凉山州达达商贸有限公司存货管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1凉山州达达商贸有限公司概况........................................1

1.1凉山州达达商贸有限公司基本信息...............................1

1.2凉山州达达商贸有限公司存货管理现状...........................1

2凉山州达达商贸有限公司存货管理中存在的问题........................1

2.1存货采购管理混乱.............................................2

2.2存货内部控制制度不健全.......................................2

2.3存货周转速度慢...............................................3

3凉山州达达商贸有限公司存货管理优化方案.............................4

3.1完善存货管理内部控制制度.....................................4

3.3降低存货积压.................................................6

4方案可行性论证.....................................................7

4.1方案符合公司需要.............................................7

4.2方案实施预期效果.............................................7

参考文献............................................................7

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凉山州达达商贸有限公司存货管理优化方案设计

1凉山州达达商贸有限公司概况

1.1凉山州达达商贸有限公司基本信息

凉山州达达商贸有限责任公司成立于1998年12月30日，注册地位于西昌

市宁远街1号，法定代表人为蒋远府。经营范围包括百货零售；商品批发与零

售；预包装食品销售；散装食品销售；预包装食品销售；农产品初加工等。凉

山州达达商贸有限责任公司对外投资2家公司，具有9处分支机构。

本人于2022年12月至2023年3月在凉山州达达商贸有限公司存货管理

部门进行毕业实习实践，负责仓库管理岗位。在实际工作中，发现存货的管理

还存在提升空间。

1.2凉山州达达商贸有限公司存货管理现状

公司起步晚，基础薄弱，现在还是采用的传统人工管理模式，存货之间的

流转都是通过纸质文件传递，很有可能给管理人员提供可乘之机，给公司造成

不必要的损失。公司的存货管理水平相对同行业较低，存货占用了企业大部分

资金。同时公司资产的周转速度较低，影响了企业自身资产收益率，使存货成

为公司管理问题中的要点。

公司存货管理流程描述：仓库管理人员进行采购，收到货后进行收货处理，

再对物料单进行检查是否一致。如一致填写入库接收单；如不一致，可不接收

货物并通知供应商进行处理。之后由仓管人员填写报检单，货物验收合格后由

仓库管理人员填写入库接收单签字入库，同时仓库货物的保管与发放也由仓库

管理人员一并管理。如图所示：

图1-1凉山州达达商贸有限公司存货管理流程

2凉山州达达商贸有限公司存货管理中存在的问题

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2.1存货采购管理混乱

公司在采购过程中没有充分的计划，忽略了存货采购成本以及资金的占用，

造成了存货大量堆积、销售进度缓慢，导致生产经营压力剧增。而在实际采购

中，某些员工可能为节省时间而缩减必要的环节，使数据错误记录，部分库存

未能及时处理。当采购人员在无法获得公司准确库存的情况下，可能会根据过

去的采购数或者用量进行采购，导致无法满足存货实际需求或出现浪费现象。

同时，仓库存货管理混乱，点不清货物数量，导致仓管员害怕少货，就会

安排采购货物，从而导致库存的增加。采购人员的业务能力水平不够高，不懂

得区分货物，这在一定程度上会加大退货量，以及过于依赖同一家供应商，仓

库不按照订单数量随意收货，送多少收多少，让有些供应商为节省运费钻空子，

干脆一次送一个月的订单量。采购方在采购价格方面也容易失去主动权，经常

出现质量相同但价格偏高的情况，处在一个左右为难的地步。

2.2存货内部控制制度不健全

公司虽然名义上实施了信息化管理，但仍旧无法高效地了解各种信息，也

无法在部门与部门之间、部门与供应商或客户之间实施资源共享，导致公司遇

到某些问题时很难解决。公司管理人员少，权责划分不清晰，甚至在一些不相

容岗位也存在一人兼多职的现象，造成舞弊、错误行为。公司没有专门的采购

人员，所以存货采购较为随意，采购、验收、保管、领用环节都是由仓库办理，

没有相关规章制度规定如何对仓库存货进行监督，没对存货检查及安全防护，

不会安排人员定期核算及对账，不能确保财产物资相符。

表2-1期末存货盘点表单位：元

物资名称相机组合音箱耳机游戏机

单位台套副部

单价3503800150148

数量1060991100790

账面数

金额371000376200165000116920

盘存数数量10001011080-

金额350000383800162000-

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数量-2--

盘盈

金额-7600--

数量60-20-

盘亏

金额21000-3000-

原因管理不善暂估入库丢失-

由公司期末存货盘点表可见，相机及耳机都是与账面不符的，采购、验收、

保管、领用环节都是由仓库办理，提高了存货盘亏的风险。

2.3存货周转速度慢

由于仓库拥有大量的存货，导致存货销售停滞不前，给存货周转带来极大

不便。某些货物是仓库人员随意采购的，虽然质量过关但是不符合人们的日常

需求。同时，订单错漏、存货管理混乱等情况也没有及时去改善，导致大量的

潜在损失，公司想方设法采购新产品，当老产品不畅销时，就会累积在仓库。

业务员预测信息准确性的水平不够高，只知道采购存货，仓储部门大量的存货

却没人关心，到最后不得不打折出售或报废。业务人员对客户取消订单或退回

货物后发生的损失让公司承担，这也会造成存货积压。公司年度存货周转率分

析如下表所示：

表2-2存货周转率分析表

日期周转天数周转率

202073.024.93%

202192.783.88%

2022105.574.41%

从前几年存货周转率分析表可以看出，前两年公司的存货周转速度比较慢，

存货在库时间比较长，资金流转不易，影响了企业的盈利。2022年存货周转逐

渐上升。

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3凉山州达达商贸有限公司存货管理优化方案

3.1完善存货管理内部控制制度

公司必须重视存货管理，因为一个健全的存货管理内部控制是公司正常发

展的保证。存货管理流程包括：

存货不相容职务包括：

图3-1存货不相容职务

在岗位分工的基础上，由存货管理部门及有关部门管理者作出明确规定，

所有的审批人员应严格遵守规章制度，不得越权审批；所有的经办人员得到审

批人员授权后才能办理存货业务，在办理业务同时也承担着相应的法律责任。

不符合规章制度的批准，相关办理人员应该拒绝办理。

图3-2存货请购与采购流程图

在进行采购业务之前要制定相应的计划，有需要的部门要尽快提出要求，

以便进行采购。一般由采购部门对仓库内的货物进行统计之后，才可以按规定

权限去执行采购计划。被授权的工作人员应当通过填写请购单的方式对商品提

出请购要求。采购渠道由负责的主管人员签字批准后才能确定。然后采取招标、

协议采购等方式确定采购物资的价格。等前面的情况确定后就可以与供应商签

订具有法律约束力的合同，合同对双方的权利、义务及违约责任作出明确规定。

公司应保证验收的货物符合要求，在验收货物时应重点检查合同等原始凭

证是否与采购单上的数量、品种相符。验收时，公司采购部门按一系列原始单

据填制验收单；再让质检部门检验质量是否合格，未通过的应及时组织退货，

通过的由质检部门在验收单上签字；签完字之后，仓储部门填制入库单并

登账，之后再将发票等原始单据送回采购部门。

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图3-3存货验收入库程序图

公司应按物资所需要的储存条件进行储存，要指定专门的保管员负责保管。

保管员不仅要随时检查有无变质、毁损和积压，还应定期对存货进行保养和维

护。存货应分类保管、码放整齐，这样能更方便地取货。例如农产品就要合理

使用冷冻区域或货架进行科学地摆放，一般按其种类或近期天气条件进行存放，

切忌农产品与相互冲突、有气味的商品混在一起。同时，还有部分电子产品要

加强管理，尤其注意防静电、防潮、防尘等。

图3-4存货领用流程图

领用部门人员按要求填写存货领用单，领用部门负责人审核存货领用单并

签字。之后，由财务负责人对存货领用单合同及付款信息进行核对，单位负责

人对存货领用单进行审核签字，批准存货出库。

仓储部门接到存货领用单后要进行会计处理，把即将出库的货物进行分拣、

复核和包装。由仓储部门负责人填写出库单，等待对方采购人员检查货品数量

无误后再打印相应的送货单。货物装车发运后，发货信息处通知客户已发货并

做好沿途定位工作，在货物到达目的地之后凭借回单确认收货信息。

公司应事先制定盘点计划，确定盘点时间和盘点方法。在进行盘点之前必

须对现场进行整理，不仅能提高效率还方便盘点时计数。一般先由仓储部门管

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理人员进行初盘，如果发现有问题的地方及时采取防范措施。初次盘点工作完

成后，由与被盘点部门权力和责任无关的部门再次盘点。要查明货物是否相符，

若不符，应立即查清差异原因，对存货盈亏进行调整。除数量外，有些商品需

要调整存货的价格，处理完毕后出具盘点报告单交给财务进行审核，财务审核

完再由单位负责人审核。

3.2制定科学的采购计划

图3-5供应链管理采购流程图

公司市场部应根据需要进行市场分析，对产品市场进行摸底调查，了解消

费者心理需求，再制定合理可行的采购计划；采购人员根据价格、品种、质量

和交通运输等条件选择供应商，决定供应商之后就可以实施采购计划；供应链

管理采购需要供应商根据采购者传递的需求信息进行操作，在整个采购过程中

还需要相应的监控工作，监控采购的效率和资金的支付情况等等；在每次采购

完成后应对本次采购进行自我评价。

3.3降低存货积压

存货周转需要按照先进先出的原则，及时进行补货和存货周转，以便为客

户提供最好的货物。想要降低存货积压，不仅要控制存货的来源，更重要的是

如何消化货物。例如将货物销售出去，或者变成处理品、废品。可以采用数字

化营销等方法将电子产品、家具家电等商品在电商平台开设官方旗舰店进行销

售，也可以加盟新零售平台将积压的商品、百货降价销售，或者通过直播带货

形式促进消费者消费。因为新款商品要比老款商品卖得好，所以不要担心对老

款商品的清仓活动会影响公司利润。耽误新品上架，错过最佳销售周期反而会

造成重复积压。

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4方案可行性论证

4.1方案符合公司需要

存货管理是一项综合战略，不仅需要公司内部的联合管理，还需要制造商

和价值链存货政策的可操作性。公司受传统管理模式和方法的影响，出现的问

题也更难解决，要想使公司存货管理水平提高就必须打破传统思维、改变现有

模式及方法，做好存货管理工作，努力提高公司经营能力。现有的问题主要在

采购管理、存货内控制度和存货周转方面。

4.2方案实施预期效果

可以确保各岗位之间职责分明、彼此监督，业务的有效开展也能够得到保

证，错误和舞弊行为可以及时发觉并改正，能降低风险并维护公司财产安

全；

能够确保物料合理地使用，能利用公司资金去进行科学采购，不会导致物

料中断影响销售，也不会采购过多占用仓储空间；可以帮助采购部门了解有利

的购入时间、购入价格，能够帮助仓管人员对存货进行全面的管理与控制，让

日常工作在可控范围内有序进行。

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