《应用文通知》课件

应用文通知本课件将介绍应用文通知的基本要素和撰写技巧,包括通知的基本格式、内容组织、用语选择等方面的注意事项,帮助大家掌握写好应用文通知的方法。通知的定义和特征定义通知是指单位或组织向特定对象发布的正式文书,用于传达信息、发布决定、布置任务或发出指示。特征通知具有针对性强、内容简明、表述权威等特点,能够及时准确地传达信息,发挥导向作用。通知的基本内容要素标题标题应简明扼要地表达通知的主要内容和涉及对象。时间要素说明通知的生效时间、截止时间或期限等。对象范围明确通知的涉及对象，如部门、人员等。内容主旨阐明通知的主要事项、要求和措施等。通知的表达方式通俗易懂通知应该使用简单明了的语言，避免专业术语和晦涩难懂的措辞，让读者轻松理解。条理清晰通知应该结构严谨、条理清晰,使关键信息容易被读者找到和记忆。语气委婉通知应该采用客观、中性的语气,避免使用命令或强迫性的措辞。风格统一通知应该遵循单位的文体规范,保持一致的表达风格。通知的格式结构1标题通知的标题应该简洁明了，概括通知的主要内容。2正文正文部分应包括通知的目的、事项、时间、地点和要求等核心信息。3落款落款包括发文单位、日期等基本信息，用以对通知的正式性和合法性进行认证。标题的设计要求1简洁明确标题应简单扼要,突出关键信息,让读者一目了然。2醒目吸引标题应采用引人注目的措辞和格式,引起读者注意。3突出重点标题应突显通知的主旨信息,概括通知的核心内容。4规范统一标题应遵循单位的文字规范和格式标准。正文的撰写要点简洁明确通知正文应简明扼要,避免冗长晦涩的语句,使用简单直接的表述方式,让读者一目了然。层次清晰采用分段落、分层次的结构安排,使通知内容有条理、逻辑性,易于读者理解和接受。用语恰当选用通用性强、贴近读者的词语和句式,避免使用生僻词语、晦涩难懂的专业术语。落款的规范格式1末尾悬挂样式通知的落款位于文件末尾,末尾格式为"单位名称（签章）年月日"。2单位法定署名署名须采用单位的全称或法人简称,不得使用非正式的简称。3标准日期格式日期以"年月日"的形式书写,年份使用四位数字。4加盖单位公章重要通知应当加盖单位公章或合法授权的印章,以示正式。发文单位的署名规范单位名称单位全称或常用简称应准确无误,体现单位的真实性和权威性。公章使用在正式文件上需要加盖单位公章,以示发文的法律效力。详细地址可选择性添加单位的详细地址信息,方便联系和核实。联系方式可选择性添加单位的联系电话、传真或电子邮箱等,以便快捷沟通。日期的表述格式年月日通知上应当明确写出年、月、日，如"2023年3月15日"。时间表达如果通知涉及具体时间，应以"上午9:00—11:00"的格式清楚表达。不同场合用语在日常通知中，可以使用"今天"、"明天"等相对词语，更加贴近读者。标准正式格式重要公文通知中，应采用标准的月-日表述方式，如"3月15日"。校对和审批流程1校对仔细检查文稿,确保内容准确无误2部门负责人审核由部门负责人进行审查批准3主管领导审批获得主管领导的最终批准4发布经过层层审核后正式发布通知通知在发布前需要经过严格的校对和多级审批流程,确保内容准确无误、格式规范合法。校对人员仔细检查文稿,部门负责人进行审核,最后由主管领导给予最终批准。只有通过层层把关,才能确保通知信息的准确性和合法性。通知的发布方式纸质发布通知可以印制成纸质文件,张贴在公告栏或者发放给相关人员。这种方式传统且直接,适合需要书面保证的正式通知。电子发布通知可以通过电子邮件、公司内部系统或者即时通讯工具发布。这种方式快速高效,能及时传达信息,但需要保证收件人能及时接收。线上发布通知可以发布在公司网站、微信公众号或者其他社交媒体平台。这种方式广泛覆盖,但需要考虑信息的安全性和隐私性。多渠道发布通知可以采用线上线下相结合的方式,利用各种有效渠道发布。这样可以确保信息的全面传达和高效覆盖。通知的变更和废止通知变更的流程如果需要对已发布的通知进行更正或调整,应遵循正式的变更流程,包括获得相关部门的审批,并及时更新并重新发布新的通知。通知的废止方式对于已发布但不再适用的通知,应通过正式的废止流程来明确作废,包括发布废止通知、更新相关信息等。废止通知应保留在档案中以作记录。变更和废止的记录保存无论是通知的变更还是废止,都应该建立完整的记录,妥善保存在档案中,以便后续查阅和核对。范例1：部门通知部门通知的特点部门通知通常用于部门内部对工作事项、会议、培训等进行安排和通知。其内容明确、简洁,能够及时、准确地传达信息,确保上下沟通。部门通知的重要性部门通知是加强部门管理、推动工作开展的重要渠道,有助于增强部门凝聚力,确保各项工作有序进行。范例2：例会通知定期例会是公司重要的内部管理活动,用于及时沟通信息,制定工作计划和安排部门工作。例会通知的主要内容包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等,需要事先发布并发送给相关人员。例会通知应当简洁明了,突出重点信息,为与会人员提供必要的准备,确保会议顺利进行。同时还需要注明会议纪要的后续分发方式,以便参会人员及时获知会议决议。停电通知尊敬的各位用户:为了配合电网维修工作,我司将于2023年5月1日上午8时至下午5时对X公司办公区域进行停电。请各位用户做好相应准备,避免停电期间对办公工作造成影响。如有任何疑问,欢迎随时联系我们。让我们共同维护电力系统的稳定运行。考试通知敬启者:为确保2023年秋季学期考试顺利进行,现就考试安排通知如下。考试时间为6月5日-6月9日,共5天。考试时间为上午8:30-11:30,下午13:30-16:30。请考生务必准时参加考试,并携带学生证和考试准考证入场。考试期间请遵守考试纪律,禁止使用手机和其他电子设备。培训通知为系统提升员工专业技能,公司定于6月15日至6月21日举办为期一周的产品培训。培训将涵盖产品特性、使用说明及售后服务等内容,由资深讲师主讲。此培训面向全体员工,请于6月10日前报名参加。培训期间住宿及餐饮费用由公司承担,欢迎踊跃参加。会议纪要会议纪要是对会议召开情况、讨论内容和决议进行书面记录的文件。它全面客观地反映了会议的整个过程,是会议后重要的文字资料。会议纪要要求简明扼要、内容完整、条理清晰,对会议决策和后续工作具有重要指导作用。通常会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、会议主要内容和决议等基本要素。同时还需注明纪要编写人员姓名和联系方式。常见错误及修改建议标题错误通知标题应简明扼要,直接反映通知主旨,避免冗长模糊。语句错误通知语句应简洁流畅,避免语法错误和歧义词语。注意用词恰当,逻辑清晰。格式错误通知格式应规范统一,遵循相关制度,注意字体、字号、段落等细节要求。通知的撰写技巧总结明确目的确定通知的主要目的,如通知安排事项、传达信息或吁请行动,这将指导撰写内容和表述方式。结构合理通知应采用标题-正文-落款的标准格式,各部分内容逻辑清晰,段落衔接自然。用词准确措辞准确、语言规范,避免歧义和笼统表述,确保通知内容清晰明了。提示释义对专有名词、专业术语等进行适当解释,便于受众理解和接受。通知的生成原则1明确目标在起草通知时,应先明确通知的目的和预期效果,确保通知内容切合实际需要。2规范格式通知应按照规定的格式和要求撰写,包括标题、正文、落款等规范性内容。3简洁明了通知应简洁扼要,用词准确,避免冗长和语义模糊,使受众能快速理解内容。4注重层次通知的内容应层次分明,主次突出,有助于受众快速捕捉关键信息。通知的传达注意事项建立沟通渠道确保通知被有效传达给所有相关人员。可利用电子邮件、员工群组、内部网站等多种渠道进行交流。明确内容要点通知内容应简明扼要，突出重点信息。提供必要的背景介绍和操作指引，以帮助受众理解和执行。跟踪反馈反应及时收集并分析通知的反馈情况，了解传达效果。根据反馈采取后续跟进行动，确保通知落实到位。通知的归档保管要求系统归档将通知文件电子化存档,建立规范的文件管理系统,确保内容安全和可查。实体归档对于纸质通知文件,应建立档案室,按流水号、日期等进行有序保管。责任划分指定专人负责通知文件的归档管理,保证信息的完整性和可追溯性。定期维护定期检查归档文件状态,及时防范损坏隐患,确保通知文件长期保存。通知的法律效力强制性效力通知具有一定的法律约束力,要求受通知对象必须遵照执行。违反通知的行为可能会产生法律后果。行政管理依据通知是政府机关实施行政管理的重要依据,具有拘束力。受通知对象必须按照通知的内容进行相应的行动。规范性文件根据相关法律法规,通知被视为规范性文件,具有法律效力。相关单位和个人必须遵照执行。行政决定效力通知反映了政府机关的行政决定,其内容具有法律效力,受通知对象不得违反。通知的类型与用途日常管理类通知用于部门日常运转、规章制度、工作安排等内部管理事项的通知。重大事项通知用于宣布公司重大决策、重要会议、重要培训等重要信息的通知。应急事项通知用于及时传达突发事件、安全隐患等应急情况下的即时通知。公告性通知用于向广大员工、客户等群体发布一些公示性信息的通知。通知的语言表达庄重正式通知语言应当庄重得体、语气恳切有力，体现权威性和正式性。简洁明确通知内容应当简洁明确，语言精炼凝练，避免模棱两可或歧义。命令性语气通知通常采用硬性措辞，以法律规范性的语气做出指令和要求。礼貌周到用词措辞要恰当礼貌，避免生硬orarrogant。要顾及受众心理感受。通知的版式设计1整体布局通知的版式应当简洁、整洁、清晰，注重版式元素的协调配置。2字体选用标题和正文字体应当美观大方，易于阅读。字号大小适中。3元素排列各项内容应当井然有序地排布，突出重点，减少空白。4视觉效果合理运用色彩、线条、图像等视觉元素，增强通知的视觉吸引力。通知的电子化传输邮件发送利用电子邮件可快速高效地传递各类通知,并确保信息及时、准确地送达。手机短信推送通过手机短信群发方式,可实时向相关人员推送最新的通知信息。企业内部网络在企业内部网络上发布通知,能够确保信息传达到所有相关人员,增强透明度。通知的社交媒体发布微信公众号