湖南凯润家具制造有限公司材料采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计湖南凯润家具制造有限公司材料采购制度优化设计1.公司简介湖南凯润家具制造有限公司（以下简称“凯润家具公司”）成立于2006年07月04日，注册地位于岳阳市屈原管理区营田镇推山咀船埠。注册资本为960万元，占地面积近百亩，现有员工200余人。经营范围包括各种木制工艺品的制造、销售；家具的制造、销售。主要原材料有各种松木、杉木、樟木、桦木、水曲柳、白蜡木、楠木、檀木、桃木、椴木、水曲柳、免漆板、胶合板、纤维板、夹板、细木工板、中纤板、防火板、金属铝塑板、塑胶板、PVC封边带、牛皮、环保皮、仿真皮、海绵、布料、PU漆、玻璃、铝材屏风、门框、铝封边、矩管、钢板等,主要产品包括木制沙发、皮革沙发、木制桌椅等家具、木制工艺品等一系列家具产品。2.凯润家具公司材料采购制度现状及存在的问题2.1公司材料采购的现状及现有采购流程图凯润家具公司主要通过洽购和客户指定介绍的两种方式来寻找供应商，已有63家合作过的供应商，但真正开展了长期深入合作的并不多。公司的采购现状归纳起来有以下几点：1、所需原材料大部分是就近采购，能在本地市场内找寻到价格差异不大且合适的供应商，都在本地市场进行采购。2、采取“直接供应”的方法，减少采购环节，直接与供应商和一级代理创建供求关系。3、小工具和一些辅料、五金小配件为临用的，数额在1000元以下的由生产部自行采购。如钉子、螺丝、铁丝、锁、合叶、弹簧、柜腿、万向轮、门鼻、风管、门镜、卷尺、护角、玻璃胶等。4、及时掌握物资的到达情况，保证信息转达的及时性，好安排后续的生产。5、采购员拿到订单后，必须仔细阅读订单的内容，及时将相关资料、材料卡提供给相关部门。6、严格控制所采购的物料的质量，由采购员和仓管员验收。7、对于一些主要材料，公司采用供应商直接供应或者建材市场进行集中采购，不允许自行采购，有特殊情况必须向上级提出申请，批准后才能采购。8、所有资料要分类归档整理。目前公司材料采购主要分为两大类，分别是生产材料和辅助材料。生产材料有生产家具、木制品的木材、板材等。详细资料见表1：表1凯润家具公司原材料种类分布原材料类型用途所占采购比重生产材料用于家具、木制品生产的木材、板材等65%辅助材料用于装饰和固定家具、木制品的五金材料等20%家具设备和零部件生产设备和零部件10%包装材料和其他用于家具和木制品的包装,例如纸箱、泡沫盒、封箱带等5%从表1可知:凯润家具公司对原材料的采购所占比重最大,所以作为采购比重最大的原材料采购,原材料的采购成本就直接影响着公司的成本和利润。采购比重占第二位的是家具设备和零部件,大件家具设备的采购需求和订单数量都是由生产部和采购部先核对、确定数量，再制定出采购清单,经由负责人审批后再由专人负责购买。而小部件和数额在1000元以下的可由采购员自行控制,决定购买数量。包装材料和其他所占的比重最小,仅为5%。公司所用的包装材料一般就是密封箱、泡沫盒和硬纸箱等,主要是方便运输途中对于产品的保护。通过对凯润家具公司原材料种类的分布分析，针对于这些原材料的主要制品以及供应商数量也做出了考量分析。详细资料见表2：表2凯润家具公司主要产品及供应商数量分布表原材料制品原料地区数量木制家具杉木、樟木、桦木等深圳28金属家具钢板、三脚架广州12真皮家具仿真皮、牛皮浙江10木工艺品檀木、桃木、杉木、椴木、红木等江西13由表2可知：凯润家具公司一直以制作并销售各种木制品、家具为主，公司供应商地区分布广，且大多是一线城市，有效地提高了采购的效率。湖南凯润家具主要是以各种木材加工为主，目前材料采购计划一般由采购部制定，由采购部与供应商商洽谈判，采购部签订采购合同，然后供应商送货，原材料到货时由仓管员一人进行验收，验收后通知财务部付款。公司现有详细材料采购流程图如图1所示：生产部门请购选择供应商采购订单采购部门生产计划生产部门请购选择供应商采购订单采购部门生产计划仓管员仓管员财务收付款验收入库财务收付款验收入库图1:凯润家具现有采购流程图2.2目前凯润家具公司材料采购存在的问题2.2.1供应商管理制度不科学1.供应商多而且分布很广，加上公司本身资源限制且没有建立详细的供应商档案，所以不可能对每家供应商都进行管理。采购员只是按照需采购的原料的类型对供应商进行管理。虽对每一家供应商都会定期进行考评，但只在有问题发生时才对有问题的供应商进行简单的电话和短信盘问，这导致问题发生的隐患大大增加，而且让公司处于一个被动状态。2.供应商的选择有局限性。对于供应商直接供应的，占了公司总采购额的最大比例，而且所用的木料来源都是由几家固定的供应商供应，这使得公司处于被动状态，也让公司在价格的商议上受到了市场的影响。因为材料的供应需要他们的支撑，这就会导致在一些紧急情况下供应商会坐地起价，对公司产生的采购成本造成一定的影响。3.与供应商缺乏长期深入的合作。凯润家具公司虽已和60多家供应商合作过，但在与供应商的合作与合作中，对供应商管理缺少科学性和针对性。对于供应商的评定大都是根据采购人员的主观评价为主，所以评价的结果容易受到主观因素的影响，不能全面的反映所合作供应商的综合实力，也不利于公司选择最合适的长期合作伙伴。4.在日常采购中，采购人员的关注点放在了与多家供应商的价格比较上，而忽略了对木料的质量比较。比如采购员往往都是在本地市场内寻找合适的供应商，事后再对供应商产品质量、交货期等进行控制管理。这样虽然降低了采购成本，但不能让供应商有想长期合作的考虑，不能让他们提供增值服务，也容易造成木料运送延迟、缺货或质量不合格等问题，会对公司的生产运作带来影响。2.2.2采购计划与流程管理不合理1.采购人员在材料采购的过程中，虽保证了订单的完成，却忽略了对供应商必要的控制和监督，而过后再进行质量检测不但影响到生产的时间，更是增加了大量的检测成本。2．采购部内没有派专业人员负责进行跟踪以及协议的管理，采购员工作繁忙，不利于他集中精力去了解市场的行情以降低采购的成本。公司和供应商的往来基本是采购部在进行，而其他部门缺少与供应商的直接交流，这使得供应商对公司提出的采购要求很难在整个公司进行积极响应。3.凯润家具公司最主要的材料采购都源于木材，而木材因天气、保管等原因都极易出现品质问题，如脆性、夹皮、油眼、节子、开裂、翘曲、变色、腐坏、虫害等。所以公司应注重库存情况，如果出现采购过剩，这些木材极易堆积，使得成本费用增加，这种情况会给公司的经济效益带来损失，这些质量上的把关没做好也极易影响到后续产品的生产。2.2.3材料入库验收制度不完善由于凯润家具公司的原材料大多以木材为主，而天气、堆积、保管等原因都极易造成木材品质出现问题，大多时候材料到达都由仓管员核对验收，缺少专业质检员质检，以致于在后续产品制造过程中出现节子、外观不佳、木材损坏等问题，这时又需要重新订购材料并返工，并造成材料的浪费，降低了工作效率也增高了公司成本。数额在1000元以下和通过审核可自行采购的原材料每次都是由采购员填写采购申请书，随后再经负责人签字同意订购。申请书上表明公司所需原材料，但并未确定好供应商。3.公司材料采购制度优化设计方案及优化后的流程图3.1材料采购管理制度优化设计方案3.1.1提高供应商管理的科学性多开发新的供应商。对于大批大量材料的采购，应该采购前就制定好计划，把握好市场行情。尽可能的做到价低多购，不能单纯的为了便利，应该把材料质量放在第一位，尽量地去节约资金，降低成本。应加强自身的采购管理。每次提出采购申请之后，如果申请采购的材料价格公司已有记录，则不需要再去市场进行价格盘查工作；反之就需要。同时要加强对供应商的培训和技术支持，帮助他们快速提高已达到公司要求，保持与供应商的稳定性。加强对市场的考察。以便于公司进一步加强对市场的开发，寻找更有实力和主动的供应商，和他们建立良好的战略伙伴关系，有了强有力的供应商更便于公司应对客户多样化的需求和市场的各种风险，为公司的稳步发展提供了强有力的保障。3.1.2合理规划采购计划以及流程1.加强对采购人员的管理和提升，助于流程的进展。因为有需要自行采购的原材料，所以公司应加强对采购人员的管理，提高员工的整体素质。对于不同的原材料采购，采购人员所需的素质和能力培养也不同，在与客户进行采购洽谈时，不仅要仪态端正彬彬有礼，还要具备优秀的谈辩能力，争取能做到让公司采购成本最小化。2.公司各部门之间应紧密联系。采购部和业务部应该你帮我助，互相照应。公司采购部的计划虽然都来源于产品制作的需求，但最终还是要落实到每位客户的订单上，而且，采购部在市场上获取的信息可以为业务部掌握市场行情、了解市场最新动态起到很大的帮助。采购部与生产技术部应该做到信息传送及时、清晰。由于采购部可以直接接触到市场，所以对市场信息十分敏锐，这对生产技术部对产品的设计、创新方面起到了很好的桥梁作用，生产技术部对采购部也有很大的启迪作用，它具备了家具设计的所有专业知识，这为采购部的采购指名了方向。3.制定合理的采购规划。对产品的需求以及合适的采购周期和详细的原料品种、采购数量要做好提前规划，避免材料的过剩或者短缺。生产计划都由生产部门提出，再由主管审核。接着再由采购部门执行，采购部门要货比三家进行询价比价议价，在价格方面要结合预算进行控制选取。3.1.3完善验收制度针对凯润家具公司材料验收制度不完善的问题，我建议公司在完善验收制度时应做到以下几点：1.由质检人或指定的人员一起参与材料的质检，根据采购清单逐个核对材料的数量和规格，检查核实无误后，再由双方填写入库单并共同签字后才可作为有效的结算凭证，并把供应商提供的合格证、检测报告等资料统一进行整理存档。对于不合格的材料，严禁办理入库手续。2.采购金额达1000元以上的需签立采购合同，并经采购部盖章后方可视为有效，并要派人负责跟进，督促供应商按期到货。1000元以下的订单也应确定好供应商，并要求采购部会同财务部、仓管部保证仓库账实相符，帐帐相等，做到一月一盘点。3.对于后续出现材料浪费和品质问题的报废，应及时向生产部说明废旧材料的情况，再由生产部向上级请示意见。如要出售应由生产负责人、仓管员、财会共同参与，出售的金额应由财务人员接收，转交给公司财务部。3.2优化后的材料采购流程图针对湖南凯润家具公司的材料采购现状，经过反复了解、比较同行业家具制造企业情况，我对凯润家具公司采购制度进行优化之后，制定了一个优化后的材料采购制度流程图，如图2所示：制定采购计划采购部提交用料计划生产部客户订单制定采购计划采购部提交用料计划生产部客户订单采购部采购部财务部采购部入库财务部采购部入库付款付款合合格验货到货签订采购合同选择合适的供应商验货到货签订采购合同选择合适的供应商不合格不合格图2：凯润家具公司优化后的材料采购流程图4.对凯润家具公司材料采购制度优化方案的评价针对于凯润家具公司的材料采购制度优化方案，本着从实际出发、具体问题具体分析的原则，优化后的方案提高了公司的工作效率，降低了采购成本，也避免了采购过程中会出现的疏漏和检验规程的缺失。优化后的方案精简高效，专业分工明确，责权对等，适应凯润家具公司未来的健康高速发展。

参考资料[1]王丽.B公司非关键材料采购风险管理分析［J］.