2025人事档案保管服务代理合同范本

合同编号：甲方（委托方）：地址：联系人：联系电话：乙方（受托方）：地址：联系人：联系电话：鉴于甲方为依法设立的企业，拥有合法的人事档案资料，并需对外提供人事档案保管服务；乙方为具备人事档案保管资质的机构，愿意为甲方提供人事档案保管服务。甲乙双方本着平等自愿、诚实守信的原则，经友好协商，就甲方委托乙方进行人事档案保管服务事宜达成如下协议：第一条人事档案保管服务内容1.1乙方作为甲方的人事档案保管代理人，负责甲方人事档案的收集、整理、保管、查询、提供利用等工作。1.2乙方应确保甲方人事档案的安全、完整、准确和及时更新。1.3乙方不得泄露甲方人事档案中的任何信息，除非依法应当向有关部门提供的情况。第二条人事档案保管服务期限2.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为年，自年__月__日至年__月__日。2.2合同期满后，如双方无异议，本合同自动续约年，每次续约需提前一个月通知对方。第三条人事档案保管服务费用3.1乙方按照甲方提供的人事档案数量和难度，向甲方收取人事档案保管服务费，具体收费标准和支付方式详见附件。3.2甲方应在合同生效后七个工作日内，向乙方支付首次服务费用。3.3合同有效期内，如甲方需增加人事档案数量，应提前通知乙方，并根据新增档案数量支付相应费用。第四条保密条款4.1乙方应对甲方提供的人事档案信息予以保密，未经甲方同意，不得向任何第三方泄露、复制、转让或用于其他目的。4.2乙方应采取适当措施，确保甲方人事档案的安全，防止档案遗失、损坏或被非法获取。第五条违约责任5.1乙方未按照约定提供人事档案保管服务，或服务质量不符合约定的，甲方有权要求乙方改正或赔偿。5.2甲方未按照约定支付服务费用，乙方有权暂停提供服务，直至甲方支付相应费用。第六条争议解决6.1双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。第七条其他约定7.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。7.2本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：代表（签名）：代表（签名）：日期：年__月__日日期：年__月__日附件：人事档案保管服务费用明细表注意事项及解决办法：1.确保合同方信息准确无误：在填写合同方信息时，务必核实名称、地址、联系人及联系电话等信息的准确性。如发现错误，应及时更正，避免因信息错误导致合同无法履行或产生纠纷。解决办法为：在合同签订前，由甲乙双方共同核实并确认合同方信息。2.明确人事档案保管服务内容：双方应详细了解并明确合同中约定的人事档案保管服务内容，包括收集、整理、保管、查询、提供利用等工作。如在履行过程中出现疑问，应及时沟通解决。解决办法为：在合同中详细列举人事档案保管服务的具体内容，并附上相关说明。3.注意人事档案保管服务期限：双方应关注合同中约定的服务期限，确保在合同到期前续约或终止合同。如未能及时续约或终止合同，可能导致服务中断。解决办法为：在合同中明确约定合同到期前的续约通知期限，如提前一个月通知。4.保密条款的履行：乙方需严格遵守保密条款，确保甲方人事档案信息的安全。如发生泄露，乙方应承担相应责任。解决办法为：乙方应采取适当措施，如加密存储、限制访问权限等，确保人事档案的安全。5.违约责任的承担：双方应了解违约责任的具体规定，如乙方未按约定提供服务或甲方未支付费用等。在发生违约情况时，可根据合同约定要求对方承担违约责任。解决办法为：在合同中明确约定违约责任的具体规定，包括违约行为、违约责任承担方式等。6.争议解决方式：双方应知晓在履行合同过程中发生争议时，可通过友好协商解决；如协商不成，则需向有管辖权的人民法院提起诉讼。解决办法为：在合同中明确约定争议解决方式，包括友好协商和诉讼等。法律名词及名词解释：1.甲方：指依法设立的企业，拥有合法的人事档案资料，并需对外提供人事档案保管服务的一方。2.乙方：指具备人事档案保管资质的机构，愿意为甲方提供人事档案保管服务的一方。3.人事档案：指记录员工个人基本情况、工作经历、培训记录、奖惩记录等信息的资料。4.保管服务：指乙方为人事档案提供安全、有序的存储环境，确保档案的完整、准确和及时更新。5.保密条款：指双方在合同中约定的关于人事档案信息保密的条款，要求乙方对甲方提供的人事档案信息予以保密，不得向任何第三方泄露、复制、转让或用于其他目的。6.违约责任：指一方未履行合同约定的义务时，应承担的法律责任。7.争议解决：指在履行合同过程中，双方发生分歧或纠纷时，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式予以解决。应用场合：1.企业或组织需要将人事档案交由专业机构进行保管时。2.企业或组织与人事档案保管服务提供商之间的合作。3.人事档案保管服务提供商为企业或组织提供档案管理、查询和提供利用等服务时。补充条款：1.档案的交接：明确档案交接的时间、地点、方式及双方派出的代表。2.档案的更新：规定甲方应及时更新档案信息，确保乙方提供的档案资料真实、准确。3.档案的查询与利用：约定乙方在接到甲方查询请求后，应在多长时间内提供相关档案资料。4.意外情况处理：对于档案保管过程中出现的意外情况（如档案损坏、遗失等），约定处理流程及责任分配。5.服务终止：规定合同终止的条件、程序及双方应承担的责任。6.知识产权：明确双方对