公司档案管理制度（6篇）

公司档案管理制度1.档案管理宗旨：确立公司档案管理的明确目标与性质，如保障档案的完整性、可追溯性和保密性。2.档案管理职责：指定负责档案管理的主责人员及相关部门，例如由专职档案管理员执行日常管理，而高级管理层应参与并监督整体档案管理过程。3.档案分类与归整：设定档案分类标准和归档程序，如依据文件类型、主题或时间进行分类，并建立明确的归档流程，以确保档案能被迅速准确地定位。4.档案存储与保护：规定档案的存储方法和保护措施，如采用分散存储、备份存储和电子存储等手段，同时实施安全措施防止档案遗失、损坏或外泄。5.档案检索与使用：建立档案的检索规则和使用规定，如设定查阅申请流程、时间限制和审批程序，同时确保涉及商业机密的档案安全。6.档案保管期限与销毁：确定档案的保管期限及销毁流程，如根据法律法规和业务需求设定保管期限，并制定安全销毁程序以处理过期档案。7.档案管理培训：为档案管理人员提供持续的培训，定期更新档案管理知识和技能，以提升档案管理的专业水平和效率。以上构成了一个基础的公司档案管理制度，具体制度可根据公司的特殊性及需求进行相应的调整和优化。公司档案管理制度（二）一、目的与适用范围本制度的根本目的在于规范并强化公司内部的档案管理工作，以确保公司档案在合规性、完整性及安全性上达到高标准。此制度全面覆盖并适用于公司所有涉及档案管理的环节及人员。二、档案管理职责1.公司领导层需负责确立档案管理的总体策略与目标，对档案管理工作的实施过程进行必要的指导与监督。2.档案管理部门作为档案管理的核心执行部门，需全面负责档案的归档、整理、保管、查询等日常管理工作。3.各部门需承担自身档案的创建、整理工作，并按时向档案管理部门提交，以确保档案信息的全面性与时效性。4.全体员工均视为档案管理的主体，需严格遵守公司档案管理规定，确保档案管理工作的有序进行。三、档案管理流程1.档案创建阶段，各部门需根据实际需求填写档案申请表，并提交至档案管理部门进行审核。2.档案存储阶段，档案管理部门需依据既定的分类与编号规则，对档案进行细致的整理与归档。3.档案查询与借阅均需遵循公司既定流程，员工需向档案管理部门提交相应申请，经审批后方可进行。4.对于已失去利用价值的档案，需按照公司规定提出销毁申请，经审批后由档案管理部门负责销毁。四、档案管理要求1.档案的归档与整理需严格遵循文件分类与编号原则，确保档案信息的条理化与易查性。2.档案的存储应采用专用档案柜与标签，以保障档案的安全性与保密性。3.档案的查询、借阅等操作需严格遵守公司规定，确保档案信息的可控性与可追溯性。4.档案的销毁需经过严格的审批流程，并按照公司规定执行，以确保档案处理的合规性与彻底性。5.档案管理部门需制定并执行详细的档案管理操作规程，以确保档案管理工作的规范化与一致性。6.公司领导层与各部门负责人需对档案管理工作给予充分的关注与指导，并定期进行监督检查与评估。五、档案管理制度的宣传与培训1.公司应通过内部刊物、会议、培训等多种渠道，向全体员工普及档案管理制度的相关知识与要求。2.公司应定期组织档案管理专题培训，以提升员工的档案管理能力与意识水平。3.公司领导层与各部门负责人应率先垂范，严格遵守并执行档案管理制度，为全体员工树立良好榜样。六、档案管理的监督与评估1.公司领导层需对档案管理工作进行持续的监督与指导，以确保各项制度得到有效执行。2.档案管理部门需定期开展自我检查与评估工作，并及时向公司领导层提交相关报告。3.公司领导层应定期组织对档案管理工作进行全面评估与审查，以确保档案管理制度的适用性与有效性。七、附则1.本制度自正式颁布之日起生效，并对公司全体成员具有约束力。2.档案管理部门负责对本制度的具体内容进行解释与说明。3.本制度的任何修订与变更均需经公司领导层批准后方可生效。公司档案管理制度（三）一、总则1.为规范公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提升工作效率，特制定本档案管理规定。2.本规定适用于公司内部所有参与档案管理的工作人员，涵盖文件管理、档案归档、档案整理等各项活动。二、档案管理责任1.公司设立专门的档案管理部门，全面负责公司的档案管理工作。2.档案管理部门需制定详细的档案管理方案，并负责其实施。3.各部门需配合档案管理部门，提供必要的档案资料，并按照规定流程提交和提取档案。三、档案归档1.所有公司文件和资料应按照既定的分类标准进行归档。2.归档操作应依据档案编号、日期、文件名称等信息进行，以确保归档信息的准确性。3.归档人员需记录归档档案的详细信息，包括档案编号、归档人、归档日期等。4.归档档案应妥善存放在指定的档案柜或文件架中，以保证档案的有序和安全。四、档案整理1.档案管理部门需定期进行档案的整理工作，以确保档案的保管和有效利用。2.整理工作应依据文件编号、日期、文件名称等信息进行，以保持档案信息的准确性。3.整理过程应记录整理的档案信息，包括档案编号、整理人、整理日期等。五、档案借阅1.档案管理部门需建立借阅登记制度，对借阅人员和目的进行记录，以维护档案的安全和完整性。2.借阅人员需填写借阅申请表，并获得上级主管的批准。3.档案管理部门应根据借阅申请内容和目的，对档案进行筛选和整理，确保借阅人能获取所需档案。六、档案管理安全1.档案管理部门需定期检查档案存储设施的安全性，防止档案损坏或丢失。2.对重要和机密档案应采取密码保护或其他安全措施，限制未经授权的人员访问。3.对重要档案和电子档案，档案管理部门应进行定期备份，以防信息丢失和误用。七、档案销毁1.档案管理部门需制定档案销毁计划，并负责执行销毁工作。2.档案销毁应遵循既定程序，包括审批、整理、归档和销毁等步骤。3.档案销毁过程应详细记录，包括销毁档案的编号、日期、销毁人员等信息。八、档案管理培训1.公司应定期组织档案管理培训，提升档案管理人员的专业能力和意识。2.培训内容涵盖档案管理的基本知识、技巧和操作流程等。九、附则1.对于档案管理的任何改进和修订，公司应通过宣传和培训进行推广。2.档案管理部门有权根据实际情况制定本制度的实施细则，并报公司领导批准。3.本规定自发布之日起生效，作为公司档案管理的准则。以上为公司档案管理的模板范本，旨在指导公司建立完善的档案管理制度，提升档案管理效率和质量。公司可根据自身实际进行适当修改和补充。公司档案管理制度（四）一、背景与目标公司档案管理制度的建立旨在规范和有效管理公司各类档案，以确保档案的安全性、完整性和准确性，并提升档案管理的效率和便捷性。二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖但不限于办公文件、人事档案、财务档案、合同档案、技术档案等各类纸质和电子档案。三、档案分类与归档1.档案分类应依据其性质、用途及存储媒介进行，以确保档案归属的明确性和归档的合理性。2.档案归档应遵循文件编号和档案类别标准，以利于档案的高效检索和管理。四、档案的存放与管理1.纸质档案应妥善存放在专用的档案室或档案柜中，确保安全并采取必要的防火措施。2.电子档案应存储在安全的电子设备或云存储系统中，以保障档案的完整性和保密性。3.各部门需对其所管理的档案进行妥善保管，并定期进行档案的整理和清理工作。五、档案的借阅与归还1.档案借阅需基于实际需求，须填写借阅申请表并经相关负责人批准。2.借阅人应尽快完成档案使用并原样归还，同时通知档案管理员进行归档处理。六、档案的保密与安全1.档案需严格保密，未经许可，不得向外部泄露档案内容。2.档案存储区域和电子设备应设置密码保护等安全措施，防止未经授权的访问。七、档案的销毁与归档期限1.档案销毁应遵循相关法律法规和公司规定，禁止擅自销毁档案。2.根据档案类型设定不同的归档期限，确保按照规定期限进行销毁或归档操作。八、档案的备份与灾备1.电子档案应定期进行备份，确保备份数据的安全性和可恢复性。2.档案存储区域应配备防火、防潮设备及应急预案，以应对灾害情况，保障档案安全。九、档案的检索与查询1.档案管理员负责档案的检索和查询工作，以确保信息的准确性和快速响应。2.优先通过电子系统进行档案检索和查询，以提高工作效率和准确性。十、违反档案管理制度的后果与处罚1.对违反档案管理制度的行为，相关责任人将承担相应的纪律处分及资产损失赔偿责任。2.档案管理员需严格监督制度执行，及时发现并处理违规行为。十一、其他本制度由公司相关部门负责解释和修订，经董事会批准后实施，并在全公司范围内进行宣传和执行。各公司可根据自身实际情况对本制度进行适当的修改和调整。公司档案管理制度（五）一、引言本企业为实现档案管理的规范化和强化，提升档案管理效率与安全性，特此制订本档案管理制度。二、目标与适用范围1.目标：本制度旨在确保公司档案的规范管理、有效利用和安全保存，保证档案的准确、完整和真实。2.适用范围：本制度适用于公司内部所有档案管理活动。三、基本原则1.法规遵循原则：遵守国家档案管理相关法律法规和规定，确保管理活动的合法性与规范性。2.统一管理原则：公司设立统一的档案管理机构，全面负责档案管理工作。3.标准化操作原则：依据标准操作流程，进行档案的收集、整理、归档和检索。4.安全保密原则：确保档案的安全、完整和保密，防止档案丢失、损毁或信息泄露。四、档案管理机构1.公司设立档案管理部门，全面负责档案管理工作。2.档案管理部门由专业人员组成，负责档案的收集、整理、归档、检索及安全工作。五、档案管理流程1.档案收集：各部门每月按时将生成的各类档案提交档案管理部门。2.档案整理：对收集的档案进行整理分类，编制档案目录和清单。3.档案归档：整理后的档案按照目录和清单归档，每份档案标注档案编号和保存期限。4.档案借阅：员工需填写借阅申请表，经上级批准后方可借阅档案。5.档案归还：借阅期满或不再需要借阅时，需及时归还，由档案管理部门核查档案完整性。6.档案销毁：达到保存期限或无需保存的档案，按照公司规定进行销毁，并保留销毁记录以备查证。六、档案管理要求1.档案编号：每份档案需分配唯一编号，以便标识和检索。2.保存期限：根据法律法规和公司规定确定档案保存期限，到期档案进行销毁处理。3.档案存储：档案存储区域应保持干燥、通风，防止潮湿和火灾，采取必要防护措施。4.档案检索：建立完善的检索系统，便于员工查询和借阅档案。5.档案保密：对涉及公司机密和个人隐私的档案，所有人员均有保密责任，未经授权不得泄露。6.档案备份：定期对重要电子档案和纸质档案进行备份，确保档案安全。七、档案管理考核与奖惩1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行考核，发现问题并提出改进建议。2.对于管理得当的部门和个人，予以表彰和奖励；对存在问题、不合规的部门和个人，进行批评教育，并视情况给予纪律处分。八、其他条款1.本制度的解释权归公司所有，如有修改或补充，需经上级部门批准。2.本制度自发布之日起生效，原有档案管理制度同时废止。公司档案管理制度（六）第一章总则第一条为规范公司档案管理，确保档案的安全与有效利用，提升工作效率和服务品质，特制定本规定。第二条档案管理涵盖档案的收集、整理、归档、保存、使用及销毁等流程。第三条公司档案以纸质和电子两种形式保存，其中纸质档案为主，电子档案为辅。第二章档案管理责任与权限第四条公司档案管理部门全面负责档案管理工作，其主要职责包括：（一）组织、协调及督导全公司的档案管理工作；（二）制定和修订档案管理制度和标准；（三）保管档案，确保其安全与完整；（四）提供档案查询、复制及服务；（五）执行档案的整理、归档和分类工作；（六）指导各部门、分支的档案管理工作；（七）建立和执行电子档案管理系统。第五条各部门、分支应遵循档案管理部门的规定，负责本部门、本机构的档案管理，并指定专人负责档案的管理与保存。第三章档案分类与归档第六条档案分类基于文件内容、形式和功能，归档规范相应制定。第七条在归档前，应对档案进行整理和编目，以保证其准确性和完整性。第八条归档档案应按指定位置存放，禁止擅自改动或移动。第九条归档档案需配备详细目录和编号，便于检索和使用。第四章档案保管与利用第十条档案应按规定的保存期限保管，并采取适当措施防止丢失、损坏或泄密。第十一条