湖南上职家科技有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南上职家科技有限公司基本概况.........................................................................1

1.1公司简介..........................................................................................................1

1.2公司现行差旅费报销制度及流程..................................................................1

2公司差旅费管理制度存在的问题.............................................................................2

2.1现行的差旅费的报销标准不合理..................................................................2

2.2出差审批制度执行不严谨.............................................................................2

2.3审批周期长，员工满意度低..........................................................................2

2.4高管工作时间被大量占用..............................................................................3

2.5职工素质较低，有意钻制度的漏洞..............................................................3

3公司差旅费报销制度优化设计.................................................................................3

3.1完善差旅费报销制度......................................................................................3

3.1.1出差住宿费标准...................................................................................3

3.1.2交通费报销标准...................................................................................4

3.1.3自驾车报销标准...................................................................................4

3.1.4其他费用报销标准...............................................................................4

3.2严格执行出差审批制度..................................................................................5

3.3严格控制差旅费报销时间..............................................................................6

3.4简化差旅报销审批流程.................................................................................7

3.5加强对相关人员的管理..................................................................................7

4优化后成效.................................................................................................................8

参考资料........................................................................................................................9

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湖南上职家科技有限公司差旅费报销制度优化设计

1湖南上职家科技有限公司基本概况

1.1公司简介

湖南上职家科技有限公司成立于2020年3月，法定代表人罗兴，注册资本

1000万元，位于中国（湖南）自由贸易试验区长沙片区东六路南段。是一家通

过区块链技术赋能人力资源服务向智能化、平台化升级的科技公司，公司秉承持

续创新的理念，基于区块链技术、人工智能、大数据、云计算、移动互联网技术

为企业提供人力资源平台全方位服务。

1.2公司现行差旅费报销制度及流程

为强化公司的内控，使公司费用的报销程序得到规范化，对成本的开支进行

合理的控制，在此基础上，以本公司的具体情况为依据，将交通费、住宿费、出

差补助等项目，都包含在其中。

（1）出差类型

因公临时差旅：在常住地以外地区(一般不超过3日，含3日)临时差旅。

差值长：出差10天以上(含10天)。

驻外出差：被派驻到项目现场且出差行程超过一个月的出差。

（2）对于非临时出差，员工应需要提前1天~2天提交出差预申请，经过

部门领导—高管—财务部门3个层级进行审核后方可通过出差申请。

（3）以员工外出的天数为基础，计算伙食补贴和城市交通费用。

（4）差旅费报销天数以往返车票时间为准，未满一天的，按半天计算。

（5）不同级别的人员应按照各自级别的差旅费标准在限额内实报实销，超

出部分自行承担。

（6）部门经理以下（含部门经理）出差时确实需乘坐飞机的，一律先申请，

经过总经理的批准后方可乘坐飞机。

（7）除了总经理外以外的所有员工，原则上都不能搭乘计程车，必须搭乘

公交，如果有特别的理由需要搭乘计程车，必须在计程车票后面注明出发和出发

的时间、地点和理由。

（8）在同一公务中，不同级别的人所乘坐的车辆，可享有最高级别的车辆

（9）如有必要，需要在外地住店的，需要提交住店收据。如果实际支出与

住宿费数额不一致，则不会补偿差价，超过标准部分的费用由员工自己负担。

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(10)自驾出差的油费和过路费按公司标准报销，超出标准自行承担。

(11)报销差旅费必须在回公司3天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则

作为挪用公款处理。

(12)员工提交差旅报销的申请后，财务人员完成差旅费报销单的审批工作，

审批通过之后员工将会在两周内收到公司打款。

(13)出差员工在出差结束后进行差旅费报销时，需要经过部门领导—高管—

财务部门3个层级的审批通过之后，才能完成费用报销。

2公司差旅费管理制度存在的问题

2.1现行的差旅费的报销标准不合理

不少公司差旅费标准并未因经济发展和物价水平提高而相应提高，往往现

行标准已无法适应出差人员实际工作需要。比如，交通补贴只满足于做公交，

而初到一个城市，出门办事要坐公交车，办事单位可能已经下班，等出差人员

对交通路线熟悉后，才能到达办事地点。因此，应根据实际情况适时对差旅费

标准进行相应调整。

2.2出差审批制度执行不严谨

按照公司的相关规定，“出差申请书”要在出差前填写好，但实际工作中，

大部分人都是在不符合制度规定的情况下，直接跳过这个台阶，口头提出申请。

对不同职务的人员，其差旅费报销标准存在差异，造成财务人员在差旅费报销方

面存在一定难度。

2.3审批周期长，员工满意度低

通过对企业出差费用报销与审核过程的分析，我们可以发现，企业在出差费

用报销与审核过程中还存在着一定的问题。它的差旅费报销的时间过长，这让许

多的员工都不能接受。而且，公司的员工，都是自己掏钱先支付差旅费，等他们

出差完了，再去公司申请报销。对连续出差的员工而言，一个月的差旅报销周期

会直接造成其自己预支资金的累计数量持续增长，从而会在某种程度上减少其旅

行的意愿。企业员工外出旅游的积极性下降，不仅对企业经营产生不利的影响，

而且对企业的长远发展也有不利影响。

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2.4高管工作时间被大量占用

在公司目前的差旅费报销审批过程中，无论是出差预申请，还是差旅费用的

报销，都要通过部门领导—高管—财务部门3个层级的审批。由于企业的交易量

急剧上升，而且雇员的旅行次数成倍上升，管理人员对文件的审核工作也随之上

升。很多高层都要忙着签合同，根本就没有时间做自己的本职工作。高管们的主

要职责是对公司的各项指标进行分析、评价，为公司的长远发展提供一个行之有

效的战略规划。但是，如今他们将大部分的工作时间都用在了审批和签字工作上，

根本没有精力去关注自己的实际工作内容和职责。

2.5职工素质较低，有意钻制度的漏洞

有些员工出差时，会给一些商家打点差价，而这些商家为了增加自己的实际

支出，会帮其虚开一些发票，比如将餐费转为住宿费，或者为增加出差时间等。

还有更严重的情况，比如有的职工实际外出住宿的费用比单位规定的最高可报标

准还少，于是就将部分生活必需品自行消费到宾馆，再在住宿费用中全部结算。

这种钻空子的行为也不是那么容易被财务部发现的，大大提高了旅行费用的报销

数额。

3公司差旅费报销制度优化设计

3.1完善差旅费报销制度

在公司财务工作中，差旅费报销是一项重要的内容，而其具体的报销业务由

于各方面因素的影响，出现了不少问题，给顺利开展财务工作带来了不少阻力。

所以根据本公司现有报销制度进行漏洞补充。

3.1.1出差住宿费标准

职位/区域一线城市非一线城市长期驻外

部门经理330/天230/天实报实销

其他职员300/天200/天实报实销

图3-1住宿费报销标准表

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3.1.2交通费报销标准

火车（高铁/

职位/交通方式飞机汽车公共交通

动车）

部门经理预申请二等座/硬实报实销公交/地铁

座

其他职员预申请二等座/硬实报实销公交/地铁

座

图3-2交通费报销标准表

3.1.3自驾车报销标准

里程报销金额

200公里以内150元/车

200-400公里300元/车

400-600公里500元/车

600公里以上800元/车（封顶）

图3-3自驾车报销标准表

3.1.4其他费用报销标准

通讯费（最高

职位/费用伙食费客情费出差补贴

限额）

部门经理300元/月50/天8070

其他职员200元/月30/天5050

图3-4其他费用报销标准表

说明：（1）为防止出现安全隐患，本公司不鼓励员工自驾出差，尽量避免自驾，

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需经过申请批准后才可自驾出差。

（2）自驾出差过程中出现的交通违规费公司不予报销。

（3）出差人员因工作需要发生的交通改退签的手续费，公司可实报实销；

但如若因为自身原因延误的，公司不予报销

（4）不同级别人员一同出差可享受最高级别的报销标准。

（5）出差期间招待客户发生的费用凭发票实报实销。

（6）若员工连续乘坐车船8小时以上，考虑到员工乘坐车船在途期间伙食

费用较高等原因，在途期间可以凭车票按规定的住宿限额标准的50%计发伙食补

贴（不另外计发当日伙食费）。

（7）出差如若住在亲友家中，没有住宿费用依据的，可以按标准的30%计

算并支付住宿补贴。

3.2严格执行出差审批制度

（1）员工出差应遵循事先申请原则。出差人员应事先填写“出差申请表”

（见图3-5），注明其出差事由、时间、目的地等信息，经审核通过才能出差。

出差申请表

出差交通

计划起止时间

地点工具

出差

出差负责人是否预支差旅费

人数

出差人员名单

出差目的/任务

交通费住宿费

预计费用明细

差旅补贴合计

直接上级审核：

人事行政副总

裁:

图3-5出差申请表

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（2）若因公务紧急，未能事先办理出差审批手续或因工作需延长出差时限

的，出差申请人必须事先请示上级领导同意事后必须在两日内补办相关手续，否

则不予报销。

（3）出差返回三日内，需到财务部领取“差旅费报销单”（见图3-6）并

按照规定填写，在“差旅费报销单”后粘贴相应的发票。

表3-6差旅费报销单

（4）从出差人员须将所报销的费用填好并将相关发票及单据附于其后，报

部门主管进行审批。

（5）经部门主管批准签字后，出差人员将费用报销单及相关发票和单据报

财务部门审批。

（6）严格审查发票和单据。报销单据填写均不得涂改，一律使用黑色笔填

写，大小写金额必须要一致，粘贴后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，

财务不予报销。

（7）出差花销要求实事求是，若发现弄虚作假情况一律严惩。

（8）确因特殊情况无法取得合法凭证的出差人员，准予凭普通收据(数额

不超过应报销数额的百分之十)报销；对既无发票、又无收据的，一律不予办理

报销手续。

3.3严格控制差旅费报销时间

（1）报销差旅费必须在回公司3天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否

则在本月工资里扣除。（特殊情况可酌情处理）

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（2）超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视为自动放弃（长

期驻外出差的除外）。

（3）每次出差按时报销，不可几次出差的费用叠加一起。

3.4简化差旅报销审批流程

公司现有的差旅费报销审批流程复杂烦琐，其员工报销差旅费用需要经过3

层审批，所有环节被捆绑在流程中，从提交差旅费报销单到收到公司打款的周期

甚至需要很长一段时间，说明公司差旅费报销审批的时效性较差。因此，公司应

该简化差旅报销的审批流程，提高公司的差旅费报销审批效率来提升员工的满意

度。公司简化后的差旅费报销审批流程如下（见图表3-7）。首先，公司员工在

出差前应提交出差预申请，其次，公司采取“授信报销”制度，若员工所报销的

差旅费用不超过1000元，员工当天便可收到公司打款；如果员工报销的差旅费

用大于1000元，员工当天可收到公司1000元打款，剩余款项待财务部门费用

审核与材料统一核对后由公司打款。再次，可对信用良好的员工适当提升额度，

对于缺乏信用的员工降低额度。材料统一核对流程由部门领导、高管和财务部门

3个层级定期、定点、定时进行批量化审批，这样不仅仅提高了公司差旅报销审

批的效率，同时也在一定程度上降低了公司领导和财务部门的审批难度。

出差人员填写出差申请表

是否

超过1000元吗？

当日收到1000元财务部门审核

剩余款项

部门领导签字

财务部门审核当日即可收到