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文档简介

电子文档管理与归档制度第一章总则第一条为规范企业电子文档的管理与归档，提高信息化管理水平，订立本制度。第二条本制度适用于企业内全部电子文档的管理与归档，包含但不限于各部门的报告、合同、文件、备忘录等。第三条电子文档管理与归档应遵从依法、科学、合理、安全、高效的原则。第二章电子文档管理流程第四条电子文档管理流程包含文档的创建、审批、发布、存储、维护、归档等环节。第五条电子文档的创建应遵从规范格式，包含明确的标题、编号、发布部门、发布日期等信息。第六条电子文档的审批应经过相应部门负责人的审核，并记录审核看法和结果。第七条电子文档的发布应通过内部网络或其他合法的方式进行，确保及时和准确转达给相关人员。第八条电子文档的存储应使用统一的信息管理系统，确保安全可靠，并定期进行备份。第九条电子文档的维护包含定期检查文档的完整性和可用性，并及时进行修复和增补。第十条电子文档的归档应依照文件的保密等级和保管期限分类存放，确保易查、安全和可追溯。第三章电子文档权限管理第十一条电子文档权限管理应依据工作职责和需要进行分级，不同级别的权限有所差别。第十二条电子文档权限应由管理员进行设置、调配和调整，并及时更新。第十三条电子文档权限应实行“最小权限原则”，即每个员工只能拥有完成工作所需的最低权限。第十四条电子文档权限的使用记录应进行日志记录，并定期审核和检查。第十五条临时授权权限应在授权者许可下进行，并设定有效期限，过期自动失效。第四章电子文档备份与恢复第十六条为确保电子文档的安全和可靠，应定期进行备份，并设置灾难恢复机制。第十七条电子文档备份应包含完整的数据和元数据，并存放在安全可靠的地方。第十八条电子文档备份的频率和存储周期应依据工作需要和风险评估确定。第十九条电子文档备份的恢复应能快速、准确地将数据还原到指定的时间点。第二十条电子文档备份和恢复过程中，应确保数据的机密性、完整性和可用性。第五章电子文档安全与保密第二十一条电子文档安全与保密工作应符合相关法律法规和企业的保密制度。第二十二条电子文档应设有账户和密码，并定期更换密码和审查账户。第二十三条电子文档传输应采用加密的方式，确保传输过程中数据的机密性和完整性。第二十四条电子文档应有访问记录和操作记录，确保追溯管理和责任追究。第二十五条电子文档应设置访问权限，限制未授权人员的访问和操作。第二十六条电子文档的打印和复制应受到严格的掌控和审批。第六章违规处理与责任追究第二十七条对于违反本制度的行为，将依据违规情节轻重进行相应的处理和追责。第二十八条对于有意删除、窜改、泄露电子文档的行为，将追究法律责任。第二十九条对于未经许可擅自设置、修改或删除电子文档权限的行为，将严厉处理。第三十条对于未按规定备份和恢复电子文档的行为，将追究相应责任。第七章附则第三十一条本制度由企业管理部门负责解释和修订，并及时

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