MAX-ERP-财务对帐结账方案 - V1.0

MAX-ERP-财务对帐管理创鑫激光ERP实施项目PagePAGE3ofNUMPAGES30MAX-ERP-财务对帐管理创鑫激光股份有限公司ERP管理信息系统财务对帐管理文档作者: SIE顾问创建日期: 2018-09-18确认日期: 控制编码: MAX-ERP-财务对帐管理当前版本: 1.0审批签字：创鑫激光项目经理:赛意公司项目经理:变更记录日期作者版本变更参考2018-09-18赛意顾问1.0审阅人姓名职务分发拷贝号姓名地点 目录TOC\o"1-3"\h\z目录 3一、概述 41、对帐/结账的原则 42、对帐/结账的内容 4二、采购管理模块的对帐/结账 51、材料采购的核对 52、应计暂估的核对 83、 结账 10三、库存、车间管理模块的对帐/结账 111、库存物料的核对 112、生产成本的核对 133、结账 14四、应付管理模块的对帐/结账 161、预付帐款核对 162、应付账款核对 183、结账 20五、应收管理模块的对帐/结账 211、 应收、预收帐款与总帐的核对 212、结账 23六、资产模块的对帐/结账 251、资产明细核对 252、结账 27七、总帐模块的对帐/结账 281、总账对账流程 282、总帐结帐的流程 30一、概述ERP月末对帐是ERP上线初期最为关键的环节，各财务人员在核对各自负责的会计科目、客户、供应商、库存等余额时要选择恰当的对帐方法，尽量以最简洁的报表、方法完成各自的对帐任务。1、对帐/结账的原则简单、方便尽量取系统标准报表分清对帐重点，分月核对2、对帐/结账的内容采购模块：材料采购、应计负债的核对库存、车间模块：存货余额的核对应付模块：应付账款、预付账款的核对应收模块：应收账款、预收账款的核对资产模块：资产原值、累计折旧的核对总账模块：总账与子模块的金额核对其他需要核对的内容二、采购管理模块的对帐/结账1、材料采购的核对（1）、接收帐户分配报表将指定期间采购接收时产生的财务信息(借：材料采购贷：应计暂估)、退回供应商产生的财务信息（借：应计暂估贷：材料采购）；路径：采购职责-请求-“接收帐户分配报表”，报表参数：排序选项选择：帐户和供应商/帐户和物料/帐户和接收（，分别根据供应商、物料、接收编号分行显示，故可根据实际需要选择排序参数），选择相应的库存组织名，起始日期、截止日期均指会计日期，可指定材料采购(1401010101)或应计暂估(2202020101)科目。查看输出，至末尾为采购子模块：2018-08-01至2018-08-31的材料采购余额；注意点：（1）此“接收帐户分配汇总”展示资产物料的接收事务处理和费用物料的接收/交货事务处理（2）因为此报表是以明细内容反映，为避免数据量太大，可以限定提交材料采购或应计暂估科目；此报表不需要选择组织，即提取具体公司下的所有组织的数据。（2）、物料账户分配汇总报表路径：库存/成本职责-请求-“物料帐户分配汇总”报表参数：此报表需区分组织分别提取数据，及提前更改职责下的组织为所需要查看的组织；查看输出：查看帐户组合为‘材料采购’的净活动；该报表展示资产物料的入库时产生的事务处理；借：原材料贷：材料采购借/贷：订单价差（3）、核对总账余额=1+2（采购+库存）；及材料采购明细账的本期发生额=41,193,010.39+-41,193,009.98=0.41；试算表中的本期发生额要一致。在总账模块提交对应期间的报表‘试算表-明细’，分页段选择:COMPANY;选择对应期间；金额类型选择：PTD（期初至今）查看输出；可知此时的子模块材料采购帐户余额与总账的帐户余额一致；2、应计暂估的核对（1）、CUX_应付暂估明细表（汇总）由采购接收产生的‘应计暂估’的查询，可以根据CUX_应付暂估明细表查询暂估余额；可以按供应商地点汇总来查询暂估汇总金额；查看输出：（2）、核对对于未过账前需要对账，在总账模块可以提交：CUX.科目余额表进行对账，若凭证全部过帐，也可以提交：试算表-明细表查看帐户余额；路径：总账操作用户-查看-请求（CUX.科目余额表）参数：是否过总账可以根据需要选择‘否’；查看输出将总账与子模块的帐户余额进行核对；注意：如出现分配帐户金额与总帐不符合的情况，原因有如下几种：总帐接口表中是否还有采购模块产生的会计信息没有引入总帐，这种情况总帐人员要在总帐模块重新引入；如果从采购模块引入到总帐的数据有人删除了，也会核对不上，所以严禁在总帐中删除子模块的数据。路径:日记帐:导入:运行，界面参数如下：会计人员在调整报表过程中可能出现问题，需要重新调整,根据和子模块核对的内容,调整明细帐。对于材料采购、应计科目的来源，一般由系统自动地产生，建议不要在应付模块或者总账模块手工录入此科目。材料采购的数据量比较大，这方面的帐务必须要每个月核对，因为每个月核对，就保证了它的期末数正确，到了下个月，只需核对它的期间发生额。结账流程说明序号步骤说明岗位1打开采购会计期每月1号打开当月的采购会计期财务管理员2处理采购业务采购业务的处理参见采购目标业务流程方案，产生会计信息的主要是采购接收和向供应商退货业务处理。采购业务人员、仓库管理人员3检查采购业务是否处理完毕检查是否存在未及时处理的采购接收单及退货单，当月的采购业务须在当月处理完毕，确保数据的准确性和及时性。采购业务人员、仓库管理人员4导入采购日记账总账会计定期导入采购日记账（可以每月月底导入一次或每周导入一次）总账会计5过账采购日记账将导入到总账模块的采购接收日记账过账总账会计6核对发生额及余额核对采购模块的发生额及余额（主要科目是“材料采购”和“应计负债”），成本会计应付会计7关闭采购会计期采购模块的发生额及余额与总账数据核对无误后，关闭采购会计期；核对数据有误的话，调整正确后，再关闭采购会计期财务管理员8导入、过账采购日记账采购会计期关闭之后，最好再执行一次导入采购日记账并过账的操作，以免遗漏在数据核对后、采购期间关闭前发生的采购会计信息未引入总账总账会计三、库存、车间管理模块的对帐/结账在库存模块对帐前，库存管理人员应确保待定事务处理已处理完毕。当所有的库存事务完毕后，应该先传送到总帐，运行系统标准报表和总帐核对，总帐和库存子模块核对完毕后，关闭库存会计期。由于车间和库存是完全集成的，资产负债表中的存货包括库存值和车间已发料未完工的任务单的价值。注意：库存会计期一旦关闭，不能再打开，所以关闭前一定要确认所有的事务处理都已经处理完毕。下面就两方面进行说明：库存物料的余额总分核对、生产成本的总分核对1、库存物料的核对将指定期间库存模块产生的财务信息与总帐模块来源为库存的日记帐进行核对 （1）、CUX.仓库收发存报表-财务路径：成本操作用户-查看-请求（CUX.仓库收发存报表-财务）参数可以根据实际需要选择，可按仓库汇总，不查看具体的物料；查看输出：根据子库匹配其对应的物料帐户；进行筛选合计：可以分别核对原材料/库存商品/自制半成品/发出商品/生产成本-调拨领料等；与总账的余额进行核对；（2）、核对对于未过账前需要对账，在总账模块可以提交：CUX.科目余额表进行对账，若凭证全部过帐，也可以提交：试算表-明细表查看帐户余额；路径：总账操作用户-查看-请求（CUX.科目余额表）参数：是否过总账可以根据需要选择‘否’；查看输出,进行核对；2、生产成本的核对（1）、CUX.工单投入产出差异报表路径：成本操作用户-查看-请求（CUX.工单投入产出差异报表）将期末车间价值与总帐模块生产成本科目以及其他工单上定义的估价帐户的发生额进行核对查看输出，根据“工单类型”的区分，分别合计“在线值”，可以实现核对生成成本，预计负债_售后返修，以及其他业务成本-服务与劳务支出等相应科目；（2）、核对对于未过账前需要对账，在总账模块可以提交：CUX.科目余额表进行对账，若凭证全部过帐，也可以提交：试算表-明细表查看帐户发生额；路径：总账操作用户-查看-请求（CUX.科目余额表）参数：是否过总账可以根据需要选择‘否’；查看输出,进行核对；库存模块与总帐核对时，需要注意如下几点：在关闭库存会计期时，要保证当月的库存事务处理都在系统中处理完毕。在关闭库存会计期前，要先生成会计分录到总帐。正常情况所有科目都应与总帐相应科目一致，如不一致，是否在总帐中有调整子模块的数据，一般情况下，不要在总帐中调整子模块的会计科目。3、结账流程说明序号步骤说明岗位1打开库存会计期一般在月初打开库存会计期，对月初时补做上月的库存事务处理，如发货、自制件完工入库等，需注意选择上月的事务处理日期财务管理员2处理库存、车间、销售业务库存具体业务处理详见库存、车间、销售的目标业务流程方案。主要是外购物料的采购入库、任务领料、装配件完工入库、产品销售出库及其他杂项事务处理等仓库管理人员、车间操作人员、应收操作人员3检查业务是否完成当月的库存事务处理一定要在当月完成，确保数据的及时性及准确性。成本会计4传送至总账成本会计定期将库存会计信息传送到总账模块成本会计5总账导入库存日记账总账会计定期将传送到总账接口的库存会计信息引入总账总账会计6总账过账库存日记账总账会计将产生的库存日记账过账总账会计7库存账务核对主要核对存货科目、生产成本科目。成本会计8库存调整处理如果本月库存账务核对后发现有需要调整的事务处理，在库存模块进行调整处理。成本会计、仓库管理人员或车间操作人员等9关闭库存会计期如果本月库存账务核对无误，则关闭库存会计期，库存会计期关闭后将不能再打开。财务管理员10总账导入库存日记账并过账关闭库存会计期的操作，系统会自动产生并发程序，将库存没有传送到总账接口的会计信息传送到总账，所以总账会计应再导入一次库存日记账并将其过账。总账会计四、应付管理模块的对帐/结账将指定期间应付管理模块产生的财务信息与总帐模块来源为应付款的日记帐进行核对应付模块和总帐核对的信息主要是应付帐款、预付帐款。1、预付帐款核对（1）、应付账款试算表路径：应付操作用户-查看-请求“CUX供应商预付帐款明细表”：参数：选择需要查询的期间查看输出：对“本位币期末余额”进行合计；（2）、核对对于未过账前需要对账，在总账模块可以提交：CUX.科目余额表进行对账，若凭证全部过帐，也可以提交：试算表-明细表查看帐户余额；路径：总账操作用户-查看-请求（CUX.科目余额表）参数：是否过总账可以根据需要选择‘否’；查看输出，进行核对；2、应付账款核对（1）、CUX供应商应付帐款报表路径：应付操作用户-查看-请求（CUX供应商应付帐款报表）参数，选择需要查询的期间，查看输出，对“本位币期末余额”进行合计；（2）、核对对于未过账前需要对账，在总账模块可以提交：CUX.科目余额表进行对账，若凭证全部过帐，也可以提交：试算表-明细表查看帐户余额；路径：总账操作用户-查看-请求（CUX.科目余额表）参数：是否过总账可以根据需要选择‘否’；查看输出，进行核对；在应付模块对帐过程中要注意的几点：1、在对帐前要确保所有应付模块产生的会计信息都已传到总帐，检查的方法运行“未入帐事务处理报表(XML)”就可以查出所有未过帐的发票与付款，如未验证的就要验证，发票借贷不平衡的要修正。再运行传送总帐后执行应付会计期关闭，如会计期不能关闭，系统会自动运行“子分类帐期间关闭例外报表”。如能关闭会计期，表明所有应付模块的事务处理都已传入总帐，这些工作完成后才能将供应商明细帐与总帐核对。2、一般地来讲，必须是先关闭结帐的会计期，再打开下一个应付会计期，严禁同时打开两个应付会计期。3、为保持总帐和明细帐的一致性,不要在总帐中录入应付帐款-发票,预付帐款-缺省科目.3、结账流程说明序号步骤说明岗位1打开应付会计期每月5号左右打开当月的应付会计期财务管理员2处理应付业务应付业务的处理参见应付目标业务流程方案，主要是采购发票及其付款、供应商预付货款的支付等。应付会计3检查应付业务是否处理完毕检查是否存在未及时处理或未创建分录的应付发票、付款、预付款核销，当月的应付业务须在当月处理完毕，确保数据的准确性和及时性。应付会计4引入总账应付会计定期将应付款管理系统产生的会计信息传送至总账（可以每月月底导入、每周或每日导入一次）应付会计5过账应付日记账将导入到总账模块的应付采购发票和付款日记账过账总账会计6核对发生额及余额核对应付模块的发生额及余额（主要科目是“应付账款”、“预付账款”）应付会计7关闭应付会计期应付模块的发生额及余额与总账数据核对无误后，通知财务管理员关闭应付会计期；核对数据有误的话，调整正确并重新引入总账过账后，再关闭应付会计期应付会计总账会计财务管理员五、应收管理模块的对帐/结账应收、预收帐款与总帐的核对（1）、CUX.客户明细账通过客制化报表“CUX.客户明细账”与总账科目余额表核对路径：应收操作用户-查看-请求（CUX.客户明细账）参数如下：开始日期：截至日期币种：注意对于核对总账与子模块余额，核对人民币金额是，需要选择币种为“CNY”，举例：美元客户需要核对原币/本位币金额，需要选择币种为“USD”；故需要根据实际需要选择币种查看合计金额进行核对；查看输出：报表拖到最后，期末余额1122010101正数为应收账款余额，期末余额1122020101负数为应收账款-未核销（及预收）余额。注意区分币种分别核对；（2）、核对对于未过账前需要对账，在总账模块可以提交：CUX.科目余额表进行对账，若凭证全部过帐，也可以提交：试算表-明细表查看帐户余额；路径：总账操作用户-查看-请求（CUX.科目余额表）参数：是否过总账可以根据需要选择‘否’；查看输出，进行核对应收模块对账过程中要注意如下几点：要保证未完成的事务处理都已完成，可以用“未完成发票报表”查询未完成发票；在对账前要保证应收模块所有事务处理都已传到总账，严禁同时打开两个应收会计期，必须是先关闭结账当月的会计期，再打开下一个会计期；为便于总账和明细账的核对，不要在总账中录入应收账款，应收账款-未核销科目2、结账流程说明序号步骤说明岗位1打开应收会计期每月月初打开当月的应收会计期财务管理员2处理应收业务应收业务的处理参见应收目标业务流程方案，主要是销售发票引入或手工创建及其客户收款录入、收款核销发票等应收会计3检查应收业务是否处理完毕检查发票接口行是否存在销售发运确认或退货接收入库后引入到应收的数据未及时创建为发票或贷项通知单，是否存在引入错误的接口行记录，是否存在未及时完成或未核销发票的客户收款等，当月应收业务须在当月处理完毕，确保数据的准确性和及时性应收会计4引入总账应收会计定期将应收款管理系统产生的会计信息传送至总账（可以每月月底导入、每周或每日导入一次）应收会计5过账应收日记账将导入到总账模块的应收销售发票和商业收据等日记账过账总账会计6核对发生额及余额核对应收模块的发生额及余额（主要科目是“应收账款”、“应收账款-未核销”）应收会计7关闭应收会计期应收模块的发生额及余额与总账数据核对无误后，通知财务管理员关闭应收会计期；核对数据有误的话，调整正确并重新引入总账过账后，再关闭应收会计期应收会计、总账会计、财务管理员六、资产模块的对帐/结账1、资产明细核对（1）、CUX.固定资产清册资产模块主要核对资产原值、累计折旧与总帐保持一致。在资产模块运行“日记帐分录准备金分类帐报表”或者‘CUX.固定资产清册’报表就可以核对，资产各类别的原值与累计折旧也要与总帐完全相同。路径：资产操作用户-查看-请求（CUX.固定资产清册）、参数，选择对应组织下的对应账户，需要的资产期间，查看输出；根据资产类别来分别汇总资产原值和累计折旧，与总账核对（2）、核对对于未过账前需要对账，在总账模块可以提交：CUX.科目余额表进行对账，若凭证全部过帐，也可以提交：试算表-明细表查看帐户余额；路径：总账操作用户-查看-请求（CUX.科目余额表）参数：是否过总账可以根据需要选择‘否’；查看输出，进行核对；资产模块的核对要注意如下几点：要对资产的原值、累计折旧、新增资产原值、报废资产核对，财务人员可以运行“日记帐分录准备金分类帐报表”或者‘CUX.固定资产清册‘核对每月传入到总帐的折旧金额是否正确对于过帐到总帐的资产业务，要先核对完毕后再在总帐中过帐，如果发现有问题或有业务没有处理完，在资产模块调整，然后再次过账到总账。月末，固定资产中转科目必须为0，不能留有余额，如果有余额，一定要查出差异的原因；2、结账流程说明序号步骤说明岗位1资产会计期在上月的资产会计期关闭的同时打开了本月的资产会计期资产会计4资产工作台其他事务处理主要是手工增加资产卡片、具体资产的重分类、转移、报废、资产相关信息的调整等事务处理，直接在资产工作台操作。资产管理员/资产会计5检查资产事务处理是否完毕根据当月相关资产发票单据、资产转移单据、资产报废单据等，提交资产增加报表、资产转移报表、资产报废报表等，确定资产事务处理完成资产管理员/资产会计6运行折旧资产事务处理完成后，计提当月资产折旧资产会计7核对发生额根据运行折旧完成时的“CUX.固定资产清册”核对当月资产相关数据，主要是本期资产增加额、本期折旧额等资产会计9创建日记账分录如果本月发生额核对无误，运行标准日记账分录，将资产事务处理的相关会计分录创建，并传送至总账模块资产会计10总账过账在总账模块将来源为“资产”的日记账过账总账会计11核对总账和明细账资产明细账与总账需要核对的主要是固定资产原值、本期计提折旧额及累计折旧科目等科目，明细与总账需核对一致。资产会计12数据核对有误，资产模块进行调整如果资产明细账与总账核对后，数据不一致，总账会计通知资产会计在资产模块进行相关调整事务处理，并再次将相关分类过账至总账模块。总账会计、资产会计13数据核对一致，关闭资产会计期资产明细账与总账核对一致后，资产会计在“运行折旧”界面钩选关闭期间，该期间则永久关闭了，不能再打开，同时系统自动打开下一个资产会计期间。资产会计14关闭资产周期后的会计传送关闭资产会计