文档记录管理制度

文档记录管理制度1.前言本规章制度旨在规范企业的文档记录管理工作，确保文档的安全、完整性和可访问性，提高工作效率，减少信息泄露的风险，为企业的发展供应有力支持。2.适用范围本规章制度适用于企业内全部文档记录的管理和使用。3.文档记录管理的基本原则3.1完整性原则：保证文档记录的完整性，不得窜改、删除或随便修改文档内容。3.2安全性原则：确保文档记录的安全，防止未经授权的访问、使用、复制或泄露。3.3可追溯性原则：确保文档记录的来源和更改过程可追溯，可以有效核查和追踪文档的历史记录。3.4方便性原则：为员工供应便捷的文档记录访问和利用方式，提高工作效率。4.文档记录分类4.1内部文档：企业内部使用的文档记录，包含但不限于会议纪要、工作报告、内部公告等。4.2外部文档：与外部单位或个人有关的文档记录，包含但不限于合同、协议、商业信函等。4.3机密文档：包含紧要商业机密或个人隐私的文档记录，需要严格保密，并设置访问权限限制。5.文档记录的创建与归档5.1文档创建5.1.1全部文档记录需统一使用公司规定的文档模板或格式，确保统一规范。5.1.2在文档记录中应标明文档的标题、作者、创建日期、修改日期等基本信息。5.1.3文档记录的内容应准确、清楚，表达完整，避开使用欠妥词语或术语。5.2文档归档5.2.1对于内部文档，应依照事务分类、时间或项目等标准进行归档。5.2.2归档的文档应标明归档日期、归档人员等信息，确保归档过程可追溯。5.2.3对于外部文档和机密文档，应设立特地的归档库或加密存储设备，并授权特定人员进行管理。6.文档记录的访问和使用6.1内部文档6.1.1内部文档可依据需要进行电子或纸质形式的存储，存储位置需指定责任人进行管理。6.1.2内部文档的访问权限应依据岗位需求进行分级设置，高级管理人员可以访问更高权限的文档。6.1.3内部文档在需要共享或传递时，应通过安全的通信渠道或加密方式进行传输。6.2外部文档6.2.1外部文档的管理应严格遵守合约和协议要求，确保不会泄露商业机密或违反合约商定。6.2.2外部文档的访问权限应限制在需要访问的员工范围内，并与对外单位签订保密协议。6.3机密文档6.3.1机密文档应设立特地的存储区域，禁止随便复制、传递或外传。6.3.2机密文档的访问权限应严格限制，仅授权人员可查阅，并设置访问日志记录。7.文档记录的修改和存档期限7.1文档修改7.1.1文档修改应依照文档管理权限规定进行，记录修改人、修改日期和修改内容等信息。7.1.2对于紧要文档的修改，应进行审批和备案，并记录修改原因和相关批复。7.2存档期限7.2.1依据法律法规和业务需要，对于涉及法律纠纷或保存证据的文档记录，应依照规定的期限进行存档。7.2.2存档期满后的文档记录应进行彻底销毁或予以妥当处理，确保不再被访问和使用。8.文档记录的备份和恢复8.1备份8.1.1对于紧要文档记录，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。8.1.2备份文件的存储位置应与原始文档记录分开，确保备份文件的安全性。8.2恢复8.2.1发现文档记录损坏或丢失时，应及时进行恢复，确保业务的正常进行与数据的完整性。8.2.2对于备份文件的恢复，应由专人负责，并记录恢复过程和结果。9.违规处理9.1对于违反文档记录管理规定的行为，将依据企业制度进行相应的纪律处分。9.2严重违反法律法规和涉及商业机密泄露的行为，将依法追究法律责任。10.监督与评估10.1监督机构应定期对文档记录管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。10.2员工应乐观搭配监督机构的检查工作，并供应必需的帮助。11.附则11.1对于特殊类型的文档记录，如合同、协议、商业机密等，可以订立特地的管理规定。