则第一条为强化对毕业生档案的管理，确保档案的整理、应用及保密工作得以妥善执行，便于毕业生就业、晋升及其他相关事宜的通报与查询，依据相关法律法规，特制定本制度。第二条本制度适用于本单位毕业生档案管理活动。第三条毕业生档案包含纸质档案与电子档案两种形式。第四条毕业生档案管理活动应遵循法律、科学、规范的原则，确保档案的真实性、完整性、准确性及安全性。第五条毕业生档案管理活动应遵循“谁建档、谁管理”的原则，由负责毕业生工作的部门或档案管理部门负责执行。第二章档案的建立与归档第六条毕业生档案应在毕业生离校前建立并完成登记工作。第七条纸质档案应依照统一的格式及内容要求进行建立与归档，涵盖个人基本信息、学业成绩、实习实训记录、学术研究成果等。第八条电子档案应使用统一的电子档案管理系统进行建立与归档，确保信息的完整性、可读性及安全性。第九条毕业生档案应依据毕业生的专业、学历、毕业时间等因素进行分类归档，并建立相应的档案目录。第十条毕业生档案应设定保管期限，按照既定期限进行保存，超过保管期限的档案应定期清理，并送交档案馆或其他指定地点进行长期保存。第三章档案的使用与管理第十一条毕业生档案的使用应依据本单位的相关规定，仅限于毕业生就业、晋升及其他相关事宜的通报与查询。第十二条毕业生档案的使用应遵循审批制度，必须经过相关部门批准并办理借阅手续。第十三条毕业生档案的管理应加强保密工作，确保档案信息的安全与完整。第十四条毕业生档案的保管场所应具备优良的环境条件，防潮、防火、防盗等设施设备应齐全。第十五条毕业生档案管理活动应建立档案管理制度，确保档案管理工作的科学性、规范性及高效性。第四章档案的审批与移交第十六条毕业生档案的审批应由档案管理部门及相关部门共同参与，确保档案建立与归档的合法性与准确性。第十七条档案管理部门应建立档案移交制度，确保档案移交手续及程序的规范性。第十八条毕业生档案的移交应依照相关规定进行，确保档案的及时、安全移交至指定地点。第五章附则第十九条对违反本制度的责任人，将依据相关规定给予相应的纪律处分。第二十条本制度由毕业生工作部门（或档案管理部门）负责解释。第二十一条本制度自公布之日起施行，并进行备案存档。以上为毕业生档案管理制度的完整范本，目的在于加强对毕业生档案的管理，保障档案的真实性、完整性和准确性，并确保档案信息的安全与保密。毕业生档案管理制度全范文（二）一、引言毕业生档案作为高等教育机构的关键管理资产，对学校及毕业生均具有深远的意义。完善和执行毕业生档案管理制度，对于维护毕业生合法权益、提升学校管理水平具有至关重要的作用。本文旨在全面论述毕业生档案管理制度的相关内容，确保档案管理工作的规范性和有效性。二、毕业生档案的构建与归档1.毕业生档案的构建毕业生档案的构建涉及将毕业生的个人信息、学业成绩、荣誉奖励等资料进行整理并录入档案系统的过程。学校应在学生入学之初即建立档案，并持续进行更新和完善。2.毕业生档案的归档毕业生档案的归档是指毕业生离校后，对其档案进行整理、编码、封存和保管的过程。学校应依照既定规范对毕业生档案进行归档，并严格控制档案的访问权限，以保障档案的安全性和保密性。三、毕业生档案的管理流程1.档案管理机构的设立学校应设立专门的档案管理机构或部门，负责毕业生档案的管理工作。该机构应具备相应的资质和能力，独立进行档案管理，并配备必需的人员和设备。2.档案管理流程的规范化学校应建立完善的档案管理流程，明确各环节的责任和权限。流程应涵盖档案的登记、整理、归档、保管、借阅等环节，确保每个环节均得到规范执行和监督。3.档案的保密与安全学校应强化毕业生档案的保密和安全管理，建立相应的制度和措施。措施包括加密存储、定期备份、权限控制、防火防灾等，确保档案的安全和完整性。四、毕业生档案的利用与服务1.毕业生档案的利用学校可依据需求，利用毕业生档案提供相关服务，如证明、推荐、评奖评优、学术研究等，以助力毕业生发展。2.毕业生档案的服务学校应提供便捷的毕业生档案查询和借阅服务，并根据需求提供档案复印、存储、认证等服务，以便毕业生利用。五、毕业生档案的维护与修订1.毕业生档案的维护学校应定期对毕业生档案进行维护和整理，确保档案的完整性和准确性。维护工作包括档案存储环境的维护、档案材料的防潮防虫、条码标签的更新等。2.毕业生档案的修订学校应定期对毕业生档案进行修订，及时更新毕业生的最新信息。修订工作包括学历证书、荣誉证书、职称证书等方面的更新，以确保档案的时效性和准确性。六、毕业生档案管理的监督与评估1.档案管理的监督学校应建立档案管理监督机制，确保档案管理工作的规范性和有效性。监督包括定期检查和评估档案管理工作，及时发现并整改问题。2.档案管理的评估学校应定期进行档案管理的绩效评估，以确保档案管理工作的质量和效益。评估结果可作为改进和优化档案管理制度的依据，提升档案管理工作的水平和效果。七、结论毕业生档案管理制度的完善与执行对学校和毕业生