透视中国石化人力资源管理信息系统(eHR)

透视中国石化人力资源管理信息系统（ｅＨＲ）本文简要介绍了中国石化人力资源管理信息系统(eHR)功能及应用，阐述了该系统实施特点，领会了中国石化人力资源管理信息系统(eHR)建设的合理性、实用性、先进性。标签：透视中国石化eHR1概述中国石化人力资源管理信息系统(eHR)是中国石化企业资源计划ERP系统的重要组成部分。建立该系统的目的旨在通过先进成熟的计算机、网络、数据库及通讯技术建立一个规范、准确、高效的人力资源管理信息系统。按照中国石化的统一规划和布置，2004年在中国石化系统内分期分批实施人力资源管理信息系统(eHR)，2005年正式投入使用。eHR是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据(如个人信息和历史资料、薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述)统一管理起来，形成集成的信息源。利用系统友好的用户界面，强有力的花名册、登记表及统计报表生成工具、分析工具和信息的共享能力，形成科学的、实用的、互动的人力资源管理信息平台。人力资源管理信息化是一个阶段性的过程，通过记录人力资源业务结果，提供数据查询统计工具及远程查询，为中国石化各级单位领导决策充当参谋，以科学手段辅助企业优化人力资源管理。2eHR功能Internet/Intranet不僅冲击了传统的市场、供应、销售和服务等领域，也给人力资源管理带来了新的挑战和机遇。eHR实际上是一种基于Internet/Intranet的人力资源管理信息系统。为了将人力资源管理人员从繁重琐碎的日常事务性工作中解脱出来，eHR强调员工的自助服务，如果员工的个人信息发生了变化，他本人经过授权就可以通过B/S(浏览器／服务器)用自己的账户去访问更新自己的信息，经过一定的批准程序即可生效。同样，对于培训、假期申请等日常的行政事务也可作类似处理。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。中国石化人力资源管理信息系统(eHR)为适应当前“三支队伍”建设管理战略的需要，开发8个功能模块：机构管理、人员管理、领导人员管理、专家管理、高技能人才管理、统计报表、薪酬管理、查询分析。2.1机构管理机构管理模块能帮助人力资源部门工作人员进行机构和岗位信息维护及查询。通过树型机构和查询工具可直观地展现各级机构、岗位的相互关系。机构维护主要包括机构的设立、修改、撤销、排序。岗位维护模块功能根据业务需要，在当前机构下一末级机构进行岗位设立、修改及撤销，并可在岗位维护界面上显示、添加及下载岗位说明书。2.2人员管理人员基本信息模块从业务功能上分为人员基本信息、增减变动、内部调整、查询分析四个子模块，这四个模块可实现对信息库中所有人员信息进行录入和编辑，实现企业内的人员的增减管理及内部调动，可进行信息浏览、主题查询及发布以及能够自主定义和相互共享的登记表、花名册功能。2.3统计报表模块统计报表模块包括报表录入、报表管理、查询分析、辅助功能四个模块。报表录入可以以库提表，也可手工录入，并具有汇总、校验、反查、比较的功能；其辅助功能模块可实现报表的导出与导入，报表打印、数据库数据增量上报等功能，其功能基本上满足了上报国家和中石化系统内的统计报表以及建立中国石化大库数据的需要。2.4查询分析模块查询分析，利用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少信息查找和分析中的重复劳动，保证信息的相容性，从而提高工作效率。该模块实现对基于eHR系统存储的数据，有针对性地进行抽取、加工、求精、聚合等操作：为用户提供灵活查询分析工具，支持用户从不同层面、不同角度进行分析，提供相关图表，直观、实用，从而为决策提供支持。2.5领导人员管理模块领导人员管理模块主要是通过对领导人员日常产生的信息进行管理。分为三个功能模块：信息维护、信息浏览、信息输出。信息维护主要用来主要用来维护领导人员的个人信息和单位的部分信息，维护的信息包括相关单位信息(单位党组织关系，协管地方党委，联系人，联系方式，联系电话等方面的信息)。班子信息(班子考核时间，考核方式，班子考核报告，其它相关材料)及董事会，监事会，党委会，工会，行政班子等换届信息，个人信息(维护相关的个人信息集，包括个人考核情况)及任免管理。任免管理用于办理领导人员的任职与免职手续，同时维护相关的信息集。在任免管理中可以，生成各种登记表，任免信息自动写入到简历和职务信息集中。信息浏览：主要是浏览和查询分析领导人员的信息。单位信息的浏览和查询(能够充分利用现有的数据库信息如单位的规模，人员结构状况，组织人事部门的通讯方式，联系人等相关信息)；各类班子换届调整情况的信息查询和分析，以及各类人员的信息浏览及统计分析。信息输出包含：统计报表，主题查询，查询发布，登记表，花名册，公示材料等。2.6专家管理模块专家管理模块对符合已定义的各类专家人员的主集、子集信息进行浏览查询和统计分析，包括浏览查询、登记表、花名册、统计报表、灵活查询五方面的业务功能。其功能应用与其他模块相同。2.7高技能人才管理模块高技能人才管理模块对符合已定义的各类高技能人员的主集、子集信息进行浏览查询和统计分析，包括实现浏览查询、登记表、花名册、统计报表、灵活查询五方面的业务功能模块。其功能应用与其他模块相同。2.8薪酬模块薪酬管理可以对薪酬信息进行查询、统计、分析，包括个人薪酬、分类查询、薪酬报表、综合分析四个功能模块。该模块的默认查询条件是“人员类别”为正式职工。该模块通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等代扣代缴项目。通常，该模块还可以根据各企业的制度设置并计算由于年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减。还能存储完整的历史信息供查询和生成报表。当前，中石化在实施中该模块体现的仅是个人的收入与扣款，自2004年7月始需将每月薪酬迁入系统，为报表模块提供数据。其他功能待条件成熟时逐步实施。3eHR应用在知识经济时代，知识是企业发展的根本源泉，而人作为掌握知识的主体，在企业中的地位越来越重要。传统的人事管理无论是在管理理念或体系上，还是在管理方法上都无法适应“以人为本”的管理理念和不断增加的竞争压力，需要进行彻底的变革和创新。特别是在企业信息化建设进程中，如何有效地实施人力资源管理改革，并由此构建保障企业人力资源管理的运作机制，提升企业管理绩效，已成为现代企业人力资源管理变革的重要研究内容。当前，人才之争是市场竞争中的核心内容之一。为了稳定军心并不断吸纳优秀人才，企业必须采用现代化的人才管理方法。因此，先进的人力资源管理信息系统越来越引人注目。中国石化管理层已经认识到采用人力资源管理信息系统的必要性，因此在充分考察论证的基础上，选购了亚信科技(中国)有限公司开发的适合本企业特点的人力资源管理信息系统(eHR)。3.1整合的、集中的信息源首先，我们可以反思一下，企业里原有有关人力资源方面的信息是如何保存和查找的?可能会用自编程序、FoxBase或Excel来计算员工的工资，而员工的养老金信息、合同信息、个人信息等可能被存放于多个部门的Word或Excel文件中或打印出来放在文件柜里。这种分散的信息源，在信息的采集、整理和更新时会产生许多重复的工作，造成人工浪费，其保存和查找也是一个相当困难的过程，而要使所有的信息得到及时的更新从而保持相容的状态则几乎是不可能的。当政府部门、股东或上级机构需要一份报表时，往往会从计算工资的文件里得到最新的员工人数和姓名，从另一个文件里获得他们的合同信息，再从其他文件里获取他们的年龄、生日、教育、性别等信息。由于它们都是分散保留的，因此将这些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存储造成信息不一致或不完全的情况，则更令人束手无策。时常会出现凭记忆或拍脑袋，人为“调平”数据的现象。而采用人力资源管理信息系统，就可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使原来不可能提供的分析报告成了可能。3.2易访问、易查询的信息库在没有采用和实施人力资源管理信息系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的相关人员，由他们从不同的计算机文件、打印件或档案柜中查找相关的信息，再汇总经审批后提交。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施人力资源管理信息系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程，企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时通过浏览器进入系统，直接查阅相应的信息及相关报表数据。3.3有利于体现公平性原则，留住人才中国石化下属各企业都不同程度上存在着人才流失现象，对此，除了抱怨外部环境以外，往往拿不出较为有效的办法。人才流失除了因为薪资因素之外，还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等等。现在不少人利用业余时间学习了很多的课程，得到了证书，有了一技之长。但是，按以往的情形，除了有机会在领导面前显示外，他很难得到相应的岗位和报酬。同时，在掌握了充分的技能之后，该员工也不会安心现在的岗位，结果是远走高飞。如果将技能输入人力资源管理信息系统，在相应人力资源管理相关制度的配合下，在某个岗位需要人时，先搜寻一下企业内部是否有合适的人选，如果有可与之沟通，通过一定的审批即可上岗，这样也许会留住一部分人才。再如，在提拔干部时，是根据谁在领导面前表现得多，还是根据他的知识、技能和以往的绩效呢?体现公平原则不仅在于选拔出合适的人才，而且它还给员工一种暗示：个人在本企业的前途不在于是否善于在领导面前表现，而是在于个人的努力程度，从而达到激励员工的目的。体现公平性原则不应只是一句口号，它需要企业在制度上予以保证和必要的系统工具支持。人力资源管理信息系统就是一种非常有效的辅助工具。3.4提高管理水平实施人力资源管理信息系统的过程本身也包含着回顾企业本身的机构和岗位设置、管理流程、薪资体系等等，并根据软件中所蕴含的先进管理思想来改变现行的体系。在实施的过程中可以看到这样一种现象：管理水平相对完善的企业，实施工作往往会比管理水平相对较低的企业容易；而管理水平较低的企业在实施过程中也会迅速地暴露出本企业在人力资源管理中存在的问题。同时，实施过程也是一个反思先行制度，重组、改进和提高管理水平的契机。采用和实施人力资源管理信息系统不仅仅是为了提高工作效率。应该看到，在实施人力资源管理信息系统后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让中国石化各级领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。如在薪资普调或薪资体系变更前，生成按岗位的历史薪资分析报告等，可辅助企业领导层决策科学化。另外需要说明的一点是，信息的透明和安全是一对矛盾的两个方面。人力资源管理信息系统的安全性设计使得机密的人事薪资信息处在一种“受控”状态下的透明。通过模块口令有效地防止了外界人员的非法入侵，日志管理随时检查信息修改情况，并通过功能授权、记录授权、指标授权有效地控制了用户对信息的修改。另外只有得到系统授权的用户才可以访问被允许获取的信息。因此，我们不需要担心会因为采用人力资源管理信息系统而降低了人事薪资信息的保密性，相反，信息的安全性会因为人力资源管理信息系统的采用而得到加强。4eHR实施特点4.1信息量大人力资源管理信息系统管理的是与人相关的数据，涉及人员信息有70个信息集，723个信息项。中国石化人力资源信息系统在初期实施确定的采集最大范围为282项，其中人员信息109项；机构信息21项；薪酬信息153项。4.2数据采集难度大由于数据采集信息量大，变化频繁，内部关联性较弱，数据的采集、确认、录入和审核都比较困难，而且其管理的信息与员工的切身利益密切相关，为保证数据的准确性、规范性、完整性，对涉及个人出生日期、工作时间、学历学位等关键信息项在查档审核填写后与个人掌握不一致时，需反复确認并与本人沟通。数据采集工作尤为繁琐和困难，采集周期较长，其难度和工作量远远大于一般人的预计。4.3实施技术要求高中国石化人力资源管理信息系统在实施前通过分批集中培训确定了采集的数据迁移方法，现有数据如何规范化，各企业通过与实施方对接确定了项目实施的时间和进度安排等等。为了保证实施工作的顺利进行，eHR实施小组分批到各企业对人员进行培训和技术指导，现场解决系统构建和数据迁