达峰新能源公司10万kW风电项目档案管理制度

达峰新能源分公司

10万kW风电项目档案管理制度

目录

档案管理实施细则

图纸及设备技术文件管理规定

项目文档管理程序

一、档案管理实施细则

目录

1目的................................................1

2适用范围...........................................1

3管理原则...........................................1

4规范性引用文件.....................................1

5定义与术语.........................................2

6各参建单位档案职责................................3

7归档范围、保存期限、移交数量及时间................5

8管理要求...........................................5

9竣工档案管理网络及职责............................10

10记,录..............................................12

附录A风力发电企业科技文件归档范围与档案分类及保管期

限划分表

附录B案卷构成的一般要求

附录C案卷整理的一般要求及整改要求

附录D声像（电子）档案管理要求

附表1项目档案预验收/复核情况表

附表2项目档案预验收/复核审核整改单

附表3归档材料移交申请表

附表4科技档案案卷目录

附表5项目竣工档案交接书

附表6项目文档管理检查表

附表7项目文档管理考核表

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为了规范玉湖达峰达峰9.95万千瓦风电项目在建设过程中对档案的有效管理，制

定本细则。

本细则由新能源分公司达峰风电项目部提出。

本细则由新能源分公司达峰风电项目部归口。

本细则有效期自发布之日起实施，工程竣工验收之日截止。

本细则主要起草人：A

1目的

为了做好玉湖达峰新能源风电项目档案管理工作，使工程

档案管理与风电建设工程同步，确保项目文件材料的齐全、完

整、准确、系统，为生产建设服务，特制定本细则。

2适用范围

本细则适用于玉湖达峰新能源风电项目文件编制、工程档

案整理、移交和竣工验收。工程各参建单位均应遵照本纽则执

行。

3管理原则

3.1玉湖达峰新能源项目档案资料管理工作按照统一领导、分

级管理的原则，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理、

安全保管和有效利用。

3.2玉湖达峰新能源项目竣工档案整理贯彻谁经办，谁立卷，

严把关，并负责达标移交的原则。各参建单位应按照本纽则的

要求，完成各自职责范围内工程竣工文件的编制和档案整理、

移交工作。

3.3各参建单位需指定一名专职人员，负责本单位的档案资料

管理工作，并设立与工程任务相适应的档案室及办公设备。

4规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用

文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文

件，其最新版本（包括所有的修订单）适用于本文件。

GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范

DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范

DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范

NB/T31021-2012风力发电企业科技档案归档与整理规范

2008年第37号玉湖集团公司档案管理制度

玉湖集团公司重大建设项目档案验收管理制度

YHDFXNY7YU0000项目文档管理程序

YHDFXNY703YU0000档案管理程序

5定义与术语

5.1建设项目

指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设

计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立

组织形式、实行统一管理的整体工程。

5.2项目名称

玉湖达峰新能源发电有限责任公司以下简称“公司”；玉

湖电力工程有限公司新能源分公司达峰项目部以下简称“项目

部”。

5.3项目文件（建设工程文件）

指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、

监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全

部文件，包括项目前期文件、项目竣工和项目竣工验收文件等。

5.3项目档案（建设工程档案）

指经检定、整理并归档的文字、图表、声像等形式的项目

文件。

5.4分类

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实

体进行有层次的分类。

5.5整理

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编

号和基本编目，使之有序化的过程。

5.6归档

办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程。

5.7项目档案移交

工程竣工验收后，项目部根据合同、协议和规定向建设单

位、生产使用单位、主管部门及有关档案管理部门移交有关项

目档案。

6职责

6.1公司综合管理部门职责：

6.1.1负责组织、协调、检查、指导本单位和各参建单位对档

案实体的管理（收集、整理、归档、，呆管、移交等）；

6.1.2对各参建单位PAP管理软件的应用进行指导、培训；

6.1.3负责督促对各参建单位施工文件及影像档案的整理、移

交工作；

6.1.4负责招投标、合同整理、图纸组卷工作；

6.1.5负责管理文件的组卷工作；

6.2公司计划财务部职责

负责工程合同、工程概预算、竣工结算、设备厂家结算等工作。

6.3项目部职责：

6.3.1负责组织收集工程大事记、工程影像资料，负责对本工

程的收、发文及重要会议文件、纪要等资料。

6.3.2负责收集、整理设备及材料招投标文件、合同、设备技

术文件。并参与对承包商资料的检查验收工作。

6.3.3负责设备技术文件、图纸及开箱资料的收集工作；

6.3.4负责初步设计、设计变更单、施工图、竣工图等工作；

6.4公司各部门应在各自的职责范围内，做好本部门的档案资

料工作，各部门人员应负责本部门的资料收集、整理、纽卷、

归档工作，专业人员在工程结束或离开岗位时，必须向部门负

责人或兼职档案员移交资料；项目部各专业专工应对施工（安

装）技术资料及设备技术文件核定内容齐全性、真实性、有效

性负责。

6.5设计单位职责

6.5.1负责按合同要求提交完整、系统、准确的竣工图，竣工图

份数

依据合同提供，竣工图及施工图折叠按国标手风琴式折成A4大

小，图标在右下角外露交项目部；

6.5.2负责对设计变更的确认及统计，并提供符合要求的设计

变更通知单原件；

6.5.3负责编制设计工作总结及工程质量检查报告；

6.6各施工单位及调试单位的职责；

6.6.1负责施工、调试项目文件的形成、收集、整理、目检、

组卷、装订、归档及移交；

6.6.2运用PAP管理软件；

6.6.3接受公司、项目部的监督、检查、整改及封闭；

6.6.4机组250h试运后15天内，完成合同范围内竣工资料的自

检工作，30天内完成本单位全部竣工资料的移交工作；

6.6.5设备物资负责人负责设备技术文件、图纸及开箱资料的

组卷工作；

6.6.6按合同约定的移交竣工档案。

6.7监理单位职责

6.7.1负责监理依据性文件（监理大纲、监理规划、监理实施

细则）、监理工作文件（监理工作联系单、会议纪要、停、复

工令、监理月报、监理大事记、监理工作通知单，监理审核质

量文件的补充性意见文件、监理总结等）的编制、整理，并在

250h试生产后按合同要求向项目部资料室移交。

6.7.2提供现场所使用的全部表格并报项目部审批后发布，确

保现场表格统一、规范、合规；定期对参建单位工程文件的产

生和收集以及档案编制工作进行指导、监督、检查，负责对各

参建单位提交竣二档案的完整、准确、系统情况和案卷质量进

行审查，直到通过档案专项检查、验收。

7归档范围、保存期限、移交数量及时间

7.1各参建单位移交项目部归档范围及保存期限参照附录A

7.2移交数量：施工图、竣工图、管理性文件、施工（安装）

文件、招投标、合同协议、设备档案按一正一副移交。工程照

片、电子版移交一套。移交时间：250h试运后移交一个月内移

交竣工档案；

7.3全引目录、案卷目录、卷内目录、移交清单等信息以光盘

形式（一套）移交项目部资料室。

8管理要求

8.1管理内容

8.1.1公司综合管理部门根据项目进度节点编制项目文档管理

年度检查计划，通过YHDFXNY-PAP工程建设管理信息系统对项

目文档形成的情况实施网络检查，形成《项目文档管理检查表》

（见附表6）；同时根据项目文档管理年度检查计划，组织对项

目的监督、检查、指导（检查流程图：见附表8）,编制检查报

告。

8.1.2公司综合管理部门对已完工的项目文档管理情况实施考

核，考核内容包括：文档管理体制、制度的建立，管理系统的

应用，文件的传递、收集、整理、检查、移交等内容，填写《项

目文档管理考核记录》（见附表7）,考核记录作为项目对标管

理考核依据。

8.1.3综合管理部门负责本项目文档管理目标的确定，管理网络、

制度、措施的建立及落实，设置符合《玉湖集团公司档案管理

制度》要求的专职档案管理人员，配备满足文档安全、保护及

现代化管理需要的设施，具体要求包括：

8.L3.1组建“项目文档管理领导小组”，公司分管技术的领导

担任组长，各参建单位指派一名项目负责人参加该领导小组。

领导小组下设工作小组，具体负责项目文档管理工作。

8.1.3.2由综合管理主管部门组建“项目文档管理工作小组一

部门领导任工作小组的组长，组员包括公司、项目部、监理机构、

各参建单位的文档管理人员及相关技术人员。

8.1.3.3依据工程合同，编制本项目《项目档案管理实施细则》，

经项目部逐级评审通过后报公司综合管理部门归口备案。公司

组织细则的评审过程，确保细则的有效性、可操作性。

8.1.3.4负责组织本项目工程建设期间现行的档案管理标准、

制度、程序及《项目档案管理实施细则》的贯彻和实施。

8.1.3.5制定和落实对供方的考核制度及控制措施，把工程文

件的收集、整理和归档工作纳入与各供方的合同管理，纳入各

部门和有关人员工作责任制。

8.1.3.6统一负责工程图纸、文件（过程性技术文件）的接收、

处理、分发、传递、整理、归档及移交工作，负责对过程性技

术文件的封闭、质量监督、检查工作。

8.1.3.7负责各参建单位YHDFXNY-PAP工程建设管理信息系统

软件应用的培训、业务指导及系统电子文件归档质量、归档及

时性的监督、检查工作。

8.1.3.8负责对本项目供方文档的形成、收集、整理、审查、

验收、案卷装订、归档移交等管理工作进行技术交底。

8.1.3.9根据工程进展定期组织相关单位对参建各方形成的项

目文档进行检查及互检。

8.1.3.10按YHDFXNY703YU00《对标管理程序》完成相应项目

文档管理的对标工作。

8.1.3.11督促项目监理机构对供方项目文档的完整性、准确性、

真实性进行监督、检查。

8.1.3.12组织项目档案会检，对工程档案主管部门历次检查报

告中提出的问题组织整改、封闭。

8.1.3.13组织各参建单位对工程项目文档办理移交签证工作。

8.1.3.14负责进行项目档案专项验收等各项检查工作。

8.2项目文件编制

8.2.1项目各部门所有职能活动产生的项目文档均运用

YHDFXNY-PAP工程建设管理信息系统进行项目文档的创建、处理、

分发、传递、立卷编目等全过程控制。

8.2.2参建单位、监理单位职能活动产生的文档均运用

YHDFXNY-PAP工程建设管理信息系统进行文档的创建、处理、分

发、传递、立卷编目等全过程控制。管理台账、施工记录、工

程质量评定记录等文件执行各相关行业标准表式。

8.3项目文件收文、发文

8.3.1综合管理部门为本项目工程文件收发、借阅管理的唯一

通道。

8.3.2项目文件、资料收发运转的主要载体分为两种：一是通

过YHDFXNY-PAP工程建设管理信息系统进行创建的电子文件；

二是项目资料室收发的纸质文件：电子文件通过本单位审批后，

打印生成纸质文件进行阅办，文档管理人员在收到纸质文件后，

应按文种或来文单位登录“收发文登录表”，并在每份收文前

附文件处理单，按其阅办意见执行，批复意见闭环后按原上传

途径返回文件发起单位，发起单位在规定时间内，扫描、上传

到YHDFXNY-PAP工程建设管理信息系统，在创建的原文件上进

行归档闭环。

8.4项目文件收集

项目文件的收集范围即文件归档范围，其贯穿项目建设全过程，

包括：前期文件、设计文件、工程管理文件、监理文件、施工

文件、调试文件、竣工验收文件、设备文件、竣工图及具有查

考利用价值的各种载体文件，风电项目工程归档范围参见NB/T

31021-2012《风力发电企业科技档案归档与整理规范》。。

8.4.1项目文件分类：风电项目参照《风力发电企业科技档案

归档与整理规范》(NB/T31021-2012)。

8.4.2案卷构成：包括案卷封面、卷内目录、工程概况、工程

文件、备考表。具体表示及填写说明参见附录B《案卷构成的一

般要求》。

8.4.3案卷整理：包括对案卷质量、排列、装订及编目，见附

录C《案卷整理的一般要求》。

8.4.4项目档案信息化：包括立卷、上传、排序、打印、查询、

导入、导出等工作，均应运用YHDFXNY-PAP工程建设管理信息

系统竣工资料管理模块完成。

8.5项目文件闭环要求

8.5.1文件形式上的闭环：是要求表格的空白栏必须用划

斜线标识；。

8.5.2文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，需

回复的工程联系也要有相关单位回复单，设备缺陷通知单要有

设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的

设计变更联络单执行反馈单等。杜绝对施工方提出的联系单形

式上的闭环，其内容的含糊推诿，施工单位发现此类文件有权

退回责任单位。要求一份通知单对应一张回复单，并在PAP“对

应回复单，，中填写回复单对应通知单的NO编码。归档挂接在

PAP的文件要求是最终的有效版本。

8.6项目文档检查、验收

8.6.1供方按其职责分工，在规定的时间内完成归档文件分类、

整理及自检工作，自检合格后，通知项目监理机构进行审查。

8.6.2项目监理负责项目文件审查，对不合格文件材料提出整

改意见，检查整改落实情况。

8.6.3综合管理部门组织项目文件的会检，由公司、项目部、

监理单位及相关技术人员及档案管理人员参加。对不合格文件

材料提出检查意见，填写《项目档案预验收/复核情况表》（见

附表1）O

8.6.4在每一级检查验收中，凡不符合质量要求的案卷，均填

写《项目文档审核整改单》（见附表2）,退回立卷单位整改,

整改合格后方可进行下一级验收。

8.7项目档案移交

复核合格的项目档案，由移交单位填写《归档材料移交申

请表》（见附表3）,后附本单位所立卷册的《科技档案案卷目

录》（见附表4）,一式三份，附《项目档案预验/复核情况表》

（见附表1）,提交项目部，检查无误后提交公司。

9竣工档案管理网络及职责

9.1竣工档案管理网络

9.2.1竣工档案领导小组的职责

9.2.1.1负责领导和协调竣工档案管理工作。负责各单位档案

资料的

形成、收集、整理、审查、验收、归档等工作，做到档案完整、

规范、

统一；

9.2.1.2组织贯彻国家有关部门颁发的档案管理规定及实施本

细则；

9.2.1.3领导组织检查工程档案资料管理情况，进行监督检查;

9.2.1.4领导组织竣工档案预审及指导竣工档案移交工作

9.2.2.1工作小组承担日常竣工文件生产、运转、管理工作。

9.2.2.2按阶段不定期开展竣工文件管理程序培训、动态检查、

互查

等活动。

9.2.2.3有计划的组织对先进单位经脸学习、考察活动。

9.2.2.4负责竣工档案的整理、移交全部工作。

10记录

附表1《项目档案预检/复核情况表》

附表2《项目档案审查整改单》

附表3《归档材料移交申请表》

附表4《科技档案案卷目录》

附表5《项目竣工档案交接书》

附表6《项目文档管理检查表》

附表7《项目文档管理考核表》

附录A风力发电企业科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表

A.1风力发电企业电力生产文件归档范围与档案分类及保管期限划分见表

分类归档范围保管文件来源/

类目名称备注

号（主要归档文件）期限归档单位

6电力生产

60综合生产部门

电监会电监会令（第9

600总的部分电力业务许可证（电力生产）永久

生产部门号）

生产准备机构成立文件10年

601生产准备生产准备大纲、计划及报批文件30年生产准备部门

生产人员培训计划、教材10年

全厂沉降观测、水文、气象、环保观测相关单位

602观测与监测30年

（监测）记录与报告等生产部门

具有发电管理职

61生产运行

能的部门

610综合

运行日志、交接班记录、工作票、操作

611运行记录含试运行和生产

票等

10年考核期

612发电记录发电记录

613调度日志

614运行技术文件方案、措施、专题总结30年

含试运行和生产

615设备缺陷管理设备缺陷及处理记录10年

考核期

具有生产技术管

62生产技术

理职能的部门

620综合

月度运行技术经济指标统计与分析报

10年

告

621指标分析

年度运行指标统计与分析报告、专题总

30年

结

风机布置图30年

运行系统图

622风机编码明细含京运行和生产

10年

系统图考核期

含全厂性试验、

623技术监督技术监督文件10年油品、绝缘材料

等试验

624可靠性管理10年

625并网安全评价机组并网运行安全性评价文件10年有资质单位

运行、检修规程，技术标准、规则、导

626技术规程30年规程制定部门

则、条例等

具有物资管理职

63物资管理

能的部门

630综合

设备及备品备件设名与备品备件采购招投标、询价文

63130年

采购件、合同文件

632物资管理台账物费进、入库清单、库房管理台账等10年

64技改与检修

640综合检修总结30年

缺陷处理记录指

设备定期维护检修记录、设备更换零部具有设备检修维

641检修与维护30年全年检、半年检、

件记录、设备异常、缺陷处理记录护职能的部门

特检

具有生产技术、

642技改项目重大•小型技改文件、设备变更文件等30年质量监督管理职

能的部门

69其它

A.2风力发电企业科学技术研究文件归档范围与档案分类及保管期限划分见表

归档范围保管

分类号类目名称文件来源/备注

（主要归档文件）期限归档单位

7科学研究

科技创新及

70科技主管部门

技术进步

700综合

专利申报及证书永久专利局

工法、成果奖项申报及获奖文件30年评审单位

701成果申报材料

四新应用查新报告及鉴定文件（新

10年

设备、新材料、新技术、新工艺）

科技主管部门

702一股科技成果市立项科技成果报告、鉴定等文件30年

鉴定单位

71科研课题科技主管部门

按科研项目

710风电科研项目

管理程序

课题调研、可研报告、课题方案论

研究准备阶段永久

证及立项审批文件

课题任务书、与合作方往来文件及永久

会议纪要、合同、协议等

科研大纲、设计方案、试验方案、永久

研究阶段

技术方案等技术文件

原始记录、试验报告、计算材料及永久

设计文件、图纸等

亘要试验分析报告、工艺文件、技永久立项（合作）单位

术说明等文件

科研成果申报及审批文件、获奖证永久

总结鉴定鉴定、评奖单位

书

科研鉴定报告、鉴定会纪要（鉴定永久

人员名单签字）、鉴定意见、技术

鉴定文件（证书）等

项目总结、论义、专著等水久

科研项目决算、经济分析报告等永久

推广应用方案、经济与社会效益证久

应用与推广7k

明、转让合同等

匕产定型鉴定材料、专题报告及交永久

流材料、用户反馈意见等

A.3风力发电企业建设项目文件归档范围与档案分类及保管期限划分见表

归档范围保管文件来源/

分类号类目名称备注

（重要项目及主要归档文件）期限归档单位

8项目建设

80项目立项文件

800项目核准

项目立项请示（项目申请报告）、核准永久发改委

批复文件立项单位

融资、上网电价等文件

特许权项目招投标及相关文件永久地方政府

建设项目选址意见书以及与选址有关永久地方规划部门

单位审批文件（文物、矿产等）行政主管单位

永久立项单位、各级

项目前期文件

政府部门

801可行性研窕

风电场预可行性研究、可行性研究报永久审查单位

告及审查会会议纪要、审查意见

接入系统可行性研究报告文件及宙查永久设计单位电

会议纪要、审查意见网公司

802项目评估

风电项目评估及风能资源评估馆让文永久评估单位

件

环境影响报告书及审批文件永久环保部门

水土保持方案及审批文件永久水利部门

地震安全性评价、地质灾害评价及评永久地质、地震及评

审意见估咨询单位

永久安监部门

安全预评价及评审、备案文件

评估咨询单位

卫生部门

职业病危害评价及评审文件7k久

评估咨询单位

809其他

81设计文件

810综合

811基础设计

建设用地勘察报告及图纸，岩土工程永久勘察设计单位

勘察报告

水文地质勘测报告永久勘察设计单位

地形、地貌图，项目用地测量报告及永久勘察设计单位

图纸，

水文、气象、地震文件材料永久勘察设计单位

812初步设计

初步设计（收II）及审查义件永久设计单位

设计方案、设计审定文件（初设最终永久设计单位

版）等

设计优化提出、策划（论证）、方案及永久建设、设计单位

审批、设计图纸等

施工图目录及说明、施工图、预算书、30年设计单位

813施工图

微观选址报告

设计交底及施工图会审及纪要30年监理单位

819其它

82项目准备文件

820综合

821建设用地

归档范围保管文件来源/

分类号类目名称备注

（重要项目及主要归档文件）期限归档单位

建设用地申请及各级政府土地主管部7k久地方及国土资

门审批文件、建设用地预审批更文件源部

永久地方规划部

建设规划用地许可证、国有土地使用

门、国土资源管

证

理部

建设用地征地、拆迁、安置及补偿、永久建设单位、地方

赔偿合同、协议政府

施工临时用地租赁合同、协议及补哨、建设单位、地方

10年

赔偿协议政府

822招投标文件含议标文件

设备招标文件（资格审查文件）、投招投标单位

标文件（技术、商务）、评标过程文

件、评标报告、中标通知书投标文件为

30年

工程（施工、调试、监理、设计）招招投标单位

永久保存

标文件（资格审查文件）、投标文件

（技术、商务）、评标过程文件、评

标报告、中标通知书

物资（材料）招标文件（资格审查文10年招投标单位

件）、投标文件（技术、商务）、评

标过程文件及评标报告、中标通知书

未中标参建单位（主要）标书及主机招投标单位DA/T42

10年

设备未中标单位标书表A.7

823合同文件

设备购买合同（合同附件、补充协议、建设单位、设备

合同谈判纪要、备忘录及合同变更文厂商

件）

永久

工程建设（设计、施工、监理、调试建设单位、各参

等单位）合同（合同附件、补充协议、建单位

合同谈判纪要、备忘录及合同变更文

件）

项目技术咨询、服务合同（合同附件、建设单位

补充协议、合同谈判纪要、备忘录及10年相关单位

合同变更文件）

物资及其他与项目建设有关的合同建设单位

（合同附件、补充协议、合同谈判纪10年物资供应商

要、备忘录及合同变更文件）

824开工准备文件

通路、通讯、通水、通电等配套审批建设单位、行政

10年

文件管理部门

年建设单位、上级

项目开工申报文件及审批文件30

主管单位

30年建设单位/总承

施工组织总设计包/工程管理单

位等

建设施工许可证30年

83项目管理文件

830综合

工程参建单位往来文件10年各参建单位

831资金管理

银行贷款合同、协议永久各大银行

基建资金（投资）计划、资金调拨计永久

上级主管单位

划文件

执行概算及审批文件永久上级主管单位

年建设、施工、监

工程量结算单及支付报审文件30

理单位

归档范围保管文件来源/

分类号类目名称备注

（重要项目及主要归档文件）期限归档单位

832施工管理

安全（职业健康）预案、管理制度、30年各参建单位

措施、方案、安全检查与整改记录

质量管理制度、质量检查及整改文件•、30年各参建单位

单位工程质量验收划分汇总表

强条及技术规范清单（动态）、参建单30年各参建单位

位强条执行计划汇总

工程进度网络计划、工程节点（里程30年各参建单位

碑）、进度计划调整文件

工程停工、复工申请表：工程临时延30年各参建单位

期审批文件

绿色施工、水土保持实施措施等30年施工单位

833质量监督

工程质量监督站成立文件永久

质量监督中心

项目质量监督申报表及项目质量监督

站

注册证书

质量监督大纲及审批文件永久

质量监督中心

规定阶段质量监督检查报告及闭环文

站

件

现场质量监督

现场质量监督站检查记录及闭环文件30年

站

834物资管理

物资出入库管理台帐、专用工、器具