湖南鸿运物业管理股份有限公司员工借支管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南鸿运物业管理有限公司简介864 湖南鸿运物业管理股份有限公司员工借支管理制度优化设计1湖南鸿运物业管理有限公司简介湖南鸿运物业管理股份有限公司，成立于2002年，业务遍及湖南、贵州、山东、浙江、安徽、重庆等省市，物业服务类型包括：高档住宅、商业综合体、写字楼、政府办公楼、物流园、学校等，在行业内同时通过了质量、环境、职业健康安全管理体系认证。鸿运物业成立以来不断锐意进取，高层核心团队均来自于深圳从业十多年的全国知名物业企业，大胆借鉴、吸收深圳和香港两地先进的物业管理经验，探索适合中国国情的物业管理模式，开创专业化、标准化、规范化的物业管理新思路，先后推出“管家式服务”的服务模式，鸿运物业的品牌效应和优质的服务，得到了社会各界的一致认可。鸿运物业立足核心服务产品的同时，积极根据客户需求，通过有效整合资源，快速推进增值业务，鸿运物业的成员企业包括：湖南歌德智能科技有限公司、湖南鸿运商业管理有限公司、山东鸿运康居物业服务有限公司、重庆歌德物业管理有限公司，涉足楼宇设备设施全寿命周期管理、资产管理、智慧物业、社区商务、餐饮服务、智能化工程等。2湖南鸿运物业管理有限公司员工借支管理存在的问题2.1员工备用金借支管理不严鸿运物业管理的物业项目分布范围较大，主要经营对象为高档住宅物业,写字楼物业，办公楼物业等，企业的员工人数有100-1000人，经了解，鸿运物业项目接手较多是由小团体和个人去完成，各项目都单独借用备用金，备用金借支较频繁，借用人数多增加了资金的占用，加大了备用金管理的难度。同时经办人员较多，提取备用金的审批流程没有统一规定，导致控制不严，借用金额不合理。另一方面，由于管理松散，不少员工占用备用金除了用于工作开支外，还存在“公款私存”和“公款私用”现象，借用后长期不进行清账归还，不利于公司对资金和费用的管控。2.2员工借支和报销审批管理混乱鸿运物业范围涉及较多，公司接手项目多且杂，公司在审核报销单时员工提交的单据很杂乱，填写也不规范，单据整理很乱，公司也没有相关的制度规范。比如在某个业务出现急需处理的情况下一般是由项目的负责人来处理所发生的突发情况，以便于及时止损，但是了项目负责人需要经常外出处理项目或跟进项目也就导致了审批的借支单据滞留或者核销审批滞留。

公司是由一个项目团体或者单位团队的负责人管理着手下员工，在平时需要办理业务中需要借款时一般借款人是要先找项目负责人签字然后财务部和总经理签字才能放款，但是实际情况却是经常出现项目负责人不在而又急需用钱的情况，员工一般自行提交借款单据就提取了公司的库存现金。2.3缺乏员工差旅费报销标准湖南鸿运物业作为一个物业公司员工的差旅费在财务工作中是一项比较重要的工作，且工作量大，同时也会影响到公司库存现金的使用。据了解，公司所报销的差旅费中住宿费用和交通费在差旅费中金额比例较大，员工根据物业项目的需要进行出差，在出差期间内发生的费用是由公司报销，存在员工为了更好的出差条件在住宿和交通方面为了更加舒适一般择优选择，这也就造成了差旅费报销金额较大。在出差期间可能会发生招待费用，但报销时未出具相关消费数据和写明发生费用的原因和被招待对象及其具体金额。其次公司在差旅费借支的过程中标并未明确规定相关的金额限额，对住宿费、交通费、伙食费、招待费等并未有明确的规定，公司报销按照员工自行填写的报销单据进行报销，也就导致了差旅费金额较大。2.4员工借支逾期处罚问题湖南鸿运物业公司为了更快的吸收市场上的人才，在每季度前和季度末都增强了招聘力度，满足了公司对人员的需求。公司是以团体项目的形式进行管理，人力资源过快的更新导致了项目内员工调岗和离职。据了解公司在对于员工因公借支和因私借支方面并未有相关的要求，在员工因公发生的费用上容易出现前款不清，后款继续借的情况，借款人对先前的借款没有进行核销处理便再次向公司申请借款。在员工因私发生的费用上公司出于对员工的关照在员工因私人问题存在一定困难时准予借款，但存在员工未能及时还款和拖欠情况。其次存在员工为清偿名下所有的借款便办理了员工离职手续。3湖南鸿运物业管理员工借支管理制度优化设计3.1规范员工备用金管理3.1.1制定员工备用金借支管理制度鸿运物业经营范围较广，企业内部是以各个小组为一个单位来接手物业项目，每组都有该项目的负责人来对各组的人员进行分配任务。在小组中采取内部备用金审核通过一审再上交给物业负责人审核，然后后交财务审核，总经理审批。借用备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。各小组之间备用金独立使用，不能小组之间相互使用，混淆备用金。借支备用金必须写明款项的用途，报账冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销。在备用金借支的使用中需要严谨对待以防止出现“公款私存”和“公款私用”。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因可由借支人本部门的其他员工代为办理，须由借支人本人在备用金借款单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。项目指定经办人填写备用金申请单核定具体项目备用金金额明确项目备用金经办人项目指定经办人填写备用金申请单核定具体项目备用金金额明确项目备用金经办人财务审核物业部负责人审核项目负责人审核财务审核物业部负责人审核项目负责人审核在规定日期内报账并归还备用金借出备用金总经理审批在规定日期内报账并归还备用金借出备用金总经理审批图1备用金借支审批流程财务部作为备用金管理的主控部门，应当严谨审核备用金借支项目，杜绝出现费用和借支存在金额的差异。在某一备用金借支项目中财务人员相应的进行对该项目审核，确定借支备用金的金额与实际估算项目产生的支出，通过财务人员的核对后上报给财务负责人审核。经办人员必须妥善保管备用金的有关报销凭证，每月报销/核销备用金，对备用金的领用、中途报销和开支情况须书面解释。各部门负责人对本部门备用金开支的合理性、合法性、去向负责。备用金的开支范围如调整须总经理、财务负责人会签后向执行董事批准。3.1.2定期归还备用金员工借支的备用金应定期报账归还。若财务人员发生岗位变动，必须将所核算的借款人备用金情况予以核实并办理移交手续，不得私自转他人保管。对逾期不按规定退回所持有备用金的，除强行从有关往来、抵押金、工资等款项扣回外，按银行同期贷款利率收取占用费，必要时通过诉讼索取权利。欠款单位或个人还款须通过银行转账划入公司账户或直接交回公司，严禁发生截留做备用金或其他舞弊行为。一经发现全额追回款项外，给予当事人一定的行政及经济处罚，必要时诉诸法律。备用金应由专人保管，不能互相转借，财务部按“谁借款，谁清欠”的原则，只对在财务的直接借款人清欠。备用金账户一个月无业务发生的，收回备用金。3.2规范员工借支报销管理3.2.1制定员工借支和报销审批流程为了规范员工借支和报销程序，员工在填制借款单和费用报销单时需要确定单据的合法性与合理性，报销人或者借支人整理好单据并填写对应所需要的借款单或者报销表单。借支事由需要填写清晰，完整，借款金额大小要一致不得有涂改痕迹。项目负责人需要审核借支或者费用发生的必要性以及真实性并签字；财务部复核时需要确定报销或者借支单据填写的金额与后附发票金额的一致性；总经理最后审批。财务部应核准上报的单据，履行借款或者报销审批手续是否完整；最后发放金额或者核销所发生的费用。总经理审批财务部批准审核项目负责人审核合理性借款人填制申请单总经理审批财务部批准审核项目负责人审核合理性借款人填制申请单项目负责人审核借款人填制报销单项目负责人审核借款人填制报销单总经理审批财务部审核审批总经理审批财务部审核审批图2员工借支及报销审批流程3.2.2加强财务对报销单据的审核财务部对公司日常费用报销单据承担着审核的责任，应当注意员工上报的单据中的单位名称与日期，金额大小是否一致，所上报的发票不得有任何的涂改，单据填写的内容的真实性印章加盖是否齐全，与开具发票的真伪。加强对报销单的审核需确认报销内容是否之前有请示或者批准之内，不得先斩后奏或者后补；报销票据是否存在连号，要看清楚情况；检查核销票据有没有相关责任人的签名。加强对报销单据的审核时财务部工作的重要环节和工作内容，细致的审核可以有效地提高工作效率，能有效的避免造成员工在报销管理上出现混乱情况。3.3制定员工差旅费报销标准

表1住宿费报销标准（单位：元）城市高层领导中层干部一般人员维修人员一线城市800500400300二三线城市500400300200县级以下城市300200150100（城市划分标准参见财务部备案）住宿费报销一般按照出差的实际天数凭证计算报销，实际住宿费用超过公司规定限额的部分由出差人员自行处理不予报销，低于限额的部分70%计算给个人，没有住宿单据的一律按照限额标准的80%计算给个人。出差期间发生的招待费用必须单独填报并写明原因。员工出差期间发生的交通补贴费用需出具相关的单据进行报销，若无突发事件和紧急事件员工外出选择更优惠的出行方式，例如出差乘坐火车，符合从晚上7点到次日晨7时之间，在车上过夜，或连续乘车超过12小时的可以购买规定标准的卧铺，符合以上规定未买卧铺票的，按本人实际乘坐火车的硬席座位票价的下列比例发给补贴：火车按其硬席座位票价的60%计发补贴;特快列车非空调车按其硬席座位票价的50%计发补贴、空调车按其硬席座位票价的30%计发补贴。3.4加强员工借支还款的管理公司为了加强员工借支管理，规范员工借支行为，加强了对员工借支还款的管理，在面对员工前款不清，后款继续借支的情况，规定了员工借款应前款不清，后款不借。财务部根据借款申请单据及时付款、入账。借款人在规定时间内未能完成核销或者借款归还公司的需要提供书面原因说明。员工因工伤应急方面借款除外。借支人应根据实际需要申请借款，不准以任何名义挪用或者长期借用。员工离职时，财务部需要确认员工是否已经清偿名下所有借款后才能办理离职手续。表2员工借支逾期处罚规定分类项目限额金额还款期限逾期处罚因公借款大项目20000元以内十个工作日借款金额5%小项目5000元以内七个工作日借款金额10%应急项目10000元以内五个工作日借款金额5%因私借款\3000元以内三个工作日借款金额10%4小结通过上述关于湖南鸿运管理在员工借支管理制度上存在的问题及提出相关的解决措施的实行有利与企业加强对公司员工在借支方面的管理。在企业备用金上建立的规范制度有利于企业防范“公款私存”和“公款私用”的问题，减少大量的现金滥用情况。在员工借支差旅费上对于外派人员可以防范员工虚报报销的金额，规范员工行为。加强员工借支管理制度的完善可以有效的提高员工的工作效率以及现金的处理。新建的员工管理处罚制度可以在行为上强制要求员工按照相应