学校精简会议管理制度

学校精简会议管理制度第一章总则

一、为了加强学校会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据学校实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于学校内各类会议的组织、召开、管理和监督。

三、会议应当坚持以下原则：

1.精简、高效、务实；

2.集中精力，解决问题；

3.尽量减少对正常教学、科研和工作秩序的影响；

4.重视会议纪要的跟踪落实。

四、会议分为全校性会议、部门会议和专题会议。全校性会议由校长或副校长主持，部门会议由各部门负责人主持，专题会议由相关事项负责人主持。

五、会议召开应当遵循以下程序：

1.提交会议议题；

2.报请主管领导审批；

3.确定会议时间、地点、参会人员；

4.发布会议通知；

5.会前准备；

6.召开会议；

7.会议纪要的整理与发布；

8.会议纪要的跟踪落实。

六、学校设立会议室，用于召开各类会议。会议室的管理和使用应当遵守第四章的规定。

七、学校鼓励利用现代信息技术手段，如视频会议、网络会议等，减少现场会议次数，提高会议效率。

八、本制度的解释权归学校行政管理处。

九、本制度自发布之日起实施。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修订本制度，由学校行政管理处提出方案，报请校长办公会议审议通过后实施。

第二章会议流程

一、会议议题的提交与审批

1.会议议题应围绕学校中心工作，紧密结合教学、科研、管理等重要事项。

2.会议议题提交前，相关部门应充分调查研究，明确议题背景、目标、解决方案等。

3.全校性会议议题由各部门负责人向校长或副校长提出，部门会议议题由部门内部相关人员提出。

4.提交会议议题时，应填写《会议议题申报表》，明确议题名称、申报部门、联系人、议题背景、目标、解决方案等。

5.会议议题经主管领导审批同意后，方可列入会议议程。

二、会议通知与筹备

1.会议时间、地点确定后，由会议组织者发布会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

2.会议通知应提前一定时间发布，以便参会人员做好准备工作。

3.会议组织者应提前做好会议场地、设备、资料等准备工作。

三、会议召开

1.会议主持人应严格按照议程组织会议，确保会议有序进行。

2.会议主持人要充分调动与会人员的积极性，鼓励大家发表意见，形成共识。

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，不随意离场，不接打电话，确保会议效果。

四、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应真实、全面、准确地记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、决策结果等。

2.会议纪要由会议组织者或指定专人负责整理，经主管领导审核后发布。

3.会议纪要应在会议结束后的一定时间内完成整理，并及时发送给与会人员。

五、会议纪要的跟踪落实

1.会议决策事项应明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应按照会议纪要的要求，认真组织落实，并及时向主管领导报告落实情况。

3.学校行政管理处负责对会议决策事项的落实情况进行监督、检查，确保会议决策落地生根。

六、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议组织者应收集与会人员的意见和建议，对会议效果进行评估。

2.会议总结报告应包括会议取得的成果、存在的问题、改进措施等，并在一定范围内进行反馈。

3.会议总结与反馈有助于不断提高会议质量，促进学校各项工作有序推进。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议决策事项的责任划分

1.会议纪要中应明确每项决策的具体责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应指定专人负责会议决策事项的落实工作，确保决策事项得到有效执行。

3.责任人应主动作为，积极协调相关部门和人员，确保决策事项按时完成。

二、会议纪要的落实监督与评估

1.学校行政管理处应设立专门机构或指定专人负责对会议决策事项的落实情况进行监督、检查。

2.监督检查人员应定期对会议决策事项的落实进度进行跟踪了解，确保各项工作按计划推进。

3.对会议决策落实情况进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

三、会议纪要落实情况的反馈与报告

1.责任部门应在会议决策事项完成后，及时向主管领导报告落实情况。

2.报告内容应包括决策事项的完成情况、取得的效果、存在的问题及原因分析等。

3.行政管理处应将各部门落实情况汇总，形成报告，向学校领导层汇报。

四、会议纪要落实结果的运用

1.会议决策事项的落实结果应作为相关部门和人员考核、评价的重要依据。

2.对落实不力、工作拖延的部门和个人，应视情况给予通报批评、绩效考核等处理。

3.对落实效果显著的部门和个人，应给予表彰和奖励，激发广大教职工的工作积极性。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应按照学校档案管理规定进行归档，以便查阅和追溯。

2.会议纪要归档应确保信息安全，严格控制查阅范围，防止泄露学校内部信息。

3.学校教职工因工作需要查阅会议纪要的，应向行政管理处提出申请，经审批同意后，方可查阅。

六、持续改进与优化会议纪要跟踪落实机制

1.学校应不断总结会议纪要跟踪落实的经验教训，优化落实流程和机制。

2.定期组织培训和研讨，提高相关人员对会议纪要落实工作的认识和能力。

3.加强信息化建设，利用现代技术手段提高会议纪要跟踪落实的效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室的预订与使用

1.会议室预订采取预约制度，各部门需提前向行政管理处提出申请，填写《会议室预约申请表》。

2.行政管理处根据会议室使用情况，统筹安排，确保会议的顺利进行。

3.会议室使用应遵循优先保障全校性会议、重要专题会议的原则。

二、会议室设备与管理

1.学校应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，使用人员应进行简要培训，掌握设备操作方法。

3.使用会议室期间，应爱护设备，遵守设备操作规程，如发生故障，应及时报告行政管理处。

三、会议室环境与布置

1.会议室应保持整洁、安静，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议室内应配置必要的办公设施、资料架等，以满足会议需求。

3.会议室内布置应简洁大方，符合会议主题。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保消防安全，遵守学校消防安全管理规定。

2.会议室内应加强信息安全，严禁泄露学校内部信息。

3.会议结束后，责任人应检查会议室，确保无遗漏重要文件和物品。

五、会议室使用费用

1.学校内部会议使用会议室，原则上不收取费用。

2.对外部租赁会议室，可根据实际情况收取一定费用，费用标准由行政管理处制定。

3.费用收取应遵循公开、透明的原则，纳入学校财务统一管理。

六、会议室的维护与优化

1.定期对会议室进行维护保养，确保设施设备处于良好状态。

2.根据学校发展和会议需求，适时对会议室进行改造和升级。

3.广泛听取意见和建议，不断提高会议室管理水平，为学校会议提供优质服务。

第五章附则

一、本制度的解释权归学校行