广告行业协会档案管理办法

广告行业协会档案管理办法合同编号：__________甲方（档案管理方）：单位名称：____________________单位地址：____________________联系人：____________________联系方式：____________________电子邮箱：____________________乙方（档案使用方）：单位名称：____________________单位地址：____________________联系人：____________________联系方式：____________________电子邮箱：____________________一、档案管理目的与原则1.1甲方作为广告行业协会档案管理方，旨在保证档案资料的完整性、准确性和安全性。1.2甲方应遵循以下原则进行档案管理：1.2.1遵守国家有关档案管理的法律法规；1.2.2坚持客观、真实、全面、系统的原则；1.2.3保证档案资料的保密性、安全性和有效性；1.2.4便于档案资料的查询、利用和共享。二、档案资料范围与归档2.1本办法适用于广告行业协会的以下档案资料：2.1.1协会成立、变更、注销等重大事项的文件资料；2.1.2协会会员的入会、退会、违规处理等会员管理资料；2.1.3协会活动、会议、培训、竞赛等活动的相关资料；2.1.4协会财务、资产、合同、项目等经营性资料；2.1.5协会内部管理制度、规章制度、工作计划等内部资料；2.1.6其他应当归档的资料。2.2乙方应当及时将本条所述档案资料提交给甲方归档。三、档案保管与维护3.1甲方负责对档案资料进行妥善保管，保证档案资料的完整性、准确性和安全性。3.2甲方应定期对档案资料进行整理、归类、编号，保证档案资料的便于查询和利用。3.3甲方应采取以下措施对档案资料进行维护：3.3.1定期检查档案资料，发觉破损、丢失等情况应及时报告并采取措施；3.3.2对档案资料进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案资料的电子化管理；3.3.3对涉密档案资料采取加密、限制访问等措施，保证信息安全。四、档案查询与利用4.1乙方因工作需要查询档案资料时，应向甲方提出书面申请，说明查询目的、范围和用途。4.2甲方应在收到乙方查询申请后5个工作日内，对申请进行审核，并根据审核结果提供相应的档案资料。4.3乙方查询档案资料时，应遵守以下规定：4.3.1不得泄露、篡改、损坏档案资料；4.3.2不得将档案资料用于非法用途；4.3.3不得将档案资料借给他人使用。五、档案资料借阅与复制5.1乙方因工作需要借阅档案资料时，应向甲方提出书面申请，说明借阅目的、范围和期限。5.2甲方应在收到乙方借阅申请后5个工作日内，对申请进行审核，并根据审核结果提供相应的档案资料。5.3乙方借阅档案资料时，应遵守以下规定：5.3.1不得在借阅期间泄露、篡改、损坏档案资料；5.3.2不得将借阅的档案资料用于非法用途；5.3.3借阅期限届满后，应及时归还档案资料。5.3.4如乙方需要复制档案资料，应向甲方提出书面申请，并在复制完成后归还档案资料。六、档案资料保密与安全6.1甲方应对档案资料进行分类，明保证密级别，对涉密档案资料采取相应的保密措施。6.2甲方应采取以下保密措施：6.2.1建立涉密档案资料清单，对清单内的档案资料进行标识；6.2.2对涉密档案资料进行加密存储和传输；6.2.3对接触涉密档案资料的人员进行保密教育和审查；6.2.4建立涉密档案资料使用审批制度，对使用涉密档案资料进行审批和监控。6.3乙方在使用涉密档案资料时，应严格遵守国家有关保密法律法规，保证信息安全。七、档案资料更新与维护7.1甲方应定期对档案资料进行更新，保证档案资料的时效性和准确性。7.2甲方应采取以下措施进行档案资料更新：7.2.1建立档案资料更新机制，明确更新周期和责任人员；7.2.2对已变更的档案资料进行标注和说明；7.2.3对档案资料进行定期审查，保证无遗漏和错误。7.3乙方应及时向甲方通报其在使用档案资料过程中发觉的问题，以便甲方及时进行修正。八、档案资料移交与接收8.1甲方因工作变动、退休等原因离岗时，应将所管理的档案资料移交给接替人员。8.2甲方应在移交档案资料时，填写《档案资料移交清单》，列明移交的档案资料名称、数量、状态等。8.3接替人员应在接收档案资料后，对《档案资料移交清单》进行确认，并在清单上签名。8.4乙方在接收档案资料时，应保证档案资料的完整性和准确性，如发觉缺失或损坏，应及时向甲方报告。九、档案资料销毁与处理9.1甲方应对不再需要的档案资料进行销毁，保证不会泄露相关信息。9.2甲方应采取以下措施进行档案资料销毁：9.2.1填写《档案资料销毁申请表》，列明销毁档案资料的名称、数量、原因等；9.2.2提交销毁申请至甲方负责人审批；9.2.3审批通过后，按照规定的方式进行销毁。9.3乙方不得私自销毁或处理档案资料，如需销毁，应向甲方提出申请。十、违约责任与纠纷解决10.1本办法签订后，甲乙双方应严格履行各自的权利和义务，如一方违约，应承担相应的法律责任。10.2甲方如违反本办法规定，导致档案资料泄露、丢失、损坏等，应承担相应的赔偿责任。10.3乙方如违反本办法规定，滥用、泄露、篡改档案资料，应承担相应的法律责任。10.4甲乙双方在履行本办法过程中发生的纠纷，应首先通过友好协商解决，协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。十一章、档案资料信息化建设11.1甲方应积极推进档案资料信息化建设，提高档案资料的管理效率。11.2甲方应采取以下措施进行信息化建设：11.2.1建立档案资料数据库，实现档案资料的电子化管理；11.2.2开发档案资料管理系统，提高档案资料检索、查询和统计的效率；11.2.3建立档案资料共享平台，实现档案资料的在线利用和共享；11.2.4定期对信息化系统进行升级维护，保证系统的稳定和安全。11.3乙方应积极配合甲方进行档案资料信息化建设，提供必要的资料和技术支持。十二章、档案资料利用促进12.1甲方应积极推动档案资料的合理利用，提高档案资料的社会效益。12.2甲方应采取以下措施促进档案资料利用：12.2.1开展档案资料宣传活动，提高会员和社会对档案资料的认识和利用；12.2.2组织档案资料培训，提升会员的档案资料管理能力；12.2.3鼓励会员利用档案资料开展研究、交流和合作；12.2.4建立档案资料利用反馈机制，收集会员对档案资料利用的意见和建议。12.3乙方应积极利用档案资料，为行业发展和个人工作提供支持。十三章、档案资料管理监督13.1甲方应建立档案资料管理监督机制，保证档案资料管理工作的规范和有效。13.2甲方应采取以下监督措施：13.2.1定期对档案资料管理进行检查和评估；13.2.2建立档案资料管理责任制，明确各岗位的职责和权限；13.2.3对档案资料管理中出现的问题及时进行纠正和整改；13.2.4建立档案资料管理投诉举报渠道，接受会员和社会的监督。13.3乙方应支持和配合甲方的监督工作，如实提供相关情况和资料。十四章、档案资料管理改进14.1甲方应根据档案资料管理的实际需要，不断改进和完善档案资料管理工作。14.2甲方应采取以下改进措施：14.2.1收集和分析档案资料管理的意见和建议；14.2.2定期组织档案资料管理培训，提升管理人员的专业能力；14.2.3关注行业发展趋势，借鉴先进的管理经验和技术；14.2.4及时修订和完善档案资料管理制度，保证管理的科学性和适应性。14.3乙方应积极参与甲方的改进工作，提出建设性的意见和建议。十五章、附则15.1本办法自双方签字之日起生效，有效期为____年。15.2本办法未尽事宜，可由甲乙双方另行协商，并签订补充协议。15.3本办法的修改、补充和解除，应由甲乙双方协商一致，并以书面形式作出。15.4本办法一式两份，甲乙