外部资源采购管理制度

外部资源采购管理制度第一章总则第一条目的和依据为了保证企业的资源采购资金使用透亮、公平、高效，依法合规，确保企业正常经营，订立本外部资源采购管理制度。第二条适用范围本外部资源采购管理制度适用于企业内全部外部资源采购活动，包含但不限于设备、物料、服务等资源的采购。第三条定义外部资源：指企业为满足日常运营或项目需求而从外部供应商处购买的设备、物料、服务等资源。采购：指企业以货币交换的方式取得外部资源的活动。第二章采购流程第四条采购需求确定采购需求由需求部门或项目负责人提出，并填写采购需求申请表。采购需求申请表应包含以下内容：采购物品或服务的名称、规格、数量等认真信息；估计采购费用及预算来源；采购的原因和必需性说明；相关附件，如技术要求、合同模板等。第五条采购方案订立采购部门依据采购需求，订立采购方案，并提交给上级审核。采购方案应包含以下内容：采购方式和策略；采购的预算和资金来源；供应商的评估方法和标准；采购合同的条款和条件等。第六条供应商选择与评估采购部门依据采购方案，选择合适的供应商。供应商的选择应遵从公平、公正、公开的原则，采购部门应订立供应商评估标准和评估方法，并依据标准对供应商进行评估。评估的内容包含但不限于：供应商的信誉和资质；供应商的价格、交货期等综合条件；供应商过往的供货情况和客户评价等。第七条采购合同签订采购部门与选定的供应商进行谈判，并在谈判基础上订立采购合同。采购合同应包含以下内容：采购物品或服务的认真描述；价格、交货期、付款方式等条款；违约责任和争议解决方式；其他双方共同认可的条款。第八条采购执行与监督采购部门负责对采购合同的履行进行监督，确保供应商依照合同商定的条件履行合同。采购部门应建立供应商绩效评价机制，对供应商的交货质量、服务水平等进行评估。如发现供应商存在履约问题或质量问题，采购部门应及时采取挽救措施，并记录相关信息。第三章资金管理第九条资金来源企业的外部资源采购资金来源包含但不限于：企业自有资金；预算内资金；贷款或融资；其他合法渠道取得的资金。外部资源采购资金应依照企业财务制度进行核算和管理。第十条采购资金管理采购部门应依照采购方案和合同商定的付款方式及时支出供应商款项。财务部门应建立采购资金支出审批制度，确保支出程序的合规性和准确性。财务部门应定期审核采购支出情况，核对采购合同、发票等相关凭证，确保资金使用的合法性和真实性。第十一条采购费用核销采购部门应依照采购合同和财务制度的规定，提交采购费用核销申请。财务部门依据采购费用核销申请和相关凭证进行核销，并及时反馈给采购部门。第四章监督与奖惩第十二条监督与检查监察部门负责对外部资源采购活动进行监督和检查，确保采购活动的合规性和效果。监察部门可以随时对采购过程进行抽查，采购部门应乐观搭配并供应相关的资料和信息。第十三条违约处理若供应商违约，采购部门应及时向监察部门报告，由监察部门进行处理，并记录违约行为和处理结果。若企业内部人员涉嫌与供应商勾结、受贿等违法行为，监察部门应及时报案，由有关部门依法追究责任。第十四条奖惩措施对于在外部资源采购中取得显著成绩的团队或个人，企业将予以相应的嘉奖和表扬。对于有意规避采购制度、泄露采购信息、以不正当手段干扰采购活动等违规行为，将予以相应的惩罚，包含但不限于警告、停职、降职、辞退等。第五章附则第十五条本制度的解释权对于本制度及其相关问题的解释权归企业管理负责人全部。本制度依据业务变动和法律法规的更改情况，由企业管理负责人进行调整和修改，并及时向相关部门和人员进行通知和培训。第十六条本制度的执行日期本制度自颁布之日起生效，并适用于企业内全部外部资源采购活动。注意事项：—全部外部资源采购活动均需严格依照本制度