机关单位档案管理制度

机关单位档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为了有效管理机关单位的档案，规范档案管理工作，提高工作效率和信息安全性，保护机关单位的权益，订立本档案管理制度。第二条适用范围本制度适用于机关单位全部档案的管理工作，包含电子档案和纸质档案。第三条定义档案：指机关单位所建立、接收、保管、利用和管理的各类文件、资料。电子档案：指以电子形式存储的档案，包含电子文档、电子邮件、数据库等形式。纸质档案：指以纸质形式存储的档案，包含纸质文件、卷宗、册页等形式。第四条档案管理原则法律合规原则：遵守国家法律法规和规章制度，确保档案管理的合法合规性。科学性和规范性原则：依照档案管理的科学和规范化要求，进行档案管理工作。效率和便捷原则：提高档案管理的工作效率和档案的利用价值，方便相关人员的查阅和使用。保密和安全原则：确保档案的安全性、保密性和防窜改性，防止档案信息泄露或损毁。第二章档案管理工作第五条档案归档新建档案的归档工作应依照规定的流程进行，包含编号、分类、保管等环节。归档时，应填写档案目录，记录档案的基本信息，包含档案编号、名称、起止日期、归档人员等。纸质档案应依照规定的档案柜进行分类存放，电子档案应依照规定的文件夹进行分类存储。第六条档案借阅档案借阅需填写借阅申请表，并经相关领导审批。借阅者应履行保密义务，不得将档案外借或复制档案。借阅期满应及时归还档案，并填写归还登记表。第七条档案销毁档案销毁需经过相关部门审批，并依照规定的流程进行。销毁时，应填写销毁登记表，记录销毁的档案信息，包含档案编号、名称、销毁日期、销毁人员等。纸质档案应依照规定的程序进行销毁，电子档案应依照规定的方式进行删除。第三章电子档案管理第八条电子档案的建立和归档电子档案应依照规定的格式进行建立，包含文件命名规范、档案分类、版本掌控等要求。电子档案的归档应采用安全可靠的存储设备，并备份存储在不同地方，确保档案的安全性和可用性。电子档案的归档管理应有相应的权限设置，确保档案的访问、修改和删除的合法性和可控性。第九条电子档案的备份和恢复定期对紧要的电子档案进行备份和存储，并测试备份数据的有效性和完整性。当发生电子档案损坏或意外丢失时，应及时进行恢复和修复操作，确保档案的完整性和可用性。第十条电子档案的安全保护对于紧要的电子档案，应进行加密处理，确保档案的保密性。电子档案的访问权限应依据不同人员的职责和需求进行设置，确保档案的安全性和可控性。对于离职人员的电子档案，应及时进行权限更改和档案的归档或销毁处理。第四章纸质档案管理第十一条纸质档案的整理和保管纸质档案应依照规定的分类和归档要求进行整理和保管，包含文件装订、封面标注、柜架摆放等环节。对于紧要的纸质档案，应进行特殊保护措施，如防潮、防火和防盗等。第十二条纸质档案的防护和修复纸质档案应定期检查和清理，防止虫蛀、腐朽等问题的产生。对于损坏的纸质档案，应及时进行修复和整理，确保档案的完整性和可读性。第十三条纸质档案的调阅和复制对于需要调阅的纸质档案，应提前申请，并经过相关领导的批准。在保证档案安全和完整的前提下，可以进行纸质档案的复制，以方便查阅和使用。第五章监督与责任第十四条机关单位的档案管理机构机关单位应设立档案管理机构，负责全面管理档案工作，包含档案的建设、管理和利用等方面。档案管理机构应具备相应的人员和设备条件，供应必需的培训和技术支持。第十五条监督检查与评估机关单位应定期开展档案管理的监督检查工作，确保各项制度的执行情况。包含档案管理机构、行政监察机构和内外部评估机构在内，应定期对档案管理工作进行评估，及时发现问题并提出改进措施。第十六条违纪和责任追究对于违反档案管理制度的行为，将依照相关规定进行惩罚和纪律处分。档案管理人员应履行职责，依照规定的程序和要求进行档案管理工作，对于管理欠妥的行为，将追究相应的责任。第六章附则第十七条本制度的解释权本制度的解释权归机关单位负责人全部，并由档案管理机构负责具体实施。第十八条本制度的修订与通知对于本制度的修订，机关单位应依照程序进行，并及时通知相关人员，确保制度的有效实施。以上为《机关单位档案管理制度》的具体内容，目的在于规范机关单位的档案管理工作，提高管理效率和信息安全性。机关单位应依照本制度，规范档案的归档、借阅和销毁流程，严格遵守相应的权限和保密要求。同时，需要加强对电子档案和纸质档案的管理，确保档案的安全可靠。