湖南旺辉食品有限公司采购与付款制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1湖南旺辉食品有限公司简介 湖南旺辉食品有限公司采购与付款制度优化设计1湖南旺辉食品有限公司简介湖南旺辉食品有限公司成立于2007年06月13日，注册地址位于岳阳市平江县城关镇寺前工业小区，注册资本为6860万人民币。公司主要以糕点，豆制品，薯类和膨化食品，调味品，淀粉及淀粉制品为主，进行生产销售。为企业健康茁壮成长奠定了良好的基础。公司紧跟社会发展，采用先进现代化设备进行生产，打造干净卫生食品，实现跨越式发展，以立足湖南，辐射全国，走向世界为目标不断前进。由于公司规模较小，因此公司的总经理之下设置的职能部门主要有业务部、人事部、财务部；公司的结构组织图如下所示：图1公司结构组织2旺辉食品有限公司采购与付款制度现状旺辉食品公司成立虽有十余年，但在采购与付款方面仍存在一定的缺陷，缺乏专业的相关性人员进行采购规划与管理。公司的采购企业产品采购批量管理模式主要以不断改变传统的采购企业产品采购批量管理模式及其发展趋势为主，主要含义指的是采购公司为了有效合理补充公司产品批量库存，防止公司产品批量生产销售过程出现停顿，为有效补充产品库存而为所做的企业采购。付款主要是根据付款凭单进行付款以及公司资金的运转情况。在付款方面可能也会产生付款逾期或预先付款产生的问题。公司主要采购每月所需生产豆制品、面粉制品的原料，采购品种相对单一，但采购数量需要得到良好的控制。食品加工企业最重要的是原材料的质量能够得到保证，对于供应商的选择，审核方面，有长期合作的供应商，也有经过其他渠道了解的厂商。3旺辉食品公司采购与付款制度存在的问题3.1公司采购计划不严谨公司主要管理收购公司采用的管理模式主要是收购公司实行传统的采购市场活动采购销售活动管理模式，采购市场活动具体目的主要也可能就是收购公司为了及时合理补充公司产品市场库存，防止公司产品批量生产销售过程出现停顿，为及时补充产品库存而自行做的市场采购。这种模式对于食品加工企业来说，存在一定的弊端。原材料产品采购过多往往会导致产生大量浪费库存现象或长期地存放于产品仓库中使质量不能及时得到有效保障，采购使用量与实际材料使用量之间存在较大的时间差距，采购管理人员的产品采购计划预算编制管理能力相对不强，没有及时做好产品市场调研以及与产品生产线和销售工作相结合，编制的产品采购计划也只是用于为了及时补充产品库存，导致采购计划未能真正起到作用，采购计划中未能结合市场变化情况以及原材料的价格波动进行改变，这无形之中增加了采购的成本，影响了采购的质量以及数量。3.2采购与付款审批流程不完善采购付款是企业一个重要的部分，付款的时间把控关系到企业的诚信以及对于资金的占用，付款时还应根据相关的单据进行付款，并有相关人员领导审批。在旺辉食品有限公司中付款制度不完善，引起付款流程不够严谨，付款审批未能得到重视。采购与付款业务通常是请购、订货、验收、付款这样一个程序，而在办理付款时应根据审核之后才能付款，但在调查中，公司采购与付款人员长期由一人担任，其中对于存货的存在，应付账款的发生可能有较大的可疑性。一旦管理层监督不能到位，员工混水摸鱼，就会极大降低企业的效率，提升成本费用，造成企业存在不必要的损失和成本增加。且公司对于付款时间没有具体的管理，没有合理规划以致生产旺季时人员存在短缺，对于付款的审批也就比较松懈，付款审批职责存在缺失，未对其有效监督与管理，因此也会引发付款时间提前占用运营资金，付款时间推后，导致企业诚信下降影响公司资金运作。3.3采购付款管理责任不明确首先，部门里面的采购岗位职责没有明确划分精准，请购管理制度不够健全完善、供应商采购管理机制缺失、采购计划的明确制定也可能没有设立专职人员负责管理以及内部健全采购体系管理机制不健全等。旺辉由于公司没有对企业采购管理相关工作流程制度做出明确的制度规定，这些流程制度的不善和健全严重直接影响了公司采购与交货付款内部风险控制管理制度的有效实施。其次，公司对于采购与交货付款的质量验收过程控制管理机制也一直没有建立相关的管理制度，更没有明确的责任人，而这样一旦出现问题就很难查到应该负责的人，从而造成员工的实际的验收中积极性也不是很高。此外，采购计划的制定没有明确到具体的岗位，只是部门内部人员轮流做，这样会影响到计划的统一管理，也不便于追责。3.4采购信息沟通不通畅采购与到货付款部的业务管理涉及了多个行业部门，所以各个部门的信息协调性非常重要，若是部门信息的充分沟通以及渠道不够充分完善，就可能会直接使我们公司的采购业务管理产生很多问题。采购与交货付款管理业务主要管理涉及的采购部门主要有产品生产部和总采购部、销售部、财务部。目前很多公司产品采购部和公司销售部由于没有良好的产品信息沟通交流渠道，经常都会造成公司采购部的物资不适量，从而直接影响销售到产品生产；而产品生产部和公司采购部没有及时的信息沟通，又导致经常出现供不应求或产品供应比过去大于求的特殊情况。除此之外，还有横向和纵向的沟通，公司没有好的沟通机制，导致上级部门很难了解到下属部门是否存在舞弊行为，也更加无法对舞弊行为采取有效措施及时止损，对公司产生的消极影响也不能及时的解决。4旺辉食品公司采购与付款制度优化设计4.1制定合理的采购计划和监督管理制度4.1.1严格审核采购计划首先，确定旺辉食品有限公司采购计划由库存驱动改为订单驱动，具体操作上，应根据上年的销售情况，当年市场变化情况以及生产所需制定当年相关的采购需求量。公司应提高采购人员的专业能力素养，增强对专业人士的培训，使其能够胜任采购工作，制定良好的采购计划。公司采购小组应从企业整体利益出发，不贪图个人私欲，做到为公司整体利益着想，有强烈的职业道德感和专业的综合素质。对于采购计划的制定流程可优化如图2。4.1.2监督采购计划实施制定好一套详细的采购计划之后，需要合理的监督，有效的监督也会在一定程度上减少公司成本费用，接收到采购计划之后应进行反复确认，以免出现不必要的错误信息，相关采购监督工作人员一般应依法负责依规定期进行现场检查监督，线上线下监督，核查数据核对等监督方式，确保产品采购计划公开，公平，公正的有序进行，加强采购实施计划的严肃性，规范性。提高对企业采购管理人员经营行为的法律约束力，增加采购资金的综合利用率，防止出现产品采购过多，库存持续积压，或导致采购资金过少，阻碍生产。采购需求提出采购需求提出采购计划编制采购经理审核主管业务副总审核选择供应商签定合同执行采购计划NN图2采购计划审批流程4.2制定规范的采购付款审批制度加强公司内部管理风险控制，提高报销付款办理工作的信息准确性和工作及时性，规范商品采购与办理付款相关业务，合理安排付款时间，严格执行付款审批。办理个人付款申请业务时，并且必需每人填制一份付款业务申请表，由当地相关财政部门进行审核。除企业紧急采购所需原材料外，其他预付款项在未结算总货款时不得预付全部价款，相关部门应严格把控，确保与供应商关系良好，合同正常执行。严格按照网上付款截止时间不超前不随意逾期，遵循网上付款操作流程：采购计划执行完后，根据验收单据、发票及合同的付款约定，办理采购付款申请，交财务部、综合部、分管负责人、总经理逐级审批，如发现不符则打回待审，最后交财务办理付款。具体流程如下图所示：执行采购计划执行采购计划采购物资验收采购部门填制付款审批单财务部审核是否符合付款条件打回待审分管领导审核综合部审核总经理审核交由财务部执行付款NY图3采购付款审批流程图4.3完善采购付款管理机制4.3.1完善采购岗位职责体系公司内部应该一定要建立有明确的内部分工管理制度和建立完善健全的内部职权运行制度，一个完善的职工分工体系和组织结构是公司内部控制是否能够有效实施的基础。基于旺辉公司的目前职工分工现状，应该在采购部明确各个岗位的职责，负责做采购计划的、管理供应商的以及采购合同的，应该都要有专职人员，各司其职，如此，即使中间出现了什么差错，也方便追责；而这对于工作能力突出的员工是一个很好的表现机会。表1采购岗位职责表序号工作职责1遵守公司各项管理制度，禁止外泄公司商业秘密。2认真务实负责协助执行管理公司参与上级领导的工作协同参与指导互相配合，协助执行公司高级董事长及管理公司高级副总经理的相关工作。3主持采购部的全面工作。4领导工作采购各部门按照本部门的采购工作岗位职能职责做好领导工作。5根据集团公司各采购项目市场营销采购计划和工程施工采购计划自行制订产品采购计划，并定期督导公司实施。6建立大宗采购管理部门大宗常用商品物资价格行情信息监控，拓宽大宗采购信息渠道。7制定国家物资管理采购活动原则，确定物资供应商的岗位选择与资格考评，负责物资采购活动合同的办理签订和采购督导制度实施。8做好设备采购的资金预测分配工作，根据采购资金设备运作实际情况，材料设备堆放复杂程度；合理分配进行预先准备采购。9定期学习组织培训员工定期进行各类采购管理业务知识的系统学习，精通各类采购商的业务和管理技巧，培养专业采购员4.3.2建立采购与付款管理考核机制公司需要建立完善的采购与支付款管理考核机制，对于员工赏罚分明，并对于员工日常生活和工作中的各种行为都进行了约束，用巧妙的手段和方法来充分调动公司员工的主动性，让员工可以积极努力的工作。比如说采购部门采购物资在公司符合公司的所有质量标准而所花费的资金还小于预算资金，那么就可以给采购部门的员工加相应的绩效奖金、岗位补贴或者组织员工团建；但是如果超过预算范围，超过的程度在整体的5%以内就以扣奖金来作为惩罚；如果超过整体的15%，领导应该要引起重视，分析具体的原因。4.4完善各部门间的信息沟通渠道一个完善的员工信息沟通机制不仅可以及时获取公司内部的信息，还能够有效确保公司内部的相关信息在员工们的作业中能够及时有效地得到传递，也会提高纵向、横向的沟通效率。对于旺辉公司的采购和付款业务沟通机制最大的优势之处就是那些涉及到与采购业务密切相关的订单、货品和物资库存数量情况、采购货品的数目、销售货品的数目、以及一些供应商之间的协议或者合同签订以及其他的合同争端等。对于进一步完善企业的信息沟通途径和渠道建议主要包括以下几个方面：第一，公司首先应该在内部建立一个进行信息处理的系统。按照内部信息获取方式和渠道不同可以分为内部的信息和外部的信息，内部的信息由公司员工通过注册登录的公司办事平台进行获取，外部信息可以通过供应商资料、市场调研的报告以及相关的财政税收政策等来获得。通过信息处理系统进行分类，然后将有用的信息提供给相关部门，提高各部门的工作效率。第二，对于信息的传递系统也要进行优化与完善。一个完善的信息传输系统能够让公司的管理层及时地了解到自己公司目前的运行状况与所面临的具体情况，管理层也能够根据实际的情况需要来重新制定自己的公司发展策略，并且有助于推动公司目标的得到顺利实现。5小结通过对湖南旺辉有限公司的分析，发现其对采购量的确定，员工的岗位分工与风险防范都存在这一些问题，以完善企业管理，提高公司经济效益为目标提出了改进方法。在食品加工企业竞争越发激烈的如今，特别对于小型微利的食品加工企业来说，资金与企业影响率明显不足，通过优化设计企业不断的完善企业内部，提升市场竞争力，以达到企业的可持续发展。

参考资料[1]李荣梅.企业内部控制与风险管理[M].北京：经济管