HF货代电子元件空运出口业务优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1HF货代航空货运出口服务简介.......................................1

2HF货代电子元件空运出口业务流程...................................1

3HF货代电子元件空运出口存在的问题.................................2

3.1HF货代电子元件空运出口工作效率低............................2

3.1.1订单作业时间过长.......................................2

3.1.2空运业务流程繁琐.......................................3

3.2HF航空货代成本还有待控制....................................3

3.2.1获取订舱结果时间长.....................................4

3.2.2仓库内部功能区设计不合理...............................4

3.3电子元件空运环节的安保工作还有所欠缺........................5

4HF货代电子元件空运出口优化方案...................................5

4.1提高HF货代电子元件出口工作效率.............................5

4.1.1调整订单信息的次序.....................................5

4.1.2简化后的空运业务流程图.................................6

4.2增加HF对航空货代的成本控制.................................7

4.2.1控制订舱配载环节成本...................................7

4.2.2仓库内部设计合理优化...................................7

4.3提高电子元件运输过程中安全保障..............................8

5结论..............................................................9

参考资料...........................................................10

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HF货代电子元件空运出口业务优化设计

1HF货代航空货运出口服务简介

湖南HF国际货运代理有限公司是一家集海运、陆运、空运于一体的综合性

国际货运代理公司，以开拓华中区域的国际货运业务为目标，面向全国。空运部

出口服务内容主要包括：国内、市内提货服务；包装、仓储服务；订舱、制单服

务；出口报关、报检服务；外贸、保险服务；到门运输服务；集中托运与拼箱服

务；私人物品、展品、危险品运输服务。

公司以服务专业、价格优惠、性价比高提供一流的空运出口物流的全程服务，

本公司凭着优秀的客户服务，在短短几年中迅速发展壮大，并且和多家航空公司

保持着良好的合作关系。公司拥有一批在国际运输领域有着很长一段时间的专业

人士，他们不仅具有优秀的综合素质，而且还有丰富的实际工作经验，他们将努

力为客户提供长久、稳定的仓位、实惠的价格，并提供高质量的服务。目前和大

型航空公司合作的有CA、MU、CZ、CA、ZH、TK、KE、MH、SQ、MF、BA、EK、CX、

LH、CV、QR、EY、TK、SQ、BA、MH、PO、KL等航司，与他们建立了良好的合作

关系，成为他们的一级代理，拿到一手价格。由于其较低的利润率，因此能为顾

客提供具有竞争性的价格，节约运输成本；拥有一批具有十多年货场操作报关经

验的专业队伍，在最短的时间内，以“送货如送人”的服务宗旨，保证货物能按

客户要求在指定的时间内顺利送到指定地点，决不延误预定的航班。

2HF货代电子元件空运出口业务流程

HF国际货运代理公司空运出口操作流程主要包括以下内容：

市场销售:从业务范围、服务项目、优惠费率、各种费用、优势介绍方面给

出口企业进行推销，以便更好地为出口企业招揽货源。

订舱:在运输合同订立后，根据发货人的要求，按照合理的运输路线和运输

时间，选择最适宜的航线、最有利的承运人和运价，

接单接货:托运人提供的货物及报关文件应与实际情况相符。收货时首先要

称重，其次测量是否有出入，然后检查货物的数量，名称，合同号或啧头等。

缮制运单:依照《国际货物托运书》的规定，按照托运人的要求，将航班信

息和运费等内容制作成航空运单。

出口报关:货运公司可以根据自己的需求，将制单，报关，报检，部分或全

部委托货运代理完成。

交接发运:按照空运公司的要求，办理交运手续，取得有关的凭据。

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信息和预告:在最短的时间内，向所需要的知悉方汇报货物的重要动态，包

括收货、托运人和海外的代理或分公司，以便于对方了解进展并做好收货的准备。

费用结算:根据货物运输条款和有关当事人之间的约定，向托运人，承运人

和外国代理商支付款项，其中包括应收和应付的款项。

市场销售接单收货缮制运单

订舱

费用结算信息和预告交接发运出口报关

图1HF国际货运代理公司空运出口流程

3HF货代电子元件空运出口存在的问题

3.1HF货代电子元件空运出口工作效率低

3.1.1订单作业时间过长

订单管理环节,是公司业务运作循环的起始阶段。涉及到公司内部与顾客、

供货商、国外收货方等一系列的信息交流，信息管理的工作量非常巨大，同时信

息管理的准确度与有效性也非常重要。一旦这个环节发生重大社会问题，将会使

得沟通成本上升，在之后的环节中，还会出现许多的社会实际问题，对提货、订

舱、报关服务、制单等环节都会造成不利影响。在目前业务流程中,该环节大多

存在作业时过长，存在反复作业现象。

表1订单处理平均用时

操作内容工具平均时间（分钟）

核对订单信息电话、email12

创建系统订单信息系统5

登记excel表格excel12

检查是否合规文档8

确认是否需要报关服务电话、email4

确认是否需要提货服务电话、email1

2

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3.1.2空运业务流程繁琐

HF货代的信息系统未完善，不完善的信息系统会使业务联系产生多次的无

意义行为。例如客户填充和核对货运文件所花费的时间太长；在接单接货过程中，

客户不清楚公司是否具有上门提货和代理报关服务和相关收费等等问题，所以目

前繁琐操作多，信息无法共享，导致空运出口效率低。

图2HF货代目前空运出口具体流程图

3.2HF航空货代成本还有待控制

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3.2.1获取订舱结果时间长

订舱工作主要是通过电话或者EMAIL和航空公司的网站来完成，但是从下订

单到确定订单需要20-25分钟的时间。首先，订舱人员需要通过在航空公司的网

站手动刷新来及时的获取订单信息。由于订舱人员每天必须要和几家航空公司交

流信息，而且公司在合作的航空公司中至少配载2-3票货，因此就需要订舱人员

不断刷新各航空公司的信息，耗用的时间比较长。订单确定之后,在HF货代和

各个航空公司不能进行EDI交换的情况下，订舱员必须将确定好的航班资料输入

HF货代的资讯系统，然后再将这些资料传送给相应的同事。这样一套流程下来，

订舱的操作时间较长。

表2订舱处理平均时长

操作内容工具平均时间（分钟）

确认订舱要求电话、email5

订舱电话、网站12

沟通订舱结果电话、email5

更新信息系统文档5

给客户、目的站传递航班信息电话、email5

3.2.2仓库内部功能区设计不合理

HF货代从该公司的仓库管理来看，其内部并没有对电子元件的功能区域进

行划分，更没有对电子元件进行分区管理，换句话说，在公司的仓库里根本就没

没有功能区域的概念，也没有“电子元件”功能区域的划分，因此，在工作中需

要在检验区进行的检验、记录工作有时会在货物己经进入货位存储之后才进行。

有问题的货物等到发现已为时已晚，次品的不必要、人力成本的浪费、空间的占

用等。由于没有对仓库进行功能区域的划分，导致仓库的工作人员随地进行作业

工作，这将极大的降低了仓库面积的使用率以及仓库作业的效率，造成仓储成本

的增加。

图3HF货代优化前仓库功能区

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3.3电子元件空运环节的安保工作还有所欠缺

为了保证电子元件的运输不被损坏，因此需要十分的小心处理。因为电子元

件的内置零部件、模块精巧且脆弱，如果受到震动、颠簸等影响，非常可能会导

致性能降低或损坏，从而影响正常使用，甚至有直接报废的风险。

而HF国际货运公司有时会发生包装外层材料上没有用高强度、耐磨损的材

料，如木箱、钢箱、泡沫塑料、气泡膜等；并且，在外箱需要贴有防震、防倾斜

等特殊标识，防止在运输过程中搬运和摆放造成损害。在包装的内部为了减少运

输途中的冲击和损坏，需要填充足够的缓冲材料，如用所料泡沫等。

图4HF货代公司电子元件运输图

4HF货代电子元件空运出口优化方案

4.1提高HF货代电子元件出口工作效率

4.1.1调整订单信息的次序

将从操作人员审查顾客资格这个步骤调至最先开始。此过程的主要目的是为

了通过客户管理标准操作手册对所有顾客信息进行资格审查,并核对其商品情况

和支付状况是否合乎公司规则。一旦不符合此要求,则由客服部通知所有销售人

员的相关情况,并停止继续作业。不仅缩短了操作时间15分钟左右，还大大的提

高了效率，节约了人工成本。

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表3优化后的订单操作平均时长

操作步骤工具平均时间（分钟）

检查是否合规电话、email8

核对订单信息系统12

创建系统订单信息excel8

确认是否需要报关服务电话、email3

确认是否需要提货服务电话、email1

合计32

4.1.2简化后的空运业务流程图

开发先进的货代系统，提高业务信息传递和处理效率；开放网上协作功能，

有效管理、集成原有系统，通过数字化平台为用户提供更丰富的物流服务，订舱，

提单信息核对，货物途中追踪，对账与客户，实现业务协同效应，在保证信息的

有效传递下，删减步骤提高效率。

图5HF货代简化后的具体空运业务出口流程图

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4.2增加HF对航空货代的成本控制

4.2.1控制订舱配载环节成本

现有航线配载流程主要由订舱部门负责，订舱人员只负责订舱和配载，没有

考虑最优成本。在实际情况下，订舱作业是可以进行成本优化作业的。成本优化

除了目前公司合作的航空公司舱位外，还可以优先考虑其他同行提供的舱位，达

到最终目的是：确保所托运的航班按规定的价格按时抵达目的地机场。在作业业

务过程中，作业部订舱时，首先要与客服部门确认好顾客的需求，然后到航空网

站查询具体航线，如果有多条航线的飞机都可以到达目的地，那么可以优先考虑

有拼箱的公司飞机。这样的工作流程可以节省大约10到15分钟的平均操作时间，

同时还可以大幅度降低操作成本。

4.2.2仓库内部设计合理优化

电子元件品牌多，种类，包装多，规格多。在仓库管理中，必须合理控制安

全库存，仓库既不能造成订单短缺，也不能造成滞压。

（1）对电子元件分区管理

图6HF货代公司优化后仓储功能区

对这些电子元件也应该进行合理的划分，比如,把常见的电子元件把它们存

放在一块，而特殊的电子元件存放在一块，并且划分一个理货检验区，检查货品

有无损坏或数量是否正确一致。还要专门划分一个退货区，这样待退货的货品与

待出口的货品就不会混淆。

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图7电子元件分区图

（2）合理规划仓储操作流程，明确仓库员工职责

电子元件的仓储管理是一个非常重要的工作，因为它需要管理许多不同的电

子元件，这些元件需要妥善存放和保护。只有对货物入库前需要准备的工作进行

规范，对检验方法进行正确的规范，对数据填写进行标准化，对工作进行合理的

分配，才能将货物大量、及时、安全地发送给客户，从而提高工作效率，降低消

费价值。

4.3提高电子元件运输过程中安全保障

在电子元件运输中应该注意以下事项：

（1）确保仪器包装完好:在运输作业之前，应对设备的包装进行检查，确保

设备完好无缺。包装应该有足够的填充物和缓冲材料来保护仪器不受碰撞和震动

的影响。

（2）小心搬运和装卸:搬运和装卸过程中，应该特别小心，避免冲击、颠簸

或振动。使用专业的搬运设备，如手推车或叉车等，以减少人工搬运的风险。

（3）控制温度和湿度:电子元件对温度和湿度非常敏感，应该在运输过程中

避免过高或过低的温度和湿度。在运输前，应该对仪器的运输温度和湿度进行研

究，并采取相应的保护措施。

（4）避免震动和冲击:电子元件对震动和冲击非常敏感，应该尽量避免这些

影响。

（5）运输途中监测仪器状态:在运输过程中，应该不断监测仪器的状态，以

确保它们不受损坏。

总之，电子元件运输需要