湖南科霸汽车动力电池有限责任公司销售与收款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计 目录1公司简介 湖南科霸汽车动力电池有限责任公司销售与收款内部控制制度优化设计1公司简介湖南科霸汽车动力电池有限责任公司位于长沙高新技术开发区，注册资本为900万人民币，拥有多项电池方面的专利权，科研成果在湖南地区领先。公司的主导产品为汽车动力镍氢电池及能量包，旨在为轿车、客车提供完整的电池动力解决方案。公司设立了股东大会、董事会和监事会，下设部门有总经理、审计部、商务部、人力资源部、市场部、企业管理部、研发中心、各事业部等，并聘用其他管理成员组成公司经营管理团队。图1公司组织结构图2公司销售与收款内部控制存在的主要问题2.1销售计划目标值过高湖南科霸汽车动力电池有限责任公司会在每一年度的下半年组织进行总销售计划的制订，该计划都是各个业务部门根据上一年度完成的销售指标以及对下一年度的市场预期的基础上编制的。由于公司领导在审批销售计划的时候，受到业绩利益的驱动因素以及对市场需求的高估判断，造成对预期的销售业绩有过高的期待，进而会对原来的销售计划做相应的调整，导致调整后的销售目标会高于公司销售部门能够完成的程度，加上经常发生一些不确定的影响因素，增加了公司的风险，达成不了计划目标。同时，由于销售计划引发产量提高，也造成了生产部门产量过剩，库存积压，占用了公司较大的流动资产，影响了公司经营的正常运行。2.2风险评估程序存在局限性公司在日常运营过程中，经常会面临许多问题，内部和外部风险，无论是哪种风险，都必须进行系统评估。公司的销售和收款的内部控制系统，将销售过程分为四个部分：客户项目批准、合同管理、销售和发货以及付款回收，公司分别对这四个部分进行风险识别和分析。但因为公司进行风险评估时，仅仅在业务范围内进行，而且评估程序具有很大的局限性，忽略了销售和收集周期是一个完整的业务流程，在对客户项目进行批准时，没有对客户信用状况进行明确调查，导致客户项目建立过程中客户信贷额度过高，带来了很大的风险，增加货款回收困难，造成的大量呆账和坏账风险。在交货阶段，签订合同的过程中，公司不重视识别售后存在的潜在风险，给公司增加了很大的法律风险，也带来了巨大的经济损失。2.3合同管理流程控制不到位合同管理是为了避免公司的风险，提高经营效率，为公司的持续经营提供服务。由于该公司的部门众多，不易协调，所以在合同的文本起草、审核、签订、履行、结算和评审争议解决等流程的控制上，缺乏有效的控制制度，出现了很多的问题。公司销售订单多，发生频率高，销售合同涉及资金量大，合同数量也很大，由于合同管理流程控制不到位，给销售合同的日常管理带来困难，经常发生合同丢失、合同没按正常程序签发等情况。3公司销售与收款内部控制制度优化设计3.1制订销售部管理制度，优化销售计划制订流程为了使销售目标设置合理，从销售内部业务流程到销售激励政策的执行，再到客户信用调查，最后到销售计划制订，都需要有一套严格的制度进行管理，使销售计划的制订更加严谨。公司需要制订一套严格的销售部管理制度，首先成立以总经理为组长，其他管理人员为组员的销售业务内控领导小组，共同积极推动和遵守公司内控制度。其次，奖惩联动，建立严格的激励制度和处罚细则，鼓励工作过程中表现良好的，及时批评和纠正错误。特别是在信用调查过程中，对积极全面调查新客户信用状况的员工给予肯定和表扬，对忽视调查老客户信用状况的员工进行适当批评，严格的管理制度会促进销售各项事务的高质量开展。在执行严格的销售管理制度的同时，为了使销售计划更符合公司的实际情况，需要进一步优化销售计划制订流程。第一步由科霸公司的业务经理制订销售计划，作为管理层和业务部的负责人，业务经理需要具备前瞻意识，要运用自己的专业知识和行业经验编制销售计划，在每一年度的下半年科霸公司业务经理要通过历史资料和市场需求制订好下一年度的销售计划。第二步由业务部员工做需求分析，根据业务部经理的销售计划，对销售计划的覆盖区域进行市场调查，对目标客户进行追踪，了解客户的需求，做出具体的需求分析。第三步是业务部门与总经理的协调与沟通，在业务经理完成下一年度销售计划，业务部员工做好需求分析后，整理出报告出示给总经理，总经理对销售计划和需求分析提出建议，进行有效的沟通，得到领导层的认可，使后续的工作能够更好的开展，任务能高效的推进，加快流程速度。第四步是业务经理对销售计划的调整和销售部门对需求分析的进一步完善，此项优化工作使销售流程更具备谨慎性，也增强了可实施性。第五步是总经理对前两项工作的审核，根据调整后的销售计划与完善过后的需求分析，总经理对其进行审核，推进计划的速度。第六步是销售计划的执行，审核通过后，商务部将根据公司审核的销售计划，调整下一年度的销售计划。表1销售计划制定步骤及内容步骤实施时间负责人任务具体实施内容一每一年度下半年业务部经理编制下一年度的销售计划业务部经理通过上一年度的历史资料和市场需求，制定好销售计划。二每一年度下半年业务部员工做需求分析根据业务部经理的销售计划，对覆盖区域进行市场调查，对目标客户进行追踪，了解客户的需求，做出具体的需求分析。三完成销售计划和需求分析后总经理业务部门交流与沟通业务经理完成下一年度销售计划，业务部员工做好需求分析后，整理出报告给总经理，总经理对销售计划和需求分析提出建议，进行有效的沟通。四交流与沟通后业务部门完善与调整根据总经理提出的建议，业务部经理对销售计划进行调整，业务部门再对需求分析进行完善五完善与调整后总经理审核根据调整后的销售计划与完善过后的需求分析，总经理对其进行审核，推进计划的速度。六审核后商务部执行商务部将根据公司审核的销售计划，调整下一年度的销售计划3.2制订销售与收款业务风险评估制度3.2.1精识别销售与收款业务风险为了使湖南科霸汽车动力电池有限责任公司的经济效益提高，避免经济效益的流失，提高销售与收款业务的谨慎性，所以要精准识别销售与收款业务风险。根据该公司的经营范围，公司的销售和收款业务至少要注意以下几种风险：第一种风险是产销计划管理风险，湖南科霸汽车动力电池产销计划预测不准确导致产销脱节的风险，产量大于销量，供过于求，导致库存的堆积，加慢了流转速度，容易造成资金短缺，产量小于销量，供不应求，不能及时发出订单，会影响公司的信誉，流失主营业务收入，识别此种风险可避免以上问题的发生；第二种风险是合同签订风险，签订合同时，未经严格的审批程序，会漏掉一些对公司造成损失甚至触犯法律法规的问题，；第三种风险是交货风险，未按规定交货损坏了货物，如公司管理不严导致运输成本增加，或延迟交货需要赔付违约金；第四种风险是财务会计风险，在处理销售与收款业务时，这是避免不了的客观因素；第五种风险应收账款风险，未建立一套完整的应收账款流程会降低对应收账款的控制，造成对账面价值的模糊；第六种风险是销售退货管理风险，不健全的退货制度，会影响公司形象，甚至违反国家法律法规。图2风险识别图3.2.2严格控制销售与收款业务风险湖南科霸汽车动力电池有限责任公司在对识别出的风险进行分析后，根据自身条件和外部环境，制定应对风险的措施。针对公司层面销售和收款内控制度存在的风险（产销计划管理风险、财务会计风险），公司应采取综合措施，包括加强公司投资者的作用，加强对湖南科霸汽车动力电池有限责任公司的保护。对公司的外部监管（审批风险），对销售和收款系统中无法规范的部分进行软控制；不采取强制性的手段，更多的运用到日常生活中的基本准则，更具备灵活性，实用性也比较强；对于销售和收款业务的具体流程层面所产生的风险（销售退货管理风险、交货风险、应收账款风险），公司应采取建立指标，定期评估，及时纠正偏差。表2风险控制措施风险控制风险类别措施公司层面销售和收款内控制度存在的风险加强公司作为投资者的作用，加强对湖南科霸汽车动力电池有限责任公司的保护。公司的外部监管对销售和收款系统中无法规范的部分进行软控制。具体流程层面所产生的风险采取建立指标，定期评估，及时纠正偏差。针对应收账款存在的风险，公司通过加强应收账款收款力度，来严格控制应收账款的风险，对应收账款回收流程进行优化设计，包括应收账款管理、应收账款的审核与记录、应收账款核对、应收账款的账龄分析、催收账款、对应收账款计提坏账准备，以及对应收账款进行处置，具体流程如下图所示：图3应收账款回收流程3.3完善合同管理制度，优化合同管理流程为了使湖南科霸汽车动力电池有限责任公司的合同管理制度更加完善，应对合同管理这一部分进行优化设计。针对合同管理过程中，部门之间不易协调，造成的合同控制制度不到位，公司应成立合同管理部，设置专职的合同管理职员，使合同管职员服务于各部门和合作伙伴，合同管理工作能够高效地展开。合同管理职员的设置，也能加强对合同的日常管理。针对合同管理中存在的法律问题，公司应聘请专职的律师，减少合同中存在的问题，进一步的提高合同的专业性，避免公司经济效益的流失。表3合同管理问题解决措施问题解决措施意义部门之间不易协调，造成合同控制制度不到位成立合同管理部，设置专职的合同管理职员合同管理工作能够高效地展开，加强管理合同管理中存在的法律问题聘请专职律师减少合同中存在的问题，进一步的提高合同的专业性，避免公司经济效益的流失4评价本设计方案针对湖南科霸汽车动力电池有限责任公司在销售与收款内部控制制度方面存在的主要问题，进行了优化设计，针对销售目标过高方面的问题进行的纠正确保了公司正常安全运行目标的实现。风险评估程序的实施，帮助公司辨识到了可能会发生的风险，避免了经济效益的流失，公司信誉损失，也避免了会违反国家法律法规的问题，对公司销售与收款业务的严格控制，可以及时纠正公司的偏差，增强内部控制制度。对合同管理的优化设计，使合同管理更具备专业性，也使公司部门的配置更加合理，提高了公司运作能力。

参考资料[1]孙国强