采购档案管理与保密制度

采购档案管理与保密制度采购档案管理与保密制度第一章总则第一条为规范公司采购档案管理工作，确保采购档案的完整、准确、安全和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有采购活动产生的档案，包括采购文件、合同、协议、验收记录、付款凭证等。第三条采购档案管理应遵循以下原则：（一）真实性：采购档案必须真实反映采购活动的全过程。（二）完整性：采购档案应包括采购活动的全部内容，不得遗漏。（三）准确性：采购档案应准确无误，便于查阅和利用。（四）安全性：采取有效措施，确保采购档案的安全。（五）保密性：严格保密采购档案，防止泄露国家秘密和公司商业秘密。第二章组织与管理第四条公司成立采购档案管理小组，负责采购档案的日常管理工作。（一）采购档案管理小组由各部门负责人、档案管理人员和相关人员组成。（二）采购档案管理小组的职责：1.制定采购档案管理制度，并组织实施；2.指导各部门建立健全采购档案管理；3.组织采购档案的收集、整理、归档和保管；4.负责采购档案的保密工作；5.定期检查、评估采购档案管理工作；6.组织采购档案的利用和开发。第五条各部门应指定专人负责本部门的采购档案管理工作，并积极配合采购档案管理小组的工作。第六条公司设立档案室，负责采购档案的集中保管。第三章收集与整理第七条采购档案的收集应做到及时、准确、完整。（一）采购活动开始前，相关部门应收集相关法律法规、行业标准等资料，为采购活动提供依据。（二）采购活动中，相关部门应收集采购文件、合同、协议、验收记录、付款凭证等资料。（三）采购活动结束后，相关部门应收集采购总结、评价报告等资料。第八条采购档案的整理应遵循以下要求：（一）按照采购活动的顺序，将收集到的资料进行分类整理。（二）对每份档案资料，应注明档案名称、编号、形成时间、所属部门等信息。（三）对档案资料进行编号，确保档案资料的连续性和可追溯性。（四）对档案资料进行数字化处理，实现档案资料的电子化管理和利用。第四章归档与保管第九条采购档案的归档应在采购活动结束后进行，具体时间为：（一）合同、协议等长期有效的采购档案，应在合同、协议履行完毕后1个月内归档。（二）验收记录、付款凭证等短期有效的采购档案，应在活动结束后1个月内归档。第十条采购档案的保管应遵循以下要求：（一）采购档案实行集中保管，由档案室负责。（二）档案室应设立专门的档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。（三）采购档案的保管期限按照国家档案局的规定执行。（四）档案保管人员应定期对采购档案进行清理、整理和检查，确保档案的完好。第五章利用与保密第十一条采购档案的利用应遵循以下原则：（一）合法合规：在法律法规和政策允许的范围内，依法利用采购档案。（二）真实准确：利用采购档案时，应确保信息的真实性和准确性。（三）保密原则：在利用采购档案时，应严格遵守保密规定，防止泄露国家秘密和公司商业秘密。第十二条采购档案的保密措施：（一）采购档案管理人员应接受保密教育培训，提高保密意识。（二）采购档案的查阅、复制、借阅等行为应严格控制，严禁无关人员接触。（三）采购档案的电子版资料应采取加密措施，确保资料的安全。（四）采购档案的销毁应按照国家档案局的规定执行，确保档案资料的安全销毁。第六章责任与奖惩第十三条各部门负责人对本部门的采购档案管理工作负总责。第十四条采购档案管理人员应履行以下职责：（一）按照本制度要求，做好采购档案的收集、整理、归档、保管、利用和保密工作。（二）加强对采购档案管理工作的监督检查，确保采购档案的完整、准确、安全和保密。第十五条对在采购档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。第十六条对违反本制度，造成采购档案失泄密的个人或部门，按照相关规定追究责任。第七章附则第十七条本制度由公司采