东莞百傲电子科技有限公司销售与收款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1公司简介 东莞百傲电子科技有限公司销售与收款内部控制制度优化设计1公司简介东莞百傲电子科技有限公司成立于2018年，公司住址位于东莞市常平镇土塘第一工业区，注册资本为50万元人民币。经营范围主要包括研发、加工、产售的频率天线以及电子产品；销售五金配件、塑胶包装材料等。公司成立董事会，设有仓储物流中心、营销中心、生产管理中心、企划部等四个主要部门，其中仓储物流中心包括仓储部和物流部，营销部门包括销售部和财务部，生产管理部包括市场部、生产部、管理部，企划部包括人力资源部等。且其公司组织结构图如下：仓储物流中心采购部采购部仓储物流中心采购部采购部物流部货运部物流部货运部包装部营销部门包装部营销部门销售部总经理董事会营销部销售部总经理董事会营销部市场部市场部生产管理部生产部生产管理部生产部管理部管理部人力资源部企划部行政部人力资源部企划部行政部财务部财务部图1公司组织结构图2公司销售与收款内部控制存在的主要问题2.1缺乏信用管理部门东莞百傲电子科技有限公司没有健全的风险管理机制，公司信用管理部门职责未分离，公司信用管理部门不负责客户审批，其销售部门和财务部门也能进行客户审批职责，存在缺少客户信用评价、信用调查反馈不彻底等问题。该部门组成构成混淆，不受公司高层领导管理控制。公司销售信用额度的审批授权在销售部门,公司没有单独审核客户信用的部门，这给日后公司回笼货款带来了一定程度的财务风险。公司信用管理体系涉及销售、财务等部门，随着账龄时间的拉长，相关的经办人员可能会从公司离职，这样容易出现管理疏漏。2.2不相容的职务没有分离东莞百傲电子科技有限公司经营范围较小，经营活动比较简单,所以在公司职员配置上不像大型公司那样做到专业严谨、各部门职员各尽其责，公司往往一人身兼数职。例如销售部门人员从接收客户产品订单到签订销售合同、审核销售发票这些过程皆是由同一个人负责；财务部门对产品销售发票的开具、填制、复查审核，以及销售发货与退货的收款记账、销售入账、应收账款总账的处理等职务也是由一人兼任；仓储部门出库单的填制以及发货的执行、核查皆是同一人负责，且没有执行监督的独立的第三人，这容易造成货品被私自运出仓储中心。这些问题使得其不相容职务不能相互制衡，各部门人员的职责模糊，进而使得各岗位之间缺乏牵制性,各部门制度不规范，执行力度不到位。2.3销售发票的开具管理不规范东莞百傲电子科技有限公司财务部门开具销售发票有时不以购销合同为依据，且产品销售发票通知单开具是根据销售部门主管审批过的销售发货单，而不是与仓储部门的产品出库单和产品销售订货单互相审核对比开具销售发票，这样做造成部分销售收入进账不准确、及时。销售票据计价和数量的计算缺少核查，易造成销售票据数据上的错误。销售发票也没有进行定期核查，这样没法及时发现开具销售发票上的失误。2.4没有有效的监督检查制度东莞百傲电子科技有限公司销售与收款的内部监督是由公司内部审计部门负责，而在行政上内部审计部门又由财务部门进行管理。且公司监督检查制度没有设置专门的监督岗位，部门不独立，如：销售与收款内部控制环节存在部门混岗情况，授权审核批准手续不规范；销售与发货环节上存在销售票据计价、计算错误以及票据凭证伪造等情况；应收账款管理销售记账录入不及时，对于逾期的款项也没有及时进行催收等等。3公司销售与收款内部控制制度优化设计3.1建立完善的信用管理制度东莞百傲电子科技有限公司为了解决风险管理机制不完善等问题，公司建立了一套完整的信用管理制度，划分了信用管理部门的构成与职务，由信用管理专员、财务部、采购部、销售部组成，且直接受公司高层管理者控制，该部门的职责是进行客户审批、对客户进行风险评估、信用咨询反馈等。公司在进行客户信用管理时，要坚持内部机制的利益性原则和独立原则，可能造成最大损失以及最可能发生的风险因素应优先处理，防止大量的逾期应收账款出现。公司必须对业务中发生的信用问题专门建立信息收集、汇总的渠道，否则逾期的应收账款将无人能够问津。由信用管理专员、财务部、采购部、销售部组成，由信用管理专员、财务部、采购部、销售部组成，直接受公司高层管理者控制，才能确保信用风险管理部门工作人员的职能的得到正确行使以规避销售与收款环节的各种风险。构成构成信用管理信用管理部门进行客户审批进行客户审批，使对客户的审批能够独立于销售部门和财务部门之外；客户信用评估、信用调查跟踪反馈等。职责职责图2信用管理部门构成与职责为了准确地掌握客户的相关信息，公司根据如图3所示的流程建立详细的客户信用档案。公司根据客户档案对客户进行分类，信用管理员按照客户情况整理汇总《客户信用评审表》、税务登记证、营业执照等资料，并妥善保管加编序号后的客户档案。没有经过财务总监、销售主管审核批准，客户档案不得外借。对客户信用动态变更情况每年最少要重新核查一次,如果出现大的动态变更要及时对其调整,调整之后的结果要经过领导授权人审核并批准。其具体内容如下：1、了解客户基本信息，查阅成立时间、注册资本金、员工人数等。了解客户1、了解客户基本信息，查阅成立时间、注册资本金、员工人数等。了解客户单位的实际运营情况、生产规模、以及业内、周边的口碑情况等。2、查询客户单位的诉讼记录情况和信用历史记录，比如是否有被执行人及失信人记录、是否有其他供应商起诉客户拖延付款、是否有大量员工讨薪、是否有大量的债权类原告诉讼等。2、查询客户单位的诉讼记录情况和信用历史记录，比如是否有被执行人及失信人记录、是否有其他供应商起诉客户拖延付款、是否有大量员工讨薪、是否有大量的债权类原告诉讼等。客户信用档案客户信用档案3、查询客户不动产抵押、动产质押、股权质押以及股权变动的情况。了解客户单位融资情况。如果有大额的债务融资，则需要关注其偿债能力；如果有大额的股权融资或股权变动，要考虑经办人、负责人是否会发生变化。3、查询客户不动产抵押、动产质押、股权质押以及股权变动的情况。了解客户单位融资情况。如果有大额的债务融资，则需要关注其偿债能力；如果有大额的股权融资或股权变动，要考虑经办人、负责人是否会发生变化。4、如果与客户的合作业务量大、周期长，可以设计资信评估表格，其中包括了解客户单位的有关财务信息。4、如果与客户的合作业务量大、周期长，可以设计资信评估表格，其中包括了解客户单位的有关财务信息。图3建立客户信用档案流程3.2设置相应的岗位分离制度东莞百傲电子科技有限公司为了解决各部门不相容职务未分离的问题，公司应设置岗位分离制度，并对各部门的调整如下：由销售部门接受客户订单；信用管理部门负责审核客户信用；由财务部门的会计人员开具产品销售发票，并登记应收账款的总账与明细账，会计主管承担审核产品销售票据的职责，也可由总经理助理担当；仓储部门在产品发货时由仓储部门的主管人员检查销售部门拟定的销售发货通知单，仓储存货发货、请领、审批不能由一人承担。接受客户订单销售部门接受客户订单销售部门审核客户信用信用管理部门审核客户信用信用管理部门开具产品销售发票开具产品销售发票应收账款的总账和明细账的登记会计人员应收账款的总账和明细账的登记会计人员财务部门财务部门会计主管审核产品销售发票会计主管审核产品销售发票（也可由总经理助理承担）在产品发货环节中在产品发货环节中，由仓储部门的主管负责检查销售部门制定的销售发货通知单，仓储存货发货、请领、审批不能由一人承担，相互独立。仓储部门仓储部门图4部门的职责岗位分配3.3制定严格的销售发票管理制度为了解决开具销售票据管理不规范的问题，公司制定了严格的销售发票管理制度。具体销售发票管理内容如下：开票人员审核制订销售合同；销售开票人核查发货单和出库单，其发货单和出库单必须以客户购买货物合约和销售人员开具的凭证为依据；公司财务部门制定专人依据已授权批准的商品价目表或相关票据编制发票，其财务主管应核查票据的价格和数量计算的准确性；财务部要定期检查开具的销售发票。开票人员审订销售合同开票人员审订销售合同开票人员核查销售发货单和出库单开票人员核查销售发货单和出库单开票人员根据相关凭证开具销售发票开票人员根据相关凭证开具销售发票财务主管审核票据的计价和数量的正确性财务主管审核票据的计价和数量的正确性财务部财务部要定期检查开具的销售发票图5销售发票管理流程3.4建立销售与收款环节内部审计制度东莞百傲电子科技有限公司应充分发挥内部审计的独立监督作用，使公司内部审计部门更具独立性，其销售与收款内部控制监督应注意：财务部门的凭证是否妥善保管，尤其是空白销售票据的管理；物流部门的发货有没有按照销售通知单，其销售退回流程的审核批准有没有越权，销售发票是否完整；销售部门开展销售有没有按照经过核查的价目表，其商品销售折扣和价格变动有没有审批。公司内部审计人员的核查内容如下：客户的信用管理核查包括检查公司是否制定了完善的授信制度以及授信评级标准，销售过程中的实际执行与其相关制度是否一致，以及信用政策的制定是否合理；销售与收款业务需要核查该业务是不是按照公司制定的相关授权批准的制度进行且其授权批准手续健不健全，以及核实相关工作中是否存在不相容职务混岗情况；销售与发货业务中需要对销售发票的连续性、票据数据计算的准确性进行核查，以及检查所附属原始凭证是否真实，还需要核查销售发票与发运凭证在数量上是不是一致；应收账款需要核查单位销售收入有没有及时入账，对于逾期的款项是不是通知了相关人员进行催收，以及坏账的核销是不是符合相关规程。重点检查信用政策制定重点检查信用政策制定、销售政策执行是否合理以及销售过程中对相关规章制度的执行情况。客户的信用管理情况客户的信用管理情况检查相关工作岗位设置中是否存在销售与收款业务不相容职务的混岗现象检查相关工作岗位设置中是否存在销售与收款业务不相容职务的混岗现象。审计人员职责销售与收款业务销售与收款业务该该业务是否是按照公司制定的相关授权批准制度进行的且其授权批准手续是否健全。销售与发货业务销售与发货业务重点检查销售发票的连续性、计价和计算的正确性、以及所附原始凭证的真实性；销售发票的数量与发运凭证的数量是否一致；检查保管的未开票的发运凭证，确定是否包括所有应开票的发运凭证。检查管理是否到位，重点检查检查管理是否到位，重点检查单位销售收入是否及时入账，对于逾期的款项是否通知了销售人员进行催收，以及坏账核销是否符合相关规定。应收账款管理图6内部审计核查监督职责4评价东莞百傲电子科技有限公司销售与收款内部控制制度优化方案针对缺乏信用管理部门、各部门职责的岗位分工不明确、开具的销售发票不规范、内部控制制度的监管力度不足等一系列问题进行优化设计。根据分析东莞百傲电子科技有限公司存在的信用管理风险，建立健全信用管理制度，根据赊销政策进行信用审批，对信用管理部门的构成与职责进行合理配置，建立公司客户信用档案，减少公司信用风险造成的损失与不良影响。根据设置部门岗位分离制度，使各部门不相容职务相分离，各部门各尽其责、井然有序。根据对开具销售发票的管理，制定严格的销售发票管理制度，确保销售发票开具的正确性、真实性与完整性。根据加强东莞百傲电子科技有限公司销售与收款内部控制监督体系，优化内部机构和部门的监督设置，使内部审计监督更具权威性和独立性。这些措施能够提高公司作业效率，保证会计信息真实完整，增强应对市场的竞争能力，实现经营目标，促进公司长期稳定发展。

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