北京博众星和影视有限公司员工借支管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录50741北京博众星和影视有限公司简介 北京博众星和影视有限公司员工借支管理制度优化设计1北京博众星和影视有限公司简介北京博众星和影视有限公司(以下媒体简称博众星和)于19年的2月在位于中国北京正式注册成立,注册资本500万元人民币左右,公司的主要注册股东分别为郭婷婷、孔阳军、张一旭,三个法人实际持股股份比例分别为67%、16.5%、16.5%,其中张一旭为法定代表人。公司的经营宗旨也就是通过新型的企业合伙人经营管理模式在未来快速聚拢不同行业的顶级管理人才,共同进步。博众星和的公司业务涵盖范围广,涉及全产业链,主要是为广大客户提供系统化的品牌经营和定制项目等服务,为艺人提供经纪方面的服务,为明星艺人提供推广宣传和接洽资源等。公司主要经营的业务范围(其中包括但不限于):各种电影拍摄;设计、制造、代理、宣传和发布网络广告;组织开展影视文化和艺术交流等教育活动;舞台照明灯光声乐音响的设计;企业营销和战略策划;承办专题展览;摄影和摄像服务;舞台装置和设施的租借;广播电视剧制作;表演经纪人等。2北京博众星和影视有限公司员工借支制度现状北京博众星和影视有限公司作为一家刚成立不到两年的中小企业，对于员工的借支制度各方面并没有明确的明文规定，只是在工作的过程中形成了一套大家都默认的借支程序。因为影视行业的特殊性，在员工洽谈业务和为艺人提供经纪服务的过程中经常需要出差或者发生一些紧急情况，当发生紧急情况时是没有时间按照程序走的，所以员工都默认了“先斩后奏”这种做法，但是在这种情况下就容易发生员工借着工作的名义报销自己私人的花销。目前公司对员工借支管理不规范，导致一些人员大额借支的现象，影响了公司资金的正常使用。3公司员工借支制度存在的问题3.1员工借支范围没有具体的界定北京博众星和影视公司员工借支适用对象不明确。很多员工所在的岗位并没有给公司带来明显的利益却屡次借出较大金额的款项，借着有熟人就随便编个理由申请借支，这种情况如果不及时制止的话，工作风气只会越来越差。同时，公司员工借支适用范围也不明确。借支是只能因公借支还是因公因私都可以。如果是因私借支那么对于需要借支的情况也要严格审查。例如：有些员工以生病为由向公司借钱，但并没有人去核实情况是否属实就直接办理并付款，事后发现只是为了买奢侈品追求虚荣心而撒谎，但借出后就算开除员工也收不回了，增加不必要的损失。公司对于借支的金额也没有具体的标准，无形中给财务管理增加了很多麻烦。3.2借支审批流程不完整北京博众星和影视公司对员工借支的审批没有一个明确的分工。出纳、部门负责人、财务总监、总经理分别需要审批哪个方面的事项，审批流程里没有具体明文列出，也没有明确相关人员的审批权限。由于没有严格的规定所以经常有员工越级找部门负责人或者财务总监审核，并要求出纳付款。目前公司借支的人数众多，金额大小不一，但是无法追查究竟是如何借出去的，甚至有些借支完全是不合理的，大量占用公司资金，管理较为混乱。3.3借支报销程序混乱北京博众星和影视公司对员工借支的报销程序没有严格审批。员工不严格执行报销程序的一大原因就是公司没有一套完整的报销流程，每次去报销都是财务说让怎么做就怎么做，财务让找谁签字就找谁签字，几次下来依旧有人记不住到底整个流程是怎么样的，报销时总是缺少单据。因为艺人经常发生紧急事件，在处理的过程中大家没有一套完整的流程来参考，因为怕麻烦就觉得有些单据不要也可以，结果到了最后报销的时候不符合报销条件，互相埋怨对方，既伤了员工之间的感情，又给工作带来了不必要的麻烦。对于某些情况的借支来说，报销时所需的单据可能需要十几张，那么非财务人员和刚进公司的新人不知道是很正常的，但影视公司除了高管以外，其他人员的流动性和更新换代还是挺快的，没有相应的标准导致报销过程中问题重重，财务人员的工作也很难开展。3.4对逾期无法收回的借支处理不当北京博众星和影视公司对逾期无法收回的借款没有进行严格的处理。每一笔不能收回的借款都是公司的损失，影视公司的氛围可能相较于其他公司来说更加轻松、自由，但是这并不是模糊规定的理由和借口，反而因此大家都认为归还借支是一件无关紧要的小事，就形成了一种“反正我借支的金额又不大，随便糊弄一下找个托词就过去了，肯定不会追究的”心理。此前发生小金额员工借支收不回的时候经常因为关系好就睁一只眼闭一只眼就过去了，也没有情况说明，到了会计做账的时候不知道怎么处理，拖累工作进度。只有严格按照制定的标准执行，公司与员工才会共同进步、成长。4公司员工借支管理制度优化设计4.1制定员工借支标准4.1.1确定允许申请借支的员工条件公司应规定，不是每一个员工都可以申请借支，否则会大大增加借支不能收回的风险。当从源头上筛除出不符合借支条件的员工以后，就自然而然避免了一些不必要的麻烦。公司所有在职工作不满三个月的员工,试用期的员工原则上不得向他人借支,因为如果把处在试用期的员工纳入允许申请借支的范围里，试用期到期以后员工离开公司了，这就可能使公司发生损失。但因为这个岗位的特点确实是有可能需要进行借款的,由相关部门的负责人在严格考虑其风险后决定是否同意办理申请,并对其借款的保密和安全性进行负责。4.1.2明确员工借支的用途和额度表1借支单申请人姓名申请日期部门收款日期借款原因借款金额人民币（大写）拾万仟佰拾元角分部门主管：总经理：财务经理：出纳：领款人签收确认：员工借支的具体用途主要是指因公而发生的各种费用,以及由经总经理特别审批的企业员工因私借支。员工因公借支主要包括:是指员工为了支付自己所在企业的经济活动中有关事项所发生的各种借支。主要有:押金借支,备用费贷款、差旅费借支,专项贷款类、保险费借支以及其它暂时贷款等。员工因私出资借支:是指在员工单位个人或者家庭突然遇到重大事件或者变故时未经公司总经理批准的一种特殊出资借支,除此之外,一律禁止任何员工因私向本企业借支。员工借支时需统一填写借支单，将借款人信息、借支原因和用途、借款金额一一列明后交相关人员审批。借支单格式可参照表1。员工因公借支额度由业务负责人和财务负责人根据具体业务需要核定。因此因私借钱的借款额度规定在逾期原则上不得超过被确定借款收支人的"应付工资余额"的三分之二,经公司总经理专门申请审批的特殊情况规定除外。对于违反前款各项规定不清楚的企业员工，或其提出申请的企业贷款，或其借支可能无法得到同意。4.2完善员工借支审批程序4.2.1明确员工借支审批权限通过明确规定审批过程中相关人员所对应的审批权限，防止越权审批，以保证员工借支的合理性，下表2是相关人员的具体审批职责及权限。表2员工借支审批职责及权限职位审批职责及权限总经理审批个人当月借支累计超10000元以上财务总监1）审查、审批员工个人借支的款项以及其金额是否适当和借款时间是否合理,以此来确保其资金被合理利用。2）不定期对每一位员工的贷款情况进行考察和分析财务经理1）通过审核员工向公司借支的范围和金额、借支期限内的员工和公司之间的往来账(其中包括以前的账目是否已经清算、薪酬预算等)、对凭证的审查手续。2）审查出纳在银行付款,填制的记账凭证是否无误。3）严格跟踪统计借款和报销事项。部门负责人应当审核本部门内所有员工的借款用途和原因等信息的真实性,例如借款的用处和原由、时间、金额等。确保这笔借款是必须真实、合理地借支,注意准确控制好借款的风险,保障借款能够顺利收回。出纳1）认真检查借支单中的填写内容是否规范、完整,是否签字。2)根据审批有效的借、付款单,收、付款并顺利地完成出纳的收、付手续,填制相应的收、付款凭证。4.2.1明确员工借支审批流程针对北京博众星和影视有限公司的具体情况制定一套实用的审批流程，该流程主要包括用款提交申请，相关部门负责人和财务经理审核，最后由总经理审批然后出纳才能付款。鉴于这套审批流程的主要受众是非财务人员，应采用图表的形式表现，更直观和清晰，具体如图4—1。3.财务经理审3.财务经理审批1.申请人提交借款单2.部门主管审核44.财务总监审批（单笔借款3000元以上）7.财务7.财务记账并制作员工累计借支清单5.总经理审批（累计借款10000元以上）6.出纳付款图1员工借支审批流程4.3报销程序规范化细节决定成败，报销费用作为整个借支过程中的最后一步，收尾工作一定要细致，公司应在报销流程标准化、严格办理报销手续、明确列示报销所需单据三个方面来优化。4.3.1标准化报销流程和手续3.财务经理复核及审批3.财务经理复核及审批2.部门负责人审核报销内容是否真实1.申请人提交报销所需资料5.总经理审批（报销超过10000元）5.总经理审批（报销超过10000元）4.财务总监审批（报销超过3000元）6.出纳付款图2员工报销审批流程以上是经优化的公司报销流程图，该审批流程图适用于所有的借支报销事项。除须按照图2中的程序办理外，所有的因公借支，必须在工作开始后7天内和预算报销的日期内同时完成(其中应当包括资料的处理、粘贴真实有效的凭证;填制报销凭证等环节)办理报销的事件和清帐。如果没有按时顺利地完成了报销,按耽搁的时间处以20元/天的罚金;但凡超过1个月,则不允许进行报销。4.3.2明确报销所需单据明确了所需要报销的单据以及用于住酒店员工进行报销的所需原始凭证(包括物资清单、收据、发票)必须是齐全、完整、有效、真实(如果差旅费要求报销的话必须具备交通、住宿等相关材料的原件,例如:高铁车票,酒店所开具的发票等),并按照财务要求进行整理、粘贴、填写、报审;无效凭证、不合格的凭证或者填写错误不规范的凭证将一律不予以报销。表3（）费用报销单部门：报销人：日期：用途金额应补金额：应退金额：开户行：账号：备注：金额（大写）：佰拾万仟佰元角分审批人签字：经办人签字：4.4加强对逾期未收回员工借支的管理对于于逾期未归还的员工借支，公司应做出明确的处罚规定或措施：超出规定期限一个星期以内，按超出天数每天20元罚款；超出规定期限一个星期但不足一个月的按50元每天收取罚款；超出一个月仍未收回的，从工资中扣除，若了解情况需要延期归还的，经审核同意后可酌情延长还款时间。当员工借支出现以下三个条件之一的，可确认为无法收回的借款：1.超一年以上仍未收回的借款；2.有证据证明对方确实无力偿还；3.已确认为企业承担的营业外支出。对于确定已经无法收回的借款可以计提坏账准备，做营业外支出处理，对于恶意不还款的情况立即交由相关机关处理。5小结通过对北京博众星和影视有限公司员工借支制度四个方面的优化设计，改善了公司员工借支步骤中范围不清楚、审批流程不完整、报销不严格和无法收回借款处理不当等的问题，在全新的整个流程中每个环节所需的材料和单子以及每个审批人员的权限都有了明确的规定，省略了很多不必要的步骤，达