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文档简介

公司设备采购流程一、制定目的及范围为提升公司设备采购的效率与规范性，确保采购过程透明、合规，特制定本流程。该流程适用于所有设备采购，包括但不限于办公设备、生产设备及其他相关设施的采购。二、采购原则1.采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑设备的质量、价格及售后服务。2.所有采购活动必须从合法合规的供应商处进行，确保所有设备均附有合法发票。3.各部门需指定专人负责设备采购，申购人与采购人应为不同人员，以避免利益冲突。三、采购流程1.需求确认各部门需对设备需求进行充分评估，明确所需设备的规格、数量及预算。部门负责人需对需求进行审核，确保其合理性与必要性。2.采购申请需求确认后，申购人需填写“设备采购申请表”，并附上相关的需求说明及预算依据。申请表需经部门负责人签字确认后提交至采购部门。3.预算审批采购部门对申请进行审核，确认预算是否符合公司财务规定。若预算超出部门预设范围，需提交至财务部门进行进一步审批。4.市场调研与询价采购部门需对市场进行调研，收集至少三家合格供应商的报价。询价时应考虑设备的质量、交货期及售后服务等因素。5.评估与选择供应商采购部门对收集到的报价进行评估，综合考虑价格、质量及服务等因素，选择最优供应商。评估结果需形成书面报告，并附上报价单。6.审批流程评估报告需提交至公司管理层进行审批。审批通过后，采购部门可与选定的供应商进行合同谈判。7.合同签署双方达成一致后，需签署正式的采购合同。合同中应明确设备的规格、价格、交货时间及售后服务等条款。8.采购实施与验收供应商按合同约定交付设备后，采购部门需组织相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、质量及功能等，确保符合合同要求。9.入库与报销验收合格后，设备需及时入库，并填写入库单。采购人需在设备到货后一个月内完成报销，逾期将不予受理。10.档案管理所有采购相关文件，包括采购申请表、合同、验收单及发票等，需进行归档管理，以备后续查阅。四、特殊采购情况处理1.紧急采购在特殊情况下，如设备故障导致生产停滞，采购部门可启动紧急采购流程。此时可简化询价程序，直接联系合格供应商进行采购。2.集中采购对于常用设备，如办公用品，各部门可在每月固定时间集中提交采购需求，由采购部门统一进行采购，以降低成本。3.年度采购计划各部门需提前编制年度设备采购计划，并向采购部门报备。年度计划需结合公司整体战略及预算进行调整。五、采购纪律与责任1.采购人员职责采购人员需保持与供应商的良好沟通，确保设备采购的顺利进行。需定期对供应商进行评估，维护供应商档案的准确性。2.行为规范采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到公司纪律处分。所有采购活动需保持透明，确保公正性。六、反馈与改进机制为确保采购流程的有效性，需定期对采购流程进行评估与反馈。各部门可提出改进建议，采购部门将根据实际

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