档案安全风险隐患排查存在的问题

档案安全风险隐患排查存在的问题一、目的

本制度旨在加强档案安全风险隐患的排查与治理，确保档案资料的安全、完整与保密，提高档案管理的规范化水平，预防档案安全事故的发生，保障我国档案信息资源的安全。

二、适用范围

1.本制度适用于我国各级各类档案馆、档案室及其他档案保管单位。

2.本制度适用于涉及档案安全的各项业务活动，包括档案收集、整理、保管、利用、销毁等环节。

3.本制度适用于档案安全风险隐患的排查、评估、治理、监控等管理工作。

三、职责

1.档案管理部门职责：

（1）制定本单位的档案安全风险隐患排查治理管理制度，明确各部门、各岗位的职责；

（2）组织档案安全风险隐患的排查、评估、治理和监控工作；

（3）建立健全档案安全风险隐患排查治理档案，记录排查、治理过程及结果；

（4）定期向上级档案管理部门报告档案安全风险隐患排查治理情况；

（5）对档案安全风险隐患排查治理工作中存在的问题进行整改。

2.部门负责人职责：

（1）组织本部门员工学习档案安全风险隐患排查治理制度，提高员工的安全意识；

（2）负责本部门档案安全风险隐患的排查、治理和监控工作；

（3）对排查出的安全隐患及时采取措施进行整改；

（4）向上级报告本部门档案安全风险隐患排查治理情况。

3.员工职责：

（1）认真执行档案安全风险隐患排查治理制度，严格遵守档案安全操作规程；

（2）积极参加档案安全风险隐患排查治理工作，发现安全隐患及时上报；

（3）对安全隐患整改情况进行监督，确保整改到位；

（4）提高自身安全意识，预防档案安全事故的发生。

四、隐患排查范围

1.档案实体安全：

（1）档案库房的物理安全，包括库房建筑结构安全、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等；

（2）档案装具的安全，包括档案柜、架、箱等装具的稳固性和安全性；

（3）档案搬运和存储过程中的安全措施，包括搬运工具的安全性、档案的包装和保护措施等。

2.档案信息安全：

（1）档案数字化过程中的数据安全，包括数据传输、存储、备份和恢复的安全措施；

（2）档案信息系统的安全，包括系统访问控制、数据加密、防病毒、防黑客攻击等；

（3）档案信息网络的安全，包括网络架构的安全设计、网络访问控制、数据传输加密等。

3.档案管理过程安全：

（1）档案收集过程中的安全，包括档案来源的可靠性、档案的合法性和真实性；

（2）档案整理和编目过程中的安全，包括信息录入的准确性、档案分类和排列的合理性；

（3）档案利用过程中的安全，包括档案借阅和查阅的规范化管理、档案复制和传播的控制；

（4）档案销毁过程中的安全，包括档案销毁的合法性、销毁过程的监督和记录。

4.环境与灾害安全：

（1）自然灾害风险，包括洪水、地震、台风等可能对档案安全造成威胁的自然灾害；

（2）人为灾害风险，包括火灾、盗窃、人为破坏等可能对档案安全造成威胁的人为因素；

（3）环境污染风险，包括空气污染、水质污染等可能对档案实体安全造成影响的环境因素。

5.应急管理与救援安全：

（1）应急预案的制定与实施，包括档案紧急疏散、档案抢救、档案恢复等应急措施；

（2）应急演练与培训，包括定期进行档案安全应急演练和员工安全培训；

（3）救援设备与物资的准备，包括消防设备、救援工具、防护装备等。

五、隐患排查的方法

（一）综合检查

1.定期组织综合检查，全面评估档案安全风险隐患。

2.检查内容包括但不限于档案库房环境、档案装具、档案信息安全、管理流程、应急预案等。

3.综合检查应由档案管理部门负责人牵头，相关部门配合，形成检查小组。

4.检查结果应形成书面报告，对发现的问题提出整改措施和建议。

（二）专业检查

1.对档案安全的关键环节进行专业检查，如档案数字化、信息系统安全等。

2.专业检查应由具有相关专业知识和技能的人员担任，必要时可聘请外部专家。

3.检查应针对具体技术和操作流程，确保专业性和深入性。

4.专业检查结果应详细记录，对存在的问题提出专业性的改进建议。

（三）季节性检查

1.根据季节特点，对档案安全进行针对性的检查，如夏季防潮、冬季防火等。

2.季节性检查应考虑气候变化对档案安全的影响，及时调整安全措施。

3.检查应重点关注库房温湿度控制、防虫防鼠措施等。

4.检查结果应记录在案，对发现的问题及时整改。

（四）节假日检查

1.在节假日期间，对档案安全进行特别检查，确保档案安全无虞。

2.检查应重点关注档案库房的密封性、防盗措施、值班安排等。

3.节假日检查应由值班人员负责，确保档案安全管理的连续性。

4.检查情况应记录并报告给档案管理部门。

（五）日常检查和定期检查

1.日常检查是指档案管理人员在日常工作中的常规性检查，包括每天对档案库房环境的巡查。

2.定期检查是指按照既定周期进行的检查，如每周、每月、每季度等。

3.日常检查和定期检查应涵盖档案安全管理的各个方面，确保及时发现并解决安全隐患。

4.检查记录应详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改措施。

六、长假期间安全检查

（一）工业安全

1.长假前，应对档案库房内的工业设备进行全面的检查和维护，确保设备运行正常，无安全隐患。

2.检查内容包括但不限于档案整理机械、复印机、扫描仪等设备的电源线路、设备外壳的接地情况、设备运行声音和温度等。

3.对档案库房内的消防设施进行检查，确保消防通道畅通，消防器材完好，消防控制系统正常工作。

4.对档案库房的电气系统进行检查，包括电线电缆、开关插座、配电箱等，确保无裸露电线、无短路和漏电现象。

5.对档案库房的通风和空调系统进行检查，确保空气质量符合档案保管要求，防止长假期间库房内湿度过高或过低。

6.检查档案库房的防盗系统，包括监控摄像头、报警系统、门禁系统等，确保长假期间档案库房的安全。

7.对档案库房的应急照明和指示系统进行检查，确保在紧急情况下能够正常使用。

8.长假期间，应安排专门的值班人员负责档案库房的日常巡查，及时发现并处理可能出现的工业安全问题。

9.值班人员应接受必要的工业安全培训，了解各类设备的操作规程和应急处理措施。

10.长假结束后，应对长假期间的工业安全情况进行总结，对发现的问题进行整改，并记录在案以供后续参考。

（二）交通安全

1.长假期间，对于涉及档案运输的交通安全进行全面检查，确保运输过程中档案的安全。

2.检查运输车辆的安全性能，包括制动系统、灯光系统、轮胎磨损情况等，确保车辆处于良好状态。

3.对车辆内的档案固定装置进行检查，确保在运输过程中档案不会因车辆颠簸而移位或受损。

4.检查运输车辆的灭火器、急救箱等安全设施，确保其有效性并定期更换。

5.对运输人员进行交通安全培训，强调遵守交通规则，注意驾驶安全和档案保护。

6.制定详细的运输计划，包括路线选择、出发和到达时间、应急预案等，确保档案运输的顺利进行。

7.在档案运输前后，对车辆进行彻底的安全检查，特别是运输前的车辆准备和运输后的车辆清理工作。

8.运输过程中，应实时监控车辆位置和状态，确保档案在任何时候都在监控之下。

9.对于长途运输，应安排途中休息站，确保驾驶员休息充分，避免疲劳驾驶。

10.运输结束后，应对运输过程进行回顾和总结，对可能存在的交通安全问题进行梳理，并提出改进措施。

（三）环境保护安全

1.长假期间，应对档案库房周边环境进行检查，确保环境保护措施得到有效执行，防止环境污染对档案造成影响。

2.检查档案库房的排水系统，确保排水畅通，无积水和渗漏现象，避免因雨水倒灌造成档案受损。

3.对档案库房周边的绿化带进行检查，确保绿化植物的维护与管理，防止病虫害对档案库房造成威胁。

4.检查档案库房的防尘措施，如窗帘、纱窗、空气过滤系统等，确保档案库房内空气质量满足档案保管要求。

5.对档案库房周边的噪声源进行检查，采取必要的隔音措施，减少噪声对档案保管的干扰。

6.检查档案库房周边是否有污染源，如化工企业、垃圾处理场等，评估其对档案安全的影响，并采取相应的防护措施。

7.确保档案库房内的废物分类和处置符合环保要求，避免有害物质对环境和档案造成损害。

8.长假期间，应加强对档案库房周边环境变化的监测，如发现异常情况，应立即启动应急预案。

9.对档案库房周边的环境保护设施进行检查和维护，如雨水收集系统、污水排放处理系统等。

10.长假结束后，对环境保护安全情况进行评估，总结经验教训，对发现的问题进行整改，并制定改进措施，以提升档案库房的环境保护水平。

七、隐患排查分级

1.根据档案安全风险的可能性和危害程度，将隐患分为一级、二级、三级三个等级。

2.一级隐患：指可能导致重大档案安全事故的风险，对档案安全构成严重威胁，需立即采取措施。

-例如，档案库房存在严重的火灾隐患、档案信息系统的重大安全漏洞等。

3.二级隐患：指可能导致较大档案安全事故的风险，对档案安全构成一定威胁，需在短期内采取措施。

-例如，档案库房内消防设施不完善、信息系统存在一般性安全漏洞等。

4.三级隐患：指可能导致一般性档案安全事故的风险，对档案安全构成潜在威胁，需在日常管理中关注并采取措施。

-例如，档案库房内温湿度控制不稳定、日常操作不规范等。

5.隐患等级的判定应由专业人员进行评估，并根据实际情况及时调整。

八、隐患排查管理

1.建立隐患排查管理机制，明确隐患排查的流程、责任人和处理时限。

2.对排查出的隐患进行记录，包括隐患的描述、发现时间、发现人、隐患等级等。

3.根据隐患等级制定整改措施和整改计划，确保对一级隐患立即处理，对二级和三级隐患在规定时限内完成整改。

4.实施整改措施时，应指定专人负责，跟踪整改进度，确保整改效果。

5.对整改完毕的隐患进行复查，验证整改措施的有效性，并记录复查结果。

6.定期对隐患排查工作进行总结分析，评估隐患排查治理的效果，不断优化隐患排查管理制度。

7.加强隐患排查的宣传教育，提高员工的安全意识，鼓励员工主动发现和上报安全隐患。

8.对在隐患排查治理工作中表现突出的个人或团队给予表彰和奖励，以激励全体员工积极参与隐患排查工作。

九、事故隐患排查报告和隐患建档监控

1.事故隐患排查报告：

（1）任何人员在发现档案安全风险隐患时，应立即填写事故隐患排查报告，详细记录隐患的发现时间、地点、现象、可能原因等。

（2）报告应包括隐患的具体描述、潜在影响、紧急程度和初步判断的隐患等级。

（3）事故隐患排查报告应及时提交给档案管理部门，档案管理部门应在规定时间内对报告进行审核并采取相应措施。

（4）对于一级隐患，应立即启动应急预案，并报告给上级管理部门。

2.隐患建档监控：

（1）档案管理部门应建立隐患档案，对每个隐患进行编号、分类，并记录隐患的发现、报告、评估、整改、复查等信息。

（2）隐患档案应包括隐患的详细描述、风险评估报告、整改措施和计划、整改责任人、整改完成情况等。

（3）对每个隐患的整改过程进行监控，确保整改措施得到有效实施，并及时更新隐患档案。

（4）整改完成后，应进行复查，验证整改效果，并将复查结果记录在隐患档案中。

（5）隐患档案应定期进行审查，以评估隐患排查治理工作的成效，并根据审查结果调整隐患排查策略。

（6）隐患档案应作为档案安全风险管理的重要组成部分，进行妥善保管，并确保其安全性。

（7）对于重复出现的隐患，应进行分析，查找管理漏洞，完善隐患排查治理制度。

十、考核

1.建立档案安全风险隐患排查治理工作的考核机制，定期对隐患排查治理工作进行评估。

2.考核内容应包括隐患排查的及时性、全面性、有效性，整改措施的执行情况，以及整改效果等。

3.考核应采取定量与定性相结合的方式，通过统计数据和实地检查来评价隐患排查治理工作的质量。

4.考核周期可设定为每季度一次，由档案管理部门组织进行，必要时可邀请外部专家参与。

5.考核结果应形成书面报告，报告中应包括考核评价标准、考核过程、考核结果、存在的问题及改