公司公文处理规范

第一条为规范养老服务有限公司（以下简称“公司”）文件格式，提高工作效率，保证公文处理工第二章适用范围第二条本办法适用于公司的公文处理工作。第三章职责分工第三条综合管理部作为公文处理的归口管理部门。负责公文拟办、审核、印发及归档工作。第四章公文类别公司发文的公文字号主要有XXX、照护养老服务发、会议纪要。（一）照护养老服务发主要用于向各部门印发决定、规章、制度、办法、条款等重要文件。其文种为决定、通知、意见、通报等。（二）会议纪录此类公文作为文件格式使用时仅限于公司内部（不加盖印章），主要用于记载公司各类会议讨论、决定的事项或决第五条综合管理部发文综合管理部发文是公司发文的补充形式。主要用于对公司员工行为规范、职场纪律检查结果通报、全局性会议通知等。文种包括：通知、意见、通报等。第五章公文管理第一节公文格式第六条公司公文一般由密级和保密期限、紧急程度、校对、印发单位和印发日期等部分组成。1.发文单位名称居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，美观、庄重为原则；2.发文字号编排在发文单位名称下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即“1”不编为“01”），在阿拉伯数字后加“号”3.发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分4.如需标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（二）公文标题1.一般由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内要做到词意完整，排列对称，间距恰当；3.标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点（三）主送单位1.指公文的主要受理单位，其名称应使用全称“照护养老服务有限公司”；2.在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。（四）公文正文1.正文用3号仿宋，行间距为固定值28磅，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适第三层为“1.”，第四层为“（1）”；4.公文中的数字，一般需使用阿拉伯数字（定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语、中国历史纪年的数字等必须使用汉字的除外）。（五）附件1.公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称；2.如果公文本身是专门颁发或转发某一文件的，则文末后标全角冒号和名称。如果公文的附件多于一个，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”)。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。附件名称后不加标点符号；4.附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，附件有序号时标识序号；“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字标识，附件的序号和名称前后标识应一致；5.如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”及附件（六）成文日期和印章1.成文日期以签发日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全，不标虚位（如成文日期写“2021年8月8日”，不写“20212.印章印章应端正、居中下压成文日期，使成文日期在印章中保证印章的端正与美观。（七）版记用于正式印发的公文，显示在公文最后一页底端，由抄送单位、打印、校对、印发单位和印发日期等组成。1.抄送单位：指除主送单位外需要知晓或执行公文内容的其他单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称；左右各空1字编排，用4号仿宋标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的首字对齐；最后一个抄送单位后标句号。2.打印、校对打印位于抄送下一行，“打印”左空1字，“校对”右3.印发单位和印发日期位于打印、校对之下占1行位置，用4号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文印制的日期为准，用阿拉伯数字标识。4.分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线（高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。第八条会议纪要格式（一）会议纪要标识由“×××会议纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，用红色小标宋体字。（二）标注出席人员名单，用3号黑体字，在正文或附冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。第七条公文用纸幅面尺寸公文用纸采用国际标准A4型纸（210mm×297mm）。第八条排版规格与打印装订要求（一）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm；（二）打印要求均匀；字面不花、不白、无断划；（三）装订要求公文应左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°,无毛茬和缺损。第九条以公司名义制发公文，需要OA线上提交公文第十条办理公文时必须附相应的办文依据。为提高公文运转效率，送呈领导审核签发的公文，应附草拟此份公文相关的背景说明材料，供领导签发时参考。相关背景材料包括对方来文或上级批复、有关提呈件、其他部门会签意见等。第十一条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方第十二条发文程序根据工作需要或领导指示，起草人草拟文件，OA线上提交公文管理流程，按规范简称标注清楚主送单位与抄送单位，并附件上传发文文件。（二）审核主办部门负责人要严格把关，对文稿内容、数字的真实综合管理部审核公文格式及内容，包括：是否符合公文格式规范；是否确需行文，行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；是否为当前工作所需；是否与已发布的文件矛盾和重复；涉及公司内其他职能部门的问题，是否已会签；密级、发送范围是否准确，有关附件和资料是否齐备等。对涂改勾划较乱的公文，应退回部门拟稿人重拟。修改的原稿不得销毁，应附在修改稿之后。对于两个以上部门联合发文或需要其他部门会签的，送有关部门会签。分管领导审核，综合管理部核稿后，呈项目监事、总经理和董事长审核。由综合管理部行政人员负责纸质文件的送签工作，文件办理时间一般为：普通件2天之内，急件1天之内，特急件随时办理。如因客观原因无法按时办理，应向有关部门说明（四）签发签批公文必须用正楷写上签批意见、姓名和审批时间。（五）编号、打印、校对、用印1.签发文件由行政人员编号。行政人员要检查签发文件手续是否完备，有无密级；发放范围如主送、抄送等是否明确，主附件是否齐全；进行登记后将发文字号及印发份数填在文稿上，编号后进行排版打印。2.签发文件实行拟稿人校对制度，校对要准确无误。校对必须由拟稿人负责。校对中发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动（不涉及文件主要内容的除外）。打印好的文件连同文件原稿送用印人员加盖公章。公文用印应遵守《照护养老服务有限公司印章证照管理规范》。盖章后，文件原稿连同正式文件存档。由综合管理部负责，按公司要求办理，做好登记手续。第四节提呈件处理第十三条涉及向董事局主席审批的请示类、报告类事福利发放、制度内容动态修订补充等。第十四条流转程序（一）起草人草拟文件，OA线上提交“提呈件审批流程”（参照附件2样式），正文格式参见《提呈件正文格式示例》（附件3），由主办部门领导签署意见，涉及其他部门的，要经相关部门领导会签；（二）会签完成后，由分管领导审核，呈董事局主席审批后，由行政专员统一登记和编号并存档；（三）提呈件审批完后，行政专员将结果通知主办部门，扫描件发送给相关人员，原件由行政运营中心留存归第十七条具体要求（一）呈报的内容实行一事一报原则；提呈件的标由等，叙述要清楚、扼要；（二）对于需要会签的提呈件，相关部门要明确签署意见；如有异议，应阐明拒签理由，主办部门与会签部门沟通协调后意见仍不一致的，报董事局主席审定或上会讨论；（三）部门提呈件起草及会签阶段时效由主办部门负责催办，董事局主席签批时效由综合管理部负责催办；（四）签批未通过的提呈件，如退回修改的，主办部门修改后再次提交审批；如上会讨论的再次以提呈件请示报告相关事项，应注明会议时间、会议纪要编号及会议决议等事项，必要时将会议纪要作为附件，以供领导签批时查阅。第十五条收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、编号、拟办、批办、承办、归档等程序。收文办理工作由综合管理部负责。（一）收文登记登记文件标题不能删改简化，无标题文件要登记内容摘要，对内容的概括要准确。（二）拟办、批办1.经审核，需要办理的文件，填写《收文处理签》（附件1），由综合管理部负责人提出拟办意见，经董事长审核后办理。2.批办文件，需写明承办部门，需要两个以上部门办理承办部门收到交办的公文后，应当及时办理推诿。办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商解决。对传阅的文件要做到以下几点：1.掌握传阅范围。不能任意扩大和缩小，注意保密；2.控制文件运行。随时掌握去向，避免漏传、误传、延误、失密；3.文件不横传。文件要分别送至每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传，以防泄密或丢失。办理或传阅完毕的文件由综合管理部及时存档。第十七条行文应当确有必要，注重效用，能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题不需要行文。第十八条行文关系原则上实行逐级行文，一般不得越一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。第二十条“报告”中不得夹带请示事项。第二十一条无论收发文，一律按照“谁主办谁负责”的原则办理，由主办部门负责沟通、协调、上报、反馈等工第二十二条审批公文签署意见时，需要遵循相应的用词规范（详见附件2示例）。第六章附则第二十三条本办法由综合管理部负责解释和修订。第二十四条本办法自印发之日起施行。附件：1.发文处理签2.收文处理签3.公文审批用词规范养老服务有限公司公文审批用词规范公文审批时应使用黑色签字笔、正楷字体，签署明确意见、署名及标注年月日。一、审批公文的用词规范对于需