湖南派格人力资源有限公司重要客户接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计年9月湖南派格人力资源有限公司重要客户接待方案设计1.背景介绍我国是世界上人口最多的国家，同样的也是一个典型的经济发展中国家。而人力资源对于经济发展的方面有着不可小觑的重要性。在现代竞争日益激烈的市场经济条件影响下，我国的经济也在飞速发展，所取得的成绩也得到世人瞩目，而人作为经济发展的主体使得人力资源管理也越来越重要。随着电子商务工作的迅速起步，各类电商不断发展，对于劳动力的需求也不断增加。北京十荟科技有限公司（以下简称十荟团）旗下的十荟团是一家为城市家庭打通产地到家庭餐桌之路的一家电商平台，打通了产地到和家庭餐桌的路，提供家庭消费的一日三餐及果蔬类等商品。十荟团作为一家社区团购，在货物的分拣、装载、运输等都需要大量劳动力。而且网上的订单越多，工作量就越大，造成人员流动量大。现十荟团自身的招聘不能满足人员的调动，因此需要和专业的人力资源外包公司进行合作。而湖南派格人力资源有限公司（以下简称湖南派格）作为一个人力外包公司，可以满足十荟团招人需求，为十荟团提供人员的供给、招揽劳动力。基于此情况，湖南派格将与十荟团进行相关业务洽谈。2.接待对象十荟团来访团队3.接待时间2021年9月1日-9月3日4.接待地点接机地点：长沙黄花机场送机地点：长沙黄花机场下榻酒店：长沙五强商务中心参观地点：湖南派格总部游玩地点：橘子洲5.接待目的十荟团作为一家社区团购，在货物的分拣、装载、运输等需要大量劳动力。本着互利共赢，长久合作的原则。现十荟团与湖南派格将进行友好合作，其派遣相关项目团队前来进行项目洽谈，洽谈关于十荟团人力外包给湖南派格的相关事宜。此次十荟团来访意在与湖南派格进行人力资源外包的长久友好合作，而此次接待的目的也一样，都是希望能够满足双方的要求，达到利益最大化。湖南派格为十荟团提供人员供给。6.接待准备6.1接车准备提前查询航班号时间，以便适时接待来宾。安排好商务车两辆，和小轿车一辆，同时要保证车辆的清洁，协调安排，统一调度司机和车辆。对于来访的客户，事先了解对方到达的车辆信息，且安排与客户身份相当的人员进行迎接。接车小轿车的座位安排应当注重首位，在有司机驾驶的时候，首位为后排右侧，而左侧的位置则次之，中间座位的位置则再次之，前排中间的位置为末位。6.2物资准备两辆商务车，两条横幅，一个欢迎牌，礼品、鲜花、矿泉水、若干。接机牌一个，摄像及相机。会议物品准备及会场布置：在会议入口处放置两盆花卉盆栽，在会场桌面摆放鲜花。在会场桌面对应的每个位置前摆放好一瓶矿泉水，在小碟子中放置一条干净的毛巾，在会场桌面对应的每个位置前摆放一盒纸巾；会议桌上按照人员的顺序来摆放桌签、会议的双方各配两个话筒。将此次会议需要的各项资料(会议宣讲议程、湖南派格与十荟团公司的宣传册、2020年十荟团上半年员工入职资料、2021年预计入职员工、2021年入职员工预期调查报告)分发至每个座位前；将标有“湖南派格与十荟团公司交流宣讲会”的横幅悬挂于幕布上方；安排摄影、摄像位置。6.3会议布置方形中空式：将桌子摆成中空的方形，不留出缺口。椅子摆在桌子外围。左右排列法，长桌。十荟团公司总经理坐落在主位，十荟团公司副总经理主位在左边首位，总经理秘书于右边首位，其余的人员按照左右排列法长桌的顺序依次落座;湖南派格方按照对方座位排布对应入座。6.4会前检查电脑、投影仪的检查调试：对话筒、摄影和音响等设备进行调试和检查;会场卫生的检查、温度的调试。注意事项:会场的后勤人员要及时的进行添换茶水，会议结束后由公司的秘书汇总会议的纪要;会议间和会议后进行拍照以及合影留念。表1：会议物品准备明细表序号用品名称数量备注1盆栽2盆2鲜花5盆3横幅1条4纸巾5盒5矿泉水20瓶6小碟子10个7毛巾10条8集体照10张9电脑10台自备10茶具3套租11投影仪1个租12话筒4个租13音响2个租14相机1个自备15摄影机1个自备16双方产品资料2份6.5食宿准备提前在长沙五强商务中心预定房间。五间行政单间。并提前预定好三天餐点。根据客户的喜好安排合适的住宿环境和食物。表2：客户信息表姓名邓根朱鸿飞杨芬颜玉李琴年龄4238283228性别男男女男女职位总经理副总经理市场部长公关部长秘书联络方式1332721611517674312184178073058731800844002013647490488行李数量一个行李箱一个包一个行李箱一个行李箱一个背包一个行李箱房号85028503850585068507喜好禁忌喜欢吃湘菜、喝茶。不喜欢住低层。不喜欢狗，无明显忌口喜欢鲜花，喜欢吃辣无不喜欢大型动物7.人员安排成立接待小组。接待小组总负责，市场部、公关部、财务部和后勤部进行协同工作。总经理：卢柳平副总经理：刘霖总经理秘书：邓佳市场部长：刘木，公关部长：方宏表3：接待人员安排部门负责人联系方式事项市场部刘前将酒店预定好，并协助来宾办理好酒店的各项入住手续接送车，接送机来宾信息的搜集，进行足艺服务以及游览橘子洲事宜的安排公关部方宏16680516879负责公司的迎宾安排，进行会议的通知以及议程的安排，会议的各项布置，会议总结汇总的安排摄影摄像财务部邓点游览安排物品采购办理。进行宴席安排（迎接宾客，确定菜单，检查宴席附近环境以及费用的结算）8.日程安排表4：日程安排日期时间内容地点9月1日10:00接机长沙黄花机场11:00办理入住长沙五强商务中心18:00-19:00晚餐长沙五强商务中心宴会厅9月2日8:00-8:30早餐长沙五强商务中心一楼餐厅10:00-12:00会议宣讲长沙五强商务中心6号会议室12:30-13:30午餐长沙商务中心宴会厅13:30-14:30午休五强商务中心商务客房15:00-17:00参观公司湖南派格总部18:00-20:00晚餐橘洲192520:00-21:30夜赏橘子洲橘子洲9月3日7:30-8:30早餐长沙五强商务酒店一楼餐厅8:50-10:00参观新市场湖南派格新市场10:-11:50签约仪式长沙五强商务中心9号会议室12:00-13:00午餐趣园13:00-14:00午休五强商务中心商务客房14:00-14:30送行仪式安排酒店及机场9.流程安排9.1第一天流程9.1.1办理入住地点：长沙五强商务中心时间：11：00人员：刘木所有来访人员接待部派人提前将酒店预定好，并协助来宾办理好酒店的各项入住手续。将来访人员送至五强商务集团酒店，带领来访人员去往安排好的房间。接待人员应让客人多休息，消除出行疲劳。9.1.2晚餐地点：长沙五强商务中心宴会厅时间：18:00-19:00出席人：总经理、刘副总、秘书；对方所有来宾。宴席规格：2500元/桌主题：携手扬帆，共创未来——十荟团公司欢迎酒会出席人：我方总经理卢柳平副总经理刘霖总经理秘书邓佳市场部长刘木，公关部长方宏以及公司优秀代表和一位摄影师;对方所有来宾。(共20人)形式：冷餐会宴席规格：200元/人准备工作：接待部人员提前进入冷餐会场地检查现场，准备好欢迎对方来宾的横幅以及海报，还有鲜花和酒水，茶点等；刘副总主持冷餐会的活动，总经理进行欢迎致辞,营造好氛围。摄影师做好全程摄影工作。9.2第二天流程9.2.1早餐时间：8:00-8:30地点：长沙五强商务中心一楼餐厅注意事项：需要在用餐前告诉对方的秘书今日早餐用餐在长沙五强商务中心一楼餐厅内，可以享用用自助的早餐。9.2.2会议宣讲时间：9:30来宾在酒店的大厅集合10:00-12:00会议宣讲活动地点：长沙五强商务中心6号会议室主题：拉进双方公司的交流与友好协作，推动双方进一步的合作主持人：湖南派格刘霖参会人员：十荟团方：邓根朱鸿飞杨芬颜玉李琴湖南派格方：卢柳平刘霖邓佳刘木方宏表5：会议议程时间议程发言人10:00宣布会议开始主持人10:05湖南派格致欢迎词湖南派格总经理10:15十荟团公司代表致辞十荟团公司总经理10:25十荟团公司介绍公司2020年用人需求情况以及2021年用人需求情况十荟团公司副总经理10:45客户代表发言十荟团公司副总经理11:00十荟团公司介绍2020年员工入职情况以及2021年员工入职情况预测十荟团公司市场部长11:25客户代表提问湖南派格公司市场部长11:40双方就协议涉及内容洽谈十荟团公司公关部长12:00闭会并合影留念9.2.3会前检查电脑、投影仪的检查调试，会场人员文件的发放，各个PPT及文档的提前准备会场卫生的检查、温度的调试。9.2.4午餐时间：12:30-13:30地点：长沙商务中心宴会厅宴席规格：2000元/桌出席人：十荟团方：邓根朱鸿飞杨芬颜玉李琴湖南派格方：卢柳平刘霖邓佳刘木方宏9.2.5午休时间：13:30-14:30地点：五强商务中心商务客房9.2.6参观公司市场时间：15:00-17:00地点：湖南派格总部出席人：卢柳平刘霖邓佳刘木，方宏，公关部人员，秘书；对方所有来宾。流程：14:30派车去酒店接来宾到我公司向来宾展示我公司取得的荣誉。在来宾参观公司总部时，双方要合影留念。参观完后，前往接待室休息。注意事项：做好迎宾的工作，在门口放置欢迎牌“热烈欢迎十荟团公司领导莅临指导”牌。9.2.7晚餐时间：18:00-20:00地点：橘洲1925宴席规格：2000元/桌注意事项：在此次晚宴开始之前，将拟定好的菜单给对方秘书看，争取尽量能够合乎来访人员的口味和习惯，再对菜单菜品进行多加介绍。座次安排：主陪为卢柳平，副陪为刘霖。主陪右方为客户邓根，左方为客户方朱鸿飞，副陪右方为客户方杨芬，右方为客户方颜玉。其余人员按职务依次安排。9.2.8夜赏橘子洲时间：20:00-21:30地点：橘子洲湘江陪同人员：卢柳平刘霖邓佳以及摄影师一名。准备工作：秘书19:50前在橘洲1925大厅等候，船票及饮品、纪念品购买船票：120/元共9人长沙市橘子洲湘江游船，游轮龙骧豪华游船，游览橘子洲头。乘坐观光车游览。湘江夜游，航行线路，橘子洲码头—洲头—河东—渔人码头—橘子洲码头，配备导游讲解。9.3第三天流程9.3.1早餐时间：7:30-8:30地点：长沙五强商务酒店一楼餐厅规格：800元9.3.2参观新市场时间：8:50-10:00地点：湖南省长沙市岳麓区望岳街道杜鹃路858号奥克斯缤纷广场5号地块1栋、2栋陪同人员：卢柳平刘霖邓佳刘木方宏活动具体安排：8:30-9:50从五强商务酒店出发，乘坐轿车去参观新市场；8:50-9:20参观新市场环境以及流程。新市场介绍；9:20-9:50会议室座谈。会场服务，拍照。安排好参观行程后，提前通知各个部门做好迎接准备，与相应的负责人联系，通知参观事宜以及注意事项。在参观公司期间，配备一位讲解员全程陪同来访人员进行讲解。提前安排好对应的专业人员对来访人员提出的问题进行解答。9.3.3签约仪式时间：10:00-11:50地点：长沙五强商务中心9号会议室人员：湖南派格方接待人员，对方所有来宾签约仪式流程：10:00-10:20嘉宾签到，休息或进入会场.10:20-10:30介绍与会嘉宾、领导，司仪宣布:签字仪式正式开始10:30-10:50主持人开场白、签约项目简介，签字双方有关方面负责人到主席台.上分两边站立；10:50-11:00主持人宣读项目协议书的文本，请双方代表就坐并在协议书上进行签字；签约、合影11:00-11:15公司负责人发言11:15-11:35领导发言，签约双方合影留念。11:50司仪宣布签字仪式结束。9.3.4午餐时间：12:00-13:00地点：趣园陪同人员：总经理、刘副总、秘书;对方所有来宾宴席规格：2500/桌9.3.5午休时间：13：00-14：00地点：五强商务中心商务客房9.3.6送机时间：15：00来宾在酒店大厅集合。16：00车辆将来宾送达长沙黄花机场。陪同人员：刘副总经理，秘书。14：00婉言留挽：邀请客人留玩几日14：20与客人握手，告别。欢迎客人下次再次来访。14：30将准备好的礼品送给来宾，赠送给客人当地特色礼品。提前安排好送机，送车：由接待人员送机，送车。与客人寒暄,请客人上车。在客人离开时与客人告别，祝福客人。与客人握手，在车外目送客人离开。欢迎客人下次再来。电话回访：计算好来访人员回去到达的时间,给来访人员打电话，询问并祝来宾的工作一切顺利。注意事项：在机场协助客户办理登机登记等手续，待客户全部进入登机口后再离开。客户走后及时发送信息给客户，问候并将本次接待过程中双方达成的合作以及会议记录发送给客户。加强这个项目的执行。10.经费预算表7：经费预算序号项目名称单价数量合计备注1宴请费用2002011300元9月1日晚餐200019月2日午餐200019月2日晚餐80019月3日早餐250019月3日午餐2娱乐费用120元/人92232元夜游橘子洲游船889买纪念品409坐观光车3001饮品及纪念品3会议费用280990元盆栽520鲜花、纸巾180横幅830小碟子、毛巾、合照202矿泉水330茶具1280话筒、音响、投影仪4礼品费用1000元/人55000元5合计19822元11.意外防范（1）意外停电会议开始前要仔细检查供电设备,确保所有设备能够通电正常使用。准备好应急灯、发电机等。如果意外停电且短时间内无法恢复，则安排引导人员引导会议室人员有序离场。（2）设备异常会议前一天应与酒店联系检查所有设备是否能够正常使用，如果发现异常则对设备进行维修，维修不了的应及时更换新的设备，相关负责人应当实时跟讲。保证万无一失。在接待客户期间的后勤服务涉及人员较多。因此要有综合管理、统筹安排的意识。（3）经费超支资源的价格发生变化或者客户的要求发生变化都可能导致费