文件与资料管理制度

文件与资料管理制度1.前言为了规范企业文件与资料的管理，提高工作效率、确保信息安全和保护知识产权，订立本制度。本制度适用于公司内部全部文件和资料的收集、使用、储存、归档及销毁等全过程的管理。2.文件和资料的分类与标识2.1文件的分类依据文件的性质和用途，将文件分为以下几类：内部文件：供公司内部使用的文件，包含内部通知、会议记录、部门报告等。外部文件：与外部合作伙伴或客户进行业务往来所使用的文件，如合同、协议等。机密文件：涉及公司核心商业机密、人事薪资等敏感信息的文件。行政文件：与公司日常行政事务相关的文件，如档案管理、人事管理等。项目文件：涉及公司内部各类项目的相关文件。2.2文件的标识为了便于文件的管理和检索，每个文件都应进行标识，包含以下要素：文件名称：简洁明确地描述文件内容。文件编号：依据文件分类，调配唯一的编号，方便定位和检索。文件版本：对于常常需要更新的文件，应标注不同的版本号，确保使用最新的文件。文件日期：标明文件创建或修订的日期，便于追溯历史信息。3.文件和资料的收集与归档3.1收集文件和资料全部员工都有责任及时收集和提交文件和资料，确保信息的及时性和完整性。具体要求如下：内部文件：在文件产生后，原件应直接提交到相关部门或共享文件夹，并依照文件分类和标识的要求进行命名和存储。外部文件：与外部合作伙伴或客户进行业务往来的文件，应在接收到文件后尽快妥当保管，并依照文件分类和标识的要求进行命名和存储。机密文件：机密文件的收集、处理和传递必需符合相关保密制度。仅有授权人员可以接触、查阅和拷贝机密文件，并需要记录查阅和使用情况。离开工作岗位时，机密文件必需妥当保管，不得擅自带出公司。3.2归档文件和资料文件和资料的归档是为了方便管理和长期保管，确保其不受损坏、丢失或滥用。具体归档要求如下：内部文件：依据文件的紧要性和使用频率，分为常用文件柜和档案柜两个级别进行归档。常用文件柜存放需要随时使用的文件，档案柜存放较长时间不常用的文件。归档文件必需依照文件分类和标识的要求进行整理和装订，并记录在档案管理系统中。外部文件：外部文件应依照文件分类和标识的要求进行整理和装订，并存放在安全的地方。对于与客户或合作伙伴签署的合同和协议等紧要文件，应备份至电子文档中，并进行加密保护。机密文件：机密文件必需储存在特地的保密空间或保险柜中，访问权限必需严格掌控，并依照公司的保密制度进行管理。4.文件和资料的使用与传递4.1文件的使用使用文件时，应遵守以下规定：使用文件必需确保文件的准确性和完整性，如有修改需记录修改人、时间和内容，并保存修改前的版本。使用文件时应注意保护文件的安全和机密性，不得将机密、紧要文件随便交付给他人，确保文件在使用过程中不丢失、被盗或泄露。使用文件后，应及时归还原位或按要求归档，不得私自移动或保管在个人电脑或其他设备中。4.2文件的传递在文件传递过程中必需注意以下事项：文件传递应依照文件的分类和标识要求进行，确保传递的正确性和完整性。对于涉及机密信息的文件，传递必需采取加密、密封或专人携带等安全措施，防止信息泄露。传递文件时要填写传递单，并记录传递、接收人员的相关信息，确保传递的流程可追溯。5.文件和资料的储存与销毁5.1文件和资料的储存储存文件和资料应符合以下要求：电子文件：电子文件必需存储在网络文件系统或备份服务器中，确保数据安全和可靠性。紧要文件必需进行定期备份，并分别存放在不同的地方，以防数据丢失。纸质文件：纸质文件应储存在干燥、通风、防火、防潮的存放地，避开阳光直射和接触水、酸、碱等有害物质。档案管理：公司应建立档案管理系统，认真记录文件的存放位置、归属部门、借阅情况等信息，方便追溯和管理。5.2文件和资料的销毁文件和资料的销毁应依照以下规定进行：文件的销毁必需经过授权人员的审批，并进行书面记录。机密文件的销毁必需采取特地的销毁方式，如机密文件碎纸机进行碎纸处理，确保信息不被泄露。一般文件的销毁可以通过文件碎裂机进行处理，也可以委托特地的文件销毁公司进行处理，确保文件不被恢复和滥用。6.监督与责任公司内部应设立文件和资料管理的监督与责任岗位，具体职责如下：监督部门：负责监督文件和资料管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行处理和整改，并定期对文件和资料进行检查和审核。责任人员：各部门应指定专人负责本部门文件和资料的管理工作，确保文件和资料的安全、完整和有效性，并帮助监督部门进行检查和审核。7.附则本制度自文本发布之日起生效，公司全体员工必需遵守。对于违反本制度的行为，公司将采取相应的纪律和法律措施进行处理。对于尚未掩盖的情况，公司可以依据实际情况进行增补和调整，并及时通知相关部门和人员。注意：该文件是对文件与资料管理的规范和制度，有关保密条款的具体规定可以依据公司的具体情况进行订立，并与该制度相增补。以上为文件与资料管理制度的内容，旨在确