欢乐家食品集团股份有限公司用友财务软件操作问题优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1欢乐家食品集团股份有限公司简介...................................1

2欢乐家食品集团股份有限用友财务软件使用的情况.....................1

3欢乐家食品集团股份有限公司在使用用友财务软件中出现的问题.........1

3.1无法正确处理赠品的计价业务..................................1

3.2工资凭证无法正常删除........................................2

3.3管理者未正确设置操作权限....................................2

3.4UFO报表公式设置错误.........................................2

4欢乐家食品集团股份有限公司用友财务软件操作问题具体优化方案.......3

4.1无法正确处理赠品的计价业务的优化方案........................3

4.2工资凭证无法正常删除的优化方案..............................3

4.3财务人员权限问题优化方案....................................4

4.4“UFO报表”模块优化方案.....................................4

5小结.............................................................5

参考资料............................................................6

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欢乐家食品集团股份有限公司用友财务软件操作问

题优化设计

1欢乐家食品集团股份有限公司简介

欢乐家食品集团股份有限公司于2001年12月12日成立。法定代表人李兴,

注册资金45000万元，位于湛江市开发区人民大道中71号欢乐家大厦28层、29

层、31层、32层。欢乐家属于中型企业，是一家生产椰子汁植物蛋白饮料、果

汁饮料、乳酸菌饮料和水果罐头为主的民营综合食品生产企业。

2欢乐家食品集团股份有限用友财务软件使用的情况

在2011年企业开始使用用友财务软件U8.52版本后。减少了会计人员工作

量，大大提高了财务数据计算的准确度。如在往来方面和工资结算方面。刚刚建

厂的时候，会计人员根据往来单据编制凭证和入账。但运用用友财务软件之后，

会计人员只需把往来的企业和情况输入往来管理模块中，用友财务软件系统自动

为企业算出往来的款项、款项是否收(或者是支付)，将原来的手工账变为电子账，

这样为会计人员减少了每个月的工作量，也能更准确的核算往来款项的收付。

购买的产品包括客户化工具、财务系统和IUFO报表系统。根据企业的实际

情况，采取了分步实施的策略来实现本企业的财务管理信息化。第一期实施的模

块包括财务会计的总账、现金银行、应收管理、应付管理、固定资产五大模块、

管理会计的资金管理模块和IUFO模块，在第一期实施成功以后再在适当的时期

增加其他模块的应用。

用友财务软件在欢乐家食品集团股份有限公司的使用状况良好，这意味着它

不仅符合该公司的经济形式，也能体现出该公司的管理特色。然而，在使用财务

软件的过程中，总会出现这样或那样的问题，这使得计算机专业人员也不敢轻易

去修改。一旦企业的财务软件出现崩溃，将会对企业的财务管理造成巨大的影响，

甚至可能导致企业破产。因此，只有通过完善的安全措施和技术手段来确保财务

软件的稳定性和可靠性，才能使企业更好地管理财务。

3欢乐家食品集团股份有限公司在使用用友财务软件中出现的

问题

3.1无法正确处理赠品的计价业务

欢乐家食品集团股份有限公司在日常产品销售或进行广告的宣传活动时经

常为了达到促销或者其他的目的，会向客户适量提供一些赠品。由于欢乐家食品

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集团股份有限公司的销售部门是专门负责促销活动的，所以通常情况下都会在促

销活动期间采用赠送赠品的方式进行促销。一般情况下，这些赠品是在销售产品

时赠送给顾客的，不会单独记入产品成本。

这些赠品，在发送给指定企业后需要进行库存修改和成本结转的操作，此时

就需要填制发货单以及出库单，但因为是赠品，单据中所填的单价就应该为0，

这笔业务的销售收入也就为0，所以也不记收入。但在用友财务软件购销存部分

的销售系统中是不允许输人单价为0的发票、发货单及出库单等单据的，所以这

类涉及赠品的业务就在系统中无法进行相应处理。

3.2工资凭证无法正常删除

理论上，在用户U8.52的“工资单管理”模块中生成工资单凭证后不能从

“总账”模块中删除，只能从“工资单管理”模块中删除，工资单凭证必须在未

审核的状态下删除。但是，实际上，欢乐家食品集团有限公司的人事专员在核算

工资的时候发现如果工资单管理模块生成了工资单凭证，则即使在未审计的状态

下也不能从工资单管理模块中删除，如图2所示。这给工资单管理模块的使用带

来很多不便。如果工资单管理模块中的信息输入错误，则如果需要重新生成工资

单凭证，则在总帐模块中审核、记账后，仅在工资单管理模块中。

3.3管理者未正确设置操作权限

在实际工作中，财务主管首先要做的就是分配财务人员的工作，对财务人员

进行分工，让每位财务人员都有自己的工作范围，实现每个财务人员都有自己的

职责，并且在各个工作岗位之间不能越出规定的工作范围。同时，要让每个财务

人员都有一定的权利来实现其职责，从而提高工作效率和质量。

用友财务软件也有相应的模块去规定财务人员的工作内容。就是在建立新账

套时，在系统模块中要先设置财务人员的权限，只有设置权限范围，财务人员才

能进行账务处理。但是实际情况下，欢乐家食品集团股份有限公司的管理者并没

有按照财务人员的实际工作范围进行权限设置，采用的是初始设置，使销售人员、

财务人员、出纳人员都能看到全部信息。

3.4UFO报表公式设置错误

欢乐家食品集团股份有限公司使用的是用友财务软件的U8.52版本财务软

件。该版本主要是有总账系统、税务、报表、销售、供销等模块组成。其中生成

报表是最为主要的模块，报表模板将含有数据的报表分为两大部分出来，即报表

格式设计工作与报表数据处理工作。

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在资产负债表中主要是“未分配利润”公式设置错误。用友UFO报表系统预

设了行业报表模板，可以调用这些行业报表模板，从而快速地生成所需的报表。

“未分配利润”的期末余额应由原来的“QM（“4104”，月，，，年，，）”改

为“QM（“4103”，月，，，年，，）+QM（“4104”，月，，，年，，）”，

如图4所示。

图4公式设置

4欢乐家食品集团股份有限公司用友财务软件操作问题具体优

化方案

4.1无法正确处理赠品的计价业务的优化方案

针对赠品的计价业务，欢乐家食品集团股份有限公司可以采用在填制发票、

出库单以及发货单时，将业务所涉及的赠品单价输入为很小金额，一般记作

0.00001元，用友财务软件对于这些单价不超过0.01元的商品，在开具发票后

系统是不会生成相应业务的记账凭证的，从而也就不会产生这类业务收入和应收

账款，但是同时又不影响其生成相应业务的发货单和出库单。这样就可以在购销

系统得到处理，而且不会影响成本核算。

4.2工资凭证无法正常删除的优化方案

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首先，凭证需要进行审核，才能进行记账操作。凭证一经签字，就不能被修

改和删除，只有取消签字后才可以修改或删除，所以在发现凭证错误时，需要给

人事主管审核凭证取消签字，再进行采用红字冲销法，重新生成正确的凭证，也

可以说是对错误的凭证进行重编。登录总账子系统，执行“凭证—记账”命令，

进入“记账”窗口，第一步选择进行记账的凭证范围，输入工资相应范围，单击

“全选”按钮;第二步显示记账报告，因为不需要打印（若需要打印，可单击“打

印”)，所以直接单击“下一步”按钮进入第三步记账，单击“记账”，系统开

始记账，顺利完成后，系统出现“记账完毕”提示。

在会计科目正确的情况下，只要会计科目正确，也就是会计科目在借贷方向

上与经济业务发生方向一致，那么这张账就是账证相符的。如果发现凭证记账方

向与经济业务发生方向不一致，即会计科目正确而经济业务发生方向不对，在这

种情况下也需要重新填制一张记账凭证，但是这张凭证必须经过审核才能对外提

供会计信息。

4.3财务人员权限问题优化方案

首先，在用友财务软件的使用前期，企业的财务人员应该以管理员的身份创

建套账。其次，在建账之后不应该急于进行初始化期初余额的操作，更至关重要

的前期工作是要对企业财务人员进行分工。哪怕一个企业财务人员就只有一个，

也要进行财务的分工工作。所有的财务软件都将凭证的录入与审核记账相分离，

以便交叉监督。最普遍被我国企业所使用的财务分工方式是将企业财务人员分为

四各职能，财务系统的管理员、制单员、审核员和记账员。再次，在以后的使用

中，应该按账务核算的分工以不同的身份登录财务软件。建立账套初期的管理员

应该是系统自动设置的管理员，不应该根据会计人员设置管理员。如果不改变管

理人员就会进入管理模块，打开账套。在进入管理模块的权限设置时才能根据会

计人员的岗位不同设置相应的权限。出纳员选定的权限是银行和现金日记账相关

业务权限，会计选定的权限是往来会计、薪资核算会计、成本会计、总账会计。

4.4“UFO报表”模块优化方案

在用友UFO报表公式设置的错误中，有两种情况是比较常见的，一种是由于

财务软件编程人员对财务报表的编报方法不熟悉造成的，比如，在进行用友UFO

报表公式设置时，由于对财务软件编程人员的财务报表编报能力不了解，导致在

公式设置时出现错误；另一种情况是由于我国企业会计制度的变迁，在会计制度

规定的范围内，财务报表的编报格式和编报方法会有一定的变化，而财务软件却

未随之改变。针对这两种情况，一是由于财务软件编程人员对财务报表的编报方

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法不熟悉造成的，通过加强财务软件编程团队的财务报表编报能力进行克服；二

是而对于无法克服或由于管理软件更新后出现新制度导致旧制度数据无法衔接

导致软件无法适应新制度而造成的错误，只能通过用友官方网站发布并不断更新

财务管理软件补丁来解决，还可以通过联系官方售后服务提出意见进行改进。

5小结

在使用友财务软件的过程中应该多积累经验，对于出现的操作问题进行具体

分析并熟练问题解决技巧，善于总结让软件使用效率得到提升从而保证财务管理

工作可顺畅进行。财务软件操作流程中出现问题,大部分原因是不完善和科学合

理设计导致。通过学习分析发现该公司使用友财务软件时存在以下几个方面不足

之处。无法正确处理赠品的计价业务、管理者未设置正确操作权限、工资凭证无

法正常删除、UFO板块公式错误等问题，针对上述问题进行有效措施并结合实际

情况进行改善。

财务管理软件是企业管理信息化的重要组成部分，要想从根本上发挥财务管

理软件的优势，就必须严格遵循企业管理流程和财务管理制度，这样才能避免企

业出现各种风险问题，提升财务软件的使用效率。友财务软件可以对企业各项资

源进行分析并将信息整合形成统一信息，使企业对各类资源的使用效率得到提高。

同时可以进行动态管理，在数据出现异常时能够及时提醒用户，避免问题扩大给

公司造成重大损失。该公司使用友财务软件后提高了工作效率，对各种业务的处

理更加细致，同时也减轻了管理者的负担。在使用友财务软件的过程中，应该对

出现的问题进行科学合理分析并采取有效解决措施。