现代办公事务处理印信管理

认识印章印信管理现代办公事务处理

生活中，我们是不是常常可以看到在文件、通知书、证书、营业执照、发票、毕业证书等各式资料文件，都盖上了各种印章呢？那么，你知道为什么要盖上这些印章？印章到底有什么作用？办公室使用的印章都有哪些种类？秘书人员又负责保管哪些印章？让我们一起来认识印章！一、什么是印章？二、印章有什么作用？三、办公室使用的印章有哪些？四、印章样式解读五、秘书部门掌管和使用的印章有哪些？一、什么是印章？

印章是印和章的合称,指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。二、印章有什么作用？

印章是国家行政机关和企事业单位、社会团体职权的重要凭证，也是国家行政机关和企事业单位、社会团体权力的象征。(1)标志作用(2)权威作用(3)法律作用(4)凭证作用三、办公室使用的印章有哪些？在现实社会交往中，各级办公室使用的印章多种多样，按其性质和作用，大致可分为如下八种：

正式印章、专用印章、缩印、钢印、领导人手章、个人名章、校对章、戳记。1.正式印章这是单位的重要印章，也叫公章。是单位的标志和象征，具有法定的权威和效力。

多用于正式文件和介绍信、证明信等2.专用印章

专用印章是各级机构或业务部门是为履行某一项专门性业务而使用的印章。这种印章在印文中除刊有机关或单位的法定名称外,还刊有专门的用途。如：

只代表印章上刊明的适用范围,超过这个范围就没有法律效力。3.缩印

这种印章是按比例缩小了的正式印章和专用印章。

主要作为凭信,用于小型票证上，如发票等。缩印不能作为正式印章使用。4.钢印这种印章相当于早年使用的契印。钢印不用印色,利用压力凹凸成形,一般加盖于印有照片的证件上。钢印的作用,与正式印章、专用印章有某些相似之处,但并不完全一样。钢印是用铜质材料制作的,一般加盖在相片与证件的骑缝上,以表示证件与相片相吻合。它还用在各种票据的连接部位,示两者相和有效,以防止伪造。钢印不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志,也不能独立使用。

5.领导人手章这是由领导亲笔书写,然后照其真迹按比例放大或缩小刻制的印章,也叫领导人签名章。和个人私章性质不同，它代表法人，象征职权，因此具有权威性。它的适用很广,通常用于任命调遣、罢免干部等重大事项。

具有凭证作用：合同、协议书、毕业证书、聘请书、财务预决算等，除盖公章和专用章外，还须盖法定代表人私章才能生效

6.个人名章

这类印章为一般干部姓名的印章,如秘书、文书校对人员的名章,会计人员、出纳人员的名章等。

是代替手写签名,加盖在文件或凭据上以示负责,如报表、财务预决算表、银行支票、合同等文本或票据上,都要加盖这类印章。

7.校对章

专门用于校对、勘误文件或表格中个别错误之处,一般刻成“x单位校对章”的格式。

校对章的作用主要是区别真伪,证明此处修改为文件所发单位本意,证明其修改具有法律效力

8.戳记

是为标志特定信息而使用的印章。如保密章、急件章、注销章等

四、印章的样式解读不同印章样式也不尽相同。印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。1.质料

正式印章的质料有铜质、木质、钢质和塑料质四种，目前多采用橡胶和塑胶刻制。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”，无须印泥可连续使用万次以上。

“原子印”，无须印泥可连续使用万次以上。铜质木质塑胶钢印原子印2.形状

国内公章为圆形，国际公章为椭圆形或方形；部门印章为圆形；业务专用章可以是圆形，也可以是椭圆形、方形、菱形或长方形。

3.印文

印文一般采用国务院公布的规范化汉字，字形为中文宋体，自左至右环行排列或自左至右横行，一般用全称，如法定名称字数太多，为印文清晰起见，也可用简称。国际公章印文应用外文，也可中外文并刻。如印章并刻中外文，一般是外文居上方，中文居下方，且须用繁体字。

4.图案

行政机关的公章中心部分刊有国徽；党的各级机关印章刊有党徽；企事业单位公章刊有五角星图案。

5.尺寸

圆形公章的规格有明确的规定，国务院公章直径为6cm,省一级政府的公章为5cm,县一级政府的公章为4.5cm,其他企事业单位的公章为4.2cm。椭圆形或方形的国际公章可比照圆形公章规格刻制。负责人印章的规格、样式可以自定,但不得大于公章。

五、秘