青岛金王有限公司采购与付款业务内部控制优化方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1青岛金王有限公司的基本情况..........................................1

2青岛金王有限公司采购与付款内部控制制度现状..........................1

3青岛金王有限公司采购与付款内部控制问题..............................2

3.1公司组织结构不合理............................................2

3.2内部控制执行力不够............................................3

3.3风险防范机制不足..............................................3

4青岛金王有限公司采购与付款内部控制改进措施..........................3

4.1完善公司组织结构，明确岗位职责................................3

4.2强化内部控制活动..............................................3

4.3建立风险防范机制..............................................5

5总结................................................................5

参考资料.............................................................6

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湖南商务职业技术学院毕业设计

青岛金王有限公司采购与付款业务内部控制优化方

案设计

1青岛金王有限公司的基本情况

青岛金王有限公司成立于一九九三年，秉承“创造更多价值”的品牌理念，

以科技和工业结合，整合国内外日化、健康、贸易等资源，引领潮流，为全球

家庭提供美好生活的产品和服务。青岛金王有限公司，英文名称：鑫道金集团

有限公司，成立于1993年，总部设在山东青岛，主要经营蜡烛、礼品、蜡烛、

蜡烛等。

青岛金王有限公司于2018年成立了“众妆优选”的智能化妆品零售平台。

青岛金王于2016年进入化妆品零售业。青岛金王公司于2013年正式进入了电

商平台。2010年，中国工商行政管理局将“Kingking”注册商标列为中国著名

品牌。2009年1月，中共中央政治局常委、总理温家宝到金王集团考察。胡锦

涛于2008年7月20日访问青岛金王有限公司，并对其进行了视察。青岛金王

有限公司（简称002094）于二零零六年十二月十五日在深圳证交所挂牌。2005

年，国家商业部将“Kingking”列为中国著名出口产品，2004年，青岛金王有

限公司率先制定了国内同类产品的行业标准。青岛金王有限公司于二零零三年

九月被科技部授予"火炬计划"高新技术企业。青岛金王公司于二零零一年十二

月八日建成了现代化的物流平台。青岛金王公司于2000年率先在全国范围内开

展了蜡烛行业的产品连锁店。青岛金王化工有限公司于一九九七年成立。青岛

金王有限公司于1995年将Kingking商标引入全球。其轻工产品有限公司于一

九九三年创立。

2青岛金王有限公司采购与付款内部控制制度现状

青岛金王有限公司已制定了一套内部控制制度，并将其全部公开的制度记

录在公司的员工手册中。根据《中华人民共和国劳动法》及《中华人民共和国

劳动合同法》，青岛金王有限责任公司、国家、青岛市有关法律、法规，根据

公司的实际情况，制定了《职工手册》。公司每年都会根据公司的政策和公司

的实际情况而修改。同时，公司还在每年的员工手册中设立了一个“贡献奖”，

这个“贡献奖”是针对那些能够及时发现公司的经营、制度等问题，并为公司

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的发展出谋划策的人员。

到现在为止，公司的员工手册中有14个管理体系，其中有会议、报销、合

同管理等。在这些系统中，与采购和支付有关的内部控制系统主要包括合同的

签署和实施。该系统的具体内容，主要是根据采购和支付的各个环节来制定的。

表1公司岗位职责

职责分工

部门岗位

核准采购作业

管理层副总经理批准支付请求

保持采购和供应商信息

1.按存货和部门的要求提出采购请求

2.坚持以质为最优的原则进行供应商的选择

3.以公司名义签订契约

4.提交支付请求

5.付款后，告知供应商及时装运，并追踪货物的

采购部采购专员

运送状况，以及预期交货时间。

6.协助仓库管理员对货品进行验收，如发现与货

品不符，应立即与仓库管理员沟通，更换货品。

7.督促供应商开出发票

8.将发票及时交给财务人员

1.收到发票后的检查

会计

财务部2.执行有关的会计事务

出纳授权付款

验收和入库文件的检查

仓储部库管

如有发现与实际需要不符，请马上联络采购人员

3青岛金王有限公司采购与付款内部控制问题

3.1公司组织结构不合理

公司的内部控制和公司之间有着密切的联系，必须建立健全的企业组织结

构。青岛金王公司拥有七个主要的职能：财务、行政、运营、技术等。人力资

源部（公司发展部）、法律部（法律部）.在公司的章程中，还明确了各职能部

门的责任和分工。然而，由于青岛金王有限公司的监管主体是由外部会计师事

务所进行的，公司没有设立独立的审计机构，因此，对公司的监管重点放在了

查处违法行为上，缺乏内部审计机构，缺乏健全的监管体系。公司因缺乏内部

审计而蒙受损失的例子屡见不鲜。比如在采购过程中，由于缺乏监管，采购人

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员违反了采购计划，没有按照原来的采购计划进行采购，造成了采购材料的质

量下降，但采购成本却升高了。

3.2内部控制执行力不够

青岛金王有限公司虽然制定了一套内部控制体系，但是在实践中并没有得

到很好的执行。在很多案例中，企业员工仅关注于形式，缺乏对内部控制体系

的实际执行能力。例如，在为企业制订采购预算时，并没有严格遵守公司的预

算规定，而已经制定的预算也没有严格地执行，这就说明了公司在预算管理方

面的能力不足。从这一点可以看出，青岛金王有限公司内部控制管理制度不健

全，其执行工作大都是表面上的，而不是做实际工作。

3.3风险防范机制不足

内控是企业内部控制的基本特征，与风险评价密切相关。

风险评价是一种衡量一件事情或一件事情所造成的损失或后果的方法。风

险评估是企业进行信息安全管理的重要依据。也是企业实施信息安全管理的关

键环节。青岛金王有限公司的风险评估意识不强，风险防范体系不健全。青岛

金王在采购、支付等方面尚未形成一套行之有效的风险评价机制，也未建立相

应的风险辨识与评价指标。在公司的采购、支付等相关的管理体系中，也没有

涉及到风险管理的内容，企业无法及时、准确、完整地收集、处理各种风险，

从而做出科学、灵活的决策。

4青岛金王有限公司采购与付款内部控制改进措施

4.1完善公司组织结构，明确岗位职责

青岛金王有限公司的管理层必须加强对预算管理的重视，充分运用预算管

理的引导性作用，因为青岛金王有限公司目前的预算管理还存在很多不足，我

认为，公司可以设立一个财务管理委员会，由董事会选举产生，并在会计方面

担任独立董事。公司预算管理委员会的职责主要有：公司预算管理目标，制定

政策，公司预算管理，公司预算发布，公司预算执行，公司预算审计，监督公

司预算。青岛金王有限公司作为一家非常设机构，其所属的预算管理单位应设

立一个独立的预算管理部门，负责其组织和日常工作。

青岛金王有限公司财务部，其主管是公司财务部的主管，员工则是从公司

各部门中挑选出来的。其主要工作内容有：编制预算管理体系、监督实施、编

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制预算、编制预算、编制预算、编制预算等。

总经理

财务管理行政管理经营管理技术管理人力资源企业发展

法务部门

部门部门部门部门部门人力资源部门

技术管理企业发展

会计人员管理人员管理人员部门人员法务人员

人员（对技市场人员

（负责企（内部管（起到外(负责职工（遵纪守

术进行研（市场挖

业账务）理）部管理）的引进以企业预算法）

出纳（负责究）掘）

及后续)管理委员会

企业财务

（市场预

内部审计的收支）

算）

（起到监

督督促作

用）

图1青岛金王有限公司组织结构图

4.2强化内部控制活动

内部控制是一个包含在企业价值链中的重要环节，它必须嵌入到企业的每

一个业务过程中。针对中小企业的特殊性，应特别注意对资金、采购、支付、

仓管、销售和收款等各方面的内部控制。第一，在管理货币资金时，必须严格

区分会计和收银员的业务范围，不得越权。例如，对帐要由非出纳人员负责，

现金盘点要有规律地和不定时地进行，要有一个监盘员参加，所有用于支付的

印鉴要分开保存。实行必要的不兼容职位相分离，必然会减少舞弊的发生。第

二，在采购和支付方面，首先要确立采购和支付的工作岗位责任制，采购和支

付的整个过程不能由一个单位或一个人来负责。二是要建立清晰的审批和采购

支付的审批机制，使之发挥作用。三是强化验收，按采购合同规定，由仓库进

行数量验收，质量验收由质检部进行，并安排设备工程师进行验收。在验收过

程中发生的质量与数量问题，将严格按照合同或协议条款进行处理。四是审核

付款时，财务部门应审核付款的基础，包括合同、采购单、验收单是否与合同

不符；在月末，管理者还要仔细核对供应商所开出的报表，以确保余额的准确

性。

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优化采购与付款

计划部门采购部门财务部门

生产经营的需要，

采购物资到根据采购通

依据公司的一般

达之后知单，采购验

授权与特别授权

收单等有效

采购部门

仓储部门的付款文件

发出通知单与确认负债或

付款依据根据订购单上要求的支付货款

名称，规格，数量，

质量，到货时间

财务部门

质检部验收入库(验收单）

财务部门

图2优化采购与付款流程图

4.3建立风险防范机制

为了确保内