管理员操作手册云文档管控系统5.0

管理员操作手册

云文档管控系统5.0

深圳市伊登软件有限公司

目录

前言..............................................................................4

第一章关于云文档管理系统........................................................5

1.1用户角色简介.............................................................5

1.2模块简介.................................................................5

第二章系统设置...................................................................6

2.1系统设置.................................................................6

2.2水印设置.................................................................7

2.3邮件发送设置.............................................................7

2.4AD域设置..............................................................10

第三章权限«1里.................................................................11

3.1添加权限................................................................11

3.2编辑权限................................................................16

3.3删除权限................................................................17

第四章用户组管理...............................................................18

4.1添加用户组..............................................................18

4.2编辑用户组..............................................................19

4.3删除用户组..............................................................19

第五章用户窗里.................................................................21

5.1添加用户................................................................21

5.2编辑用户................................................................22

5.3删除用户................................................................22

5.4重置密码................................................................23

5.5停用/启用用户...........................................................23

5.6导出用户................................................................24

第六章部门授权.................................................................25

6.1添加部门授权............................................................25

6.2编辑部门授权............................................................26

6.3删除部门授权............................................................26

第七章角色窗里.................................................................27

7.1创建角色................................................................27

7.2编辑角色................................................................28

7.3删触色................................................................28

第八章漏呈WS.......................................................................................................................29

8.1福呈类别................................................................29

8.2海呈设计................................................................29

8.3发起分享潮呈............................................................38

8.4淘呈审批................................................................40

第九章日志审计.................................................................42

第十章用户报表.................................................................43

刖百

感谢您选用伊登云文档管控系统。为避免一些不正确操作导致的数据丢失，在您使用本

产品之前，请详细阅读本手册。本文档信息专用于伊登云文档管控系统5.0,以下信息仅供

参考，可能存在变更。若您在使用过程中遇到问题，请联系伊登业务经理。

适用版本

此文档适用于伊登云文档管控系统5.0正式发布版本

目标读者

本手册适合下列人员阅读：

＞管理者

＞IT人员

＞对本产品感兴趣的读者

第一章关于云文档管理系统

1.1用户角色简介

文档系统包括系统管理员、部门管理员、普通用户三种用户角色。管理员可以为普通用

户赋予部门管理员权限，协助管理员对用户组、用户管理、文档进行管理。

admin:admin（系统管理员；内置用户，不能删除）管理所有用户组和用户管理、权

限管理、角色管理、流程管理、日志审计等,不可跨部门查看部门文档。

部门管理员：是管理员赋予普通用户的管理角色，协助管理员对本部门的用户和文档进

行管理。部门管理员只能管理本用户组及下属子用户组、用户和日志审计信息。

普通用户：是文档系统的使用者，个人空间的所有者,可以访问、共享及管理文档。普通

用户拥有个人文档办公空间，默认情况下，其他用户无法访问其个人空间。

1.2模块简介

文档系统管理员模块主要包括【系统设置】、【用户组管理】、【用户管理】、【流程管理】、

【权限管理】、【角色管理】、【日志审计】七个功能模块。管理员可以进入各个功能模块进行

管理。

系统设置：管理员可以在【系统设置】功能模块，进行系统配置管理，比如：文档水印

设置、邮件发送设置、IP访问白名单设置、AD域信息设置等。

用户组管理：管理员可以在【用户组管理】功能模块，进行用户组管理，可配置用户组

总空间大小、用户数限制、禁止上传的文件扩展名等。

用户管理：管理员可以在【用户管理】功能模块，进行用户管理,分配用户总空间、允

许上传的单文件大小、用户权限、过期日期等，可对用户重置密码、停用/启用用户。

流程管理：管理员可以在【流程管理】功能模块，管理流程,灵5舌设计符合本公司业务

逻辑的流程，审核人员可以设置为发起人的用户组/部门经理、某个指定用户或角色，文档

分享只有审核通过了才能被其他用户下载。

权限管理：管理员可以在【权限管理】功能模块，设定多个权限分类，在用户管理中绑

定权限，用户才获得操作权限。

角色管理：管理员可以在【角色管理】功能模块，添加用户角色或项目组角色,隹色可

作为流程设计中的审核人，也可用于跨部门文档协同共享。

日志审计：管理员可以在【日志审计】功能模块，查看或导出日志，对普通用户及管理

员的操作、访问及管理行为进行审计。

第二章系统设置

2.1系统设置

1、管理员登录系统首页，点击快捷入口"系统设置"，如下图2-1所示。

WtAQ

日0只

个人空间发a源表用QQ・业用户*3

图2-1

2、修改【系统名称】、【公司名称】、【office文件版本数】，设置完成，点击底部"保存"按

钮，保存后生效，如下图2-2所示。

【系统名称】：在登录页及系统顶部显示。

【office文件版本数】：office文档在线编帽后,查看版本允许显示的版本数。

【扩展名限制】：不允许所有用户上传的文件格式，多个扩展名用|隔开。与用户组设置

中的扩展名限制是包含关系，例如此处设置扩展名为mp3,用户绢名为“市场部”的扩展

名限制设置为exe,则本系统所有用户都不能上传mp3格式的文件，而"市场部”的用户

不能上传mp3和exe格式的文件。

系统设置

系统名称文档管理系统

公司名称伊登软件有限公司

office文件版本数

扩展名限制avi|mp3|mp4|mpg|mlv|mpe|mpeg|m2v|vob|asf|mov|wmf|rm|rmvb

图2-2

2.2水印设置

1、管理员登录系统首页，点击快捷入口"系统设置、

2、页面下拉到水印设置模块，设置要显示的水印文字、水印大小、水印透明度，如下图2-

图2-3

3、设置完成，点击底部“保存"按钮，保存成功,在文档预览页面可以看到水印。

2.3邮件发送设置

启用此功能会在【我的分享】页面显示【邮件推送】按钮，使用此处配置的发件人邮箱

发送分享链接到收件人邮箱。

L管理员登录系统首页，点击快捷入口"系统设置、

2、页面下拉到邮件发送设置模块，如下图2-4

邮件发送设置停用启用

发件人

电子前箱

SK3

SMTP邮件发送服务器

邮件眼后器端口465

图2-4

附：获取SMTP邮件发送服务器地址方法,（以下以腾讯企业邮箱为例）

1）进入腾讯企业邮箱（）

2）进入首页后点击设置，然后选择客户端设置，会出现以下图2-5页面

3wsMieH

L±j收3

零城帏户版收值境则&Z坂文件夹网标卷MffiM89蜩东I2KKM

Lu•讯始

色甲■

・6髭代★

内岭

i专属邮件客户端Foxmail

rr-Z.1皆

eats，企比“免JE・辎本.日历，使用R文照住

世融•

◎立即下载

—

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IMAPSMTPPOPfxch*H>tSA七M&iD"皿用一住•户丽t£3t崎，.

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牙粽期■:

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2M-：

「EtpqxmalgcoCTK则”1.■口946司

开启・力

.F»MAP<$MTPS®

.FBPOP.'SMTPS^

依IS选场

图2-5

其中的发送服务器，即为云文档中的邮件发送服务器

3、设置完成SMTP邮件发送设置后，点击底部"保存"按钮，在"我的分享"页面中，选

择T分审核完成的分享，点击邮件推送会出现以下图2-6页面

图2-6

在图2-6中窗口内填入接收人邮箱,和文件标题即可发送邮件

（注：如收件人未在收信箱找到相关邮件，可能是邮件被邮箱拦截，请在垃圾邮件

内寻找）

文件WA-系助AdobePDF。告诉我你想妾做什么

/Ch2019/5/6倜-)&52

X伊登软件vtest@>

云文档整件发送SRC

收件人■

测试邮件

您花•份果自用户chenm@的分享文件

下载链接为:http:〃edoc.edensoft.8m.en/zh/SYStemManage/File/DownHles?shareKev=2fe0fdfbe7574902bfd2067f562a4dd7

图2-7

23IP访问白名单设置

1、管理员登录系统首页，点击快捷入口"系统设置、

2、页面下拉到访问白名单设置模块如下图2-8,设置允许访问系统的IP段，多个IP段用

英文‘；’隔开。留空表示不做限制，任I可IP都可以访问系统

访问白名单

IP段够多个用英文1

IPifiS多个用英文•「分号分后

图2-8

3、设置完成，点击底部“保存"按钮。

2.4AD域设置

此功能用于从AD域同步组织和用户到本系统，无此需求可不做设置。

1、管理员登录系统首页，点击快捷入口"系统设置、

2、页面下拉到AD域设置模块如下图2-9,域服务器名称填写域服务器IP或域服务器名，

填写域管理员用户名和密码，以及要同步部门组织和用户的根0U。

AD域设舌

域服务器名称

用户名

专码

根0U

图29

3、设置完成，点击底部“保存"按钮。

第三章权限管理

创建权限，并对用户授予不同的权限，有效管控用户对系统的操作权限。

注：admin可以查看、修改、删除所有人创建的权限；部门管理员可以查看、使用已创

建的所有权限列表，但只能删除、修改自己添加的权限,

3.1添加权限

1、管理员登录系统，点击右上角用户名一"权限菅理"，如下图3-1。

*娱。*

2

介入空网：

用FT用

阳

I公印"过I

ae*tt

即tfi技

用Ftl

■由2

图3-1

2、点击"添加”，填写名称、备注,选中对应权限，保存即可，如下图3-2。

图3-2

名称：必填，名称填通俗易懂的，最好是一眼就能看明白拥有什么权限，在用户管理添

加用户时会显示该权限名称；

备注：可选，描述该权限的信息；

权限模块划分为：我的文档、部门文档、知识库、我的分享及回收站、用户管理/用户

组管理、系统管理。共6大模块，49个功能选项。

【个人空间】：管控"个人空间"操作权限：文件编辑、文件上传、文件下载、文件分

享、文件删除、文件复制、文件剪切、文件移动、文件预览、重命名、新建文件、文件共享。

点击选中权限，不选则没有此权限。权限描述见下表1。

表1我的文档权限

我的文档权限描述

允许在线编辑office2007以上格式的文档，如docx、

文件编辑

pptx、xlsx

文件上传允许上传文件到我的文档

文件下载允许下载我的文档目录下的文件

文件分享允许分享文件,生成外链供匿名下载文件

文件删除允许删除文件或文件安

文件复制允许复制文件

文件剪切允许剪切文件

文件移动允许移动文件

文件预览允许打开并皆看文件内容

重命名允许对文件/文件夹执行重命名

新建文件允许新建文件夹、excel文档、ppt文档、word文档

允许用户将个人空间的文档分配给其他用户共同协作，可

文件共享

授予预览、编辑、下载或删除权限

【部门文档】：管控"部门文档"操作权限：文件编辑、文件上传、文件下载、文件分

享、文件删除、文件复制、文件剪切、文件移动、文件预览、重命名、新建文件、文件授权。

选中对应权限，不选则没有部门文档内相关权限。权限描述见下表2。

表2部门文档权限

部门文档权限描述

允许在线编辑office2007以上格式的义档，如docx.

文件编辑

pptx、xlsx

文件上传允许上传文件到部门文档

文件下载允许下载部门文档目录下的文件

文件分享允许分享文件，生成外链供匿名下载文件

文件删除允许删除文件或文件夹

文件复制允许复制文件

文件剪切允许剪切文件

文件移动允许移动文件

文件预览允许打开并查看文件内容

重命名允许对文件/文件夹执行重命名

新建允许新建文件夹、excel文档、ppt文档、word文档

允许用户将部门文档分配给其他用户共同协作，可授予预

文件授权览、编捐、下载、删除、分享、复制、剪切、移动、重命

名等权限

【知识库】：管控"知识库"操作权限：文件预览、文件上传、文件下载、文件删除、

新建文件夹。勾选对应权限，不勾选则没有知识库权限权限描述见下表3。

表3知识库权限

知识库权限描述

文件上传允许上传文件到知识库

文件下载允许下载知识库目录下的文件

文件删除允许删除文件或文件夹

文件预览允许打开并查看文件内容

新建文件夹允许新建文件夹

【我的分享/回收站】：管控"我的分享"及"回收站"操作权限：复制分享链接、取消

分享、邮件推送、文件还原、彻底删除、清空回收站。勾选对应权限，不勾选则没有该权限.

权限描述见下表4。

表4我的分享/回收站权限

我的分享/回收站权限描述

复制分享链接允许复制分享链接

取消分享允许取消已经创建的分享链接

邮件推送允许使用指定邮箱发送文件分享链接

文件还原允许还原删除的文件

彻底删除允许彻底删除文件，无法找回文件

清空回收站允许清空回收站的文件，无法找回文件

【用户/用户组管理】：管控"用户管理""用户组管理"的操作权限：添加用户、查看

用户、编辑用户、删除用户、重置密码、启用用户、导出列表、添加用户组、查看用户组、

编辑用户组、删除用户组。勾选对应权限，不勾选则没有该权限。权限描述见下表5。

表5用户/用户组管理权限

用户/用户组管理权限描述

添加用户允许添加用户

直看用户允许查看用户

编辑用户允许编辑用户

删除用户允许删除用户

启用用户允许启用/停用用户

重置密码允许重置用户密码

导出列表允许导出用户信息列表

添加用户组允许添加用户组

查看用户组允许查看用户组

编辑用户组允许编辑用户组

删除用户组允许删除用户组

【系统管理】：管控系统管理操作权限：权限管理、系统设置、日志管理、流程管理、

角色管理。勾选对应权限，不勾选则没有该权限。权限描述见下表6。

表6系统管理权限

系统管理权限描述

权限管理允许操作权限管理，套看、删除、编辑、添加权限

系统设置允许编辑系统设置

日志管理允许查看用户操作日志

流程管理允许操作流程类别和流程设计

角色管理允许操作角色管理，包括查看、删除、编辑、添加角色

3.2编辑权限

1、打开权限管理页面，选中一条记录，点击"编辑"，如下图3-3。

权限值湿©ftWJ-0Sid|20|EWt

<5像«rr山人

刺麻，监admin

S5H文档只包含故.初R分配.以外任总行权*admin

财务管和幻8admin

财务员工枚X3dmin

食取»W0TK商匆配部EE、.的文档admin

仞含神蚊H、部O女也残的分工回枚财所育校闲,以及宣•下KRIE5admin

图3-3

2、编辑名称、备注，以及权限后，保存即可

3.3删除权限

打开权限管理页面,选中一条记录，点击"删除"，如下图3-4。删除正在使用中的权

限时，会提示"此权限使用中，不能删除"。

权跟管理

£称制*A

admin

部D文档QB6部O文M•&*邠廿以外的防*0蹲admin

财务枚Xadmin

图3-4

第四章用户组管理

管理员可以添加、编辑、删除用户组组管理员只能查看自己所在用户组及其子用户组，

且不能编辑和删除自己所在的用户组。

可以在用户组设置不允许本组用户上传的文件类型C

4.1添加用户组

1、点击首页快捷入口的"用户组管理"，如下图4-1。

目lllll◎

小人tfimrs闲户亲5Ml

图4-1

或点击右上角用户名用户组管理”，如下图4-2。

OFt文档管理系统只管理员-

之嬉累铳设M,

用户组管理©摩加1a

个人口N

用户俎各内部名称用户数限制人数父用户组6空可修改七码

庶程管理­

自有2组0无限制伊登黛团0B

用户管理

果同无电制■团公司

S30SOGBWP电W3I

微芯药业微芯药业1初隔！・团公司20GBezffitra

图4-2

2、点击"添加"，输入相关信息，带*为必填项，点确认成功创建用户组，如下图4-3。

【用户组配额】：该用户组最大总空间容量限制，不填或填0表示无限制；

【用户配额】：默认用户总空间容量，添加用户时会显示该默认值，可修改；

【单文件限制】：默认允许用户上传的最大单文件大小限制，添加用户时会显示该默认值，

可修改；

【用户数限制】：用户组总人数限制，该用户组的用户数量不能超过此限制，留空表示不做

限制；

【扩展名限制】：此选项只对本部门用户生效。输入不允许本组用户上传的文件扩展名，多

个用T隔开，如：exe|mp4o留空表示不做限制。

图4-3

4.2编辑用户组

选中要修改的用户组，点击"编辑"如下图4-4，修改后保存即可。

用户潮TH!-I]

用R8W内那名林fflPS?限制人效父用R8总空峋至文件事切

白有产…0白■产品1G81GB1GB

■e71无・制丽公司20G8SGB1GB

咬1修淞司2OG85G81GB

图4-4

4.3删除用户组

选中要删除的用户组，点击“删除"如下图4-5。当用户组中存在用户时，删除该用户

组会提示“该组存在用户，不能直接删除；请先删除该组的用户、

用amt咫④落如△邳a6一QM

用户植名内部名窗限制人故父用户担总空间跃认用户8as事文旃制

白H产…0柳制白河产脑1GB1GB168

三■?-■MF1积制司20GBSGB168

1无卬明集0公司20GB^GB1GB

日利2彷0无用明伊打印0BOB08

壬的都y»82GB10MB

提示

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O用5a叼？20G89GB268

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大・户S5大春户郃1初.■a公司S0G610GB%8

研发处至发郃3无JRJH信蜂司100GB10GB%8

图4-5

第五章用户管理

管理员可以添加、编辑、删除用户，部门管理员只能查看自己所在用户组及其子用户组

的用户，且不能编辑和删除自己的信息。

5.1添加用户

1、点击首页快捷入口"月户管理”或点击右上角用户-"用户管理"，打开用户管理页面，

如下图5-L

cclcnsoft文档哲理乐晚2管理员v

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外办分享

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图5-1

2、添加用户,带*为必填项，输入用户账号、用户名称,选择用户组、直属领导，调整用户

配额（即用户总空间大小）和单文件限制（允许用户上传的最大单个文件大小），设置过期

日期（留空表示不做限制），授予用户权限（可多选），手机号可选（登录时可以使用手机号

码登录），点确认成功创建用户。如下图5-2。

【是否启用审批】：默认开启，若此用户分享文档不需要审批，可关闭此功能。

新建用户的默认密码是，用户登录后可自行修改密码。

注：系统中只有一个用户admin时，新添加的第一个用户可不填直属领导，添加此用

户成功后直属领导默认为自己，再次添加用户时直属领导必填。

添加用户

zhangsan■

用户蛆名财务部J

“倒)(GB*

囹］

单文件限制J*

用户仅限*

是否启用市批TJSffi启用

取消确定

图5-2

5.2编辑用户

1、点击右边操作栏的编辑按钮，如下图5-3。

用户管理ff0落加02码±丐出丹N◎停用

麻号名称AS阴电子3S用户姐名

aaS62@方值事业部<s>向

CM«01曲^002cw@W«6◎□向

tg02特高职宓持高科长tg02@待S52邰◎©

图5-3

2、编辑用户信息后，保存。

5.3删除用户

点击右边操作栏的删除按钮，如下图5-4。

用户营理用户一理O»to0IB汽客的±导出列表©停用

IKS名珠电子防用户姐名HHF

aa562@瑰值事业都<§>K向

cwOI财务H员1蹴｝$002cw@财务6<§>K0

向

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