置业企业规章制度及业务流程手册范本

河南升龙置业有限公司

规章制度及业务流程手册

一、管理管控制度及业务流程

1、会议制度

会议制度

为使各部门信息充分共享，以利于公司整体工作进度的统筹安排,提高工作效率,

特制订本会议制度：

一、周例会

主持与记录：综合管理管控部负责召集，总经理中持：总经办秘书担仟会议纪要C

时间：每周六上午9：30

地点：会议室

参加人员：总经理、物业公司经理、各部门经理。

例会合适的内容：各部门责任人就本周已完成的工作业绩或工作进度进行沟通，协调

部门与部门之间的工作，解决各部门沟通中出现的脱节，对相关业务、实施合适的方

案加以说明，相互协助共同解决问题。

二，部门例会：

主持与记录：由各部门主管召集并主持；可由主管安排本部门员工轮流进行会议记录。

时间：每周一次部门例会，时间各部门自定。

地点：各部门自定

参加人员：各部门主管、各部门全体员工。

例会合适的内容：总结本周工作情况，提出对上周工作情况的完善和解决的建议，制

定汇报下周工作相关计划，并安排实施。

注：1、所有应参会人员均不得缺席、迟到、早退，

2、每日会议纪要于当天18：00点之前由总经办秘书呈送至总经理室。

3、周例会参会人员须到场，故周六各部经理不得调休。

4、各部门人员每周五中午12：00前须将本周的工作总结及下周工作相关计

划交至综合管理管控部，并由综合管理管控部档案人员编号存档以备查。

后附《会议纪要》

会议纪要

会议时会议地

会议名称

间点

会议主持缺席名

记录人单

出席名单

落实

会议合适的内容

人

会议记录（签章）

2、工装管理管控制度

工装管理管控制度

1目的

为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范员工工作服装（以下简称“工装”）

的正确使用管理管控。

2范围

公司各个部门及分公司均适用。

3参考文件

《员工手册》

4定义

无

5职责

5.1公司综合管理管控部

5.1.1全面负责制定公司工装及管理管控制度；

5.1.2负责定制员工工装；

5.1.3监督、检查各部门、分公司工装使用情况；

5.1.4计算、退还由员工个人承担部分的工装费用。

5.2各部门、分公司负责人

5.2.1负责对员工着装进行监督管理管控；

5.2.2指定使用人负责保管各自工装；

5.2.3审批员工工装领取申请；

5.2.4在部门/分公司负责人的授权下对工装及的使用进行登记。

5.3部门员工

5.3.1申请、领用员工工装，并对所领用的工装负有保管责任；

5.3.2按照公司相关规定承担工装相关费用。

6程序

6.1工装的定制

6.1.1工作服装的定制由公司综合管理管控部安排制作商承制；

6.1.2工作服装大小尺码由承制商套量而定。

6.2工装的发放和领取

6.2.1工装由公司综合管理管控部负责发放，工装发放对象为公司正式员工。试

用期未满的员工（含临时工）服装自备，但需符合公司着装的基本要求。

6.2.2员工转正后须完清相关个人资料（部分岗位需提供保证/担保资料）后方可

领取工作服。

6.2.3员工工装领取数量为：

6.2.3.1男性员工；西装二套、长袖衬衫二件、短袖衬衫二件、领带二条；

6.2.3.2女性员工：西装二套、长袖衬衫二件、短袖衬衫二件、短裙二条。

6.2.4工装的领取程序

6.2.4.1各部门员工须先填写《工装领用申请表》，经部门/公司负责人签字同意;

6.2.4.2部门员工将经所属部门的负责人批准报综合管理管控部，由经办人填写

《工作请示单》，经公司领导审批通过后方可安排承制商制作。

6.3工装的管理管控

6.3.1工装费用的管理管控

6.3.1.1公司员工自动离职者，自转正后起算，按工作时间长短进行服装归属

管理管控。在公司工作满半年者，服装归个人所有；满三个月而未满半

年离职者，需缴纳服装购置费的30%,服装归个人所有；转正而工作未

满三个月者，需缴纳服装购置费的83%,服装归个人所有，转正而未满

一个月者，需缴纳全款，服装归个人所有。衬衣价格不再计入其中。

6.3.1.2公司在年度预算相关计划中须按照员工增长比例计算列入员工置装

费用；综合管理管控部在购制员工工装时须报请公司总经理审核经批

准后按审批的费用总额控制执行。

6.3.1.3属领导特批发放的服装，个人工作未满三个月离职者需缴纳服装购置

费的50机服装归个人所有。工作超三个月而未满半年，因特殊原因

公司未录用的，个人需缴纳服装购置费的50%,服装归个人所有；工

作满半年而公司未录用者，服装归个人所有。

6.3.1.4从公司调离到关联公司的，其服装随其调离，新接受的公司不再制作

服装。

6.3.1.5换发的服装，自换之日起在公司继续工作满三个月归个人所有。不满

三个月则依原价的30%购置。

6.3.1.6公司转正的正式员工被开除、辞退的，依离职时间按第五项第6.3.1.3

条执行扣款。

6.3.1.7正常退休人员的工装，归个人所有，公司不再收取任何费用。

员工工装采购发放管理管控流程：

6.3.2工装的保管

6.3.2.1工装的保管由使用人自行负责；

6.3.2.2工装的使用年限为2年，按领用之日起算。

6.3.2.3凡工作服如未达使用年限而丢失、被盗、破损时，由保管人本人提出

补发申

请，交公司综合管理管控部重新制发，其费用全部由本人承担。

6.4员工着装规定

6.4.1员工工装原则上为员工上班时间内的专用服装，运营部员工在上班时间内

必须穿着工装，其他部门周一至周四须穿着工装。

6.4.2员工上班时间外出可根据情况决定是否着工装。

6.4.3所有员工的工装应保持整洁，经常清洗。

6.4.4公司员工穿着工装时必须佩带工作牌。

6.4.5男性员工着装须系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；不得穿着

白色袜子；女性员工在穿着短裙时必须穿肉色丝袄。

6.4.6员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并一般不准留胡子;

女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。

6.5附则

6.10.1处罚规定

6.10.1.1违反着装规定的处罚

A公司行政人事部不定期检查公司各部门员工着装是否符合规定。凡在检查中发

现违反上述规定的员工，应责令其立即纠正，并开具《违纪提示单》，给予20元/次。

对连续两次检查中发现的违纪员工，按上述罚款金额加倍处罚，并对违纪员工给予行

政记过处分直至给予辞退或除名处理。

B各部主管应积极配合，督促本部门员工遵守本规定。一个月累计员工违反本规

定人次超过该部门员工总数40%的，该部门主管罚款100元。

C综合管理管控部每月集中将检查到的违纪员工罚款及部门主管罚款从违纪员工

及部门主管的工资中扣除，并在公司内予以通报。

3、办公室管理管控制度

办公室管理管控制度

1、目的：为加强我公司内部管理管控，规范办公秩序和员工行为，优化工借环境，

提高工作效率，确保公司各项工作的正常开展，特制定本制度。

2、职责：

2.1公司综合管理管控部负责员工管理管控规定的修订、解释和执行检查。

2.2公司各部门领导按照本规定负责本部门员工的日常管理管控和监督。

2.3公司全体员工均需严格遵守本规定。

3、办公环境、安全、卫生管理管控办法

3.1自觉维护良好的工作环境，保持办公场所整洁，不随地吐痰，不乱扔废纸、烟蒂,

不乱倒垃圾杂物，乱倒茶水，不在非吸烟区吸烟，不提倡在办公区域进食。公

司办公场所须保持整洁、有序的办公环境以提高员工的工作效率，提升公司

的对外形象。

3.2办公场所严禁吸烟，注意用电安全，严禁乱拉线、乱搭线以及违章使用电器：

注意防火，如发现事故苗头，必须立即处理并及时报告综合管理管控部，及

时消除隐患。

3.3保持办公桌面整洁，物品摆放有序，不在挡板上贴挂装饰品，报纸应及时整

理并

放置于报架。

3.4员工外出时桌椅、抽屉应及时复位并注意锁闭抽屉。注意将贵重物品、重要

文件妥善保管，人员离开应将抽屉或保险柜锁好，提高防盗意识。不要在办

公桌存放大量现金或贵重物品，以免意外7员失。

3.5公司综合管理管控部不定期开展卫生检杳活动，对各部门的环境卫生情况进

行评比并给予公开通报。

4、办公秩序

4.1公司所有员工应严格遵守公司考勤制度，上下班按时签到（退）。

4.2公司员工应保持通讯工具24小时畅通，以便工作联系沟通。

4.3办公时间必须坚守工作岗位，需暂时离开时应与同事交代，并说明事由。

4.4办公时间不得上网娱乐聊天、玩电脑游戏、办私事、吃零食、打瞌睡。

4.5保持良好的工作氛围，注意保持良好的上班秩序，不溜岗、串岗、不闲聊和大

声喧哗。不得妨碍他人开展工作。

4.6未经公司领导同意，员工工作前，工作中不准饮酒。

4.7爱护公司财物和办公设备，轻拿轻放，不得随意拆卸、改装办公设备和电器；

未经许可，不得公物私用。

4.8保管好各自的领用物品，未经许可不得随意使用他人物品。

4.9办公用品、水电的使用，提倡节约，避免不必要的浪费；下班应随手锁门、

落窗、关闭所有电源。

5、言行仪表

5.1员工必须统一穿着公司制服，佩戴胸牌，保持制服笔挺整洁。未领取制服的

新员工必须穿着类似的职业装。工作日应按季节变化穿着公司配发的制服，

注意保持仪表的整洁、大方、得体，注意维护公司的形象。男员工不可留长

发。（办公室周一至周四；相关项目现场周一至周六）

5.2男员工必须理短发、系领带、衬衫下摆应扎在皮带内、穿黑色皮鞋；女员工

必须保持清雅、淡妆，不得穿拖鞋上班。

5.3办公期间，员工应使用普通话和文明用语；电话联系尽量不超过三声铃响（包

括附近无人接听的办公电话），使用文明的语言和手势动作，任何电话接听统

一使用礼貌用语一一“您好，哈曼斯商业公司”。上班期间严禁使用电话聊

天，工作通话应简明扼要。

5.4接待客户（客人）应在会客区接待，外来人员未经批准不得进入办公区域；

未经批

准，严禁外来人员使用本公司电脑设备。

6、严守机密

6.1不得将公司重要决策、营销信息和其他业务资料泄露给他人。

6.2本人不在岗位时，应关闭电脑，不得将公司重要文件和资料摆放在桌面上。

6.3公司员工严守机密，不得将公司重要决策、信息和业务资料泄露他人，员工

不在岗位时，不得将重要文件和资料摆放在桌面上；员工之间严禁相互打听

和对外泄露薪酬情况

7、罚则

7.1综合管理管控部根据木规定，对公司全范围开展定期和不定期检查；各部门

领导根据本规定，对本部门员工进行监督检查。发现违规者，给予警告（书

面或口头）、通报批评、经济处罚、辞退及开除等不同等级的处罚。

7.1.1违反“办公环境”有关规定，每项处罚10元；

7.1.2违反“办公秩序”有关规定，4.1、4.3项按公司有关考勤制度处理；4.2

项中高管职员若无故停止通讯联系每次50元；其余各项处罚20元；

7.1.3违反“言行仪表”中有关规定，每项处罚10元；

7.1.4违反“严守机密”中有关规定，每项处罚50元；

7.1.5违规行为情节严重或屡教不改者，给公司造成极大不良影响或经济损失，

根据实际情况经综合管理管控部审核报总经理批准后处理。

7.2员工违规，其直属上级主管对违规行为未做出相应有效措施者附连带责任。

7.3监督检查人员（包括综合管理管控部员工及各部门领导）一旦发现违规情况，

可在《员工处罚单》上填写违规事件及处罚意见，由当事人或见证人签字确

认后，监督检查者核实报综合管理管控部备案。

7.4员工对违规行为处理结果有争议者，以书面报告形式向综合管理管控部或上

级领导提出上诉。综合管理管控部将针对上诉情况进行调查和反馈。

4、办公用品管理管控制度

办公用品管理管控制度

第一条为规范采购程序，降低采购成本，保证口常办公需要，特制订本制度。

第二条本制度所称办公用品分为日常消耗品、管理管控用品和办公设备三类

2.1日常消耗品：铅笔、自动铅笔、签字笔、水笔芯、水彩笔、文件册、文件袋、

文件夹、文件框、橡皮、印泥、印油、圆珠笔、蜡笔、钢尺、荧光笔、信封、大头针、

回形针、浆糊、工号牌、保安帽徽、便签本、便条纸、标签纸、长尾夹、传真纸、档

案袋、档案盒、笔记本、拉杆夹、皮筋、刀片、订书针、稿纸、拷贝纸、口取纸、宽

胶带、固体胶、双面胶、胶水、透明胶、涂改液、饮用水、矿泉水、电池、复印纸、

复印机加粉、打印机墨盒、打印机加粉、光盘、海绵缸、凭证封皮、凭证盒、手套、

传真机色带、铁甲子、拖把、毛巾、香皂、垃圾袋、一次性鞋套、盒抽、卷纸、手纸、

固体清新剂、喷壶、热得快、清洁剂、粘勾、尘推、小水桶、打扫把等；

2.2管理管控用品：笔筒、剪刀、裁纸刀、订书机、起钉器、三角板、三棱尺、

排插、卷笔刀、直尺、台式笔、脸盆、香皂盒、地毯、双面玻璃擦、网线、空白DV

带、鼠标、纸篓、激光笔、计算器等；

2.3办公设备：函数计算器、复印机、电脑、保险柜、打印机、路由器、传真机、

电脑服务器、铁皮柜、文件柜、装订机、验钞机、饮水机、打卡机、安全帽、数码相

机、U盘、桌子、椅子、笔记本电脑、移动硬盘、微波炉、投影仪、DV机、碎纸机、

广联达软件、音响、彩电、液晶电视、空调、摄像机、录音笔、冰箱、铁锹、军用被

子、武装带、被罩、帽子、领带、床单、枕头、床垫、加湿器、真皮座椅、电暖器、

更衣柜、网卡等；

2.4办公用品管理管控原则：采购环节与日常管理管控环节分开，入库、出库手

续齐全，盘点和核查相结合。

2.5日常办公用品必须有充足的库存，能够保证日常需要，色带、电池、墨盒、

硒鼓等要控制库存，管理管控部门按照需求临时申请采购。

第三条办公用品的采购管理管控

3.1申购环节

3.1.1日常消耗品和管理管控用品的购买，每月25日由公司各职能部门的资产管

理管控员将填写好的次月《日常消耗品申请单》（附表一）经部门经理审签后，送达

综合管理管控部采购员处。采购员汇总各职能部门的《日常消耗品申请单》后，于每

月26日交综合管理管控部经理审核后，方可购买。《日常消耗品申请单》应有“上月

金额”、“本月金额”、“本月累计金额”栏目，由采购员填写。

3.1.2办公设备的购买，由公司各职能部门使用人填写《资产购置请购单》（附表

二）经部门经理审签后，报综合管理管控部。综合管理管控部根据公司办公用品的配

置规定，进行市场询价，给予合理建议，由部门负责人进行审签。送至财务部审核金

额后，报常务副总经理，总经理及总裁审批。

3.2《资产购置请购单》涉及金额在3000元（含3000元以内）的需报总裁签批。

3.3总经理及总裁审批后，由综合管理管控部采购员进行采购。

3.4采购环节

3.4.1综合管理管控部必须建立办公用品《合格供应商名册》，出具《办公用品供

方信誉调查表》（附表三）备案，并与供方签订《办公用品供应服务合同合约》（附后）。

采购时，必须在办公用品《合格供应商名册》中选择。如发现综合管理管控部采购员

未按规定自行选择商家购买，所产生费用由个人承担。

3.4.2部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供

应商处购买时，应将该供应商补充进办公用品《合格供应商名册》。

3.4.3办公用品《合格供应商名册》至少包括大型商场和个体文具专业批发商。

3.4.4必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品无法采购的情

况，可以经常务副总经理同意授权由需求部门及采购员共同采购。

3.4.5综合管理管控部采购员进行采购时，必须进行二家供货商报价后，咨询市

场价格，出具报价表签字报经理批准后，再购入。

3.4.6采购完成后应及时办理入库手续，由仓库管理管控员对所购物品的质量、

型号、品牌、规格进行检查，确认完好可入库后，采购人员凭入库单、资产购置请购

单及正规发票办理报销手续。入库单一式三联，财务报销一联、仓库保管员一联、存

根一联。

3.4.7除公司临时急用及领导特批以外的物品，未经批准，严禁擅自采购。仓库

管理管控员有权拒绝办理入库手续。

3.4.8综合管理管控部采购员每月28日应对《合格供方名册》中供应商的信誉进

行评价，出具《办公用品供方阶段评表》（附表四），写出书面建议，提交给部门经理。

如发现信誉低，未按《办公用品供应服务合同合约》履行的供方，立即终止合作关系。

3.4.9综合管理管控部采购员应不定期对办公用品的质量、价格，进行市场调研。

3.4.10综合管理管控部采购员、仓库管理管控员不得与供方恶意串通，将入库的

产品以假充真，以次充好、以不合格产品冒充合格产品。如发现有上述违规操径行为，

视情节严重，公司将给予处罚或解除劳动关系。

第四条办公用品报销程序

4.1所购物品入库后，由采购员持入库单、出库单、《资产购置单请购.单》及正

规发票办理报销手续。

4.2如《资产购置请购单》所购买的物晶因时间顺序需要分开报销的，先以原件

为报销依据，再次报销用复印件，采购员应签名备注：原件已于*年*月*日报销使用，

该复印件为第*次报销。

4.3对于日常消耗类物品和管理管控用品类，每次送货由供方提供供货详单，采

购员和仓库管理管控员进行对账签字确认后，双方各持一份，于每月25日由采购员

根据供货详单和正规发票，月底统一报销。

4.4供方提供转账帐号的，由财务部转账后，及时告知综合管理管控部，采购员

应告知供方进行查收和确认。

第五条办公用品领用

5.1办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，

如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如办公设备和打孔机、大型订

书机、装订机等。

5.2综合管理管控部仓库管理管控员应及时办理出库手续，建立电子台帐，定期

盘点和核对。出库单一式三联，领用部门、保管员和财务部各存一联。出库单作为公

司核算各部门费用的依据。

5.3综合管理管控部制定领用管理管控基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随

部门或人员的工作调整发放数量和发放时间。管理管控用品文具应限定人员使用，自

第三次发放起，必须以旧品替换新品，日常消耗品不在此限。

5.4管理管控性办公用品和办公设备列入移交管理管控，如有故障或损坏，应以

旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

5.5日常消耗类物品每月一日发放。但管理管控用品和办公设备的请领不受上述

时间限制。

5.6各部门设立《办公用品领用记录表》（附表五），由部门物资保管员统一保管，

于办公用晶领用时分别登记，建立电子台帐，并控制办公用品领用状况。《办公用品

领用记录表》及电子台帐为综合管理管控部日常工作检查项之一。

第六条每月最后一天部门物资保管员与行政部仓库管理管控员、财务人员应及

时盘点、对帐，保证物品数量、质量和安全无误。

第七条新进人员入职时由所在部门提出办公用品申请，向综合管理管控部请领

办公用品，并签字领用，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交部门部门资料管理

管控员。

第八条印刷品（如信纸、信封、表格……）除各部门特殊表单外，其臼刷、保

管均由综合管理管控部统一印刷、保管。

第九条打字、复印耗材的使用

9.1公司各部门要节约使用打印纸。综合管理管控部仓库管理管控员要做好领用

登记，每季度公布一次，

9.2复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，应留存，当

作反面纸使用。

9.3严禁复印与工作无关的资料•，严禁私用纸张，一经发现，公司按0.5元/页计

费：行政主管将处罚单报部门经理审核，由人力资源部在当月工资中扣除。

第十条除了对外报送的文件资料，公司内舒的纸张必须正反面使用。

第十一条综合管理管控部办公用品仓库管理管控员月末、年末要盘点清查库存,

在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化。年末综合管理管

控部配合财务部组织盘点办公用品在各部门的使用情况，做到反映实际库存状况及帐

实相符。

第十二条每年1月5日前，综合管理管控部采购员汇总全年的办公用品实际耗

用量和金额，分析与相关计划预算的偏差情况，写成总结报告，报综合管理管控部经

理留存，并作为编制下一预算年度的依据。

第十三条本制度由综合管理管控部负责解释，自发布之日执行。

办公用品管理管控流程图

附表-河南升龙置业有限公司

日常消耗品申请单

物品名称用途规格数量单价金额备注

附表二：资产购置单

日期：年月H

申请部'1:申购原L。或用途：

申请1<•采购）

资产"淞规格;世号单位数量预十单价/元;计金额/元

上月金额本月金额本月累计金额

部门：年月日注:

每月25号由各部门经理审签后交综合管理管控部统一购置，此表只用于申购日常消

耗品。

部门经理:综合管理管控部:

总计金额：（大写）

保管责任人（或验收人）签字：

备注：1、此单在报销时连同发票作报销凭证附件2、此单适用固定资产、低值易耗品请购

总裁:总经理：

部门经理:

综合管理管控部:

附件三办公用品供方信誉调查表

年月日编号：类别:

供方名称地址

总经理电话

联系人电话

企

业

概

况

技术力量

与

人员素质

产品质量

与

服务

其他

调查结论

调查人：

附件四办公用品供方阶段评表

年月日编号：类别:

供方名称相关项目负

责人

提供产品（服务）类别

供方阶段工作综述:

评审人员:

综合评分

评分

序号项目权重成绩主要存在问题

（满分100）

1质量40%

2价格30%

3信誉20%

4配合度10%

5实际得分：e=a+b+c+d

供方等级措施对照表

序号得分等级措

A90以上优秀供方加大合作按合同合约付款

B75〜89合格供方继续合作按合同合约付款

C60〜74仍为合格供方需警告减少合作推迟付款或保留部分余款

D60以下不合格淘汰处理完具体问题视情况付款

附件五河南升龙置业有限公司

办公用品领用记录表

部门:

物品名称规格数量签字备注

注：每月30日将此单交于综合管理管控部仓库管理管控员处。

5、档案管理管控办法

河南升龙置业有限公司

档案管理管控办法（试行）

笫一章总则

第一条为确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持

续补充，特制定本办法。

第二条公司档案分为文书档案、基建档案、会计档案、人事档案和声像档案五大类。

（-）文书档案：即在公司管理管控过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。

（二）基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

（三）会计档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保

存价值的会计核算专业材料。

（四）人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基

本情况、工作表现的个人资料。

（五）声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记

录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。

第三条公司档案按统一领导、分级管理管控的办法进行组织管理管控，即档案室负

责公司档案的总体管理管控；部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案

室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

第四条鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案人力资源部自行管理管控，人力资源

部经理指定专人按集中管理管控、严格保密的原则进行管理管控。

第二章立卷归档

第五条立卷归档是文件转化为档案的一个关口，由各部室资料员配合档案室进行。

其具体流程如下：

各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件,

拟制或修订立卷类目，如行政管理管控部可制定“人事发文”、“周记”等，并将空白

的文件清单置于每个类目文件的最前面。

随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写

文件清单。

二个较长时间段后，对手头L的所有文件进行清理，对

不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放

第六条各部室资料员向档案室移交档案时，须遵循如下要求：

（一）各部室向档案室移交档案时，均需附上移交清单（从文件清单转化而来）一

式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存份。

（二）各部室向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未

经系统整理的零散文件。

（三）文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。

复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

（四）声像档案应同纸质文件进行统一整理、编目，但要分别存放，在案卷目录上注

明互见号，以保持文件间的历史联系。

（五）对于不同保存价值的文件应当分开组卷。

（六）卷内文件排列应条理系统，一般可按重要程度或时间顺序依次排列，具有密切

联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、

附件在后。

（七）音像文件应用文字标出它们的对象、时间、地点、合适的内容和责任者等事项，

使丁保存和利用，

（八）各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的

归档范围进行。

A、综合管理管控部：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、有关公司送交的文件、

各部室送交的文件、外来文件、外送文件、大事记、部门周记、合同合约、质

保文件、内部发文等

人事发文、企业设立与登记材料、员工人事资料（应聘表、编制表、工资单等）、

培训记录、部门周记等

B、总工办：设计变更、外送文件、外来文件、部门周记等

C、工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资

料、竣工资料、设备说明书等），其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由

施工单位负责编制：文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回的文件、

部门周记等

D、财务部：财会档案见《财务档案管理管控办法》

E、审计部：结算书、隐蔽记录签证、外送文件、外来文件、部门周记等

F、材料部：材料定价单、外送文件、外来文件、部门周记等

G、营销部：售楼合同合约、协议、广告宣传资料、市场调研资料、外送文件、

外来文件、部门周记、声像资料等

H、外联部：政府文件、外送文件、外来文件、部门周记等

I、招商部：外送文件、外来文件、部门周记等

注：重复文件、一般事务性的无查考保存价值的文件、未成文的草

稿及一般性文件的历次修改稿、未经会议讨论和领导审阅签发

的未生效文件均属于不须归档的文件材料。

第三章整理上架

第七条各部室在规定的时间按规定的归档范围向档案室移交档案后，档案室档

案员须对移交档案进行整理上架，其具体流程如下:

第八条档案室档案员对移交档案进行整理时，应注意如下要求:

（一）卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的

文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在

后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

（二）不同保存价值的文件应分开组卷。

（三）凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

（四）文件材料装订前应剔除金属物。

（五）图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cmX21cm；装订边应加垫纸以使左右平

整并注意露出图标。

第四章保管

第九条档案整理上架后随即进入保管阶段。档案库房作为保存档案的基地，它的管理管控应满

足各类档案的安全保管与方便调阅。库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无

关的物品，不从事与库房管理管控无关的活动。

（一）除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房或设备等），则须

有档案员陪同并相伴始终。

（二）库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以

确保以上设施的安全有效。

（三）随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在14。020℃,相对湿度50%〜65%。

（五）档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行

定期的防疫检查，有相关计划、分期分批地对档案进行翻动。

（六）每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角

落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生。

（七）档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性。

（八）档案按部室存放，档案装具的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到卜、

第十条档案上架入库后，经常处于使用的状态中，因此须注意流动中的安全防护。

（一）档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子

中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所。

（-）未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密。

（三）未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印。

（四）尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密

现象。

第十一条档案保管有一定的保管期限。在我司，可分为永久和定期保管两种。定期保管期限为

3年、10年。保管期限从移交之日算起。（详见附件一《河南升龙置业有限公司档案保管

期限表》）

第五章提供利用

第十二条档案室档案员须提供多种利用途径，为员工存档创造条件。

（-）加强基础工作：

A、编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具。

B、安装使用快捷便利的档案管理管控软件，提高查档效率。

C、开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。

（二）开展查借服务：

A、借阅：

a）公司内部人员借阅档案时，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还。

非公司人员借阅档案时，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管和分管领导同

意办理借阅审批手续后方可借阅。

b）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；

不得撕去档案内页。

c）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。

B、借出：

a）档案使用人如需借出档案，一般档案须填写《档案借出登记表》，并按规定于1个月内

归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续。重要档案的借阅需经公司相

关部门主管和分管领导同意办理借阅审批手续后方可借阅。

b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管和分管领导

同意办理借阅审批手续后方可借阅。

c）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完

全贡任。

c、复印：

a）档案使用人若需复印档案资料，须经档案员同意。

b）图纸资料若需借出复印，须经档案员同意并严格控制复印份数。

第六章销毁

第十三条对已到保管期限的档案，档案室档案员可根据其实际利用情况组织销毁。其具体

流程如下：

第十四条档案销毁时，应注意如下要求：

A、准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管，

B、批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作

其他用途，更不允许出卖。

C、档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

第七章附则

第十五条本办法解释权归档案室。

第十六条本办法自颁布之日起施行。

附件河南升龙置业有限公司

档案保管期限表

序号档案名称使用部门保管部门暂定保管期限

1会议性文件各部室档案室10年

2外来文件各部室档案室10年

3外送文件各部室档案室10年

4部门之间往来文书各部室档案室10年

5制度文件各部室档案室永久

6请示单各部室档案室3年

7音像档案各部室档案室永久

8董事会文件董事会档案室永久

9各登记表单各部室各部室3年

1()诉讼文书综合管理管控部档案室执行完结后5年

11企业设立与登记材料综合管理管控部档案室永久

12企业年检资料综合管理管控部档案室永久

13员工档案综合管理管控部综合管理管控部员工离开公司后3年

14培训资料综合管理管控部档案室员工离开公司后3年

15职工编制表综合管理管控部档案室10年

综合管理管控部

16工资单档案室10年

/财务部

17财产领用登记表综合管理管控部综合管理管控部10年

18公司刊物综合管理管控部档案室永久

19人事发文综合管理管控部档案室10年

20合同合约类文件各部室财务部永久

21工程技术档案工程部档案室永久

见《会计档案管理管控

22财会档案财务部存放于财务部

办法》

23结算资料审计部档案室永久

24材料定价单材料部档案室10年

25广告宣传资料营销部档案室永久

26客户资料营销部档案室永久

6、文件资料归档、借阅程序

河南升龙置业有限公司

公司文件资料归档、借阅程序

1、目的和范围：为了确保公司文件资料的机密性和完整性，避免文件资料的丢失和扳

坏，根据公司《档案管理管控办法》及《合同合约管理管控制度》，特制订本程序。

本程序所指文件资料包括合同合约、红头文件及公司在经营过程中所形成的具有

保存价值的相关材料。

2、职责：

2.1经办人员负责本部门文件及合同合约的报枇工作。

2.2部门资料员负责将领导手稿、《用章审批单》或《合同合约会签单》并文档原

件同时收集。

2.3印章管理管控人员负责对文件资料加盖公章或合同合约专用章及法人章。

2.4档案管理管控员负责对公司拟定的重要文件的整理、归类、保管及借用。

2.5文件资料使用人员负责保障所用文件资料的完好无损，并严格遵守公司保密

制度，严守机密，妥善保管。

3、工作流程：

3.1文件资料归档程序：

3.1.1经办人将审批过后的文件资料交印章管理管控人员盖章

3.1.2印章管理管控人员将收回的文件资料，于个工作日内送交档案室留存，并在

《合同合约归档登记表》上登记（若有多份原件时，须注明去向用途），留复印

件供相关部门使用；对于在盖章时未能及时收回的文件资料，印章管理管控人员

于个工作日内将《用章审批单》送交档案专员。

3.1.3对于在盖公司章时未能留存的文件资料，经办人在完成使用后于」一个工作日内,

将文件资料全部原件送交档案室留存并在《档案交接表》上登记，留复印件供相

关部门查阅。

3.1.4、档案专员对未能及时收回的文件资料可根据《用章审批表》进行催要,

3.2、文件资料查阅流程:

3.2.1红头文件（未涉及公司机密类）：

使用者可根据工作需要，到档案室办理相关查阅手续后即可查阅。

3.2.2涉及公司机密类文件：

查阅者需填写《档案借阅登记表》，并经本部门经理、经办部门经理、分管领导、

总经理审批后方可查阅。

3.2.3公司各类证件（营业执照及公司土地使用证等）

借阅者经本部门经理同意，报分管领导、总经理审批后方可借阅。

3.2.4公司合同合约：

公司合同合约根据签订部门及相关合适的内容分为三类：

3.2.4.1本部门签订合同合约：

查阅者需填写《档案借阅登记表》，报部门经理审批后即可查阅。

3.2.4.2其它部门签订合司合约：

查阅者需填写《档案使用审批单》，经本部门经理审批后，报经办部门经理审

批完成后即可查阅。

324.3重大合同合约（合作、征地等涉及公司机密类合同合约）：

查阅者需填写《档案借阅登记表》经本部门经理、经办部门经理、分管领导、

总经理审批后方可查阅C

3.2.5查阅档案应在档案室进行，如需摘抄应通过档案专员同意；如需复制应在《档

案借阅登记表》上注明；如需借出应在《档窠借出登记表》上登记。

3.2.6外单位人员原则上不得查阅本公司档案，如因工作需要必须查阅者须持所在单

位正规介绍信，经本公司分管领导、总经理批准后方可进行查阅。

4、相关表格：

4.1附件一《合同合约归档登记表》

河南升龙置业有限公司租赁合同合约交档案室登记表

日期：年月份

合同合约编合同合约存档

部门经手人名称a移交人接收人移交日期份数备注

42其它表格见相应义件。

附件二

河南升龙置业有限公司档案销毁清册

页号:

顺序号销毁时间销毁案卷名称案卷号销毁及监销人备注

附件三

河南升龙置业有限公司档案借阅登记表

页号:

使用者情况档案费料情况复印

rr^用途归还否签收人备注

姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数

批准：审核：编制：

口期:口期：□期：

河南升龙区业有限公司规危时度及业务流程手册

附件四

河南升龙置业有限公司合同合约归档登记表

一

序合同合约

号归档时间合同合约名称合作单位名称服务期限贡任人经办人档号印花税备注

金额

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7、证章管理管控制度

证章管理管控制度

1、目的：加强公司的证章控制，避免因管理管控不当造成损失，特制订本制度。

2、职责

2.1行政管理管控部：负责印章的制发和管理管控，公司及本部门印章的

保管和使用，检查各部门证章的保管和使用情况。

2.2各相关部门：负责本部门印章和存放于本部门的公司证章的使用和保

管。

3、工作程序

3.1证章的定义和分类

3.1.1证章是指公司重要文件、证照和印章。

3.1.2重要文件及证照包括：

3.121公司的营业证照、组织机构代码证、资质证书等证照；

3.1.2.2国有土地使用有关文件、合同合约及评估报告；

3.123规划、建设许可证及相关文件；

3.1.2.4公司合同合约、章程、法人身份证明及董事会文件；

3.1.2.5与公司有关的政府部门专门文件；

3.1.2.6公司其他重要文件。

3.1.3印章包括：

3.1.3.1公章：河南升龙置业有限公司；

3.1.3.2私章：公司法定代表人、董事长及总经理私人印章；

3.133部门章：刻有公司部门名称的印章；

3.1.3.4专用章：财务专用章、合同合约专用章、文件编号章。

3.2重要文件及证照管理管控

3.2.1公司重要文件及证照应统一存放于公司档案室，实行专人管理管控,

保证文件及证照的安全与完整。

3.2.2各部门负责办理的公司重要文件及证照，在办理完毕后，应及时将

原件转交档案室保存。

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河南升龙置业有限公司规章制度及业务流程手册

323对重要文件及证照，责任人要进行全程控制，对公司的重要文伶及

证照进行收集、归档，并填写《档案借出登记表》，做好借出、归还

记录。各部门应配合档案室，将留存在本部门的重要文件和证照归

档。

3.2.4重要文件和证照的借出须在登记表上注明用途，并经部门经理以上领导签批。

3.2.5各部门因公借用公司重要文件或证照，在办完相关事务后应及时归

还。如部门需该文件或证照办理其他事务，应先退还档案室登记后

续借，避免在部门积压，同时让责任人或责任部门了解文件或证照

去向。

3.2.6借用重要文件或证照的人员必须爱护，不得擅自转借，不能损坏或

丢失。交还时必须当面点交清楚，责任人如发现缺失或损坏，应及

时报告有关领导。

3.2.7对于使用不当或损坏遗失等造成的损失，全部由责任人承担，公司

可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，其所在部门经理也

要承担一定的连带责任。

3.3印章管理管控

3.3.1指导思想与印章使用范围

指导思想：公司实行严格的印章管理管控制度，加盖印章应填写《印

章审批单》，报董事长及总经理批准。

33.1.1以公司名义发出的公文函件，加盖公司公章。

331.2公司设立银行帐户、与银行业务往来及开列支票，加盖公司公章、

财务专用章及法人章。

3.3.1.3以公司名义签订的合同合约，在每页中缝加盖骑缝章，有校对的地

方加盖校龙章，落款处加盖公司公章，视其合适的内容加盖法人章。

严禁各部门用部门章与其他单位签署合同合约或类似合同合约性质

的协议、备忘录、纪要等。

331.5相关部门在职权范围内以部门名义向施工单位、厂商、客户行文，

经部门经理批准后报总经理批准，可加盖部门章或专用章。

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3.3.1.6各部门的工作请示单和内部工作联系函，加盖部门编号章。

3.3.2印章管理管控规定

3.321各部门使用公司公章或法定代表人私章应填写《用章审批表》，经总

经理签字后报行政管理管控部盖章。

3.3.2.2印章保管人必须审阅《用章审批表》，并确认盖章文件合适的内容与

《用章审批表》，一致，