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文档简介

企业邮箱管理制度及流程一、制定目的及范围为提升企业内部沟通效率，确保信息安全，规范企业邮箱的使用与管理，特制定本制度。本制度适用于所有员工的企业邮箱使用，涵盖邮箱申请、使用、维护及注销等环节。二、邮箱管理原则1.企业邮箱应仅用于与工作相关的沟通，禁止用于个人事务。2.所有员工需遵循信息安全原则，确保邮箱密码的保密性，定期更换密码。3.邮箱使用过程中，需遵循公司相关的保密协议，避免泄露敏感信息。三、邮箱申请流程1.申请人提交申请：新员工在入职时，由人力资源部统一收集邮箱申请信息，填写《企业邮箱申请表》。2.部门审核：部门负责人审核申请表，确认申请人身份及邮箱用途，签字确认。3.IT部门创建邮箱：人力资源部将审核通过的申请表提交至IT部门，IT部门根据申请信息创建企业邮箱，并通知申请人。4.邮箱使用培训：IT部门为新员工提供邮箱使用培训，讲解邮箱基本功能及安全注意事项。四、邮箱使用规范1.邮件发送：发送邮件时，需使用公司邮箱，确保邮件主题清晰，内容简洁明了。3.邮件回复：收到邮件后，应及时回复，确保信息沟通的及时性。4.邮件归档：定期对重要邮件进行归档，确保信息的可追溯性。五、邮箱维护流程1.定期检查：IT部门每季度对企业邮箱进行安全检查，确保邮箱系统的正常运行。2.密码管理：员工需每三个月更换一次邮箱密码，IT部门提供密码管理工具以协助员工管理密码。3.信息备份：IT部门定期对企业邮箱进行数据备份，确保信息安全，防止数据丢失。六、邮箱注销流程1.员工离职：员工离职时，由人力资源部通知IT部门进行邮箱注销。2.数据转移：在注销前，IT部门需将员工邮箱中的重要数据转移至指定的存档邮箱。3.邮箱关闭：完成数据转移后，IT部门对员工邮箱进行关闭，确保信息安全。七、邮箱使用纪律1.禁止行为：员工不得使用企业邮箱进行任何违法活动，禁止发送垃圾邮件或恶意邮件。2.信息安全：员工需遵循公司信息安全政策，确保不将公司机密信息通过邮箱泄露。3.违规处理：对于违反邮箱管理制度的员工，视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处理。八、反馈与改进机制1.定期评估：每年对企业邮箱管理制度进行评估，收集员工反馈，分析制度执行情况。2.制度修订：根据评估结果，适时修订管理制度，确保其适应企业发展需求。3.培训更新：IT部门定期组织邮箱使用培训，更新员工对新功能及安全措施的认识。通

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