东华软件（长沙）有限公司应收账款信用管理制度设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1东华软件简介 11.1东华软件基本信息 11.2东华软件组织结构 11.3东华软件销售流程 12东华软件的应收账款信用管理制度存在的问题及原因分析 22.1应收账款信用管理制度存在的问题 22.1.1赊销比例过大 22.1.2应收账款账龄长 32.1.3催收积极性低 32.2原因分析 42.2.1企业性质特殊 42.2.2客户调查不全面 42.2.3催收制度不合理 53东华软件的应收账款信用管理制度的优化 53.1客户信用评估 53.1.1客户信息登记 53.1.2信用等级评定 53.2规范赊销制度 63.2.1赊销额度和期限 63.2.2赊销预警制度设置 73.3优化催收制度 83.3.1明确催收责任 83.3.2制定奖惩制度 94总结 10参考资料 11湖南商务职业技术学院毕业设计东华软件（长沙）有限公司应收账款信用管理制度设计东华软件简介1.1东华软件基本信息东华软件（长沙）有限公司（以下简称东华软件）成立于2010年，隶属于东华软件股份公司，位于湖南省省会长沙，湖南省长沙市岳麓区梅溪湖金茂大厦南栋，公司主营软件开发、计算机信息系统集成、信息技术服务、网络流控安全产品及互联网+。1.2东华软件组织结构东华软件属于东华软件股份公司的子公司，下面共设有四个部门对企业分管。市场营销部主要负责满足客户需求的整体销售活动，其中包括与营销相关的市场调研活动，负责与客户的日常交接工作；软件技术部主要负责根据客户要求去进行产品研究开发，通过调试去解决问题，然后对系统进行日常的维护升级工作；软件开发部主要负责编码和测试环节，前端和后台的应用管理，不断去优化系统，解决系统中出现的问题，负责技术模块；综合运营部是一个综合性部门，行政部门和财务部门没有单独设立，行政部门主要负责制定公司规章制度。财务部门主要负责设置和登记各类总账及明细账，编制余额调节表和会计报表，对会计凭证进行保管归档处理。东华软件股份公司东华软件股份公司东华软件（长沙）有限公司东华软件（长沙）有限公司软件技术部市场营销部软件技术部市场营销部综合运营部软件开发部综合运营部软件开发部图SEQ图\*ARABIC1-1东华软件组织结构流程1.3东华软件销售流程东华软件销售流程主要分为四个阶段。第一阶段客户与公司进行沟通，对公司产品有一个初步了解，了解公司的产品价格区间，为后面合同的签订打下基础。第二阶段为销售部继续与客户方进行联系，了解客户需求，根据客户要求为客户提供解决方案，最后确认订单，收到订金，签订合同。第三阶段为技术部门按合同签订上的具体内容，对软件项目进行系统启动实施阶段，制定项目计划，形成最终产品，对产品进行测试，由产品需求人员进行需求认证，最后推出产品。第四阶段为财务部门进行财务处理，审核合同和财务开票软件上的数据，生成销售凭证，确认为销售收入和应收账款。REF_Ref21979\h图1-2东华软件的销售流程。销售部销售部财务部技术部确认预收款客户订单签订合同填写销售订单生成发货单生成销售凭证软件设计制定生产计划销售助理开发票销售收款图1-2东华软件的销售流程2东华软件的应收账款信用管理制度存在的问题及原因分析2.1应收账款信用管理制度存在的问题2.1.1赊销比例过大东华软件是一家以软件经营为主要业务的企业，只能通过分批付款来实现企业收益。双方达成合作意向时，由乙方先付一部分预付款，甲方设计软件应用系统，投入乙方市场先行使用，然后乙方通过分批付款，清缴尾款。近五年期间东华软件赊销的年平均值如下表2-1。表2-1近五年期间东华软件赊销的年平均值应收账款/总销售额（百分比）赊销客户/总客户（百分比）43.84%49.37%从上表数据中显示，东华软件的经营呈现赊销状态。东华软件上一年度财务报表上的流动资产有2300万左右，其中应收账款就占40.40%,占据着可用资产将近有一半的比率，降低了流动资金的使用率，不利于东华软件的长期发展。2.1.2应收账款账龄长下REF_Ref23966\h图2-1为东华软件截止至2019年12月31日统计出来的应收账款账龄1年以内、1-2年、2-3年、3年以上的时长的比例数据。图2-1应收账款账龄时长比例图应收账款拖的时间越长，越不易被收回。所以应收账款不应长期放置，应该及时采取措施收回款项，对于拖欠尾款的客户可以采取一些特殊手段去催收。2.1.3催收积极性低东华软件的应收账款由两个部门共同负责，协同管理，主要以财务部门为主，销售部门从旁进行辅助，但双方职责划分并不是很明确。销售部门主要负责公司的运营和销售任务，寻找客户，拓展业务；财务部门只有出纳负责统计应收应付账款，工资发放，银行转账等业务。东华软件去年销售业务收入有4500万元，其中年末应收账款的余额有1245万元左右。逾期的应收账款占全年应收账款的27%以上，但东华软件对此并没有对此做出相应的内部控制制度，而是根据销售助理的通知直接登记应收应付。由于财务部门与销售部门在记账上有一定的区别，所以在定期对账时，账目混杂，难以查找，后期接手人就很难明白其中的完整内容，也没有设置专人追款，后期账款就很难收回。2.2原因分析2.2.1企业性质特殊东华软件是一家软件信息应用公司，为快速占领市场，打开市场规模，就会采取相应的措施去扩大销售，赊销就是一种很好的销售手段，可以让客户更多的接触企业的产品，增强东华软件的市场竞争力。虽然软件类产品不需要存储方面的支出，但如果产品卖出，就不需要进行产品的日常维护、管理等方面的支出。目前东华软件合同款付款方式如表2-2。表2-2东华软件合同款付款方式①合同签订后30日内，甲方向乙方支付协议金额的30%，即预付款②软件开发完成后，验收合格在30日内支付协议金额的40%，即中期款③软件试运行阶段结束后15日内支付协议金额的30%，即余款2.2.2客户调查不全面东华软件的主要客户群体较多，信息需求量大，还要在收集信息时确保信息的准确性。目前东华软件客户信息调查表2-3。表2-3东华软件客户信息调1.基本信息客户名称公司地址企业性质¨国有¨私企¨个体¨合资¨集团¨有限责任企业负责人成立时间2.基本经营状况年销售收入盈利状况3.与该客户的业务往来与客户合作时间是否满一年¨是¨否交易总额交易额占销售额比重回款情况东华软件的客户登记表上缺少对客户的信用信息登记，登记表上的信息缺失增加了获取相关的客户的资信状况的难度，从而难以制定合理的赊销比例。对客户信用状态以及付款情况应该做一个记录，看是否属于及时回款的企业，这样才能对客户企业有一个完整的认识，在签订合同时也可以根据企业的相关信息有针对性的对协议条款进行调整。2.2.3催收制度不合理东华软件对于已经签订了商务合同并交付产品的业务形成的应收账款，在后续无人管理。应收账款由销售部门和财务部门一起负责，双方职责划分不明确，且联系不够密切，容易造成双方信息的不对等以及信息的遗漏。双方信息的不对等，阻断了客户之间的信息联系，不利于公司做出正确的对客户信息整体认识和判断。在企业内部没有形成一个确切的分工，一旦发现问题，无法及时找到各相关人员，进而无法做出有效正确的解决方案。3东华软件的应收账款信用管理制度的优化3.1客户信用评估3.1.1客户信息登记做好客户信息的登记，及时更新客户信用状态，确保客户信息具有时效性，动态性。客户信息调查表中补充如表3-1。表3-1补充客户信息调查表1.该客户的业务信用记录以前年度结算方式核定的信用额度是否有超信用额度¨是¨否最高欠款额度是否有跨月结算¨是¨否跨月结算是否频繁¨是¨否近两年是否发生不良欠款¨是¨否近两年是否发生严重违约¨是¨否2.会计方面银行往来账号、开户行银行信用¨优¨良¨中¨差账簿组织¨完整¨不完整同业评判¨优¨良¨中¨差付款态度¨优¨良¨中¨差3.发展前景客户是否能够持续经营¨优¨良¨中¨差客户是否具有市场吸引力¨优¨良¨中¨差市场对客户产品需求量¨优¨良¨中¨差企业可以通过各种合法手段去了解客户的基本信息和信资状态。如去银行、工商管理部门咨询了解客户的信用状态，或在现有的会计资料上了解客户的经营状况。及更新反馈信息，综合判断，对于赊销客户进行一个综合性的评估，然后判断是否决定合作，建立一个专门的信用管理系统。3.1.2信用等级评定通过对客户的资本，财务状况，发展前景，行业的经营风险等进行分析，可以对客户进行信用等级划分。如可以通过信用状况把客户划分为钻石、铂金、黄金、青铜四个等级，客户信用评定表的设定如表3-2。表3-2客户信用评定表的设定评估项目评估指标内容权重分值取值依据最终得分定性分析品质企业法定代表人和主要管理者遵纪守法、诚实守信情况以及其关联人的守信情况10对企业的法人代表（包括配偶）及企业关联方有不良贷款的一概0分（根据征信查询打分）能力经营管理能力10管理规范，经营稳定，合规合法经营状况10证照齐全且接受审计与银行合作情况开户情况企业在合作银行开户情况10开立基本账户、一般账户、未开户业务往来代发工资、代理职工人身险等10按照业务量打分，需根据相应的证明经济实力净资产财务报表151000万以上（15）500-1000万（12）200-500万（8）50-200万（3）50万以下（1）总资产利润率%（利润总额/资产总额）×100%1515%以上（15）7-15%以上（10）7%以下（4）信誉状况贷款付息应付贷款利息10无欠款（10）有欠款行为（2）发展前景近三年利润情况近三年利润总额增长情况（亏损企业考察其亏减情况）10连续3年增长（10）连续2年增长（7）3年内有增长（3）3年内无增长（0）综合评分钻石类客户：90分以上铂金类客户：80-90分黄金类客户：70-80分青铜类客户：60-70分无信用等级客户：60分以下100审贷小组意见：根据评级得分结果，该企业在我公司信用等级初评为***客户。3.2规范赊销制度3.2.1赊销额度和期限钻石是所有信资状况里面最好的客户，像这一类客户会及时回款，不用担心后期回款问题，对于这一类客户可以多给予一些优惠条件。相反，黄金和青铜类客户，他们的信用状况太差，我们可以拒绝与其合作，以免产生后期尾款难以收回的状况。对于铂金类客户，我们应该谨慎签订合同，制定详细的赊销计划。对于赊销比例，一定要制定的科学合理，对于客户信息，要及时更新，根据客户的具体经营状况去制定相应的赊销额度。对于初次合作的客户，在进行调查询问后，觉得信用尚可的，可以进行小额的合作，在合作过程中严格监控客户的信用状态。在之后的长期发展中，双方的合作加深的情况下，可以适当调整赊销额度。具体赊销登记如下表。表3-3赊销客户登记表序号欠款单位名称业务内容发生时间账龄账面价值备注合计表3-4客户信用评分与授信登记等级得分授信信用期限钻石90-8060%60天铂金80-7040%30天黄金70-8025%15天青铜60-7020%15天无信用60以下015天注：所有信用额度包含在途假设信用标准是500万元，那么得分85分的客户可以赊欠200万元。不同的客户得分不同，即授信额度也会有相应的差别，用客户得分对应的授信乘以500万元，就得出客户可以赊欠的金额。例如，一个客户经过初评，允许赊欠200万元。第一次购货150万元，允许全部赊欠，第二次购货240万元，就超过了200万元的信用额度，则超过部分不允许全部赊欠，最多再允许赊欠50万元。对于无信用的的客户可以不采取赊销的经营模式。3.2.2赊销预警制度设置对赊销做出一定的赊销期限的规定，主要可以根据企业与客户在过去的几年的历史交易情况、付款情况、公司的信用状况等这些方面来决定。软件公司的回款期限一般都比较长，很难一次性把款全部收回，由这个行业的性质所决定了其收款期限。对于赊销客户应制定相应的明细，根据回款时间，享受不同档次的回款时间折扣。制定赊销汇总表记录赊销时间如表3-5。表3-5赊销汇总表编号：填表时间：序号赊销客户信用等级结算方式年月均回款额欠款余额是否是赊销客户赊销信用期限是否担保备注赊销额度回款期限1234567填表人：销售经理意见：注：对于已经赊销欠款的非授信客户，以及现有赊销欠款大于信用额度的授信客户应在备注栏注明压缩赊销欠款的具体收款措施。对于长期挂账的应收账款，公司应该采取一定的应对的措施，如发催款函、电话催收、上门催收等一些方式，去对尾款进行追索，不能放置不理。预警同步过程如表3-6。表3-6预警分级表账龄账务跟踪采取措施信用期内销售直接负责人同步数据逾期0-30天销售经理预警风险逾期30-60天销售经理提示风险逾期60-181天销售经理建议催收方式逾期181-361天销售总经理建议诉讼手段逾期361天公司执行总监建议坏账准备3.3优化催收制度3.3.1明确催收责任为防止企业对于已经签订了商务合同并交付产品的业务形成的应收账款，在后续无人管理。销售部门为追求自己的销售业绩，忽视回款情况，企业应严格实行货款回收与销售责任联系起来，做到“谁销售，谁收款”，对审批权进行严格把控，每笔销售必须要手续完备，责任到人，让销售人员负责对自己做的每一项业务从签订销售合同到资金回收全部流程，做到应收账款管理没有“真空”区域。具体催收流程如下。销售部销售部财务部对客户进行赊销评级，进行产品赊销月底汇总应收账款明细年末向客户发询证函，核对往来账目对照（客户信用评定表），跟踪赊销客户的后期回款情况负责核实回收情况，对不能收回的应收账款查明原因，落实责任进行坏账处理图3-1催收流程表3-7应收账款催收进度表日期：序号客户名称合同编号服务名称合同金额实付金额欠款金额应收日期预计到账日期催收人1234567合计3.3.2制定奖惩制度合同签订人应对签订业务比较了解，应该全程追踪款项，不能留有空白区域。并相应的设立奖惩机制，把应收账款的尾款与销售人员的工资薪酬，奖金津贴挂钩，用此来调动应收账款的催款积极性，保证后期尾款的成功追回。销售人员全额回收尾款，该款项计提的提成应该全额给予。销售人员负责的应收账款应当在上个月前（当月31天前）必须达到60%的回款率；当月60天前达到90%；当月90天前必须达到100%。回款率达不到100%的销售人员，每降低1%的回款率扣减最近三个月平均销售额的3%，当月扣减个人奖金最大比例为45%。销售经理有责任督促本部门