湖南思斯零售有限公司采购与付款制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计 目录1公司简介12公司采购与销售经营现状13公司采购与付款管理存在的问题23.1采购付款管理不合理23.2采购商品验收入库管理不规范23.3商品退货管理不当23.4采购往来对账不明晰24公司采购与付款制度优化设计34.1完善采购付款管理34.1.1规范采购付款审批制度34.1.2划分供应商等级34.2完善采购商品验收入库管理44.2.1成立验收稽查小组44.2.2实行员工激励制度44.3规范退货管理44.4制定供应商往来款对账制度54.4.1每月对账54.4.2每季清账65小结6参考资料7湖南思斯零售有限公司采购与付款制度优化设计1公司简介湖南思斯零售有限公司（以下简称思斯）位于岳阳市大顺物流园，是一家关注民生的互联网“新零售”平台，主要定位是解决家庭消费者的日常需求，提供包括蔬菜水果，肉禽水产，米面粮油，日用百货等全品类精选商品，产品种类繁多，价格实惠，比拼多多等各大电商平台的价格便宜。思斯从2014年发展至今已经经历了五个阶段：=1\*GB3①2014.05—2015.05门店自配送阶段=2\*GB3②2015.05—2016.02网仓阶段=3\*GB3③2016.02—2016.08配送站阶段=4\*GB3④2016.08—2017.07手抄单阶段=5\*GB3⑤2017.07—至今下单系统上线思斯依托社区实体便利店，采用线下商店与线上零售平台相结合的销售模式，通过“预售+自提”的模式为用户提供服务，坚持不断改进，不断完善，为用户提供更舒适的销售服务。2公司采购与销售经营现状思斯公司销售模式灵活新颖，采购相对稳定集中。公司面向的消费者主要是家庭，对于商品的品质要求相对较高。目前公司70%以上的商品都是由指定供应商供应，且公司持有这些指定供应商50%以上股份，能保证及时提供优质商品。供应商大多是中型企业，信誉可靠，公司一直按照合同规定采购指定供应商的商品，采购与付款业务较为安全可靠，风险可控。图1公司商品销售模式公司总部管理人员相对集中，内部控制相关的信息能够收集与口头传递，具有一定的灵活性。每日凌晨上线新品开卖，特价商品上午10点开卖。所有商品今日下单，次日下午4点到门店自提，出售商品均享受100%售后服务。由于销售的时效性比较强，对采购的及时性要求很高。3公司采购与付款管理存在的问题3.1采购付款管理不合理公司采购部门对于新供应商的选择在没有审核其资质、供应情况与急需货物的前提下，直接签订采购合同。财务部付款审核人轻信采购部门的解释，轻易签字。财务人员轻信“熟人”，将款项打入其私人账户。这样导致公司资金出现不合理的使用，造成财务亏损，支出渠道出现问题。同时，公司在选择新供应商时，对其商业信用、供货能力、产品质量等方面是否达标一无所知的情况下，却采取了预付款的方式。按照惯例，一般新增供应商的采购往往是采用现付或延付两种交易方式，而不应该采取预付方式。这样会导致公司负担商业风险，也会产生资金周转风险。3.2采购商品验收入库管理不规范公司当天根据各个地区的订单，通知供应商直接将商品送到各个地区的仓库验收入库，再通过各个地区的仓库，将商品送到各个自提门店，公司总部会根据各个地区仓库反映的验收情况，付款给供应商。一旦供应商提供的商品变质或有所损坏，数量出现短缺，供应商为了避免被投诉，会给仓库负责人益处，使得其隐瞒验收情况。长此以往，使得公司管理处于被动状态，在消费者的口碑中受到影响。3.3商品退货管理不当公司商品在经过各大自提门店销售给消费者后，有时会发生一些质量上和数量上的问题，比如商品包装物破损，数量短缺，商品变质等。出现这些问题都是自提门店管理者先解决后反馈，对商品出现的不同问题解决时间相同，工作效率不高，时常采购部收不到有关商品的反馈，无法对供应商进行正确的考量。这样导致公司部门间职责不明，管理上处于被动，经济效益受到损害。3.4采购往来对账不明晰公司对于供应商的选择都是在投资的基础上，因此，大多数供应商都是公司的关联方。在与供应商对账的时候，一般选择年末。往往在年末又是公司财务部最忙的时候，忙于支付向银行短期借款的利息、收取应收账款、编制资产负债表和利润表等。公司财务部非常信任这些供应商，在她们发来对账单的时候，一般都是直接签字付款，没有认真对银行对账单、应付账款明细账、验收单等进行核验，由此经常出现错账。这样会导致公司资金亏损，银行存款与应付账款明细金额对不上，账面模糊，出具的财务报表数据错误，影响公司的经营。4公司采购与付款制度优化设计4.1完善采购付款管理4.1.1规范采购付款审批制度公司应组织相关部门制定严格的采购与付款审批流程。采购部应当严格按照供应商审核流程，提前按照采购计划找到适合的货源，宁缺毋滥。财务部若有异议，应当驳回合同及付款申请，并将情况上报给总经理。图2供应商审核流程在审批权限上，公司应明确各级相关人员的职责与权限，并建立职权分离不相容制度。公司采购谈判与签订合同的不应当为同一个人或同一批人，应当每两人为一组，分别负责谈判与合同的拟定，互不干涉。审批时实行按金额大小分级审批制度，明确责任人。表1采购审批权限审批权限支出用途主要审批人举例10万元内一般经营活动支出财务部负责人举办年会10-100万元重大的经营活动支出总经理签订额度内采购合同100万元以上特别重大的经营活动总经理室集体决策投资供应商4.1.2划分供应商等级公司应制定明确的供应商准入标准，按照供应商的供货情况进行等级划分，对不良供应商实行淘汰制，对优质供应商实行奖励制，并对货款支付时间优先次序实行对应调整。表2供应商等级划分标准参照表供应商等级划分标准奖罚措施付款管理A提供的货物在合同有效期内未出现过问题，且商品受到消费者的广泛好评签定长期合作协议，并享有优先付款权可预付款、现款或账期B提供的货物在合同有效期内未出现过问题主动续期，并就长期合作提出改进措施一般采取账期结算，按合同约定日付款C提供的货物出现数量短缺或质量有所损坏，协商过程中态度良好，积极协商解决问题协商沟通，后期再发生问题中止合同验货后付款，扣除部分质保金D提供的货物出现数量短缺或质量有所损坏，且协商过程中态度恶劣超过三次坚决淘汰验货后付款，延期结算4.2完善采购商品验收入库管理4.2.1成立验收稽查小组公司应当在原有的验收入库制度上加上公司总部人员的监督，确保验收情况的真实性。公司成立稽查小组，负责每个地区仓库的验收情况。小组成员可以不定期的去各大仓库管辖的自提店走访，了解商品发放的情况，数量与质量方面的问题。对于稽查小组内部的分工应当明确，可以采用轮流管辖各大地区仓库。每个小组成员分别管理一个分仓库，每个季度轮流一次。稽查小组的组长应当起到督促与统筹的作用，解决成员遇到的问题，制定稽查的大致方向。组长应当不定期的去分仓库和自提店走访，了解情况，以防遗漏信息和小组成员偷懒。4.2.2实行员工激励制度公司应当设置员工激励管理制度，激发员工的工作热情。奖罚分明，管理规则清晰明了，条例细化，侧重于为员工方面着想，更有利于公司对员工的管理。对于验收入库反映情况属实的，应当给予绩效奖励；对于自我反省在工作上的不足属实的，可以给予安慰奖，只限三次，同时应当给予批评；对于公司内部存在的不合理管理方式，提出修改建议并被采纳的，应当给予表扬奖等。若对公司有重大贡献的，可以破格晋升。4.3规范退货管理对于消费者提出的退货问题，确实需要门店自提店员工的迅速处理，来挽留公司在消费者心中的口碑和信用。公司同时也应当要求自提店员工及时将问题向公司的退货部门反映，将相关处理办法的依据一并提交。当消费者向自提店员工反映自己收到的水果不新鲜甚至坏掉了，当班员工可以让消费者将水果变质问题拍照或者直接将有损失的水果送到门店，经至少2名以上员工根据实际情况确定是否属实后，给出让消费者满意的解决答案。同时，当班员工应及时将情况反馈给门店采购负责人，当天就向公司退货部反映情况，指出是哪家供应商供应的水果出现问题，向其发送与受损消费者的聊天截图和水果受损情况的照片或视频，转述解决办法并提交相应的证明，由采购负责人联系供应商办理退货或重新供货，并提出后期此类问题的解决方案。图3商品退货流程公司销售部可以将消费者退货分为经营性退货和质量性退货，根据退货性质来确定退货时间。经营性退货是指仓库在发配货物去自提门店，由于工作人员的失误出现数量上的短缺；质量性退货是指商品在质量上存在的问题，如包装物破损，商品不新鲜等。通过统计两种性质的退货数量，分析商品被退货的原因，再与采购部协商，调整该类商品的采购渠道和供应商。表3商品退货时间退货性质退货时间经营性退货消费者收到货物后7天内质量性退货发现质量问题后3天内4.4制定供应商往来款对账制度4.4.1每月对账公司财务部可以采用每月对账的形式，查看应付账款明细账的金额。公司可以要求供应商每月末将根据送货回单编制的对账单送来财务部，财务部根据各部门提供的有关单据核对对账单上的商品名称、数量、单价，来确定每月记录应付账款明细账金额的正确性。无误后，财务部会在次月上旬回签对账单。公司财务部用于对账的资料要整理清楚，对于供应商提供的对账单中没有公章或财务专用章的，不予对账；供应商提供的不完整对账资料，不予对账；供应商只能提供销售部门的账目却没有财务部门的账目，不予对账；供应商只提供余额没有明细的应付账款，不予对账。财务部应当每月末将银行存款对账单与应收账款明细账、应付账款明细账进行对账，了解收支情况并保证其正确性。4.4.2每季清账公司财务部应当向上级申请在部门内部采用每季清账的方式来整理账目，取得同意后才可执行。在期末，一个供应商既有应付账款未清余额，又有预付账款未清余额的，财务部需要对其进行清账，以避免资产负债表上金额的虚增。财务部将每个月审核无误的对账单整理出来，与其他账本一起进行供应商清账，使日常经营活动方面的收支情况一目了然。图4供应商余额5小结湖南思斯零售有限公司作为新型的互联网销售模式，应当更加注重采购与付款业务流程方面，细节决定成败。此次优化设计，对公司加强了采购监督力度，完善采购付款管理，并根据验收后入库付款、供应商的信用程度，不同的供应商选择不同的付款管理方式；规范商品验收入库的管理，规范员工职业操守行为，奖罚分明，形成良好的工作氛围；加强供应商往来对账工作，及时清理核对账款，确保账务准确。通过优化设计后，公司的采购与付款制度管理更加的完善与合理，节约了一部分的资金流；加强了对供应商的管理，使供应商账户余额清晰明了；加强了员工的素质建设，提高了工作积极性，促进了公司经营。

参考资料[1]徐耀庆.信息化环境下采购付款